Scrivere un’offerta com­mer­cia­le: a che cosa bisogna prestare at­ten­zio­ne

Le aziende hanno bisogno di ordini per poter ottenere un guadagno. Con un’offerta com­mer­cia­le esse rea­gi­sco­no alle richieste dei clienti o fanno crescere l’at­ten­zio­ne verso i propri servizi tramite, ad esempio, un contatto te­le­fo­ni­co. Se mettete per iscritto un’offerta, dovreste sempre adempiere a dei de­ter­mi­na­ti standard, in modo da porre le basi per un rapporto com­mer­cia­le tra voi e il vostro cliente.

Il ruolo più im­por­tan­te in un’offerta lo gioca il rapporto qualità-prezzo, che è spesso de­ter­mi­nan­te per il successo della stessa. Tuttavia è possibile mi­glio­ra­re con­si­de­re­vol­men­te la propria posizione in­di­pen­den­te­men­te da esso, prestando at­ten­zio­ne nel seguire i consigli riguardo ai contenuti, alla strut­tu­ra­zio­ne e alla for­mu­la­zio­ne di un’offerta che vi forniamo in questo articolo. Un’offerta precisa e ben strut­tu­ra­ta evidenzia il vostro approccio pro­fes­sio­na­le al lavoro, au­men­tan­do la pos­si­bi­li­tà che il de­sti­na­ta­rio della proposta com­mer­cia­le scelga di affidarsi a voi.

La pre­pa­ra­zio­ne di un’offerta ap­par­tie­ne ai settori della vendita e dell’ac­qui­si­zio­ne clienti e dunque al lavoro di tutti i giorni di aziende e fornitori di servizi. Anche sempre più la­vo­ra­to­ri autonomi devono con­fron­tar­si con la for­mu­la­zio­ne di offerte. D'al­tron­de è così che si as­si­cu­ra­no i propri ordini e quindi l’introito da essi derivante. Per questo motivo, seguire un processo di redazione pro­fes­sio­na­le della proposta dovrebbe sempre essere una delle priorità prin­ci­pa­li. Da un punto di vista puramente legale far pervenire una proposta com­mer­cia­le al vostro cliente in forma scritta è sempre la scelta migliore. In questo modo, con­tra­ria­men­te a quanto accade con gli accordi presi a voce, l’offerta serve come ri­fe­ri­men­to per la chiarezza tra le due parti. Di norma in un’offerta vanno riassunti tutti i fatti, le pre­sta­zio­ni e i costi, rilevanti per gli affari. Questo è molto im­por­tan­te anche perché proprio su tale proposta si costruirà la base del contratto di vendita finale tra voi e l’ac­qui­ren­te. Il contratto di vendita verrà chiuso non appena un cliente accetta la vostra offerta, vi assegna quindi un ordine e voi di rimando gli fornite una conferma d’ordine. Se l’ac­qui­ren­te ha accettato l’offerta, questa diventa le­gal­men­te vin­co­lan­te; entrambe le parti, ac­qui­ren­te e venditore, possono ap­pel­lar­si all’accordo raggiunto tramite l’offerta. L’offerta e l’ac­cet­ta­zio­ne della stessa cor­ri­spon­do­no a due di­chia­ra­zio­ni d’intenti, le quali portano a far con­si­de­ra­re il contratto di vendita come stipulato. Un’offerta perde la sua valenza legale solo in casi ec­ce­zio­na­li: come ad esempio se l’ordine che ne consegue non rispetta le spe­ci­fi­che o le tem­pi­sti­che indicate nell’offerta o anche se l’ac­qui­ren­te decide di uti­liz­za­re il proprio diritto di revoca. È ne­ces­sa­rio quindi con­trol­la­re sempre la cor­ret­tez­za della versione finale della propria offerta, in modo par­ti­co­la­re i prezzi e i dati ri­guar­dan­ti la consegna e le tem­pi­sti­che. È ad ogni modo possibile inserire delle clausole allo scopo di rendere alcune com­po­nen­ti dell’offerta non vin­co­lan­ti; alcuni esempi sono for­mu­la­zio­ni del testo quali “fino ad esau­ri­men­to scorte”, “prezzo con riserva” o “senza garanzia”. Tuttavia è im­por­tan­te non ap­pro­fit­ta­re di tali clausole, un utilizzo eccessivo o errato delle stesse potrebbe creare comunque problemi. È quindi rac­co­man­da­bi­le fare af­fi­da­men­to su di esse, solo se stret­ta­men­te ne­ces­sa­rio.

