Tecniche di in­ter­ro­ga­zio­ne: come ottenere le risposte ne­ces­sa­rie

Chiedere non costa niente, come ci insegnano da quando siamo bambini. L’idea alla base è che la curiosità è uno dei pilastri più im­por­tan­ti dell’ap­pren­di­men­to e che la domanda giusta posta al momento giusto possa portare a un cam­bia­men­to decisivo nella vita. E anche se la risposta non è quella che ci si aspettava, almeno si è fatto un tentativo e di solito non si perde nulla.

Ma i bambini che vanno alla scoperta del mondo o i giovani all’inizio della loro carriera non sono gli unici che possono be­ne­fi­cia­re dal porre domande. Anche i di­pen­den­ti di lunga data hanno domande quando devono fa­mi­lia­riz­za­re con una nuova area di re­spon­sa­bi­li­tà. Persino i dirigenti devono porre domande spe­ci­fi­che se vogliono saperne di più sulla sod­di­sfa­zio­ne dei loro di­pen­den­ti o sulla necessità di ulteriori mi­glio­ra­men­ti in azienda. Con le giuste tecniche di in­ter­ro­ga­zio­ne è possibile in­fluen­za­re la con­ver­sa­zio­ne in modo da ottenere risposte utili.

Porre domande per cui nutriamo un interesse reale è un pre­re­qui­si­to es­sen­zia­le per una co­mu­ni­ca­zio­ne ri­spet­to­sa in cui, nel migliore dei casi, entrambe le parti imparano l’una dall’altra. Nella vita pro­fes­sio­na­le rap­pre­sen­ta­no inoltre uno strumento efficace per rag­giun­ge­re de­ter­mi­na­ti obiettivi o risultati. Il di­pen­den­te che chiede espres­sa­men­te di corsi di per­fe­zio­na­men­to mostra impegno e pro­ba­bil­men­te sarà tra i primi a essere preso in con­si­de­ra­zio­ne nelle relative misure e in caso di pro­mo­zio­ni. Chi conduce una riunione può, con domande spe­ci­fi­che, stimolare processi di pensiero creativo e di­scus­sio­ni in­te­res­san­ti, rendendo la riunione più ef­fi­cien­te e giungendo anche a soluzioni che sod­di­sfi­no tutti.

Come in tutti i settori della co­mu­ni­ca­zio­ne pro­fes­sio­na­le, anche per le domande sono decisivi la for­mu­la­zio­ne, i tempi e l’in­ten­zio­ne. Per ogni si­tua­zio­ne esiste quindi una specifica tecnica di in­ter­ro­ga­zio­ne.

Una di­stin­zio­ne es­sen­zia­le che molti hanno co­no­sciu­to sui banchi di scuola è quella tra domande aperte e domande chiuse. Mentre le domande aperte sono il modo migliore per in­co­rag­gia­re la ri­fles­sio­ne e stimolare un vivace scambio di opinioni, le domande chiuse indicano già delle pos­si­bi­li­tà di risposta, servono prin­ci­pal­men­te a ve­ri­fi­ca­re le co­no­scen­ze e vanno risposte con una parola (le co­sid­det­te domande sì/no) o con una breve frase. Pertanto, durante le pre­sen­ta­zio­ni si do­vreb­be­ro porre domande aperte per motivare i compagni di classe a col­la­bo­ra­re. Questo può fun­zio­na­re anche più tardi nelle riunioni pro­fes­sio­na­li. D’altro canto, per evitare di­scus­sio­ni inutili e ottenere risultati rapidi, è pre­fe­ri­bi­le optare per le domande chiuse.

Le domande aperte e chiuse rap­pre­sen­ta­no soltanto due categorie di un’intera gamma di tecniche di in­ter­ro­ga­zio­ne im­pie­ga­bi­li nel lavoro quo­ti­dia­no. Il metodo più pro­met­ten­te varia prin­ci­pal­men­te in base alla si­tua­zio­ne. A seconda che si tratti di un incontro annuale tra capo e di­pen­den­te o di una riunione di progetto, gli obiettivi per­se­gui­ti sono diversi e ri­chie­do­no, pertanto, diverse tecniche di in­ter­ro­ga­zio­ne. Mentre un colloquio con i di­pen­den­ti richiede un’atmosfera di fiducia e tran­quil­li­tà, le tecniche di gestione delle riunioni servono a stimolare i par­te­ci­pan­ti a di­scus­sio­ni vivaci e idee orientate a in­di­vi­dua­re una soluzione.

Nella pratica, è più efficace non seguire un unico metodo pre­se­le­zio­na­to, ma combinare diverse varianti. Ciò consente di reagire in modo fles­si­bi­le durante la con­ver­sa­zio­ne.

In questo articolo vi spie­ghe­re­mo quali tecniche di in­ter­ro­ga­zio­ne uti­liz­za­re in quali si­tua­zio­ni. Le domande dei vari tipi elencati di seguito possono essere formulate sia come domande aperte che chiuse. Quale opzione scegliere dipende anche dall’umore dei par­te­ci­pan­ti e dal tempo a vostra di­spo­si­zio­ne per la con­ver­sa­zio­ne.

