Getting Things Done: gestire il tempo con il metodo GTD

Il sistema di gestione del tempo Getting Things Done è pro­get­ta­to per aiutare gli utenti a com­ple­ta­re le attività in modo ef­fi­cien­te e puntuale con l’aiuto di elenchi e calendari.

Cos’è il metodo Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) è un sistema di gestione del tempo e della pro­dut­ti­vi­tà che, grazie a un sistema ben svi­lup­pa­to di liste e calendari, aiuta le persone a sbrigare i propri compiti e adempiere ai propri doveri in modo ef­fi­cien­te e senza stress.

Il principio alla base del metodo GTD consiste nel fissare per iscritto tutti i compiti, così da avere la certezza di non di­men­ti­ca­re nulla. Non esistendo più la necessità di ri­cor­dar­si co­stan­te­men­te di impegni im­por­tan­ti, si riduce così anche la tendenza a sof­fer­mar­si sulle in­com­ben­ze in momenti che do­vreb­be­ro essere dedicati al riposo. In altre parole, niente più pensieri che si affollano nella mente impedendo il meritato riposo. Grazie all’or­ga­niz­za­zio­ne scritta, infatti, il cervello può ri­las­sar­si, sapendo che tutto verrà sbrigato nei tempi richiesti e senza di­men­ti­ca­re nulla.

Nell’ambito di questo metodo, i compiti più complessi vengono suddivisi in compiti parziali più piccoli, per i quali si fissano scadenze concrete. At­tra­ver­so una verifica regolare puoi inoltre avere il controllo su tutti i compiti e i progetti, in­di­vi­dua­re i punti deboli nel tuo sistema e apportare mi­glio­ra­men­ti.

Il con­su­len­te sta­tu­ni­ten­se per la pro­dut­ti­vi­tà David Allen ha svi­lup­pa­to il sistema e l’ha pre­sen­ta­to al pubblico nel 2001 nell’omonimo libro “Getting Things Done” (titolo italiano: “Detto, fatto!”). Dalla pub­bli­ca­zio­ne del libro, il metodo Getting Things Done ha con­qui­sta­to milioni di so­ste­ni­to­ri in tutto il mondo.

I 5 passaggi del metodo GTD

Il metodo Gettings Things Done prevede cinque passaggi la cui ese­cu­zio­ne segue un ordine preciso e che trat­te­re­mo in dettaglio qui di seguito:

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Passaggio 1: rac­co­glie­re

Tutti i compiti, le scadenze e le idee in sospeso vengono riuniti nei co­sid­det­ti “con­te­ni­to­ri di raccolta”. Na­tu­ral­men­te non è ne­ces­sa­rio che si tratti di con­te­ni­to­ri di raccolta in senso letterale; questo termine ha più che altro valenza generale per indicare sistemi di or­ga­niz­za­zio­ne che per­met­ta­no di re­gi­stra­re le cose per iscritto. Pertanto, i con­te­ni­to­ri di raccolta possono essere strumenti digitali, così come analogici. La casella di posta elet­tro­ni­ca, Evernote o OneNote, oppure ancora le classiche vaschette porta-documenti o semplici schedari. Quando si inizia a uti­liz­za­re il metodo Getting Things Done per la prima volta, il primo passo può talvolta ri­chie­de­re vari giorni. Suc­ces­si­va­men­te i compiti, le scadenze e le idee dovranno sem­pli­ce­men­te essere aggiunti nei con­te­ni­to­ri di raccolta a mano a mano che si pre­sen­te­ran­no. Per farlo ba­ste­ran­no pochi minuti.

Passaggio 2: elaborare

I contenuti re­gi­stra­ti nei con­te­ni­to­ri di raccolta dovranno essere esaminati ed elaborati. Questo significa che dovrai ordinarli nel sistema Getting Things Done. A questo scopo, per ogni contenuto devi in­nan­zi­tut­to porti le domande seguenti:

• Che tipo di compito è?
• Posso oc­cu­par­me­ne ora?
• Qual è il passaggio suc­ces­si­vo?

Quando esamini i con­te­ni­to­ri di raccolta, non devi tra­la­scia­re nulla, ma operare una clas­si­fi­ca­zio­ne per ogni contenuto.

Se non è possibile o ne­ces­sa­rio in­tra­pren­de­re un’azione subito, devi scegliere tra le tre opzioni seguenti:

• Cestinare
• Ar­chi­via­re come materiale di ri­fe­ri­men­to
• Spostare nella lista “Prima o poi/Forse”.

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Passaggio 3: or­ga­niz­za­re

Tutte le attività re­gi­stra­te che ri­chie­do­no un’azione vengono in­nan­zi­tut­to assegnate a con­te­ni­to­ri tem­po­ra­nei o inserite in liste e, da qui, ul­te­rior­men­te elaborate.