Prima di scrivere un’offerta vi è la co­mu­ni­ca­zio­ne con il vostro po­ten­zia­le cliente. Una con­ver­sa­zio­ne a voce è in questo caso più facile e veloce rispetto ad una cor­ri­spon­den­za scritta per la ne­go­zia­zio­ne delle con­di­zio­ni d’offerta. Lo scambio verbale rende più semplice la com­pren­sio­ne dei desideri e delle necessità del vostro cliente. Un ulteriore aiuto è anche dare un’occhiata al Customer Journey del cliente in questione.

Se discutete i dettagli dell’offerta con il vostro po­ten­zia­le cliente, la chiusura del contratto di vendita è già quasi a portata di mano, poiché questo è un indizio del fatto che il cliente sta prendendo realmente in con­si­de­ra­zio­ne la vostra offerta. Per aumentare le vostre pos­si­bi­li­tà di ottenere l’ordine, dovreste con­cen­trar­vi sulle richieste e sugli intenti del cliente: che beneficio potete offrirgli con le vostre pre­sta­zio­ni? Quale prodotto o quale pre­sta­zio­ne di servizi si adatta meglio all’idea che il cliente ha in mente?

Inoltre per voi giocano un ruolo im­por­tan­te anche le con­di­zio­ni generali del contratto, ovvero il margine di gioco fi­nan­zia­rio e di tempo che ha il vostro partner in affari. Solo in questo modo potete redigere un’offerta ap­pro­pria­ta e ac­cat­ti­van­te, in grado di con­vin­ce­re il vostro in­ter­lo­cu­to­re con argomenti solidi atti a di­mo­stra­re che la fruizione dei vostri servizi sia la scelta giusta.

Il prossimo passo è dunque quello di rea­liz­za­re un sommario dove riportare tutti gli aspetti im­por­tan­ti dell’ordine. Questo passaggio risulta più facile se si in­di­vi­dua­no i giusti argomenti chiave, che spingono il cliente ad accettare la vostra offerta. Tra l’altro il poter contare su un elenco vi permette di strut­tu­ra­re al meglio l’offerta. Le seguenti domande sono utili per orien­tar­si:

• A quale scopo il cliente necessita la vostra merce e/o i vostri servizi? Qual è l’obiettivo che il cliente vuole rag­giun­ge­re grazie ad essi?
• Quali vantaggi offrite voi al cliente rispetto alla con­cor­ren­za?
• Quali sono le tem­pi­sti­che di consegna o di fruizione dei vostri prodotti e/o servizi?
• Il cliente deve mettere in conto ulteriori costi in relazione alle pre­sta­zio­ni o alla merce da voi offerta?
• Quale forma di pagamento è la più rilevante: il prezzo totale, il pagamento su base oraria o al rag­giun­gi­men­to di obiettivi stabiliti all’interno del progetto?

Una volta preparato il sommario degli aspetti rilevanti, si può iniziare con la scrittura vera e propria dell’offerta.

Qui di seguito facciamo ri­fe­ri­men­to alla struttura formale. Il vostro logo dovrebbe sempre essere uti­liz­za­to: il logo è il vostro marchio di fabbrica, fa parte dell’identità so­cie­ta­ria della vostra azienda e dovrebbe perciò essere messo in bella mostra.

Im­man­ca­bi­li sono le formalità comuni presenti in ogni co­mu­ni­ca­zio­ne con i clienti: l’offerta deve contenere il nome dell’azienda, inclusa la ragione sociale e l’indirizzo, così come il vostro nome e cognome e tutti i dati cor­ri­spon­den­ti relativi al vostro cliente. Vanno poi men­zio­na­ti il numero pro­gres­si­vo dell’offerta, la data dell’offerta, la data di consegna, il numero utente e il referente della vostra azienda. Inoltre sono im­por­tan­ti anche il luogo e la data d’invio dell’offerta.

