Modello di offerta com­mer­cia­le: creazione di un fac-simile

Le offerte scritte e non vin­co­lan­ti servono a con­vin­ce­re i po­ten­zia­li clienti ad ap­pro­fit­ta­re delle con­di­zio­ni del servizio offerto. La loro stesura corretta è quindi un aspetto fon­da­men­ta­le. I modelli di offerta com­mer­cia­le con­ten­go­no tutti gli elementi più im­por­tan­ti, la­scian­do­ti come unico compito quello di inserire i dati della tua azienda al posto giusto, assieme alle con­di­zio­ni di offerta e ai dati di contatto dei de­sti­na­ta­ri.

Che cosa sono i modelli di offerta pronti all’uso?

I modelli di offerta pronti all’uso sono dei fac-simile che con­ten­go­no tutte le parti fon­da­men­ta­li di un’offerta. Se un cliente sottopone una richiesta concreta a un fornitore, quest’ultimo ri­spon­de­rà con un’offerta. Poiché tale documento è di norma le­gal­men­te vin­co­lan­te, se l’in­te­res­sa­to o l’in­te­res­sa­ta dovesse accettare l’offerta con un ordine pra­ti­ca­men­te identico da un punto di vista con­te­nu­ti­sti­co ne con­se­gui­rà la stesura di un contratto.

Come fornitore, quindi, è im­por­tan­te che tu proceda con grande cura alla pre­pa­ra­zio­ne dell’offerta, as­si­cu­ran­do­ti che i contenuti siano corretti, giu­ri­di­ca­men­te sicuri e completi. Se ricevi spesso un elevato numero di richieste è allora una buona prassi quella di uti­liz­za­re dei modelli di offerta pronti all’uso.

Questi fac-simile con­ten­go­no la struttura di base in cui sono incluse tutte le com­po­nen­ti es­sen­zia­li. I vari riquadri vanno compilati, ri­por­tan­do­vi det­ta­glia­ta­men­te tutte le in­for­ma­zio­ni che po­treb­be­ro essere de­ter­mi­nan­ti per la buona riuscita della tua offerta. Di norma un modello di offerta com­mer­cia­le è un documento Word o Excel, ma ci sono anche modelli per programmi di altre suite di programmi per l’ufficio.

Che cosa contiene un buon modello di offerta pronto all’uso?

Durante la stesura di un’offerta, la sfida più grande consiste nel rias­su­me­re su carta tutte le in­for­ma­zio­ni rilevanti nella forma più corretta. Da un lato, è im­por­tan­te poter contare su di un adeguato layout che attiri l’at­ten­zio­ne del de­sti­na­ta­rio dell’offerta, anche perché al­tri­men­ti in de­ter­mi­na­te cir­co­stan­ze si corre il rischio che la tua offerta non venga neanche letta. D’altro canto, la tua offerta si dovrebbe di­stin­gue­re per com­ple­tez­za e cor­ret­tez­za dei contenuti. Così facendo darai prova della tua serietà, evitando al contempo di correre rischi inutili da un punto di vista giuridico. Se un’offerta non adempie ai requisiti legali, infatti, le con­se­guen­ze possono anche portarti di fronte a un giudice.

Per questo motivo un buon modello di offerta com­mer­cia­le per Word o Excel risulta adeguato di volta in volta all’occasione e presenta sempre i seguenti punti:

• Indirizzo aziendale completo
• In­for­ma­zio­ni di contatto del de­sti­na­ta­rio dell’offerta
• Data dell’offerta
• De­scri­zio­ne, entità e prezzo della merce o del servizio
• Eventuali sconti o riduzioni di prezzo (ad esempio in caso di pagamento immediato)
• Con­di­zio­ni di pagamento
• Costi di spe­di­zio­ne e im­bal­lag­gio
• Con­di­zio­ni di consegna (ad esempio in­for­ma­zio­ni sul di­stri­bu­to­re)
• Tempi per la consegna della merce o per la fornitura del servizio
• Con­di­zio­ni generali e foro com­pe­ten­te in caso di dispute

In aggiunta a questi elementi basilari ce ne sono altri che sono rilevanti solo in de­ter­mi­na­ti settori e all’interno dei quali possono però essere as­so­lu­ta­men­te necessari. Qualunque con­di­zio­ne che sia collegata all’offerta e della quale il cliente deve essere messo al corrente va riportata all’interno del documento. Per sem­pli­fi­ca­re la presa di contatto da parte del ricevente dell’offerta è opportuno fornire sempre in­for­ma­zio­ni di contatto come un numero di telefono, un indirizzo e-mail o un indirizzo web. Ugual­men­te im­por­tan­te è anche indicare un referente re­spon­sa­bi­le dell’offerta in questione.

Preparare un’offerta uti­liz­zan­do un modello pronto all’uso: come funziona

L’utilizzo di modelli di offerta com­mer­cia­le già pronti ti permette di ri­spar­mia­re tempo e fatica. In­di­pen­den­te­men­te da quale modello tu scelga di uti­liz­za­re, alcuni passaggi sono sempre e comunque ine­vi­ta­bi­li. Spesso può capitare di adottare campi ed esempi di frasi proposti nel modello senza variarli. Conviene però armarsi di pazienza e studiare bene il modello per farsi un’idea della struttura e dei com­po­nen­ti dell’offerta.

