Calcolo delle ore la­vo­ra­ti­ve online: funzioni e benefici

Nel corso della vostra vita la­vo­ra­ti­va, pro­ba­bil­men­te avete già co­no­sciu­to il classico foglio di calcolo Excel per la re­gi­stra­zio­ne dei tempi di lavoro. Questo metodo è com­pli­ca­to, soggetto a errori e non ne­ces­sa­ria­men­te di facile utilizzo. Le soluzioni moderne con­sen­to­no di re­gi­stra­re il tempo online e offrono molto di più del semplice time tracking. Alcuni di questi strumenti sono stati pro­get­ta­ti ap­po­si­ta­men­te per le piccole imprese e sono re­la­ti­va­men­te economici. Inoltre, con l'aumento della domanda crescono spesso anche le funzioni offerte.

Durante e subito dopo la co­sti­tu­zio­ne di un'a­zien­da, la re­gi­stra­zio­ne del­l'o­ra­rio di lavoro può passare in secondo piano. Gli im­pren­di­to­ri spesso hanno fiducia nel fatto che i di­pen­den­ti stessi ga­ran­ti­ran­no il rispetto degli orari stabiliti nel contratto di lavoro.

Fidarsi è bene, ma con­trol­la­re è meglio, per tutte le parti coinvolte. Quando si re­gi­stra­no gli orari di lavoro, non solo si sa quando qualcuno evita di lavorare, ma si vede anche quando i di­pen­den­ti lavorano troppo. Anche questo può essere pro­ble­ma­ti­co perché, da un lato, gli straor­di­na­ri sono regolati da norme precise sul­l'o­ra­rio di lavoro e, dal­l'al­tro, troppe ore in più possono andare a scapito dell'equi­li­brio tra vita la­vo­ra­ti­va e vita privata e persino nuocere alla salute dei vostri di­pen­den­ti.

In questo contesto, la re­gi­stra­zio­ne del tempo ha un'altra funzione oltre alla semplice vi­sua­liz­za­zio­ne del numero di ore lavorate: può aiutare a mettere in evidenza eventuali dif­fi­col­tà a livello temporale e relative al personale del­l'a­zien­da. Se i vostri di­pen­den­ti lavorano troppo, questo può si­gni­fi­ca­re che avete bisogno di personale ag­giun­ti­vo o che i processi devono essere ot­ti­miz­za­ti.

La re­gi­stra­zio­ne online delle ore è molto più facile e pratica di un foglio di calcolo Excel e offre tre diversi modelli:

• Re­gi­stra­zio­ne nel browser
• Re­gi­stra­zio­ne tramite app desktop
• Re­gi­stra­zio­ne tramite app mobile

Molti strumenti offrono tutte e tre le varianti. Ne deriva il vantaggio che i di­pen­den­ti possono inserire i loro orari di lavoro in­di­pen­den­te­men­te dal luogo in cui si trovano. Le ap­pli­ca­zio­ni mobili spesso con­sen­to­no di re­gi­stra­re gli orari anche offline e di sin­cro­niz­zar­li suc­ces­si­va­men­te non appena viene stabilita una con­nes­sio­ne a Internet. I dati vengono poi me­mo­riz­za­ti in un cloud e sin­cro­niz­za­ti au­to­ma­ti­ca­men­te su di­spo­si­ti­vi diversi.

Gli orari di lavoro possono essere re­gi­stra­ti in due modi. Quando si re­gi­stra­no gli orari di lavoro in modo classico vengono re­gi­stra­ti solo gli orari di entrata e di uscita, oltre che le pause.

Esempio di re­gi­stra­zio­ne del­l'o­ra­rio in base al lavoro svolto:

il di­pen­den­te inizia a lavorare alle 9 del mattino. A mez­zo­gior­no si prende un'ora di pausa. Alle 18:00 esce dal­l'a­zien­da.

Nella re­gi­stra­zio­ne del tempo su base pro­get­tua­le, invece, vengono re­gi­stra­te le singole attività, i progetti o il tempo trascorso nelle attività di as­si­sten­za al cliente. Questo è im­por­tan­te, ad esempio, in molte agenzie o in reparti spe­cia­liz­za­ti che lavorano con altri reparti del­l'a­zien­da. Non solo viene re­gi­stra­to il tempo di lavoro totale, ma anche il tempo che il di­pen­den­te dedica a un progetto specifico.

