Redigere una conferma d’ordine: che cos’è e come si prepara?

Se ricevete un’or­di­na­zio­ne da parte di un cliente il passo suc­ces­si­vo sarà quello di redigere una conferma d’ordine scritta. In questo modo in­for­me­re­te il vostro cliente che accettate il suo ordine e che lo evadete. Aziende e la­vo­ra­to­ri autonomi che gua­da­gna­no dall’invio di prodotti e/o dalla fornitura di pre­sta­zio­ni do­vreb­be­ro essere avvezzi a tutti i dettagli relativi all’evasione di un ordine. In questo articolo vi viene spiegato quali contenuti e quale struttura deve pre­sen­ta­re una conferma d’ordine e a che cosa dovete prestare at­ten­zio­ne durante la com­pi­la­zio­ne della stessa.

I tedeschi hanno ad­di­rit­tu­ra una norma che definisce che cos’è una conferma d’ordine, infatti stando alla DIN 69905, una delle tante norme definite dall’Istituto tedesco per la stan­dar­diz­za­zio­ne (Deutsches Institut für Normung), per conferma d’ordine s’intende la “co­mu­ni­ca­zio­ne di ac­cet­ta­zio­ne di un ordine”. Ma a dire la verità una conferma d’ordine va ben oltre la semplice ac­cet­ta­zio­ne di un ordine, infatti nella conferma d’ordine sono inclusi numerosi altri dettagli relativi ad esempio alle con­di­zio­ni di consegna, alle tem­pi­sti­che e definisce anche il prodotto o la pre­sta­zio­ne ordinata da un punto di vista tecnico. Riprende so­stan­zial­men­te l’offerta fatta ad un po­ten­zia­le cliente e l’ac­cet­ta­zio­ne della stessa. Tramite una conferma d’ordine as­si­cu­ra­te al vostro cliente che avverrà una consegna di prodotti o una pre­sta­zio­ne di servizi secondo le con­di­zio­ni convenute pre­ce­den­te­men­te. La conferma di un ordine è vin­co­lan­te, ovvero non appena avrete messo per iscritto una conferma d’ordine e l’avrete inviata ad un cliente, sarete obbligati all’adem­pi­men­to dell’ordine in questione. La pre­pa­ra­zio­ne di una conferma d’ordine ap­par­tie­ne alle mansioni solite del mondo degli affari. La conferma rap­pre­sen­ta una di­chia­ra­zio­ne d’intento, e, per far sì che le con­di­zio­ni con­cor­da­te di una consegna o di un servizio siano con­ce­pi­bi­li anche in un secondo momento, devono sempre essere seguite da una conferma d’ordine in forma scritta.

Per il sistema italiano una conferma d’ordine è il passaggio fon­da­men­ta­le suc­ces­si­vo al ri­ce­vi­men­to di un ordine, sempre a patto che l’ordine venga accettato, poiché serve a rendere chiare ad entrambe le parti le con­di­zio­ni con­cor­da­te in fase di trat­ta­ti­va. In questo modo, nel caso in cui si venga a creare una con­tro­ver­sia, grazie alla conferma d’ordine sarà possibile stabilire quale delle due parti non si sia attenuta ai propri doveri.

La conferma d’ordine risulta uno strumento ec­ce­zio­nal­men­te valido so­prat­tut­to in de­ter­mi­na­te cir­co­stan­ze, portando chiarezza tra le due parti, come ad esempio:

• Se un cliente invia un ordine senza aver prima ricevuto un’offerta cor­ri­spon­den­te;

• Se pre­ce­den­te­men­te avevate inviato ad un cliente un’offerta non vin­co­lan­te (ad esempio uti­liz­zan­do clausole come “non vin­co­lan­te”, “prezzo con riserva” o “consegna con riserva”);

• Se si riceve un ordine ri­por­tan­te una modifica rispetto all’offerta fatta, come ad esempio riguardo la quantità o il prezzo;

• Se avevate fatto pervenire pre­ce­den­te­men­te ad un cliente diverse offerte;

• Se il cliente avanza un ordine in ritardo rispetto alla validità dell’offerta fatta.

La conferma d’ordine è di par­ti­co­la­re im­por­tan­za anche quando si tratta di una com­pra­ven­di­ta con un nuovo cliente, poiché può e deve appunto essere usata per portare chiarezza nella trat­ta­ti­va ed evitare frain­ten­di­men­ti; ad esempio riguardo alle proprie con­di­zio­ni di vendita.

Inoltre tramite l’invio di una conferma d’ordine puntuale e priva di errori si fornisce ai propri clienti un’immagine pro­fes­sio­na­le che sarà poi utile nel proseguo del rapporto com­mer­cia­le.

Per quanto riguarda il contenuto e la struttura di una conferma d’ordine vi sono dei requisiti pre­sta­bi­li­ti, che tra l’altro si rifanno molto a quelli delle offerte; infatti offerte e conferme d’ordine hanno una struttura molto simile. Spesso, se un ordine era stato preceduto da una proposta alla quale il cliente ha dato il proprio consenso, non sarà allora ne­ces­sa­rio produrre una vera e propria conferma d’ordine, ma basterà altresì rinviare al cliente il documento con­te­nen­te l’offerta con so­vrap­po­sta un’an­no­ta­zio­ne che confermi l’ac­cet­ta­zio­ne dell’ordine. Ad ogni modo l’offerta può servire anche come punto di partenza per una conferma d’ordine separata. Ci sono tuttavia un paio di dif­fe­ren­ze, che do­vreb­be­ro comunque essere tenute in con­si­de­ra­zio­ne.