Nell’in­te­sta­zio­ne nominate pre­ci­sa­men­te l’oggetto e lo scopo della vostra offerta. Ri­fe­ri­te­vi al referente dell’azienda del cliente in maniera adeguata e con il giusto ap­pel­la­ti­vo, tenendo però sempre a mente che è im­por­tan­te ri­vol­ger­si al referente in maniera personale, poiché è sinonimo di rispetto e pro­fes­sio­na­li­tà.

Il corpo del testo dell’offerta dovrebbe essere mantenuto il più breve possibile e suddiviso in paragrafi di non più di quattro righe. Da un punto di vista con­te­nu­ti­sti­co dovreste de­scri­ve­re e spiegare i vostri servizi al cliente. Un ulteriore passaggio fon­da­men­ta­le nella redazione di un’offerta è un elenco chiaro delle vostre pre­sta­zio­ni e dei dati di ri­fe­ri­men­to con­cor­da­ti. Anche qui riportate l’entità e i prezzi cor­ri­spon­den­ti: pezzi della merce o ore di lavoro delle pre­sta­zio­ni di servizi. Questo può avvenire con una tabella o un elenco numerico.

Affinché il cliente possa capire ancora meglio la vostra offerta, è im­por­tan­te che spie­ghia­te il prezzo in subtotali, ovvero indicando il prezzo netto, l’IVA, i costi di consegna, ecc. Tra l’altro è con­si­glia­bi­le fornire sempre una scadenza per l’offerta, così da spe­ci­fi­ca­re fino a quando le con­di­zio­ni offerte sono valide.

L’offerta dovrebbe ideal­men­te essere contenuta in un’unica pagina, ma non sempre è possibile. Nel caso in cui i dettagli da fare presenti al cliente siano molti e ne­ces­si­tia­te quindi di maggiore spazio, potete sempre fornire ulteriori de­lu­ci­da­zio­ni ri­guar­dan­ti il contenuto dell’offerta in un documento di ac­com­pa­gna­men­to.

Di norma nel corpo del testo si mette in chiaro l’utilizzo della pre­sta­zio­ne offerta, sot­to­li­nean­do­ne i vantaggi e gli aspetti positivi, e con­vin­cen­do il cliente del fatto che l’ordine con voi è in mani sicure.

Tentate quan­to­me­no di iden­ti­fi­ca­re una unique selling pro­po­si­tion per la quale la vostra proposta si dif­fe­ren­zia dalle altre. Nel caso in cui si trattasse di prodotti potrebbe essere il valore pregiato del materiale, la buona la­vo­ra­zio­ne, una pro­du­zio­ne su misura, ecc. In ri­fe­ri­men­to alle pre­sta­zio­ni di servizi conviene sot­to­li­nea­re cose come il sostegno tecnico straor­di­na­rio del progetto o la continua di­spo­ni­bi­li­tà dell’as­si­sten­za clienti.

Se è possibile associare la qualità dei vostri servizi con ri­fe­ri­men­ti cliente rilevanti e/o opinioni del cliente stesso, allora questi ultimi possono essere aggiunti all’interno dell’offerta; sempre ri­cor­dan­do­si di spe­ci­fi­ca­re il nome, così come l’azienda e la posizione, della persona che li ha suggeriti. Il focus di un’offerta non devo però mai essere quello di decantare le proprie lodi al cliente. Gli esempi do­vreb­be­ro mostrare al cliente che già altri hanno ap­pro­fit­ta­to dei servizi da voi offerti.

Nominate degli argomenti con­vin­cen­ti, così da con­vin­ce­re il ricevente della validità dell’offerta. Puntate sempre sui bisogni del vostro cliente e non cadete nell’errore di usare un lin­guag­gio troppo spe­cia­li­sti­co: i contenuti do­vreb­be­ro essere sempre com­pren­si­bi­li a chi legge l’offerta. Ri­pe­ti­zio­ni di aspetti già citati sono ugual­men­te da evitare a tutti i costi, poiché non fanno altro che ap­pe­san­ti­re inu­til­men­te il testo.

