I destinatari Ccn ricevono in copia delle mail indirizzate ad altri destinatari, senza che coloro ai quali è indirizzata principalmente la mail ne vengano informati. Potrebbe sembrare un comportamento da sospetta faccenda segreta ma in determinate situazioni comunicative ha una sua plausibilità, ossia in tutti i casi in cui gli indirizzi mail dei destinatari in Ccn devono essere protetti.
Tre sono i motivi principali:
- Protezione dei dati sensibili: mettete i contatti in Cc solamente quando questi acconsentono all’inoltro dei loro indirizzi di posta elettronica a tutti gli altri destinatari.
- Prevenire lo spam: le circolari in cui tutti gli indirizzi dei destinatari sono visibili nel campo A o Cc sono una vera manna per gli spammer.
- Protezione da virus: non mettendo gli indirizzi mail dei vostri contatti come visibili in A o Cc quando inviate delle circolari proteggete i vostri contatti da malware. Anche i criminali del web si iscrivono alle newsletter o alle mail promozionali e utilizzano gli indirizzi mail, che vengono negligentemente trasmessi, per i loro scopi.
Il campo Ccn può essere utilizzato per inviare circolari a un gran numero di destinatari.
Immaginatevi di voler inviare gli auguri di Natale a clienti, partner commerciali e fornitori. Per snellire la procedura rinunciate a dei messaggi personalizzati e inviate a tutti i contatti la stessa mail. Per proteggere i dati dei vostri clienti e non mettere in evidenza i vostri contatti commerciali è raccomandabile usare la funzione Ccn.
La protezione dei dati personali però è importante non solamente nei rapporti commerciali. Anche un’insegnante ad esempio, che deve inviare ai partecipanti di una serata per genitori del materiale informativo o un verbale, deve evitare le liste di contatti in Cc e inviare tutto in Ccn. Questa procedura protegge i dati di coloro che ricevono la mail e impedisce che gli indirizzi di posta elettronica vengano diffusi in maniera incontrollata e possano cadere in mano a qualche fastidioso spammer.
La Copia conoscenza nascosta non è tuttavia adatta in caso di comunicazioni interne. Anche internamente le aziende seguono un rigido protocollo per la trasmissione della posta elettronica. Le copie delle mail in tale contesto informano i colleghi e il principale dei processi di lavoro e garantiscono trasparenza. La funzione Ccn danneggia una comunicazione trasparente.
Immaginatevi di discutere di un problema via mail, il vostro interlocutore risponde però non solo a voi ma mette a conoscenza di ciò una terza persona via Ccn senza che voi ne siate al corrente. Forse potreste sentirvi ingannati o comunque chiedervi perché il “co-lettore silenzioso” sia per voi invisibile.
Quindi all’interno della stessa organizzazione vi consigliamo di evitare la funzione Ccn e di usare invece il campo Cc., a meno che non vogliate tenere determinati colleghi in modo consapevole fuori da lunghe discussioni via mail. Infatti i destinatari Ccn non ricevono automaticamente una comunicazione quando si seleziona la funzione “Rispondi a tutti”. Se volete mettere a conoscenza un vostro collaboratore dei contenuti di una mail, ma preferite risparmiargli il seguente scambio di mail, consigliamo di inserirlo in Ccn e indicare in modo esplicito la situazione agli altri destinatari nel messaggio.