Come uti­liz­za­re gli obiettivi SMART ed essere più pro­dut­ti­vi

Per rag­giun­ge­re risultati sod­di­sfa­cen­ti bisogna porsi degli obiettivi. Lo sanno bene im­pren­di­to­ri e manager. Ma nella prassi accade spesso che i risultati si rivelino al di sotto delle aspet­ta­ti­ve. Uno dei motivi prin­ci­pa­li risiede negli obiettivi stessi. Questo perché già il tipo di obiettivi e il modo in cui vengono formulati influisce in misura so­stan­zia­le sulla pro­ba­bi­li­tà di riuscita. Affinché gli obiettivi siano motivanti, rag­giun­gi­bi­li e facciano pro­gre­di­re l’azienda, devono sod­di­sfa­re de­ter­mi­na­ti criteri. Proprio questi criteri sono riuniti nella me­to­do­lo­gia SMART.

Quando si formulano gli obiettivi è possibile incappare in una lunga serie di errori. Talvolta gli obiettivi vengono formulati in modo troppo blando, altre volte in modo ir­rea­li­sti­co. Talvolta non viene stabilita alcuna scadenza, altre volte la scadenza è troppo breve. Cio­no­no­stan­te, astenersi dal formulare obiettivi è im­pos­si­bi­le: i traguardi guidano le azioni delle persone. Nel contesto aziendale, dirigono l’impegno dei col­la­bo­ra­to­ri e fanno sì che i di­pen­den­ti uti­liz­zi­no le proprie capacità e la loro crea­ti­vi­tà per con­se­gui­re i risultati auspicati. Gli obiettivi fungono da parametro di ri­fe­ri­men­to per misurare i progressi del team e, non da ultimo, co­sti­tui­sco­no uno stimolo ad agire.

Tuttavia, affinché gli obiettivi possano portare effetti positivi, non è suf­fi­cien­te indicare una direzione generica e lasciare tutto il resto a un “Fate del vostro meglio!”. Già nel 1990 con il loro lavoro di ricerca sulla teoria del goal setting Latham e Locke avevano di­mo­stra­to che gli obiettivi sono pie­na­men­te efficaci quando sod­di­sfa­no cinque criteri ben definiti. I due studiosi hanno quindi riunito questi criteri nella co­sid­det­ta formula SMART, laddove SMART è un acronimo composto dalle lettere iniziali dei cinque criteri.

Specifico: gli obiettivi devono essere formulati nel modo più preciso e concreto possibile. So­prat­tut­to in ambito aziendale è im­por­tan­te che la de­fi­ni­zio­ne degli obiettivi non lasci spazio all’in­ter­pre­ta­zio­ne, in modo tale che il risultato da per­se­gui­re risulti chiaro. Inoltre, l’obiettivo deve essere sempre formulato in termini positivi. (For­mu­la­zio­ne positiva: “Vogliamo tornare a una si­tua­zio­ne di guadagno.” For­mu­la­zio­ne negativa: “Vogliamo uscire dalla si­tua­zio­ne di perdita.”)

Mi­su­ra­bi­le: l’obiettivo deve essere formulato in modo tale che il suo rag­giun­gi­men­to sia obiet­ti­va­men­te ve­ri­fi­ca­bi­le. Definite grandezze di misura af­fi­da­bi­li (ad esempio per il fatturato mensile, il numero di con­ver­sio­ni al mese o il numero di vendite a trimestre). Cio­no­no­stan­te, non tutti gli obiettivi possono essere misurati tramite in­di­ca­to­ri ri­le­va­bi­li in modo quan­ti­ta­ti­vo. Se non è possibile, è con­si­glia­bi­le uti­liz­za­re grandezze di misura qua­li­ta­ti­ve come la sod­di­sfa­zio­ne dei clienti o dei col­la­bo­ra­to­ri e re­gi­strar­le ad esempio su una scala.