Al fine di dare alla vostra relazione com­mer­cia­le un fon­da­men­to inec­ce­pi­bi­le, dovete fare ri­fe­ri­men­to a de­ter­mi­na­ti contenuti con il nome esatto e con la pre­ci­sio­ne ne­ces­sa­ria, facendo in modo che questi si di­stin­gua­no dagli altri.

• De­no­mi­na­re pre­ci­sa­men­te l’oggetto dell’offerta: definite la vostra merce e/o i vostri servizi nel modo più preciso possibile, così da evitare spia­ce­vo­li frain­ten­di­men­ti riguardo il contenuto dell’offerta. Se la vostra offerta è valida solo per un de­ter­mi­na­to lasso di tempo, va spe­ci­fi­ca­to chia­ra­men­te.
• Prezzo, quantità e durata dei servizi offerti: non sempre è possibile indicare esat­ta­men­te il tempo di lavoro previsto e i costi di pro­du­zio­ne necessari durante la fase di offerta. Per questo motivo è possibile con­cor­da­re un pagamento ad ore. Nel caso in cui abbiate in­ten­zio­ne di concedere uno sconto o un’age­vo­la­zio­ne al cliente (una riduzione del prezzo ha in alcuni casi un effetto positivo sulla con­si­de­ra­zio­ne dell’offerta da parte del cliente), allora anche questo va indicato chia­ra­men­te nell’offerta. Lo stesso vale per l’eventuale in­sor­gen­za di costi ag­giun­ti­vi.
• Tempi di pro­du­zio­ne e di consegna: date in­di­ca­zio­ni riguardo a quanto tempo è ne­ces­sa­rio per la pro­du­zio­ne e per la consegna dei servizi offerti. Se tali in­di­ca­zio­ni non possono essere fornite, ad esempio nel caso di un progetto par­ti­co­lar­men­te lungo, allora parlatene di­ret­ta­men­te con il cliente in questione e trovate una soluzione comune.
• Costi di consegna e di im­bal­lag­gio: dovete sempre spe­ci­fi­ca­re i costi relativi alla consegna. Men­zio­na­te qui anche il metodo di consegna.
• Spese: dovessero sorgere spese ag­giun­ti­ve relative, ad esempio, a un incontro con il cliente, al con­se­guen­te per­not­ta­men­to, ecc., anche questi possono essere fatti presenti.
• Con­di­zio­ni di pagamento: è sempre im­por­tan­te mettere per iscritto come e quando deve avvenire il pagamento. Se si tratta di un ordine relativo a un lavoro che si protende nel tempo, è ad esempio comune un pagamento a rate.
• Con­di­zio­ni generali: se la vostra azienda dispone delle con­di­zio­ni di vendita generali, allora dovreste inserirle nell’offerta. In par­ti­co­lar modo se vi sono delle con­di­zio­ni di par­ti­co­la­re rilevanza per il cliente, queste do­vreb­be­ro essere riportate se­pa­ra­ta­men­te ed evi­den­zia­te.
• In­di­ca­zio­ni relative al luogo di pagamento, riserva della proprietà, diritto di utilizzo del prodotto finale: spe­ci­fi­ca­te sempre il pro­ce­di­men­to dell’ordine e quando avviene il passaggio di proprietà da voi al vostro ac­qui­ren­te della pre­sta­zio­ne erogata; spesso coincide con il pagamento. Nel caso in cui vogliate ga­ran­tir­vi dei diritti di utilizzo sul prodotto finale anche a com­ple­ta­men­to dell’ordine, questo va spe­ci­fi­ca­to ugual­men­te nell’offerta.
• In­di­ca­zio­ni ri­guar­dan­ti il pro­ce­di­men­to nel caso di consegna di merce dan­neg­gia­ta o problemi relativi alla consegna, alla ricezione o al pagamento: talvolta è possibile incappare in delle com­pli­ca­zio­ni molto in fretta, anche senza ne­ces­sa­ria­men­te esserne re­spon­sa­bi­li. Per questo tipo di casi includete delle clausole relative all’interno dell’offerta, che spieghino come procedere, in modo che non si creino frain­ten­di­men­ti tra le due parti.

