Una buona co­mu­ni­ca­zio­ne è alla base di una col­la­bo­ra­zio­ne fun­zio­na­le. Questo vale per la co­mu­ni­ca­zio­ne interna alle imprese così come per la co­mu­ni­ca­zio­ne con le persone esterne. La di­scus­sio­ne di dettagli per telefono o per e-mail è una pratica di­spen­dio­sa in termini di impegno e di tempo, in­di­pen­den­te­men­te che si tratti di un ordine presso un fornitore o di una specifica da parte di un cliente. L’extranet rap­pre­sen­ta invece una pos­si­bi­li­tà di mettere a di­spo­si­zio­ne delle in­for­ma­zio­ni a un gruppo di persone se­le­zio­na­te. Ma pro­ce­dia­mo per gradi, che cos’è un’extranet? Come funziona e quale scopo serve?

Extranet: de­fi­ni­zio­ne e limiti

Il nome extranet deriva da una fusione tra le parole “extra”, dal latino, e “net”, dall’inglese. Serve a definire una rete in­for­ma­ti­ca privata e con­trol­la­ta che utilizza la tec­no­lo­gia di Internet per con­net­te­re tra loro un gruppo se­le­zio­na­to di utenti esterni ed interni, ga­ran­ten­do­gli accesso alla rete in questione. L’extranet serve a mettere a di­spo­si­zio­ne delle risorse a una cerchia di utenti se­le­zio­na­ti, che non deve però essere pub­bli­ca­men­te ac­ces­si­bi­le. Partner com­mer­cia­li, fornitori e clienti se­le­zio­na­ti sono tutti possibili utenti esterni. At­tra­ver­so la creazione di un’extranet si facilita lo scambio di in­for­ma­zio­ni al di fuori dell’azienda. Questo interessa in modo par­ti­co­la­re la co­mu­ni­ca­zio­ne tra i la­vo­ra­to­ri interni all’azienda e le persone esterne.

Il confronto con le altre reti in­for­ma­ti­che

L’extranet è un’esten­sio­ne dell’intranet, che utilizza tra l’altro la stessa tec­no­lo­gia di Internet. Un paragone da un punto di vista aziendale rende più chiare le dif­fe­ren­ze.

  • Intranet:  l'in­tra­net è una rete aziendale che collega tra loro gli utenti interni all’azienda. So­li­ta­men­te l’accesso è stret­ta­men­te connesso a un luogo specifico. I diritti di accesso dei singoli par­te­ci­pan­ti vengono regolati at­tra­ver­so i controlli di accesso così come gruppi e ruoli utente. Questo significa che non tutti gli utenti di una rete intranet hanno uguale accesso ai vari settori. La li­mi­ta­zio­ne dei diritti di accesso serve proprio a rendere alcune in­for­ma­zio­ni di­spo­ni­bi­li uni­ca­men­te per certi reparti.
     
  • Extranet: una rete aziendale che collega tra loro utenti interni ed esterni at­tra­ver­so le sottoreti, fa­ci­li­tan­do lo scambio e la co­mu­ni­ca­zio­ne tra gli impiegati di un’azienda e gli esterni. L’accesso alla extranet è dunque possibile da più luoghi. Agli utenti esterni (e anche a quelli interni) non viene garantito accesso all’intera rete, al contrario sono limitati a qualche spazio virtuale pre­de­fi­ni­to. Anche in una extranet si uti­liz­za­no controlli d’accesso, gruppi e ruoli utente, per definire quali in­for­ma­zio­ni possono accedere i singoli utenti. In questo modo fornitori e clienti di­spon­go­no di diritti d’accesso dif­fe­ren­ti.
     
  • Internet: Internet è un ammasso globale e pub­bli­ca­men­te ac­ces­si­bi­le di reti in­for­ma­ti­che. Non si tratta di una rete omogenea, ma si compone di molte sottoreti, anche alquanto di­ver­si­fi­ca­te.

Come uti­liz­za­re un’extranet

At­tra­ver­so un’extranet ottenete una rete di in­for­ma­zio­ni com­ples­si­va e im­ple­men­ta­bi­le a seconda delle vostre necessità. Questo vale per aziende, or­ga­niz­za­zio­ni, scuole, uni­ver­si­tà e quant’altro.