Ap­pe­ti­bi­le/Accettato: l’obiettivo deve essere accettato da tutte le parti coinvolte, e ciascuno deve sentirsi motivato a rag­giun­ger­lo. Senza questo impegno e senza un coin­vol­gi­men­to emotivo nei confronti dell’obiettivo, le pro­ba­bi­li­tà di successo sono scarse.

Rea­li­sti­co: affinché gli obiettivi siano rag­giun­gi­bi­li da parte dei col­la­bo­ra­to­ri e i di­pen­den­ti accettino la re­spon­sa­bi­li­tà che ne deriva, gli obiettivi devono essere scelti in modo rea­li­sti­co. Sebbene possano essere estre­ma­men­te ambiziosi, al team deve essere lasciata la pos­si­bi­li­tà anche di superare il livello pre­fis­sa­to. Se l’obiettivo appare utopico, qualunque mo­ti­va­zio­ne viene soffocata sul nascere. Per formulare un obiettivo rea­li­sti­co, dovete tenere conto delle risorse a vostra di­spo­si­zio­ne e includere nel calcolo il tempo che potete dedicare al rag­giun­gi­men­to dell’obiettivo.

Definito nel tempo: ogni obiettivo deve essere collegato a un’in­di­ca­zio­ne temporale chiara. Se la linea del traguardo è definita in modo univoco, la mo­ti­va­zio­ne dei col­la­bo­ra­to­ri aumenta. Inoltre, in questo modo con­tra­ste­re­te la tendenza dei membri del team a pro­cra­sti­na­re e a rimandare i loro compiti. Co­mu­ni­ca­te inoltre che, nel giorno pre­sta­bi­li­to, verrà ef­fet­tua­ta una verifica dei risultati raggiunti. In questo modo fornirete ai col­la­bo­ra­to­ri un ulteriore stimolo a im­pe­gnar­si al massimo.

Il metodo SMART è uno dei metodi di for­mu­la­zio­ne degli obiettivi più diffusi in assoluto; tuttavia, oltre ai suoi punti di forza, presenta anche alcuni punti deboli.

Lavorare con obiettivi, so­prat­tut­to con obiettivi SMART, offre diversi vantaggi. Ri­pro­po­nia­mo qui una pa­no­ra­mi­ca dei più im­por­tan­ti:

• Sem­pli­fi­ca­no la rea­liz­za­zio­ne: solo sapendo qual è la meta si può partire con l’ab­bi­glia­men­to giusto. Gli obiettivi SMART sono concreti e, pertanto, offrono una buona base di partenza per la pro­get­ta­zio­ne det­ta­glia­ta e di progetto.
• Creano chiarezza sulle priorità: gli obiettivi formulati in modo chiaro in base alla formula SMART sono utili so­prat­tut­to per i col­la­bo­ra­to­ri che hanno dif­fi­col­tà a definire le priorità e, in assenza di obiettivi chiari, si perdono fa­cil­men­te in attività ir­ri­le­van­ti.
• Aumentano le pro­ba­bi­li­tà di successo: l’utilizzo degli obiettivi SMART permette di ve­ri­fi­ca­re in modo af­fi­da­bi­le se e in quale misura un obiettivo viene raggiunto. Conoscere questo chiaro parametro di va­lu­ta­zio­ne può aumentare la mo­ti­va­zio­ne e l’impegno dei col­la­bo­ra­to­ri. Nell’ambito dello studio “Toward a Theory of Task Mo­ti­va­tion and In­cen­ti­ves” dell’American In­sti­tu­tes for Research, la mo­ti­va­zio­ne dei col­la­bo­ra­to­ri ha re­gi­stra­to un aumento del 35% dopo la de­fi­ni­zio­ne di obiettivi chiari.

Per gli scettici del metodo SMART i vantaggi vengono tuttavia annullati da alcuni gravi svantaggi.

