Modello di offerta commerciale: creazione di un fac-simile

Le offerte scritte e non vincolanti servono a convincere i potenziali clienti ad approfittare delle condizioni del servizio offerto. La loro stesura corretta è quindi un aspetto fondamentale. I modelli di offerta commerciale contengono tutti gli elementi più importanti, lasciandoti come unico compito quello di inserire i dati della tua azienda al posto giusto, assieme alle condizioni di offerta e ai dati di contatto dei destinatari.

Che cosa sono i modelli di offerta pronti all’uso?

I modelli di offerta pronti all’uso sono dei fac-simile che contengono tutte le parti fondamentali di un’offerta. Se un cliente sottopone una richiesta concreta a un fornitore, quest’ultimo risponderà con un’offerta. Poiché tale documento è di norma legalmente vincolante, se l’interessato o l’interessata dovesse accettare l’offerta con un ordine praticamente identico da un punto di vista contenutistico ne conseguirà la stesura di un contratto.

Come fornitore, quindi, è importante che tu proceda con grande cura alla preparazione dell’offerta, assicurandoti che i contenuti siano corretti, giuridicamente sicuri e completi. Se ricevi spesso un elevato numero di richieste è allora una buona prassi quella di utilizzare dei modelli di offerta pronti all’uso.

Questi fac-simile contengono la struttura di base in cui sono incluse tutte le componenti essenziali. I vari riquadri vanno compilati, riportandovi dettagliatamente tutte le informazioni che potrebbero essere determinanti per la buona riuscita della tua offerta. Di norma un modello di offerta commerciale è un documento Word o Excel, ma ci sono anche modelli per programmi di altre suite di programmi per l’ufficio.

Che cosa contiene un buon modello di offerta pronto all’uso?

Durante la stesura di un’offerta, la sfida più grande consiste nel riassumere su carta tutte le informazioni rilevanti nella forma più corretta. Da un lato, è importante poter contare su di un adeguato layout che attiri l’attenzione del destinatario dell’offerta, anche perché altrimenti in determinate circostanze si corre il rischio che la tua offerta non venga neanche letta. D’altro canto, la tua offerta si dovrebbe distinguere per completezza e correttezza dei contenuti. Così facendo darai prova della tua serietà, evitando al contempo di correre rischi inutili da un punto di vista giuridico. Se un’offerta non adempie ai requisiti legali, infatti, le conseguenze possono anche portarti di fronte a un giudice.

Per questo motivo un buon modello di offerta commerciale per Word o Excel risulta adeguato di volta in volta all’occasione e presenta sempre i seguenti punti:

• Indirizzo aziendale completo
• Informazioni di contatto del destinatario dell’offerta
• Data dell’offerta
• Descrizione, entità e prezzo della merce o del servizio
• Eventuali sconti o riduzioni di prezzo (ad esempio in caso di pagamento immediato)
• Condizioni di pagamento
• Costi di spedizione e imballaggio
• Condizioni di consegna (ad esempio informazioni sul distributore)
• Tempi per la consegna della merce o per la fornitura del servizio
• Condizioni generali e foro competente in caso di dispute

In aggiunta a questi elementi basilari ce ne sono altri che sono rilevanti solo in determinati settori e all’interno dei quali possono però essere assolutamente necessari. Qualunque condizione che sia collegata all’offerta e della quale il cliente deve essere messo al corrente va riportata all’interno del documento. Per semplificare la presa di contatto da parte del ricevente dell’offerta è opportuno fornire sempre informazioni di contatto come un numero di telefono, un indirizzo e-mail o un indirizzo web. Ugualmente importante è anche indicare un referente responsabile dell’offerta in questione.

Preparare un’offerta utilizzando un modello pronto all’uso: come funziona

L’utilizzo di modelli di offerta commerciale già pronti ti permette di risparmiare tempo e fatica. Indipendentemente da quale modello tu scelga di utilizzare, alcuni passaggi sono sempre e comunque inevitabili. Spesso può capitare di adottare campi ed esempi di frasi proposti nel modello senza variarli. Conviene però armarsi di pazienza e studiare bene il modello per farsi un’idea della struttura e dei componenti dell’offerta.