Nella re­gi­stra­zio­ne degli orari online, è possibile definire budget o tariffe orarie per singole attività o progetti. Gli strumenti mostrano poi in chiari diagrammi il tempo trascorso dai di­pen­den­ti su progetti specifici. In questo modo è possibile tenere d'occhio lo stato di avan­za­men­to del progetto e la sua red­di­ti­vi­tà. Se per alcune attività è di­spo­ni­bi­le solo un budget limitato in termini di tempo o di denaro, si vedrà im­me­dia­ta­men­te quando questo viene raggiunto o ad­di­rit­tu­ra superato.

Esempio di re­gi­stra­zio­ne del tempo su base pro­get­tua­le

Dalle 9:00 alle 9:30: leggere e ri­spon­de­re alle e-mail

Dalle 9:30 alle 10:30: riunione con il team

Dalle 10:30 alle 12:30: lavoro per il cliente X

Dalle 12:30 alle 13:30: pausa pranzo

Dalle 13:30 alle 14:30: lavoro per il cliente Y

Dalle 14:30 alle 15:00: riunione di progetto

Dalle 15:00 alle 16:00: lavoro per il cliente Z

Dalle 16:00 alle 18:00: lavoro per il cliente X

Il calcolo online delle ore la­vo­ra­ti­ve presenta numerosi vantaggi rispetto alla re­gi­stra­zio­ne del tempo tramite fogli di calcolo Excel o terminali fissi e può essere par­ti­co­lar­men­te utile per le aziende giovani. Di seguito sono riportati alcuni esempi di come e in quali aree la re­gi­stra­zio­ne online del tempo offre i vantaggi maggiori.

Gli strumenti di re­gi­stra­zio­ne del tempo online possono essere con­fi­gu­ra­ti in modo semplice e veloce. Di solito, ogni di­pen­den­te riceve i propri dati di accesso, noti solo a lui/lei. Non è ne­ces­sa­rio un ulteriore hardware, come ad esempio un terminale per la re­gi­stra­zio­ne del tempo. Già questo consente un notevole risparmio di denaro, che spesso può essere investito meglio in altri settori, so­prat­tut­to nella fase iniziale di av­via­men­to.

La maggior parte degli strumenti di re­gi­stra­zio­ne del tempo è facile da usare e da imparare. La varietà di scelta è ora così ampia che voi e i vostri di­pen­den­ti potete provare quale strumento si adatta meglio alle vostre esigenze.

La maggior parte degli strumenti offre solo uno dei tre seguenti modi per re­gi­stra­re l'orario di lavoro, mentre in altri sono di­spo­ni­bi­li tutti e tre:

• In­se­ri­men­to manuale: i di­pen­den­ti in­se­ri­sco­no ma­nual­men­te l'orario di entrata o di uscita, le pause o il tempo dedicato a progetti specifici.
• Modalità timer: al­l'i­ni­zio di una giornata la­vo­ra­ti­va o di un nuovo compito, il di­pen­den­te inizia a re­gi­stra­re l'orario di lavoro e lo in­ter­rom­pe quando ha finito. Nel frattempo, lo strumento conta au­to­ma­ti­ca­men­te il tempo. Le voci pre­im­po­sta­te per i progetti aiutano a clas­si­fi­ca­re quelle au­to­ma­ti­che.
• Re­gi­stra­zio­ne au­to­ma­ti­ca del tempo: lo strumento registra quali ap­pli­ca­zio­ni i di­pen­den­ti uti­liz­za­no e per quanto tempo nel corso della giornata la­vo­ra­ti­va. A partire da questi dati si crea un profilo del­l'o­ra­rio di lavoro. Na­tu­ral­men­te, questo funziona solo se i di­pen­den­ti lavorano al computer la maggior parte del tempo. Alla fine della giornata, è possibile mo­di­fi­ca­re le voci create au­to­ma­ti­ca­men­te prima di inserirle in maniera de­fi­ni­ti­va.