Ca­len­da­rio

Nel ca­len­da­rio vengono re­gi­stra­te solo le scadenze. I compiti da sbrigare devono essere inseriti nella lista “Prossimi passaggi” oppure re­gi­stra­ti come progetti e suddivisi in più parti correlate.

Progetti

Nel metodo GTD di David Allen, qualunque compito che implichi più passaggi co­sti­tui­sce un progetto. La ri­strut­tu­ra­zio­ne della propria abi­ta­zio­ne è un progetto tanto quanto la campagna di marketing per un prodotto. Tutti i progetti devono essere inseriti in una lista dei progetti che deve essere con­sul­ta­ta re­go­lar­men­te. In seguito, è ne­ces­sa­rio definire i passaggi suc­ces­si­vi del progetto, per i quali devono essere stabilite scadenze fisse nel ca­len­da­rio. Bisogna inoltre tenere una lista di pro­me­mo­ria per tutti i compiti che sono stati delegati ad altri. In questo modo ottieni un quadro d’insieme dei compiti a cui altre persone stanno lavorando per te.

Prossimi passaggi

Accanto alla lista dei progetti, tieni una lista separata in cui annoti tutti i prossimi passaggi non collegati ai progetti. A seconda della com­ples­si­tà dei compiti, puoi anche redigere più liste con­te­stua­li; per esempio ri­guar­dan­ti le attività di tipo privato, gli impegni la­vo­ra­ti­vi, le te­le­fo­na­te e gli acquisti da fare.

In attesa

Redigi anche una lista di pro­me­mo­ria per tutti i compiti delegati che non sono compresi in un progetto. Sta­bi­li­sci delle scadenze in cui re­gi­stre­rai l’avan­za­men­to dell’ese­cu­zio­ne.

Passaggio 4: ve­ri­fi­ca­re

Sebbene or­ga­niz­za­re i compiti e le scadenze permetta di avere un quadro generale chiaro, non è tuttavia suf­fi­cien­te a far sì che la pro­dut­ti­vi­tà aumenti e che tutto venga sbrigato nei tempi previsti. Per questo è ne­ces­sa­rio passare re­go­lar­men­te in rassegna le liste.

Solo dopo esserti accertato che il tuo sistema è ag­gior­na­to potrai con­cen­trar­ti sui compiti da svolgere, senza doverti pre­oc­cu­pa­re di avere di­men­ti­ca­to qualche scadenza.

Per questo, è buona norma con­sul­ta­re più volte al giorno il ca­len­da­rio delle scadenze e con­trol­la­re almeno una volta al giorno le liste dei compiti per scegliere i passaggi suc­ces­si­vi da in­tra­pren­de­re. Non di­men­ti­ca­re inoltre di svuotare i con­te­ni­to­ri di raccolta una volta al giorno.

Nel metodo GTD è inoltre prevista ogni settimana l’ese­cu­zio­ne di una re­tro­spet­ti­va set­ti­ma­na­le. Questa consiste nei passaggi seguenti:

• Svuotare la mente: al termine della settimana annota tutte le nuove idee che hai in mente.
• Con­te­ni­to­ri di raccolta: ordina i nuovi compiti, le nuove idee e le nuove scadenze nel sistema GTD.
• Lista dei compiti: la lista è ag­gior­na­ta? Tutte le cose da fare sbrigate sono state depennate? Quali compiti dovranno essere com­ple­ta­ti nei giorni suc­ces­si­vi?
• Liste dei progetti: la lista è ag­gior­na­ta? Nella settimana appena trascorsa hai com­ple­ta­to almeno uno dei passaggi previsti per portare avanti il/i progetto/i?
• Lista “Prima o poi/Forse”: desideri spostare qualche contenuto di questa lista nelle liste dei progetti in modo tale da oc­cu­par­te­ne?
• Ca­len­da­rio delle scadenze: il ca­len­da­rio è ag­gior­na­to? Hai davvero ri­spet­ta­to tutte le scadenze? Quali sono le scadenze dei prossimi giorni? Tutte le scadenze sono state re­gi­stra­te?
• Lista “In attesa”: a che punto è l’ese­cu­zio­ne dei compiti delegati? Se ne­ces­sa­rio, sollecita i col­la­bo­ra­to­ri e le col­la­bo­ra­tri­ci.

Passaggio 5: fare

Per decidere qual è l’attività suc­ces­si­va a cui dedicarti, secondo il metodo GTD devi tenere conto di quattro criteri: contesto, tempo a di­spo­si­zio­ne, energie a di­spo­si­zio­ne e priorità.