• Pro­muo­vo­no la me­dio­cri­tà: gli obiettivi SMART ri­chie­do­no la for­mu­la­zio­ne di pretese rea­li­sti­che. So­prat­tut­to in un contesto aziendale, questo può far sì che le idee vi­sio­na­rie non vengano per­se­gui­te e che manager e team si adagino nella me­dio­cri­tà.
• Frenano la mo­ti­va­zio­ne: se gli obiettivi SMART vengono definiti in modo poco ambizioso, l’effetto motivante viene meno, come ha di­mo­stra­to uno studio di Lea­der­shi­pIQ.
• Aumentano l’ansia da pre­sta­zio­ne: questo punto debole non è specifico del metodo SMART, bensì rap­pre­sen­ta il rovescio della medaglia di qualunque obiettivo. Poiché, tuttavia, gli obiettivi SMART per­met­to­no una netta di­stin­zio­ne tra “raggiunto” e “non raggiunto”, i col­la­bo­ra­to­ri hanno meno pos­si­bi­li­tà di addurre giu­sti­fi­ca­zio­ni e na­scon­de­re un fal­li­men­to. La pos­si­bi­li­tà che questa tra­spa­ren­za produca realmente un aumento dell’ansia da pre­sta­zio­ne dipende dalla cultura degli errori applicata nell’azienda: le cause del mancato rag­giun­gi­men­to dell’obiettivo vengono ana­liz­za­te in modo co­strut­ti­vo oppure vengono lanciate accuse personali?

Gli obiettivi sono il motore dell’attività aziendale. In questo contesto, il successo dipende dalla qualità degli obiettivi formulati. Con il metodo SMART potete fare af­fi­da­men­to su una formula com­pro­va­ta per formulare gli obiettivi in modo tale da avere, insieme ai vostri col­la­bo­ra­to­ri, una visione chiara della si­tua­zio­ne e dello stadio di rag­giun­gi­men­to degli obiettivi, nonché una base su cui definire tappe di im­ple­men­ta­zio­ne concrete.

For­mu­lan­do gli obiettivi per voi stessi e per i vostri col­la­bo­ra­to­ri in modo specifico, mi­su­ra­bi­le, ap­pe­ti­bi­le, rea­li­sti­co e definito nel tempo, creerete una solida base per il successo. Sembra tutto molto semplice ma, in realtà, non lo è. Gli obiettivi SMART, infatti, possono anche risultare de­mo­ti­van­ti e limitare la crea­ti­vi­tà e l’impegno.

Per questo è fon­da­men­ta­le applicare i singoli fattori SMART con grande cautela e con­sa­pe­vo­lez­za del contesto: il team ha bisogno di direttive molto rigide oppure l’obiettivo dovrebbe lasciare ai col­la­bo­ra­to­ri un certo margine per esprimere la propria crea­ti­vi­tà? Una scadenza stretta aumenta la pro­dut­ti­vi­tà dei vostri col­la­bo­ra­to­ri oppure dovreste cercare di definire scadenze rea­li­sti­che per evitare una pressione pre­sta­zio­na­le con­tro­pro­du­cen­te? L’efficacia degli obiettivi dipende dalle risposte a queste domande più ap­pro­fon­di­te. A questo riguardo, non esiste formula che possa fornire aiuto. Sta pertanto a voi saper valutare cor­ret­ta­men­te il contesto specifico.

E se non riuscite ad entrare in sintonia con la me­to­do­lo­gia SMART, niente paura: esistono delle al­ter­na­ti­ve. Do­cu­men­ta­te­vi su altri metodi come il metodo WOOP, il modello KRAFT o il metodo ALPEN. La loro efficacia è parimenti com­pro­va­ta e, in alcuni casi, questi metodi si rivelano ad­di­rit­tu­ra migliori rispetto al metodo SMART per motivare i col­la­bo­ra­to­ri a dare il meglio di sé.

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