Anche se la com­pi­la­zio­ne di un’offerta im­pec­ca­bi­le richiede del tempo, lo sforzo ne­ces­sa­rio verrà si­cu­ra­men­te ri­com­pen­sa­to, poiché il documento potrà poi essere uti­liz­za­to come modello per offerte suc­ces­si­ve. Molte formalità e com­po­nen­ti rimangono le stesse per tutti i tipi di offerta: con una buona prima stesura, voi e i vostri di­pen­den­ti avrete sempre a di­spo­si­zio­ne un modello di offerta com­mer­cia­le con i contenuti giusti al posto giusto, che dovrete solo adattare di volta in volta.

Chi si vuole ri­spar­mia­re la fatica, può sempre fare ri­fe­ri­men­to a Internet e cercare diversi modelli di offerta com­mer­cia­le già pronti all’uso. Anche la nostra guida vi offre un esempio di questo tipo: in un altro articolo vi pre­sen­tia­mo un modello di offerta com­mer­cia­le pro­fes­sio­na­le, sca­ri­ca­bi­le gra­tui­ta­men­te, e di­spo­ni­bi­le sia per Microsoft Word che per Excel.

Sebbene un’offerta dovrebbe essere di facile com­pren­sio­ne, ci sono tuttavia molti aspetti inerenti al contenuto e alla struttura, ai quali si dovrebbe prestare at­ten­zio­ne. L’elenco che segue li riassume ancora una volta:

• In­for­mar­si quanto più possibile sui desideri e sulle con­di­zio­ni generali del cliente per l’ordine in questione;
• evi­den­zia­re l’utilità della vostra offerta e i suoi vantaggi rispetto alla con­cor­ren­za;
• un’offerta scritta dovrebbe risultare di facile com­pren­sio­ne e quanto più breve possibile, senza però tra­la­scia­re alcun aspetto im­por­tan­te;
• ri­vol­ger­si per­so­nal­men­te alla persona di ri­fe­ri­men­to;
• riportare il prezzo dell’offerta con e senza IVA;
• dare una scadenza alla vostra offerta;
• con­trol­la­re nel dettaglio la cor­ret­tez­za di tutte le in­for­ma­zio­ni, in­di­ca­zio­ni e dati relativi alla vostra azienda così come alle pre­sta­zio­ni offerte.

De­ci­sa­men­te rilevante in fase di offerta sono anche le tem­pi­sti­che: più ve­lo­ce­men­te reagirete all’interesse del vostro in­ter­lo­cu­to­re, maggiori saranno le pos­si­bi­li­tà di ag­giu­di­car­si l’ordine. Se inviate l’offerta al cliente entro 24 ore, state ri­spet­tan­do le tem­pi­sti­che ideali.

Dopo l’invio dovreste lasciare il tempo al cliente di con­trol­la­re l’offerta e prendere una decisione. Nel caso in cui non riceviate alcuna risposta, allora con­tat­ta­te nuo­va­men­te il vostro in­ter­lo­cu­to­re. Quanto tempo debba tra­scor­re­re prima di poter ri­con­tat­ta­re nuo­va­men­te il cliente, senza risultare pressanti, dipende dal tipo di offerta in questione (in linea di massima, dopo una o due settimane).

Nel caso in cui la vostra offerta venga rifiutata, potete in­for­mar­vi sul perché. Spesso il prezzo risulta essere decisivo, tuttavia anche altri fattori possono giocare un ruolo. Non sempre il vostro cliente vorrà co­mu­ni­car­vi il motivo della sua decisione. Perciò, se ne­ces­sa­rio, sot­to­po­ne­te la vostra offerta ad un esperto esterno. Nel caso in cui decidiate di farlo, potete tra­la­scia­re od oscurare le in­for­ma­zio­ni sensibili. Questo può aiutarvi ad ottenere una co­gni­zio­ne di causa maggiore e per­met­ter­vi di apportare im­por­tan­ti migliorie nelle vostre offerte future.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.