  • Tra­sfe­ri­men­to dati: un’extranet permette lo scambio di dati elet­tro­ni­ci tra partner com­mer­cia­li (che prende il nome di Elec­tro­nic Data In­ter­chan­ge o EDI) di documenti come ad esempio moduli per or­di­na­zio­ni, distinte di carico e bolle di consegna. In questo modo possono essere scambiati dati anche oltre quelli che sono i normali confini aziendali, per­met­ten­do­ne l’ela­bo­ra­zio­ne digitale. La tra­smis­sio­ne di dati può dunque avvenire in­di­pen­den­te­men­te dal sistema interno di gestione della merce.
     
  • Gestione dei dati: i dati possono essere ag­gior­na­ti e messi a di­spo­si­zio­ne degli utenti au­to­riz­za­ti nel giro di poco tempo, ga­ran­ten­do un elevato grado di con­si­sten­za e tra­spa­ren­za nell’ela­bo­ra­zio­ne dei dati.
     
  • Coo­pe­ra­zio­ne: un’extranet permette l’utilizzo comune di ap­pli­ca­zio­ni software e dunque la coo­pe­ra­zio­ne con altre aziende.
     
  • Tra­smis­sio­ne delle in­for­ma­zio­ni: pos­si­bi­li­tà di far circolare in bre­vis­si­mo tempo novità par­ti­co­lar­men­te rilevanti per un de­ter­mi­na­to gruppo di persone.
     
  • Gestione della co­no­scen­za: l’utilizzo comune di programmi di eser­ci­ta­zio­ne o per l’ulteriore sviluppo di de­ter­mi­na­te ap­pli­ca­zio­ni in col­la­bo­ra­zio­ne con altre aziende.

Inoltre le aziende possono integrare ulteriori funzioni nell’extranet, che fa­ci­li­ta­no lo scambio con esterni. Alcune possibili funzioni sono i motori di ricerca, un indice del personale o un servizio di mes­sag­gi­sti­ca. Anche le funzioni in­te­rat­ti­ve come la con­du­zio­ne di sondaggi e votazioni rap­pre­sen­ta­no un’opzione.

Come funziona l’extranet?

Da un punto di vista puramente tecnico l’extranet è costruito come l’Internet. La co­mu­ni­ca­zio­ne avviene at­tra­ver­so una raccolta di circa 500 pro­to­col­li di rete che sta­bi­li­sco­no le regole e il formato secondo i quali avviene la co­mu­ni­ca­zio­ne tra gli utenti. L’ Internet Protocol (IP) e il Tran­smis­sion Control Protocol (TCP) servono da base per lo scambio di dati.

Le aziende hanno diversi modi per creare una extranet. Può trattarsi di un rete in­te­ra­men­te autonoma, rag­giun­gi­bi­le at­tra­ver­so linee dedicate o una con­nes­sio­ne dial-up, o di una rete inclusa in Internet, rag­giun­gi­bi­le at­tra­ver­so dei mec­ca­ni­smi di pro­te­zio­ne.

Come si mette in sicurezza una extranet?

La sicurezza gioca un ruolo fon­da­men­ta­le nello scambio di dati sensibili. Non si tratta infatti di impedire solamente che delle persone non au­to­riz­za­te ed esterne all’aziende ottengano accesso a in­for­ma­zio­ni con­fi­den­zia­li. Anche all’interno di una stessa azienda bisogna prestare at­ten­zio­ne e far sì che non vi siano delle falle di sicurezza. Le opzioni sono prin­ci­pal­men­te due:

  • Firewall: un firewall impedisce che utenti esterni all’azienda e sprov­vi­sti di un permesso abbiano accesso ai dati contenuti nell’extranet.
     
  • Password: le password im­pe­di­sco­no che gli utenti, esterni o interni all’azienda, sprov­vi­sti di un permesso abbiano accesso diretto a dati ar­chi­via­ti sul server.

Una messa in sicurezza effettiva dell’extranet viene garantita da un firewall esterno. Tale firewall viene in­stal­la­to su diversi computer e si parla di rete firewall o di hardware firewall. Essendo legato a diversi computer, e non di­ret­ta­men­te al sistema che deve pro­teg­ge­re, risulta più difficile da ma­ni­po­la­re.