La si­mi­la­ri­tà tra offerta e conferma d’ordine risiede, tra le altre cose, chia­ra­men­te nelle formalità: come in un’offerta vanno inseriti il vostro logo così come il nome e l’indirizzo della vostra azienda e di quella del cliente, inoltre va inserito anche il nome del proprio referente presso l’azienda. L’unica dif­fe­ren­za rispetto all’offerta la fa il fatto che a fianco della data e del numero cliente invece del numero dell’offerta ri­por­te­re­te il numero d’ordine e il numero di fattura.

Nel titolo o nel corpo del testo dovreste solo men­zio­na­re la data nella quale il cliente vi ha inviato l’ordine. Di nuovo vale il fatto che se si tratta dell’ac­cet­ta­zio­ne di un’offerta, bisogna sempre fare ri­fe­ri­men­to all’offerta in questione, ovvero riportare il numero dell’offerta. In questo modo sarà evi­den­zia­to al meglio il ri­fe­ri­men­to alle pre­sta­zio­ni e con­di­zio­ni con­trat­ta­te in pre­ce­den­za.

La maggiore dif­fe­ren­za tra un’offerta e una conferma d’ordine la si ha nel corpo del testo: nella conferma di un ordine di vendita potete evitare com­ple­ta­men­te l’aspetto com­mer­cia­le che è invece presente in un’offerta; difatti il vostro cliente a questo punto sarà già convinto dei vostri servizi e vi ha dato fiducia af­fi­dan­do­vi appunto l’ordine. Per questo motivo il corpo del testo è so­stan­zial­men­te ridotto in una conferma d’ordine: basterà un contenuto strin­gen­te, chiaro e senza termini troppo spe­cia­li­sti­ci. Spesso si ringrazia il cliente per l’as­se­gna­zio­ne dell’ordine, allegando l’elenco delle pre­sta­zio­ni con­cor­da­te: de­scri­zio­ne, quantità e prezzo per i prodotti e i servizi.

In genere bisogna fare at­ten­zio­ne che la vostra conferma d’ordine contenga le seguenti in­for­ma­zio­ni, sempre che esse siano d’interesse per il vostro ordine:

• Menzione del numero dell’offerta, del numero cliente e del numero d’ordine e di fattura

• De­scri­zio­ne e de­fi­ni­zio­ne della merce e/o dei servizi

• Quantità e prezzo della merce e/o dei servizi

• In­di­ca­zio­ne della data della consegna e/o dell’ero­ga­zio­ne del servizio

• Con­di­zio­ni di pagamento e di consegna

• Costi di consegna e di im­bal­lag­gio

• Costi vari

• In­di­ca­zio­ni riguardo la riserva sulla proprietà, diritto di utilizzo e luogo di pagamento

• Nota riguardo alle con­di­zio­ni generali di utilizzo e alla giu­ri­sdi­zio­ne di ri­fe­ri­men­to

Nella nostra guida trovate un modulo gratuito per la vostra conferma d’ordine, che potete fa­cil­men­te adattare alle vostre esigenze. La bozza vi risparmia il tempo ne­ces­sa­rio per la for­mat­ta­zio­ne e offre diverse pos­si­bi­li­tà di for­mu­la­zio­ne del corpo del testo. Il modello è di­spo­ni­bi­le sia per Microsoft Excel che per Word.

Rilevante è anche il tempismo con il quale inviate la conferma al vostro cliente: dopo che avrete as­si­cu­ra­to l’ordine al cliente, dovreste inviargli la conferma d’ordine nel minor tempo possibile. Ideale sarebbe inviarla il giorno stesso. Se questo non fossi possibile il cliente dovrebbe comunque poter avere la conferma dell’ac­cet­ta­zio­ne del proprio ordine non più tardi di tre giorni la­vo­ra­ti­vi; chia­ra­men­te minore sarà il tempo più pro­fes­sio­na­li ap­pa­ri­re­te.

A volte possono capitare delle impasse o delle mancanze da parte del vostro personale, o simili, che portano a si­tua­zio­ni che ad esempio causano che la tipologia di consegna di alcuni prodotti con­cor­da­ti in un’offerta, un servizio specifico o il termine di consegna preso di ri­fe­ri­men­to non siano più di­spo­ni­bi­li né trat­ta­bi­li. E ad ogni modo, anche nel caso in cui questo non accada, rimane comunque possibile che una conferma d’ordine non cor­ri­spon­da pre­ci­sa­men­te all’offerta fatta pervenire in pre­ce­den­za al cliente. In tal caso questo può portare alla re­scis­sio­ne del contratto appena chiuso sulla base dell’offerta proposta.

In con­for­mi­tà con la legge italiana si è costretti a con­ser­va­re i documenti fiscali e contabili per almeno dieci anni o, nel caso il fisco debba fare ac­cer­ta­men­ti fiscali, anche più, ovvero fino al termine di tali ac­cer­ta­men­ti.

Vi sono alcune cose nella redazione di una conferma d’ordine a cui comunque è ne­ces­sa­rio prestare at­ten­zio­ne. La più im­por­tan­te è as­si­cu­rar­si di non di­men­ti­car­si alcun dettaglio d’im­por­tan­za per voi e/o per il vostro cliente. Con­trol­la­te quindi che tutti gli elementi inseriti siano corretti e ben descritti. Cosicché nel caso in cui ci si trovasse in di­sac­cor­do con il cliente in un secondo momento si potrà sempre fare ri­fe­ri­men­to alla conferma d’ordine come strumento di prova su chi abbia torto e chi ragione.

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