Social intranet: un’elegante soluzione di co­mu­ni­ca­zio­ne per le aziende

Lo scambio di in­for­ma­zio­ni ricopre un ruolo fon­da­men­ta­le in ogni azienda. Più i la­vo­ra­to­ri sono informati sugli av­ve­ni­men­ti, sviluppi e piani attuali, mag­gior­men­te si sen­ti­ran­no parte del gruppo. Al contrario i di­pen­den­ti che di­spon­go­no solo di poche in­for­ma­zio­ni o vengono informati suc­ces­si­va­men­te riguardo a im­por­tan­ti av­ve­ni­men­ti, si sentono spesso ignorati e ciò si riflette ne­ga­ti­va­men­te sulla loro sod­di­sfa­zio­ne nel lungo periodo. In par­ti­co­la­re le aziende i cui impiegati si trovano in sedi diverse o dove molti di loro lavorano da casa o da altre parti devono fron­teg­gia­re questa si­tua­zio­ne con le relative misure. Per anni le classiche intranet sono state con­si­de­ra­te come la soluzione perfetta, ma col passare del tempo le social intranet avanzate hanno con­qui­sta­to sempre più po­po­la­ri­tà.

A mano a mano che i computer di­ven­ta­va­no una parte sempre più im­por­tan­te della vita la­vo­ra­ti­va di tutti i giorni, si sono venute a creare in breve tempo anche le prime intranet, cioè delle reti aziendali interne con­trad­di­stin­te dal fatto che erano ac­ces­si­bi­li solo da utenti au­to­riz­za­ti (in questo caso di­pen­den­ti della ri­spet­ti­va azienda). Oltre a vantaggi am­mi­ni­stra­ti­vi, come la facile gestione di accessi Internet e il controllo massimo sulla sicurezza della rete, il merito di simili intranet risiede nel fatto che tutti i di­pen­den­ti sono rag­giun­gi­bi­li meglio e più ve­lo­ce­men­te. Grazie alle reti aziendali la dirigenza ha dunque un pratico strumento per scambiare e dif­fon­de­re in­for­ma­zio­ni interne all’azienda, so­li­ta­men­te sotto forma di post re­da­zio­na­li.

Da quando le piat­ta­for­me di chat e i social network hanno ri­vo­lu­zio­na­to pro­fon­da­men­te la co­mu­ni­ca­zio­ne digitale, il modello intranet tra­di­zio­na­le con la sua struttura piuttosto statica e ge­rar­chi­ca ha perso pro­gres­si­va­men­te consensi. Di con­se­guen­za le nuove pos­si­bi­li­tà di co­mu­ni­ca­re in modo in­te­rat­ti­vo e in tempo reale sono dei com­po­nen­ti fissi delle intranet moderne, alle quali si aggiunge il fatto di essere orientate all’utilizzo aziendale e di as­so­mi­glia­re molto ai social network – origine del nome “social intranet”.

Le social intranet gettano le basi per una cultura aziendale aperta. In un ambiente la­vo­ra­ti­vo ideale ogni di­pen­den­te deve ricevere le in­for­ma­zio­ni rilevanti nel minor tempo possibile. Inoltre il concetto alla base di queste reti prevede che i la­vo­ra­to­ri diventino a loro volta attivi e diano un loro con­tri­bu­to alla causa. In questo modo la dirigenza aziendale non solo riceve un prezioso feedback sul suo operato, ma viene anche al­leg­ge­ri­ta per quanto riguarda l’aspetto del ma­na­ge­ment: grazie all’ini­zia­ti­va personale, agevolata dalle social intranet, i diversi team sono in grado di gestirsi da soli. Inoltre le pratiche piat­ta­for­me di rete as­si­cu­ra­no anche l’accesso ai necessari strumenti di lavoro.

Anche se le singole soluzioni sono create seguendo quelle che sono le esigenze della ri­spet­ti­va azienda e perciò risultano in parte molto dif­fe­ren­ti tra loro, ci sono comunque alcuni elementi che si ri­scon­tra­no in quasi tutte le social intranet. Quelli più im­por­tan­ti sono:

• Newsfeed: i newsfeed, indicati anche come activity stream (in italiano “flussi di attività”), sono spesso un elemento centrale della social intranet. Prov­ve­do­no al fatto che tutti i di­pen­den­ti vengano tenuti ag­gior­na­ti con in­for­ma­zio­ni attuali sull’azienda e i loro reparti. Perciò i post nel newsfeed sono clas­si­fi­ca­ti per data e si possono vi­sua­liz­za­re, anche suc­ces­si­va­men­te, i messaggi degli altri utenti al riguardo. Spesso gli activity stream vengono rea­liz­za­ti sotto forma di blog, anche se non è ne­ces­sa­rio che ci sia una redazione fissa per la creazione dei post. A dif­fe­ren­za delle classiche intranet, gli impiegati possono reagire di­ret­ta­men­te ai nuovi messaggi, ad esempio grazie alla funzione di commento.