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Contesto

Nel tuo sistema Getting Things Done avrai cer­ta­men­te stilato almeno una lista dei compiti. Poiché i contesti di vita in cui ci muoviamo sono nor­mal­men­te molti e tutti diversi (lavoro, famiglia, tempo libero), è con­si­glia­bi­le stilare diverse liste, de­no­mi­na­te liste con­te­stua­li. Questo fa sì che, per definire il tuo prossimo compito, non dovrai scorrere una lista infinita di cose da fare, ma potrai esaminare in modo mirato ed efficace brevi liste con­te­stua­li.

Non appena hai un po’ di tempo libero che desideri uti­liz­za­re in modo pro­dut­ti­vo, chiediti dunque in­nan­zi­tut­to: in quale contesto mi trovo? E cosa posso fare in questo momento? Se ti trovi nella sala d’attesa del medico e desideri impiegare il tuo tempo in modo utile, dif­fi­cil­men­te potrai fare te­le­fo­na­te di lavoro con­fi­den­zia­li. Tuttavia, potrai di certo ri­spon­de­re ad alcune brevi e-mail o inviare un messaggio a un amico.

Tempo a di­spo­si­zio­ne

Quanto tempo hai a di­spo­si­zio­ne in questo momento? Se sei in auto e devi per­cor­re­re un tragitto di 15 minuti, non iniziare una te­le­fo­na­ta che cer­ta­men­te ri­chie­de­rà un’ora del tuo tempo. Potrebbe invece essere una buona idea prevedere una breve sosta al su­per­mer­ca­to lungo la strada per depennare qualche voce dalla tua lista della spesa.

Energie a di­spo­si­zio­ne

Il nostro livello di ren­di­men­to segue un andamento variabile durante il giorno. Questo bioritmo è diverso per ciascun soggetto. Osserva per una settimana in che modo il tuo livello di energia si modifica durante la giornata, in modo da in­di­vi­dua­re i tuoi picchi di ren­di­men­to massimi e minimi. Co­no­scen­do il tuo bioritmo, potrai pro­gram­ma­re i compiti che ri­chie­do­no piena con­cen­tra­zio­ne e massima ef­fi­cien­za negli orari per te più fa­vo­re­vo­li, ossia nei momenti della giornata in cui ti senti in forma e pieno di energia. La pre­pa­ra­zio­ne di una pre­sen­ta­zio­ne im­por­tan­te potrebbe essere pro­gram­ma­ta con risultati migliori durante le prime ore del mattino anziché nelle ore centrali della giornata. Se, invece, ti rendi conto di essere par­ti­co­lar­men­te pro­dut­ti­vo al po­me­rig­gio o nelle ore serali, pianifica le tue cose da fare in queste fasce orarie.

Priorità

Se, dopo avere ef­fet­tua­to la pre­se­le­zio­ne dei compiti alla luce dei tre criteri sopra indicati, ti si pre­sen­ta­no più opzioni per­cor­ri­bi­li, a essere de­ter­mi­nan­te è la priorità: qual è il compito più im­por­tan­te? Inizia proprio da qui.

Sei in ufficio e hai ancora un’ora di tempo a di­spo­si­zio­ne prima del colloquio con un col­la­bo­ra­to­re o una col­la­bo­ra­tri­ce? Puoi depennare un paio di te­le­fo­na­te dalla tua lista, scrivere una relazione o pre­pa­rar­ti per un workshop. Poiché il workshop si svolgerà tra tre giorni e non hai ancora iniziato a pre­pa­rar­ti, decidi di dedicarti a questa attività. Questo, infatti, è il compito con la maggiore priorità. La relazione, invece, è un semplice resoconto di routine e le te­le­fo­na­te possono essere rimandate fa­cil­men­te di un paio di giorni.

Punti di forza e punti deboli del GTD

Il metodo GTD è con­tro­ver­so: ha molti so­ste­ni­to­ri en­tu­sia­sti, ma è anche bersaglio di numerose critiche.

Punti di forza

• Af­fi­da­bi­li­tà: il sistema assicura che tutti i compiti vengano portati a termine (nei tempi richiesti). Per coloro che tendono a di­men­ti­ca­re le scadenze, il metodo GTD può essere un valido aiuto.
• Or­ga­niz­za­zio­ne om­ni­com­pren­si­va: il metodo Getting Things Done offre un unico sistema di or­ga­niz­za­zio­ne per tutti i progetti, di natura sia privata sia pro­fes­sio­na­le. Questo aiuta a essere meno di­sper­si­vi.
• Prevede azioni nel breve termine: grazie alla di­stin­zio­ne dei passi “Or­ga­niz­za­re”, “Ve­ri­fi­ca­re” e “Fare”, il GTD evita il so­vrac­ca­ri­co di impegni. Sud­di­vi­den­do i grandi progetti in compiti parziali più piccoli, rende più semplice capire da dove iniziare.
• Struttura chiara: le diverse liste e le varie domande guida per­met­to­no di uti­liz­za­re il tempo libero in modo ef­fi­cien­te e di evitare l’im­pro­dut­ti­va quanto inutile tendenza a passare da un compito all’altro in modo in­con­clu­den­te.
• Libertà: oltre a essere om­ni­com­pren­si­vo, il metodo GTD lascia molta libertà durante la giornata. Questo perché non impone alcun programma gior­na­lie­ro o set­ti­ma­na­le pre­sta­bi­li­to. Ognuno può decidere li­be­ra­men­te quale compito svolgere per primo. Questo aspetto può essere percepito come in­cen­ti­van­te, sebbene alcuni lo in­ter­pre­ti­no più come un punto debole.

