Gestione risorse umane: compiti, funzioni e obiettivi

L'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale è uno dei compiti prin­ci­pa­li della gestione del personale e copre tutti gli incarichi am­mi­ni­stra­ti­vi e di routine delle risorse umane. Oltre a questi, vi rientrano la direzione, la pia­ni­fi­ca­zio­ne e lo sviluppo del personale.

La gestione delle risorse umane, al­tri­men­ti co­no­sciu­ta come “gestione del personale” o “am­mi­ni­stra­zio­ne del personale”, è una forma di am­mi­ni­stra­zio­ne che si occupa in­ten­sa­men­te del rapporto tra di­pen­den­te e azienda. Nel corso di ope­ra­zio­ni tran­sa­zio­na­li, i dati sono tra­sfe­ri­ti anche a terzi. Ad esempio, la con­ta­bi­li­tà salariale viene trasmessa alle autorità com­pe­ten­ti.

L’obiettivo prin­ci­pa­le della gestione delle risorse umane è quello di fornire dati ag­gior­na­ti sul personale. Questo ga­ran­ti­sce una co­mu­ni­ca­zio­ne interna inec­ce­pi­bi­le. Inoltre, un lavoro am­mi­ni­stra­ti­vo ef­fi­cien­te è un pre­re­qui­si­to per una coo­pe­ra­zio­ne interna senza intoppi. In generale, è compito del­l'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale or­ga­niz­za­re e sem­pli­fi­ca­re tutti i processi attorno ai di­pen­den­ti del­l'a­zien­da.

Svolgendo i propri compiti in modo ef­fi­cien­te e senza errori, la gestione delle risorse umane con­tri­bui­sce al rag­giun­gi­men­to del suo obiettivo primario: creare, mantenere o aumentare la sod­di­sfa­zio­ne dei di­pen­den­ti. Infatti un alto livello di sod­di­sfa­zio­ne dei di­pen­den­ti e un sistema di gestione del personale fun­zio­nan­te portano con sé vantaggi decisivi per un'a­zien­da. Se i di­pen­den­ti sono sod­di­sfat­ti, lavorano in modo più pro­dut­ti­vo e creativo, sono meno malati e sono più fedeli e onesti nei confronti del proprio datore di lavoro.

I compiti della gestione del personale possono essere suddivisi in due categorie: i compiti di am­mi­ni­stra­zio­ne del personale per ragioni operative o per legge, da un lato, e i compiti am­mi­ni­stra­ti­vi per la politica del personale e la pia­ni­fi­ca­zio­ne delle decisioni stra­te­gi­che, dal­l'al­tro. Questi ultimi com­pren­do­no i dati chiave del ma­na­ge­ment, i raffronti delle pre­sta­zio­ni o la va­lu­ta­zio­ne delle indagini sui di­pen­den­ti. I compiti che sorgono per motivi operativi o che si basano su leggi cor­ri­spon­den­ti sono, ad esempio, l'e­la­bo­ra­zio­ne dei sistemi di orario di lavoro, le as­si­cu­ra­zio­ni, i salari, le sta­ti­sti­che, le entrate e le uscite dei di­pen­den­ti e le referenze dei datori di lavoro.

Di norma le aziende uti­liz­za­no un sistema di gestione delle risorse umane che supporta l'ufficio HR (dall’inglese “Human Resources”, risorse umane) nel­l'e­se­cu­zio­ne dei compiti. Questo sistema registra i dati personali di ogni di­pen­den­te dal­l'ar­chi­vio del personale e raccoglie i dati per la re­gi­stra­zio­ne delle re­tri­bu­zio­ni e delle ore di lavoro, le sta­ti­sti­che del personale, la con­ta­bi­li­tà delle spese di viaggio e l'am­mi­ni­stra­zio­ne del piano delle posizioni.

Compiti fon­da­men­ta­li del­l'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale:

• Ri­co­no­sce­re le esigenze dei di­pen­den­ti e rac­co­glie­re e valutare le in­for­ma­zio­ni e le tendenze per­ti­nen­ti
• Creare e gestire i file del personale
• Re­gi­stra­re le nuove entrate, le uscite e i cam­bia­men­ti del personale
• Creare contratti di lavoro e altri accordi
• Elaborare le richieste dei di­pen­den­ti, ad esempio per il congedo o per corsi di per­fe­zio­na­men­to pro­fes­sio­na­le
• Gestire tutta la cor­ri­spon­den­za con autorità, uffici contabili, as­si­cu­ra­zio­ne sanitaria nazionale, compagnie di as­si­cu­ra­zio­ne e partner con­trat­tua­li
• Assistere i di­pen­den­ti al momento del­l'as­sun­zio­ne e in caso di scio­gli­men­to del contratto
• So­vrin­ten­de­re ai pagamenti degli stipendi
• Re­gi­stra­re gli orari di lavoro

L'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale svolge le seguenti funzioni:

• Fornire in­for­ma­zio­ni: fornisce in breve tempo i dati ag­gior­na­ti dei singoli di­pen­den­ti, di gruppi specifici o del­l'in­te­ro personale. I dati possono di solito essere presi dal­l'ar­chi­vio personale. I sistemi di in­for­ma­zio­ne del personale stanno di­ven­tan­do sempre più im­por­tan­ti in questo contesto.
• Or­ga­niz­za­re i processi: i di­pen­den­ti vengono assunti, tra­sfe­ri­ti, promossi o ab­ban­do­na­no l'azienda. L'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale è re­spon­sa­bi­le della gestione am­mi­ni­stra­ti­va di questi processi.
• Gestire la co­mu­ni­ca­zio­ne: oltre al­l'i­scri­zio­ne del di­pen­den­te presso l'ufficio del lavoro e la Camera di Commercio e Industria, è compito del­l'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale pre­sen­ta­re la di­chia­ra­zio­ne dei salari al­l'as­so­cia­zio­ne di categoria, re­gi­stra­re l'imposta sui salari e inoltrare la di­chia­ra­zio­ne dei salari al­l'as­si­cu­ra­zio­ne sociale.
• Con­trol­la­re: le flut­tua­zio­ni, le assenze, gli straor­di­na­ri, il diritto alle ferie e l'orario di lavoro sono con­trol­la­ti dalla gestione delle risorse umane. Il controllo del­l'o­ra­rio di lavoro è par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te per gli accordi sul­l'o­ra­rio fles­si­bi­le.
• Pro­teg­ge­re il personale: l'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale ga­ran­ti­sce il rispetto della salute e della sicurezza sul lavoro dei di­pen­den­ti e il trat­ta­men­to dei dati personali in con­for­mi­tà alle leggi vigenti in materia di pro­te­zio­ne dei dati.

I di­pen­den­ti della gestione del personale devono quo­ti­dia­na­men­te trattare dati altamente sensibili e personali come nomi, indirizzi, dati medici, dati contabili fino a cer­ti­fi­ca­ti e cur­ri­cu­lum vitae. Questi dati sono soggetti a una pro­te­zio­ne speciale per legge. I di­pen­den­ti re­spon­sa­bi­li devono pertanto osservare in tutte le procedure le norme della legge at­tual­men­te in vigore. So­prat­tut­to nel corso del raf­for­za­men­to della pro­te­zio­ne dei dati da parte del GDPR le aziende devono mantenere la con­for­mi­tà giuridica dei processi interni.

Quale ruolo ricopre il GDPR nella gestione delle risorse umane?

• Se i dati personali di un di­pen­den­te non sono più necessari, devono essere can­cel­la­ti.
• I di­pen­den­ti devono ac­con­sen­ti­re at­ti­va­men­te al­l'u­ti­liz­zo dei propri dati.
• I di­pen­den­ti hanno il diritto di sapere quali dati sono stati raccolti e trattati dal­l'a­zien­da.
• I di­pen­den­ti possono ri­chie­de­re una copia di tutti i dati me­mo­riz­za­ti al proprio datore di lavoro.
• In caso di perdita di dati, il datore di lavoro deve adempiere al­l'ob­bli­go di di­chia­ra­zio­ne ufficiale entro il termine pre­scrit­to di 72 ore.

Nel corso della di­gi­ta­liz­za­zio­ne, molti compiti della gestione delle risorse umane possono essere sem­pli­fi­ca­ti. I pro­dut­to­ri di software tengono sempre più spesso conto delle norme sulla pro­te­zio­ne dei dati, rendendo i propri prodotti ancora più ac­cat­ti­van­ti per i reparti di HR. Ad esempio, una funzione al­l'in­ter­no di tali programmi consente la can­cel­la­zio­ne au­to­ma­ti­ca dei dati dopo un certo tempo. Oggi esistono soluzioni digitali per quasi tutti i settori del­l'am­mi­ni­stra­zio­ne del personale.

Una cartella personale digitale gestisce, come un documento cartaceo, i dati personali dei di­pen­den­ti. La cartella personale digitale presenta vantaggi decisivi rispetto a un documento classico in forma cartacea. In questo modo l'am­mi­ni­stra­zio­ne centrale dei dati al­leg­ge­ri­sce il carico della gestione del personale, poiché il file digitale può essere elaborato con­tem­po­ra­nea­men­te da più utenti. Le persone au­to­riz­za­te possono accedere in qualsiasi momento alla cartella personale digitale. L'accesso può essere concesso solo a utenti se­le­zio­na­ti at­tra­ver­so un sistema di diritti. Anche in questo caso è possibile un accesso limitato, in modo che solo alcuni dati possano essere vi­sua­liz­za­ti da un utente.

So­prat­tut­to nel campo della gestione del­l'o­ra­rio di lavoro e delle assenze, alcuni processi possono essere gestiti in digitale:

• Calcolo delle assenze
• Flut­tua­zio­ne in azienda
• Numero di ore di lavoro straor­di­na­rio
• As­sen­tei­smo per malattia, congedo parentale, ecc.
• Utilizzo delle ferie maturate
• Re­gi­stra­zio­ne del tempo per l'orario fles­si­bi­le
• Corsi di for­ma­zio­ne e di ag­gior­na­men­to

I servizi self-service per i di­pen­den­ti sono un altro modo per al­leg­ge­ri­re l'onere am­mi­ni­stra­ti­vo del personale. Con l'aiuto di de­ter­mi­na­ti strumenti, i di­pen­den­ti possono svolgere au­to­no­ma­men­te singoli compiti am­mi­ni­stra­ti­vi. Ad esempio, il personale è in grado di vi­sua­liz­za­re e mo­di­fi­ca­re i propri dati personali. In questo modo si evitano errori di im­mis­sio­ne dei dati, in par­ti­co­la­re da parte del personale della gestione delle risorse umane. Altre opzioni di Employee Self Services includono la creazione in­di­pen­den­te di richieste di congedo o la re­gi­stra­zio­ne del tempo au­to­ge­sti­to. Tuttavia, l'e­ster­na­liz­za­zio­ne di questi processi porta vantaggi non solo in termini di gestione del personale, ma anche per i di­pen­den­ti. Essi ac­qui­si­sco­no una migliore com­pren­sio­ne dei processi aziendali: ad esempio, è possibile vi­sua­liz­za­re lo stato attuale di ela­bo­ra­zio­ne di una richiesta di ferie.

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