Tutto quello che c’è da sapere sul numero di fattura

Le fatture devono essere numerate in modo univoco e l’in­se­ri­men­to del numero di fattura rientra tra i dati ob­bli­ga­to­ri di una fattura. Re­cen­te­men­te, con la Ri­so­lu­zio­ne n.1/E del 10 gennaio 2013 dell’Agenzia delle Entrate, è stato stabilito che non è più ob­bli­ga­to­ria una nu­me­ra­zio­ne pro­gres­si­va delle fatture in base all’anno solare, l’im­por­tan­te è che venga mantenuto il carattere di univocità.

Cos’è il numero di fattura e quale scopo assolve?

Una nu­me­ra­zio­ne pro­gres­si­va delle fatture dovrebbe garantire il fatto che ogni documento fiscale emesso sia univoco e ri­con­du­ci­bi­le alla propria attività, venendo così assegnato in modo com­pren­si­bi­le, ad esempio nel caso in cui vengano eseguiti dei controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Se ci si dimentica di inserire il numero di fattura, si possono seguire dei controlli che mettono in di­scus­sio­ne la cor­ret­tez­za della con­ta­bi­li­tà aziendale. Per evitare di incorrere in sanzioni a livello le­gi­sla­ti­vo, è ne­ces­sa­rio mo­di­fi­ca­re subito la fattura. Infatti, qualora non lo si facesse, la multa applicata potrebbe risultare molto salata. Se le ine­sat­tez­ze ri­guar­da­no gli importi o il calcolo dell’IVA, la multa varia dal 100 al 200% dell’imposta non fatturata, scendendo al 10% se viene pre­sen­ta­ta subito la modifica. Al contrario, quando si tratta di altri tipi di errori non attinenti all’IVA e agli importi, si rischia di dover pagare dai 258 euro ai 2.065 euro. La sanzione viene però no­te­vol­men­te ridotta se viene pre­sen­ta­ta l’opportuna modifica al momento della pre­sen­ta­zio­ne della di­chia­ra­zio­ne dei redditi.

Struttura del numero di fattura

Ci sono diverse di­spo­si­zio­ni che indicano quale sia la nu­me­ra­zio­ne ob­bli­ga­to­ria per le fatture, ri­spet­tan­do quanto previsto dalla legge n. 228 del 24 dicembre 2012, che sta­bi­li­sce al comma 325 dell’art. 1 come a partire dal 1 gennaio 2013 ogni fattura debba contenere “un numero pro­gres­si­vo che la iden­ti­fi­chi in modo univoco”.

La prassi impone quindi di numerare le fatture nel modo seguente:

Così facendo, tramite la sequenza di numeri pro­gres­si­vi indicati per anno solare, un’azienda rende pubblico il numero delle fatture emesse per uno specifico anno. I piccoli im­pren­di­to­ri po­treb­be­ro aver paura del fatto che un numero basso di fatture possa far pensare ai clienti e ai col­la­bo­ra­to­ri com­mer­cia­li che la propria attività non sia tra le più floride. Nel caso invece di grandi aziende, uti­liz­zan­do uno schema simile è possibile che ai contabili sfugga la si­tua­zio­ne di mano e facciano quindi degli errori.

Come già scritto in pre­ce­den­za, l’unico requisito da ri­spet­ta­re è che il numero di fattura sia pro­gres­si­vo e unico. Ciò non esclude però l’aggiunta della sezione, del nome del prodotto, della regione geo­gra­fi­ca, ecc. Infatti, la scelta del tipo di nu­me­ra­zio­ne pro­gres­si­va da impiegare per le fatture rimane libera.

Numeri di fattura: esempi di as­se­gna­zio­ne

Per poter ordinare le fatture ai cor­ri­spet­ti­vi periodi di fat­tu­ra­zio­ne ri­cor­ren­do ai numeri di fattura, si consiglia di inserire la data di emissione secondo lo schema di as­se­gna­zio­ne scelto. Sono ad esempio possibili i numeri di fattura con in­di­ca­zio­ne iniziale dell’anno. Nel seguente esempio i numeri di fattura vengono pre­sen­ta­ti se­pa­ra­ta­men­te in sequenze di numeri pro­gres­si­vi.

Se si ha necessità di spe­ci­fi­ca­re ul­te­rior­men­te, si consiglia di inserire la data completa all’interno del numero di fattura:

Optando per una nu­me­ra­zio­ne pro­gres­si­va di questo tipo, un partner com­mer­cia­le attento può dedurne che in questo caso si tratti della prima, della seconda e della terza fattura emessa il 10 febbraio 2017.

Nulla vieta che venga indicato prima il numero seguito dall’anno e che ancora non si faccia alcun ri­fe­ri­men­to all’anno, nel caso in cui si decida di non numerare le fatture in base all’anno solare. Il carattere di pro­gres­si­vi­tà e di unicità deve però essere mantenuto. In questo modo vengono evitate fatture doppie o buchi nella nu­me­ra­zio­ne.

Di solito si dovrebbe cercare di scegliere dei numeri di fattura il più possibile brevi per ridurre il rischio di errori di di­gi­ta­zio­ne e di con­fu­sio­ne tra le cifre, al­leg­ge­ren­do così allo stesso tempo la com­pren­sio­ne dei numeri delle fatture per gli stessi di­pen­den­ti e i clienti.

Numero di fattura errato: come com­por­tar­si

Cosa succede nel caso in cui si sbaglia il numero della fattura o peggio si assegna un numero già uti­liz­za­to per un’altra? Se la fattura non è ancora stata inviata al cliente e non è stata ancora re­gi­stra­ta, si può sem­pli­ce­men­te rifarne un’altra. Al­tri­men­ti, sarà ne­ces­sa­rio emettere una nota di va­ria­zio­ne a storno totale della fattura ed emetterne una nuova che risulti corretta. Si procederà poi a inviare la nuova fattura al cliente, spiegando la natura dell’errore e allegando la relativa nota di va­ria­zio­ne. In entrambi i casi è sempre im­por­tan­te cor­reg­ge­re subito gli errori.

È da tenere presente che anche alle note di va­ria­zio­ne viene assegnato un numero pro­gres­si­vo. Questo deve a sua volta essere univoco e con­ti­nua­re con la nu­me­ra­zio­ne assegnata alle note di va­ria­zio­ne oppure seguire il regolare corso di fat­tu­ra­zio­ne. In altre parole, è possibile ordinare le note di va­ria­zio­ne con un numero a sé stante diverso da quello delle fatture. In al­ter­na­ti­va, ci si limita a trattarle come tutte le altre fatture e si prosegue perciò con la solita nu­me­ra­zio­ne.

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