Qui di seguito vogliamo renderti il più chiaro possibile come funziona esat­ta­men­te il lavoro con un modello di offerta di questo tipo:

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Download gratuito

Una volta terminato il download, per aprire il modello se­le­zio­na­to è suf­fi­cien­te fare doppio clic su di esso, come per ogni altro documento Word ed Excel. Nella guida seguente trovi le istru­zio­ni da seguire per apportare le migliorie ne­ces­sa­rie e per per­so­na­liz­za­re il modello di offerta a seconda delle tue esigenze.

1. Per prima cosa riporta in alto a sinistra i dati della tua azienda, completi di indirizzo, e im­me­dia­ta­men­te sotto quelli dell’azienda del de­sti­na­ta­rio.
2. Anche lo spazio in alto a destra è destinato ai dati della tua azienda. Qui all’evenienza puoi riportare altri dettagli di contatto come, ad esempio, un numero te­le­fo­ni­co o un indirizzo e-mail, che il cliente può uti­liz­za­re per con­tat­tar­ti.
3. Scendendo si riporta so­li­ta­men­te l’oggetto del documento. Questo deve essere re­ce­pi­bi­le im­me­dia­ta­men­te dal lettore. Se “Offerta” non ti convince, puoi chia­ra­men­te variare: ad esempio “Offerta del 04/05/2024” o anche ri­por­tan­do già il servizio o la merce al centro dell’offerta, “La nostra offerta per il Suo volo da Bologna a Berlino”.
4. Im­me­dia­ta­men­te dopo l’oggetto del documento, il modello prevede un riquadro per il numero dell’offerta e uno per il numero del cliente, che servono a entrambe le parti come ri­fe­ri­men­ti per gli eventuali contatti che se­gui­ran­no. La data in cui l’offerta è stata redatta serve a fa­ci­li­ta­re l’ar­chi­via­zio­ne cro­no­lo­gi­ca della trat­ta­ti­va.
5. A seguire vi è la prima sezione veramente testuale del tuo documento che serve per in­tro­dur­re l’offerta al cliente, ri­vol­gen­do­si di­ret­ta­men­te a lui o a lei. Questo spazio viene so­li­ta­men­te usato per rin­gra­zia­re il po­ten­zia­le cliente per l’interesse mostrato verso i tuoi prodotti o servizi. La seconda riga nel modello da noi pre­sen­ta­to serve a co­mu­ni­ca­re al lettore che a seguire vengono riportati i dettagli dell’offerta.
6. Le ca­rat­te­ri­sti­che della tua offerta vanno riportate poi nella tabella a tua di­spo­si­zio­ne, la quale va compilata sem­pli­ce­men­te inserendo i valori relativi ai tuoi prodotti o servizi, cor­ri­spon­den­ti al titolo della colonna: “Pos” (= Posizione); “De­no­mi­na­zio­ne, de­scri­zio­ne, e im­bal­lag­gio del prodotto”; “Quan­ti­ta­ti­vo”; “Unità di misura”; “Prezzo al pezzo”; “IVA %”; “IVA”; “Prezzo totale”. Se ne­ces­sa­rio, è chia­ra­men­te possibile ag­giun­ge­re nuove righe e colonne alla tabella.
7. Dopo la tabella è stata riportata una voce relativa alla con­di­zio­ne di pagamento. Nel modello a tua di­spo­si­zio­ne è stato inserito un esempio comune, ma chia­ra­men­te possono essere anche date più opzioni, con i relativi sconti (se previsti).
8. A questo punto, dopo la linea di divisione, segue la somma totale dell’ordine per tutte le pre­sta­zio­ni offerte. Precedute dal totale im­po­ni­bi­le senza IVA e il totale dell’IVA da applicare.
9. Lo spazio che segue può essere uti­liz­za­to per fornire ulteriori in­for­ma­zio­ni al de­sti­na­ta­rio dell’offerta, come ad esempio in merito a riserve sulla proprietà. Una volta tra­scrit­to tutto il ne­ces­sa­rio, puoi con­ge­dar­ti dal cliente con saluti vari e firma.
10. In calce al documento è buona norma riportare ancora un volta i dati relativi alla tua azienda, inclusivi di numero di telefono, fax, indirizzo e-mail e sito web. In questa sezione vanno inserite anche le tue coor­di­na­te bancarie (nome della banca, IBAN, BIC) e il tuo numero di partita IVA.
11. Una volta apportate le modifiche ne­ces­sa­rie, puoi dunque salvare il modello di offerta com­mer­cia­le e stamparlo. Se invece pre­fe­ri­sci inviarlo per posta elet­tro­ni­ca, seleziona sem­pli­ce­men­te il formato PDF al momento dell’ar­chi­via­zio­ne.

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