Fatto

Spesso a fini di pro­te­zio­ne vengono uti­liz­za­te le co­sid­det­te zone de­mi­li­ta­riz­za­te (ZDM). Queste servono come zone cu­sci­net­to tra la rete aziendale privata e Internet, man­te­nen­do le reti una a distanza dall’altra at­tra­ver­so regole d’accesso strin­gen­ti. Le più efficaci sono le ZDM con due firewall. Uno esterno isola la ZDM dalla rete pubblica e uno interno la ZDM dall’intranet.

Un’ulteriore pos­si­bi­li­tà è rap­pre­sen­ta­ta dal Virtual Private Network, o VPN che dir si voglia. Una VPN è una rete di co­mu­ni­ca­zio­ne privata nella quale gli utenti sono collegati tramite un tunnel IP virtuale, che permette loro di accedere a intranet interne all’azienda. Per poter uti­liz­za­re i canali pubblici ga­ran­ten­do sempre una elevata sicurezza dei dati, tutte le in­for­ma­zio­ni vengono trasmesse criptate (pro­ce­di­men­to che prende il nome di tunneling). In questo modo i dati trasmessi non sono visibili da parte degli altri utenti della rete pubblica.

Come si fa a creare un’extranet propria?

So­stan­zial­men­te si di­stin­guo­no due approcci per la creazione di un’extranet e per la sua in­te­gra­zio­ne all’interno della co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale. In entrambi i casi si tratta di un portale:

  • En­ter­pri­se portal: rag­grup­pa­te varie ap­pli­ca­zio­ni sotto un’in­ter­fac­cia utente unitaria. Questo risulterà van­tag­gio­so so­prat­tut­to nel caso in cui dobbiate integrare diverse ap­pli­ca­zio­ni extranet. In questo modo gli utenti non saranno costretti a con­fron­tar­si con ap­pli­ca­zio­ni com­ple­ta­men­te diverse tra loro. Inoltre l’iden­ti­fi­ca­zio­ne avviene una volta, per l’intero portale, e non per ogni singola ap­pli­ca­zio­ne.
     
  • Portali process-oriented: servono so­prat­tut­to per svolgere de­ter­mi­na­ti pro­ce­di­men­ti com­mer­cia­li, come ad esempio l’or­di­na­zio­ne da parte dei clienti. I singoli processi possono ma non ne­ces­sa­ria­men­te devono essere integrati nel portale. Possono infatti essere uti­liz­za­ti anche at­tra­ver­so ap­pli­ca­zio­ni separate.

Anche un Content Ma­na­ge­ment System (CMS) può essere uti­liz­za­to per la con­fi­gu­ra­zio­ne di una extranet. La gamma di funzioni varia in base al sistema uti­liz­za­to. Se le funzioni ne­ces­sa­rie non sono di­spo­ni­bi­li con il software standard, è spesso possibile in­te­grar­le per mezzo di esten­sio­ni. Tuttavia è bene sapere che l’im­ple­men­ta­zio­ne e la gestione di sistemi par­ti­co­lar­men­te complessi richiede un certo grado di co­no­scen­ze.

Consiglio

Leggete l’articolo relativo ai migliori Content Ma­na­ge­ment System a del 2018 sulla nostra Digital Guide.

Se non siete sicuri riguardo alla soluzione più adatta a voi vale la pena con­sul­ta­re un esperto.

Vantaggi e svantaggi dell’extranet

Quali vantaggi offre un’extranet?

L’im­ple­men­ta­zio­ne di una extranet presenta molti vantaggi per le aziende: il primo è cer­ta­men­te la pos­si­bi­li­tà di scambiare ve­lo­ce­men­te dati con i propri col­la­bo­ra­to­ri in sede e fuori sede, nonché con persone esterne all’azienda. La grande quantità di dati scam­bia­bi­le in poco tempo permette l’ot­ti­miz­za­zio­ne di molti processi. Il risparmio di tempo garantito dall’extranet è spesso legato anche a un aumento della pro­dut­ti­vi­tà e a un risparmio dei costi.