• I profili utente e i gruppi: un com­po­nen­te già fre­quen­te­men­te visto sui social network è quello che dà la pos­si­bi­li­tà di creare profili utente e di gestirli. In questo modo si viene aiutati nella clas­si­fi­ca­zio­ne di post e commenti, sem­pli­fi­can­do ai singoli di­pen­den­ti la ricerca del giusto in­ter­lo­cu­to­re per le varie questioni. Inoltre i profili con­sen­to­no di ag­giun­ge­re gli utenti a specifici gruppi, composti ad esempio da di­pen­den­ti di un reparto o di un preciso progetto. Possono così essere in­di­vi­dua­ti tutti i temi e an­nun­cia­te le novità rilevanti per questa piccola cerchia di di­pen­den­ti. Spesso i gruppi hanno anche un proprio newsfeed, in aggiunta al newsfeed prin­ci­pa­le dell’azienda.

• Sistema di mes­sag­gi­sti­ca (messenger): oltre alle piat­ta­for­me di messaggi per co­mu­ni­ca­re con i singoli team e il resto dei di­pen­den­ti dell’azienda, so­li­ta­men­te le social intranet offrono anche un proprio sistema di chat che deve servire prima di tutto come al­ter­na­ti­va dinamica al traffico e-mail tra­di­zio­na­le, e che consente la co­mu­ni­ca­zio­ne in tempo reale. In questo caso non gioca nessun ruolo quanti contatti par­te­ci­pi­no alla di­scus­sio­ne. Come nella struttura della intranet in generale, è comune creare diverse room come in una chat generica e diversi gruppi di chat.

• Ca­len­da­rio: malgrado tutti i canali di co­mu­ni­ca­zio­ne che offre una buona rete sociale aziendale, non dovrebbe mai mancare una semplice e classica funzione di ca­len­da­rio. I calendari aiutano a tenere sotto controllo tutti gli ap­pun­ta­men­ti im­por­tan­ti, in­di­pen­den­te­men­te dal fatto che si tratti di un team meeting, un pranzo di lavoro o di una scadenza da ri­spet­ta­re. Grazie alla con­nes­sio­ne all’interno dell’azienda si può, se ne­ces­sa­rio, avere una pa­no­ra­mi­ca della si­tua­zio­ne degli ap­pun­ta­men­ti dei colleghi, se hanno au­to­riz­za­to la visione del ca­len­da­rio per le altre persone.

• Me­mo­riz­za­zio­ne centrale dei file: per fare sì che la col­la­bo­ra­zio­ne digitale all’interno di un’azienda funzioni, non è richiesto solo un buon metodo per lo scambio di in­for­ma­zio­ni, ma è altresì im­por­tan­te una buona gestione dei documenti. Un com­po­nen­te fisso di molte social intranet è perciò una me­mo­riz­za­zio­ne centrale dei dati, ac­ces­si­bi­le a tutti i di­pen­den­ti. Qui possono essere me­mo­riz­za­ti o aperti i documenti. Tramite la gestione delle versioni può anche essere stabilito se il file scelto risulti ancora attuale.

• Funzioni di ricerca: per de­fi­ni­zio­ne una social intranet deve pro­muo­ve­re la co­mu­ni­ca­zio­ne e la col­la­bo­ra­zio­ne tra i membri. Anche quando i com­po­nen­ti di rete a di­spo­si­zio­ne for­ni­sco­no la migliore base possibile per questo scopo, non è sempre facile, spe­cial­men­te nelle grandi aziende, mantenere una visione d’insieme: liste di contatti complete, uno scambio di messaggi ap­pa­ren­te­men­te infinito e un enorme as­sor­ti­men­to di documenti tra­sfor­ma­no la ricerca di una precisa in­for­ma­zio­ne in un compito faticoso. Perciò la struttura di social intranet dovrebbe avere integrate già come standard delle opzioni di ricerca per le diverse funzioni. Così si possono trovare precisi contenuti o contatti in ogni momento inserendo una semplice parola chiave.

Per rea­liz­za­re i diversi com­po­nen­ti di una social intranet serve un apposito software. Inoltre si possono ac­qui­sta­re i singoli programmi per i diversi scopi, regolarli in base alle proprie esigenze o ricorrere a soluzioni complete, come Jive-n, che integrano una piat­ta­for­ma social nella struttura aziendale. In entrambi i casi occorre decidere se la nuova struttura di rete verrà in­tro­dot­ta in un unico passaggio o a poco a poco. Il primo metodo offre il vantaggio che l’intranet possa essere uti­liz­za­ta subito da tutti i di­pen­den­ti, ma prevede ov­via­men­te che si abbia a di­spo­si­zio­ne il personale ne­ces­sa­rio per riuscirvi. La variante passo dopo passo dura, a seconda della pia­ni­fi­ca­zio­ne, più giorni o settimane, ma permette di pro­se­gui­re il proprio lavoro senza che vi siano grosse li­mi­ta­zio­ni.

