Copia conoscenza nascosta (Ccn): inviare e-mail a destinatari nascosti

Il campo Ccn è uno dei tre campi indirizzo presenti nell’intestazione di una e-mail e può essere utilizzato oltre al campo A e Cc per indirizzare un messaggio elettronico a determinati destinatari. Vi spiegheremo il significato della funzione Ccn, come utilizzarla nello scambio di mail e in quali casi è meglio non indicare alcun destinatario in Ccn.

L’abbreviazione Ccn sta per Copia conoscenza nascosta, in inglese si parla di Blind Carbon Copy. Il termine deriva dalla cosiddetta riproduzione, una copia dattiloscritta di un testo per mezzo di carta carbone.

A differenza della funzione Copia conoscenza (in breve Cc), in cui una copia del messaggio viene mandata ai destinatari tutti visibili in Cc, un destinatario Ccn rimane nascosto agli altri.

La funzione Ccn non è standardizzata. Le informazioni del campo Ccn vengono elaborate in maniera molto diversa dai programmi e dai server di posta elettronica a seconda dell’implementazione.

La procedura solita è la seguente:

• prima che il server mail responsabile della vostra posta elettronica invii una mail ai contatti che avete indicato in A, Cc o CCn, la riga Ccn viene eliminata dall’intestazione della mail. I contatti ai quali si indirizza un messaggio in Ccn vengono trattati come normali destinatari dell’e-mail e ricevono una copia dello stesso come i destinatari Cc. Come tutti coloro che ricevono la mail i destinatari Ccn possono visualizzare gli indirizzi di contatto presenti nel campo A e anche nel campo Cc, ma non possono vedere altri destinatari Ccn, visto che tali informazioni non vengono inoltrate a nessun altro ricevente.

Anche se la maggior parte dei server si comportano come indicato sopra, è possibile anche un trattamento diverso del campoCcn in casi specifici.

• A volte le informazioni del campo Ccn vengono cancellate ma viene trasmessa la riga Ccn nell’intestazione dell’e-mail come campo vuoto. In questo caso il destinatario ne può dedurre che ci sono anche dei terzi che hanno ricevuto la comunicazione in Ccn, ma non saprà chi sono.
• È altresì possibile che la riga Ccn venga eliminata solamente ai destinatari indicati nei campi A e Cc. I destinatari Ccn invece ricevono la mail con la riga Ccn e in essa ritrovano o solamente il proprio indirizzo o, in caso di implementazione non proprio favorevole, tutti gli indirizzi Ccn.

I destinatari Ccn ricevono in copia delle mail indirizzate ad altri destinatari, senza che coloro ai quali è indirizzata principalmente la mail ne vengano informati. Potrebbe sembrare un comportamento da sospetta faccenda segreta ma in determinate situazioni comunicative ha una sua plausibilità, ossia in tutti i casi in cui gli indirizzi mail dei destinatari in Ccn devono essere protetti.

Tre sono i motivi principali:

• Protezione dei dati sensibili: mettete i contatti in Cc solamente quando questi acconsentono all’inoltro dei loro indirizzi di posta elettronica a tutti gli altri destinatari.
• Prevenire lo spam: le circolari in cui tutti gli indirizzi dei destinatari sono visibili nel campo A o Cc sono una vera manna per gli spammer.
• Protezione da virus: non mettendo gli indirizzi mail dei vostri contatti come visibili in A o Cc quando inviate delle circolari proteggete i vostri contatti da malware. Anche i criminali del web si iscrivono alle newsletter o alle mail promozionali e utilizzano gli indirizzi mail, che vengono negligentemente trasmessi, per i loro scopi.

Il campo Ccn può essere utilizzato per inviare circolari a un gran numero di destinatari.

Immaginatevi di voler inviare gli auguri di Natale a clienti, partner commerciali e fornitori. Per snellire la procedura rinunciate a dei messaggi personalizzati e inviate a tutti i contatti la stessa mail. Per proteggere i dati dei vostri clienti e non mettere in evidenza i vostri contatti commerciali è raccomandabile usare la funzione Ccn.

La protezione dei dati personali però è importante non solamente nei rapporti commerciali. Anche un’insegnante ad esempio, che deve inviare ai partecipanti di una serata per genitori del materiale informativo o un verbale, deve evitare le liste di contatti in Cc e inviare tutto in Ccn. Questa procedura protegge i dati di coloro che ricevono la mail e impedisce che gli indirizzi di posta elettronica vengano diffusi in maniera incontrollata e possano cadere in mano a qualche fastidioso spammer.

La Copia conoscenza nascosta non è tuttavia adatta in caso di comunicazioni interne. Anche internamente le aziende seguono un rigido protocollo per la trasmissione della posta elettronica. Le copie delle mail in tale contesto informano i colleghi e il principale dei processi di lavoro e garantiscono trasparenza. La funzione Ccn danneggia una comunicazione trasparente.

Immaginatevi di discutere di un problema via mail, il vostro interlocutore risponde però non solo a voi ma mette a conoscenza di ciò una terza persona via Ccn senza che voi ne siate al corrente. Forse potreste sentirvi ingannati o comunque chiedervi perché il “co-lettore silenzioso” sia per voi invisibile.

Quindi all’interno della stessa organizzazione vi consigliamo di evitare la funzione Ccn e di usare invece il campo Cc., a meno che non vogliate tenere determinati colleghi in modo consapevole fuori da lunghe discussioni via mail. Infatti i destinatari Ccn non ricevono automaticamente una comunicazione quando si seleziona la funzione “Rispondi a tutti”. Se volete mettere a conoscenza un vostro collaboratore dei contenuti di una mail, ma preferite risparmiargli il seguente scambio di mail, consigliamo di inserirlo in Ccn e indicare in modo esplicito la situazione agli altri destinatari nel messaggio.