A queste formule segue poi il titolo professionale o la carica (su cui ci soffermeremo nel prossimo paragrafo) o il generico “Signora/Signore”. Soprattutto se vi dovete rivolgere a persone superiori a voi gerarchicamente oppure a voi sconosciute, queste formule sono sicuramente quelle corrette. Non necessitate di essere ulteriormente formali a meno che non dobbiate rivolgervi ad alte cariche dello stato o religiose. Se invece avete già una certa confidenza con il vostro interlocutore, potete ricorrere anche a “Cara/Caro” o a un classico “Buongiorno” all’inizio del vostro messaggio elettronico. Se un tempo era accettabile solo tra colleghi, al giorno d’oggi è stato sdoganato anche il semplice “Ciao”, una formula che ormai non risulta più troppo alla mano o irrispettosa quanto più amichevole e diretta.
Quali titoli vanno utilizzati nell’intestazione?
In alcune professioni gli scambi di e-mail prevedono un frequente coinvolgimento di cariche o titoli professionali, che naturalmente sono da indicare anche all’interno del saluto. Se però non sono specificati oppure se sono a voi ignoti, ricorrete all’onnicomprensivo “Dottoressa/Dottor”, cui segue il cognome. Ad esempio:
- Preg.ma dott.ssa Degli Esposti
- Onorevole dott. Gironi
- Egregia dott.ssa Mantovani
- Illustre dott. Lolli
Chi va nominato per primo?
Anche quando il destinatario è più di uno dovete rivolgervi ad ognuno di loro. Solamente nel caso in cui non stiate contattando qualcuno di ben definito, bensì un’azienda o un reparto, basterà la forma collettiva di cortesia “Gentili Signore e Signori” o in alternativa “A chi di competenza”. Tuttavia se i destinatari sono noti si pone la questione dell’ordine in cui debbano apparire nell’intestazione.
In generale vale la regola che le persone gerarchicamente superiori vanno nominate per prime. Se però si trovano tutte sullo stesso livello, allora ricorrete al classico e neutrale ordine alfabetico: in questo modo sarà chiaro a tutti e nessuno si offenderà. Infine se nell’ordine volete mettere le donne prima degli uomini, purché siano di pari grado, è una scelta a discrezione vostra o della vostra azienda.
Cosa fare quando non sapete se vi state rivolgendo a una donna o a un uomo?
A volte si conosce solamente il cognome della persona di contatto oppure il nome di battesimo non è chiaramente attribuibile a un genere piuttosto che all’altro. A quel punto è necessario attivare l’intuito da detective perché sbagliare intestazione può far finire la vostra e-mail dritta nel dimenticatoio. In questo caso possono venirvi in aiuto il sito web aziendale, i social media o le pagine gialle. Eventualmente, soprattutto per aziende più grandi, una telefonata al reparto delle risorse umane non guasta. Se però non c’è altro modo, consigliamo di attenervi al generico “Gentili Signore e Signori”.
Quale segno d’interpunzione chiude l’intestazione?
La migliore soluzione è sicuramente la virgola: in questo modo chiudete la riga, dopodiché andate a capo e aggiungete una riga vuota per poi proseguire con la stesura del testo. In ogni caso non è ammesso il punto, che risulta scortese e poco professionale.
La ringrazio per la veloce risposta.