Non sarà più ne­ces­sa­rio inviare le in­for­ma­zio­ni riguardo allo stato di un ordine per e-mail a tutti i colleghi in­te­res­sa­ti. Se lo de­si­de­ra­te il cliente avrà anche la pos­si­bi­li­tà di con­trol­la­re da sé il pro­ce­di­men­to della pro­du­zio­ne del suo ordine. L’extranet rende superfluo anche un software EDI, ulteriore risparmio di costi. Inoltre il risparmio di processi eseguiti ma­nual­men­te riduce le possibili fonti d’errore.

Grazie all’extranet i dati e le in­for­ma­zio­ni sono facili da gestire e possono essere vi­sua­liz­za­ti in tempo reale dagli utenti con i relativi permessi, ga­ran­ten­do quindi un’elevata tra­spa­ren­za. Questo oltre a fa­ci­li­ta­re la co­mu­ni­ca­zio­ne, rafforza anche la fiducia da entrambi i lati.

In­te­gran­do le ap­pli­ca­zio­ni ne­ces­sa­rie, l’extranet può ricoprire anche la funzione di groupware, fungendo da base per la coo­pe­ra­zio­ne con i propri partner. In questo modo tutti gli utenti con la relativa au­to­riz­za­zio­ne avranno accesso alle rubriche, ai calendari con gli ap­pun­ta­men­ti o alle liste delle cose da fare, in con­di­vi­sio­ne tra gli utenti. L’extranet offre anche pos­si­bi­li­tà per quanto riguarda la gestione della co­no­scen­za, ga­ran­ten­do l’accesso e l’utilizzo di programmi di for­ma­zio­ne specifici, par­ti­co­lar­men­te rilevanti per i di­pen­den­ti di aziende in affari tra loro.

Quali sono invece gli svantaggi di una extranet?

A tanti vantaggi deve pur sempre cor­ri­spon­de­re qualche svan­tag­gio. In primis vi sono i costi legati all’acquisto di un software di questo tipo. Però i costi d’acquisto non sono gli unici da sostenere, a questi vanno aggiunti: gli ag­gior­na­men­ti del software, i backup e la ri­so­lu­zio­ne dei problemi. Infatti perché una extranet adempia al proprio scopo è ne­ces­sa­rio che qualcuno venga in­ca­ri­ca­to (in­ter­na­men­te o ester­na­men­te) di pren­der­se­ne cura con re­go­la­ri­tà.

Inoltre va con­si­de­ra­to il tempo ne­ces­sa­rio per istruire gli utenti, spe­cial­men­te nel caso di sistemi con ap­pli­ca­zio­ni complesse che portano spesso a costi di op­por­tu­ni­tà: infatti durante la for­ma­zio­ne i di­pen­den­ti non hanno modo di pro­se­gui­re i loro compiti effettivi. In modo par­ti­co­la­re se il numero di di­pen­den­ti a dover ricevere la relativa for­ma­zio­ne è par­ti­co­lar­men­te elevato, è possibile che le perdite in termini di fatturato siano con­si­sten­ti.

Oltre ai costi vanno con­si­de­ra­ti anche i possibili rischi per la sicurezza. Per evitare che persone sprov­vi­ste di au­to­riz­za­zio­ne abbiano accesso a dati par­ti­co­lar­men­te sensibili, è fon­da­men­ta­le ri­spet­ta­re de­ter­mi­na­ti standard di sicurezza. Questo fa ri­fe­ri­men­to anche ad accessi interni in­de­si­de­ra­ti.

Vantaggi e svantaggi dell’extranet a confronto

Vantaggi Svantaggi
Scambio veloce di dati Costi d’acquisto e accessori
Aumento della pro­dut­ti­vi­tà Ne­ces­sa­rie for­ma­zio­ne dei di­pen­den­ti
Risparmio in termini di tempo e danaro Elevanti rischi di sicurezza
Elevata con­si­sten­za, grazie alla facilità della gestione dei dati  
Co­mu­ni­ca­zio­ne ot­ti­miz­za­ta con le persone esterne all’azienda  
Sem­pli­fi­ca­zio­ne delle col­la­bo­ra­zio­ni  
Mi­glio­ra­men­to della gestione della co­no­scen­za  
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