La domanda in­tro­dut­ti­va serve per creare una buona base per il colloquio e dovrebbe quindi essere formulata in modo aperto e positivo. Ad esempio, nel corso di un colloquio annuale si può chiedere quali si­tua­zio­ni il di­pen­den­te ha trovato par­ti­co­lar­men­te positive o di quali successi è par­ti­co­lar­men­te or­go­glio­so.

Durante le riunioni, stabilire le priorità dell’ordine del giorno è un buon modo per iniziare. Chiedete ai par­te­ci­pan­ti quali sono gli argomenti per loro par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­ti e mo­di­fi­ca­te di con­se­guen­za il piano del lavoro in team. In questo modo tutti i presenti si sentono presi sul serio e si crea un’atmosfera di lavoro co­strut­ti­va.

Le domande ipo­te­ti­che stimolano la con­tro­par­te a im­ma­gi­na­re una si­tua­zio­ne che non ha nulla a che fare con la realtà (attuale). Questa tecnica di in­ter­ro­ga­zio­ne è par­ti­co­lar­men­te adatta come punto di partenza per un brain­stor­ming con cui trovare soluzioni a problemi o compiti concreti. Si può chiedere, ad esempio, “Come svol­ge­re­ste il lavoro se il tempo a di­spo­si­zio­ne fosse il­li­mi­ta­to?” o “Come pro­get­te­re­ste la campagna pub­bli­ci­ta­ria se non doveste tenere conto dei desideri del cliente?”. In questo modo si in­co­rag­gia­no gli in­ter­lo­cu­to­ri a guardare la si­tua­zio­ne da una nuova pro­spet­ti­va e a di­sco­star­si dai soliti schemi di pensiero. Questo è il miglior pre­sup­po­sto per generare idee in­no­va­ti­ve.

Nel caso delle domande circolari è im­por­tan­te che l’in­ter­vi­sta­to non giudichi le sue opzioni o i suoi com­por­ta­men­ti dalla sua posizione, ma da una pro­spet­ti­va diversa. Questo ha lo scopo di creare una distanza critica dal proprio punto di vista. Questo risultato può essere con­se­gui­to ponendo domande come “Quale soluzione pre­fe­ri­reb­be se fosse il re­spon­sa­bi­le del di­par­ti­men­to X?” oppure “Come in­ve­sti­to­re, sarebbe convinto che quest’idea abbia successo?”.

Con queste domande è possibile allentare le di­scus­sio­ni bloccate e, nel migliore dei casi, per­sua­de­re anche i più rigidi a scendere a com­pro­mes­si.

Un in­te­res­san­te e de­ci­sa­men­te di­ver­ten­te gioco mentale può essere stimolato da domande pa­ra­dos­sa­li. Con questa tecnica si inverte la domanda vera e propria per formulare domande del tipo “Come possiamo riuscire a tutti i costi a com­ple­ta­re il progetto in tempo?” o “Cosa dovrebbe succedere per farle lasciare il suo lavoro?”.

Dalle risposte è possibile dedurre quali sono i fattori di maggior disturbo per gli in­ter­lo­cu­to­ri e quali sono gli aspetti più im­por­tan­ti su cui lavorare per ot­ti­miz­za­re i progetti o i processi quo­ti­dia­ni.

Non limitarsi a risposte non com­men­ta­te, ma chiedere spie­ga­zio­ni o mo­ti­va­zio­ni più det­ta­glia­te. Con queste domande si segnala interesse e allo stesso tempo si in­co­rag­gia l’in­ter­lo­cu­to­re a ri­flet­te­re sulla sua pre­ce­den­te af­fer­ma­zio­ne, a spiegarla in modo più preciso o a cor­reg­ger­la se ne­ces­sa­rio.

So­prat­tut­to nelle con­ver­sa­zio­ni in­di­vi­dua­li, come i feedback annuali o le trat­ta­ti­ve salariali, l’obiettivo è quello di creare un’atmosfera di fiducia. Per questi scenari sono molto ap­pro­pria­te le domande emotive come “Quali sviluppi la pre­oc­cu­pa­no?” o “Come si sente nella sua nuova posizione?”.

Dopo aver raccolto idee o sug­ge­ri­men­ti di mi­glio­ra­men­to, alle parole devono seguire dei fatti. L’obiettivo di domande sul futuro come “Chi si occuperà della rea­liz­za­zio­ne di questa idea?” o “Entro quando possiamo com­ple­ta­re la misura X?” è proprio questo. Questo è l’unico modo per garantire che una lunga riunione si traduca in azioni concrete e risultati che possano essere re­gi­stra­ti nel verbale.

Anche la domanda ri­so­lu­ti­va mira a risultati tangibili e, allo stesso tempo, è un mezzo efficace per porre fine a di­scus­sio­ni eterne e circolari.

“Ora abbiamo discusso in dettaglio ciò che non sta andando in modo ottimale, ma come potremmo mi­glio­ra­re con­cre­ta­men­te la si­tua­zio­ne?”, in questo modo è possibile portare ele­gan­te­men­te i par­te­ci­pan­ti della riunione dalla polemica alla ri­so­lu­zio­ne dei problemi e discutere proposte di soluzione co­strut­ti­ve.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.