Punti deboli

• Nessun aiuto per la de­fi­ni­zio­ne delle priorità: in Getting Things Done, le priorità rivestono un ruolo di secondo piano. Il sistema ha come scopo primario quello di garantire che nulla venga di­men­ti­ca­to e che il tempo libero possa essere uti­liz­za­to in modo pro­dut­ti­vo. Chi, invece, vuole avere la certezza di stabilire le giuste priorità, deve integrare il metodo con altre tecniche, per esempio la matrice di Ei­se­n­ho­wer.
• Nessuna or­ga­niz­za­zio­ne set­ti­ma­na­le o gior­na­lie­ra: Getting Things Done non offre nemmeno programmi set­ti­ma­na­li o gior­na­lie­ri ot­ti­miz­za­ti. Chi incontra dif­fi­col­tà a definire gli obiettivi, a mettere in fila le attività da svolgere e a or­ga­niz­za­re la propria giornata in modo ef­fi­cien­te, non troverà par­ti­co­lar­men­te utile il metodo GTD.
• Im­ple­men­ta­zio­ne complessa: il metodo Getting Things Done non si comprende in cinque minuti, né tantomeno si mette in pratica in un po­me­rig­gio. Per poter uti­liz­za­re il sistema in modo van­tag­gio­so, è ne­ces­sa­rio averlo compreso fin nel minimo dettaglio e ap­pli­car­lo in modo si­ste­ma­ti­co. In altre parole: tutto o niente. Se, per esempio, si tra­la­scia­no le re­tro­spet­ti­ve set­ti­ma­na­li o non si esegue la sud­di­vi­sio­ne delle liste dei compiti in liste con­te­stua­li, risulta im­pos­si­bi­le rag­giun­ge­re i risultati auspicati.
• Tante (troppe) abitudini da mo­di­fi­ca­re: per potersi avvalere del metodo GTD, è ne­ces­sa­rio accettare il fatto di dover mo­di­fi­ca­re numerose abitudini in breve tempo. Il metodo obbliga infatti a svuotare re­go­lar­men­te i con­te­ni­to­ri di raccolta e a pro­gram­ma­re la verifica delle liste dei progetti e delle attività in attesa; inoltre, richiede di tenere delle liste con­te­stua­li, il cui utilizzo richiede un certo al­le­na­men­to.

Questo è in sostanza l’aspetto mag­gior­men­te criticato di Getting Things Done: tutti questi cam­bia­men­ti de­ter­mi­na­no un carico eccessivo per chi ne fa uso. Chi ha dif­fi­col­tà a fare proprie nuove abitudini, dovrebbe pertanto orien­tar­si verso un’altra tecnica or­ga­niz­za­ti­va che meglio si adatta alla sua per­so­na­li­tà.

In con­clu­sio­ne: Getting Things Done funziona, ma non per tutti

Getting Things Done è un metodo di gestione del tempo che funziona. La sua efficacia è di­mo­stra­ta dai numerosi so­ste­ni­to­ri e dai loro riscontri positivi. Tuttavia, non è un metodo semplice.

A be­ne­fi­cia­re di Getting Things Done sono so­prat­tut­to le persone che ap­prez­za­no un approccio estre­ma­men­te analitico e strut­tu­ra­to e che hanno già le idee chiare in quanto a obiettivi e priorità. Chi deve occuparsi di tanti compiti diversi, può trovare in questo sistema un valido aiuto per tenere più fa­cil­men­te la si­tua­zio­ne sotto controllo.

Per le persone che, invece, par­te­ci­pa­no a un ridotto numero di progetti e non hanno molte re­spon­sa­bi­li­tà (private e la­vo­ra­ti­ve), il metodo GTD è invece so­vra­di­men­sio­na­to. In questi casi è perlopiù suf­fi­cien­te uti­liz­za­re bene il proprio ca­len­da­rio, stilare si­ste­ma­ti­ca­men­te una lista di cose da fare per le in­com­ben­ze private e una per quelle la­vo­ra­ti­ve e stabilire una scadenza set­ti­ma­na­le per mettere ordine nella casella della posta elet­tro­ni­ca.