Può valere la pena di con­fi­gu­ra­re una social intranet in un’azienda per diversi motivi: prima di tutto si tratta di ot­ti­miz­za­re e ac­ce­le­ra­re processi interni ed esterni all’azienda; ciò viene in par­ti­co­la­re garantito dalle pos­si­bi­li­tà di co­mu­ni­ca­zio­ne fatte su misura, che hanno il vantaggio di diminuire no­te­vol­men­te il traffico e-mail e la durata dei meeting. Tramite la perfetta or­ga­niz­za­zio­ne delle varie fasi e l’unione di tutti i tool rilevanti aumenta anche la pro­dut­ti­vi­tà dei singoli impiegati, senza di­stin­zio­ne che ci si trovi in ufficio, davanti al PC di casa o ad un ap­pun­ta­men­to con un cliente. Quindi un’ef­fi­cien­za maggiore provvede a porre le basi per una migliore col­la­bo­ra­zio­ne (all’interno del team ma anche in generale), pro­vo­can­do una di­mi­nu­zio­ne per­ma­nen­te dei costi.

Inoltre una social intranet risulta van­tag­gio­sa per formare e ac­ce­le­ra­re in maniera decisiva lo sviluppo di un’azienda. La pos­si­bi­li­tà di un dialogo comune, in par­ti­co­la­re con la dirigenza, rafforza il sen­ti­men­to di ap­par­te­nen­za e ha inoltre un effetto positivo sulla mo­ti­va­zio­ne e sull’ini­zia­ti­va personale dei di­pen­den­ti. L’elogio, la critica e le idee creative risultano ugual­men­te facili da esprimere, per­met­ten­do così ai team leader e ai capi dell’azienda di reagire pron­ta­men­te a seconda degli stimoli ricevuti. Al contrario nelle aziende senza social intranet i di­pen­den­ti sono invece ri­lut­tan­ti a espri­mer­si, il che significa che molti pensieri e idee pro­met­ten­ti non vengono nemmeno co­mu­ni­ca­ti. Infine le reti di lavoro aiutano ad ar­chi­via­re la co­no­scen­za e il know-how che si è ac­cu­mu­la­to all’interno dell’azienda.

Le aziende non si di­stin­guo­no solo per la loro filosofia, ma anche e so­prat­tut­to per struttura e di­men­sio­ni. Al momento di elaborare la soluzione ottimale per la con­nes­sio­ne digitale dei la­vo­ra­to­ri, si dovrebbe optare per diversi approcci per riuscire così a trovare quello giusto. Mentre un modello di social intranet completo conviene so­prat­tut­to per le grandi aziende e i gruppi im­pren­di­to­ria­li, le piccole imprese possono prov­ve­de­re al mi­glio­ra­men­to delle proprie strutture di co­mu­ni­ca­zio­ne già con l’im­ple­men­ta­zio­ne di singoli elementi. Infine, non è possibile stabilire in che modo si dovrebbe rea­liz­za­re una social intranet, basandosi ad esempio su criteri univoci come il numero dei di­pen­den­ti.

Quali com­po­nen­ti servano, dipende dai requisiti richiesti dalla rete sociale aziendale. È decisiva quindi la domanda su quali obiettivi si vogliono per­se­gui­re con l’in­tro­du­zio­ne di una social intranet. In molti casi le strutture di base sono già state create e hanno solo bisogno di qualche ritocco, per cui un messenger, ad esempio, non è affatto richiesto visto che è già presente un apposito software. Tutto dipende da quali sono quegli elementi social che offrono un valore aggiunto ai di­pen­den­ti. Inoltre un argomento im­por­tan­te a favore della sua adozione può essere quello relativo all’utilità della social intranet durante la fase di orien­ta­men­to e in­te­gra­zio­ne dei nuovi di­pen­den­ti.

Infine vi pre­sen­tia­mo alcuni motivi e scenari nei quali risulta con­ve­nien­te l’in­tro­du­zio­ne di una social intranet all’interno della propria azienda:

• il volume di e-mail inviate è molto alto;
• ci vuole troppo tempo per fare meeting e prendere decisioni;
• parte dei di­pen­den­ti sono poco informati sulla si­tua­zio­ne attuale e sugli sviluppi futuri dell’azienda;
• ai la­vo­ra­to­ri manca la pos­si­bi­li­tà di esternare i propri desideri e critiche o di proporre delle proprie idee;
• il know-how in specifici campi è legato troppo a una precisa persona o a un gruppo di persone;
• i di­pen­den­ti lavorano in sedi diverse, da casa o da altre parti;
• è troppo com­pli­ca­to trovare l’in­ter­lo­cu­to­re adatto per uno specifico problema o stabilire un contatto;
• uti­liz­za­re, elaborare e gestire i documenti insieme risulta com­pli­ca­to.