I tempi di lavoro re­gi­stra­ti possono essere valutati in modo facile e rapido uti­liz­zan­do gli strumenti per il calcolo delle ore la­vo­ra­ti­ve online. Si va da una semplice pa­no­ra­mi­ca per sapere se un di­pen­den­te ha ac­cu­mu­la­to ore di lavoro straor­di­na­rio a report completi per i re­spon­sa­bi­li. L'esatta re­gi­stra­zio­ne degli orari di lavoro facilita anche la con­ta­bi­li­tà salariale. I tempi re­gi­stra­ti possono di solito essere esportati come file Excel, CSV o PDF. Spesso ci sono anche in­ter­fac­ce per software di con­ta­bi­li­tà, che possono così accedere di­ret­ta­men­te ai dati relativi al­l'o­ra­rio di lavoro.

Molti strumenti per il calcolo delle ore la­vo­ra­ti­ve online offrono funzioni che vanno ben oltre la re­gi­stra­zio­ne del tempo. Alcuni esempi:

• Fat­tu­ra­zio­ne
• Project ma­na­ge­ment
• Registro degli spo­sta­men­ti integrato
• Gestione delle assenze

Anche se non offrono queste funzioni, molte ap­pli­ca­zio­ni possono essere collegate tramite in­ter­fac­ce con altri programmi, come ap­pli­ca­zio­ni di con­ta­bi­li­tà o di project ma­na­ge­ment, come Trello o Asana.

La maggior parte degli strumenti di calcolo delle ore la­vo­ra­ti­ve online offrono una prova gratuita prima del­l'ac­qui­sto, spesso sotto forma di un periodo di test di 30 giorni o di un piano gratuito in cui alcune funzioni premium non sono di­spo­ni­bi­li. La gamma di funzioni della versione base è quindi limitata: può essere uti­liz­za­ta solo da un numero limitato di utenti o può con­sen­ti­re la creazione di un numero re­la­ti­va­men­te inferiore di progetti e clienti.

Se si opta per un piano più ampio e a pagamento, lo si paga con un ab­bo­na­men­to mensile o annuale. I piani sono spesso sca­glio­na­ti in base alle di­men­sio­ni del­l'a­zien­da, quindi il loro costo si orienta al numero di di­pen­den­ti. Per le start-up, la versione più economica è ge­ne­ral­men­te suf­fi­cien­te. Se l'azienda e le sue esigenze crescono, è possibile passare a un piano diverso.

Come con qualsiasi sistema di re­gi­stra­zio­ne del tempo, anche in questo caso lo strumento è ef­fi­cien­te solo quanto le persone che lo usano. Se i vostri di­pen­den­ti non lo uti­liz­za­no o lo uti­liz­za­no in modo in­suf­fi­cien­te, la re­gi­stra­zio­ne del tempo non può fun­zio­na­re cor­ret­ta­men­te. Tuttavia, molte ap­pli­ca­zio­ni offrono un rimedio in questo senso e ricordano re­go­lar­men­te ai di­pen­den­ti di tenere traccia del loro orario di lavoro.

La re­si­sten­za al calcolo delle ore la­vo­ra­ti­ve online è spesso il risultato della sen­sa­zio­ne dei di­pen­den­ti di essere sor­ve­glia­ti. Per evitare ciò, è im­por­tan­te co­mu­ni­ca­re aper­ta­men­te i motivi dell'in­tro­du­zio­ne della re­gi­stra­zio­ne del tempo. Create fiducia e spiegate ai vostri di­pen­den­ti che anche loro ne trarranno beneficio se gli orari di lavoro vengono re­gi­stra­ti cor­ret­ta­men­te. Spesso ha senso coin­vol­ge­re il team nella scelta dello strumento di re­gi­stra­zio­ne del tempo online per dissipare fin dal­l'i­ni­zio le pre­oc­cu­pa­zio­ni esistenti.

Ricordate inoltre che uno strumento di re­gi­stra­zio­ne del tempo calcola le ore la­vo­ra­ti­ve, ma non può delineare la qualità del lavoro. Se un di­pen­den­te ha bisogno di più o meno tempo rispetto a un collega per svolgere lo stesso compito, questo non dice nulla sul risultato del suo impegno. È un aspetto da tenere presente nella va­lu­ta­zio­ne degli orari di lavoro.