Qui di seguito vogliamo renderti il più chiaro possibile come funziona esattamente il lavoro con un modello di offerta di questo tipo:

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Download gratuito

Una volta terminato il download, per aprire il modello selezionato è sufficiente fare doppio clic su di esso, come per ogni altro documento Word ed Excel. Nella guida seguente trovi le istruzioni da seguire per apportare le migliorie necessarie e per personalizzare il modello di offerta a seconda delle tue esigenze.

1. Per prima cosa riporta in alto a sinistra i dati della tua azienda, completi di indirizzo, e immediatamente sotto quelli dell’azienda del destinatario.
2. Anche lo spazio in alto a destra è destinato ai dati della tua azienda. Qui all’evenienza puoi riportare altri dettagli di contatto come, ad esempio, un numero telefonico o un indirizzo e-mail, che il cliente può utilizzare per contattarti.
3. Scendendo si riporta solitamente l’oggetto del documento. Questo deve essere recepibile immediatamente dal lettore. Se “Offerta” non ti convince, puoi chiaramente variare: ad esempio “Offerta del 04/05/2024” o anche riportando già il servizio o la merce al centro dell’offerta, “La nostra offerta per il Suo volo da Bologna a Berlino”.
4. Immediatamente dopo l’oggetto del documento, il modello prevede un riquadro per il numero dell’offerta e uno per il numero del cliente, che servono a entrambe le parti come riferimenti per gli eventuali contatti che seguiranno. La data in cui l’offerta è stata redatta serve a facilitare l’archiviazione cronologica della trattativa.
5. A seguire vi è la prima sezione veramente testuale del tuo documento che serve per introdurre l’offerta al cliente, rivolgendosi direttamente a lui o a lei. Questo spazio viene solitamente usato per ringraziare il potenziale cliente per l’interesse mostrato verso i tuoi prodotti o servizi. La seconda riga nel modello da noi presentato serve a comunicare al lettore che a seguire vengono riportati i dettagli dell’offerta.
6. Le caratteristiche della tua offerta vanno riportate poi nella tabella a tua disposizione, la quale va compilata semplicemente inserendo i valori relativi ai tuoi prodotti o servizi, corrispondenti al titolo della colonna: “Pos” (= Posizione); “Denominazione, descrizione, e imballaggio del prodotto”; “Quantitativo”; “Unità di misura”; “Prezzo al pezzo”; “IVA %”; “IVA”; “Prezzo totale”. Se necessario, è chiaramente possibile aggiungere nuove righe e colonne alla tabella.
7. Dopo la tabella è stata riportata una voce relativa alla condizione di pagamento. Nel modello a tua disposizione è stato inserito un esempio comune, ma chiaramente possono essere anche date più opzioni, con i relativi sconti (se previsti).
8. A questo punto, dopo la linea di divisione, segue la somma totale dell’ordine per tutte le prestazioni offerte. Precedute dal totale imponibile senza IVA e il totale dell’IVA da applicare.
9. Lo spazio che segue può essere utilizzato per fornire ulteriori informazioni al destinatario dell’offerta, come ad esempio in merito a riserve sulla proprietà. Una volta trascritto tutto il necessario, puoi congedarti dal cliente con saluti vari e firma.
10. In calce al documento è buona norma riportare ancora un volta i dati relativi alla tua azienda, inclusivi di numero di telefono, fax, indirizzo e-mail e sito web. In questa sezione vanno inserite anche le tue coordinate bancarie (nome della banca, IBAN, BIC) e il tuo numero di partita IVA.
11. Una volta apportate le modifiche necessarie, puoi dunque salvare il modello di offerta commerciale e stamparlo. Se invece preferisci inviarlo per posta elettronica, seleziona semplicemente il formato PDF al momento dell’archiviazione.

Ti preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.