Notifica di assenza in caso di li­cen­zia­men­to: modelli e tutto ciò che c’è da sapere

Un li­cen­zia­men­to o la ces­sa­zio­ne di un rapporto di lavoro fa parte della vita pro­fes­sio­na­le. Ciò che spesso viene sot­to­va­lu­ta­to: una risposta au­to­ma­ti­ca dopo le di­mis­sio­ni ga­ran­ti­sce che le e-mail non rimangano senza risposta e previene malintesi. Nella co­mu­ni­ca­zio­ne per e-mail, regole chiare fa­ci­li­ta­no un passaggio di consegne ordinato.

Perché è im­por­tan­te impostare una risposta au­to­ma­ti­ca in caso di li­cen­zia­men­to o di­mis­sio­ni?

Gran parte della co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale avviene oggi tramite e-mail. Di con­se­guen­za, la gestione di una casella di posta di lavoro dopo il li­cen­zia­men­to di una col­la­bo­ra­tri­ce o di un col­la­bo­ra­to­re è par­ti­co­lar­men­te delicata.

Senza una risposta au­to­ma­ti­ca nascono ra­pi­da­men­te dei problemi:

• I clienti non ricevono alcun riscontro
• Le richieste im­por­tan­ti vanno perse
• Si rischiano vio­la­zio­ni della pro­te­zio­ne dei dati
• Si dà l’im­pres­sio­ne di mancanza di pro­fes­sio­na­li­tà

Mentre una linea te­le­fo­ni­ca può di solito essere inoltrata senza dif­fi­col­tà, la gestione di un account e-mail è de­ci­sa­men­te più complessa. I messaggi in arrivo non possono essere sem­pli­ce­men­te inoltrati o letti da altri, perché sono soggetti alla normativa sulla pro­te­zio­ne dei dati.

Procedure tipiche dopo le di­mis­sio­ni:

La risposta au­to­ma­ti­ca alla fine del rapporto di lavoro è quindi la soluzione più pratica e giu­ri­di­ca­men­te più sicura. Informa chia­ra­men­te i mittenti che la persona non lavora più in azienda e indica un nuovo referente.

Cosa dovrebbe contenere la risposta au­to­ma­ti­ca dopo le di­mis­sio­ni?

Lo scopo di una risposta au­to­ma­ti­ca dopo la fine di un rapporto di lavoro è per­met­te­re che le e-mail in arrivo possano essere prese in carico e ricevere una risposta. Una risposta au­to­ma­ti­ca ben strut­tu­ra­ta include quindi i seguenti punti:

• In­di­ca­zio­ne della fine del rapporto di lavoro
• In­di­ca­zio­ne chiara della nuova referente o del nuovo referente
• Pos­si­bi­li­tà di contatto al­ter­na­ti­va (e-mail, opzionale telefono)
• In­di­ca­zio­ne che il messaggio non viene inoltrato au­to­ma­ti­ca­men­te
• Tono oggettivo e pro­fes­sio­na­le, in linea con lo stile aziendale

Im­por­tan­te: la risposta au­to­ma­ti­ca non è un messaggio personale, ma un’in­for­ma­zio­ne or­ga­niz­za­ti­va. As­si­cu­ra­ti che i dati di contatto indicati siano ag­gior­na­ti, così le richieste dei clienti possono essere gestite senza ritardi.

A cosa dovresti ri­nun­cia­re in una risposta au­to­ma­ti­ca dopo le di­mis­sio­ni o il li­cen­zia­men­to?

Anche se le di­mis­sio­ni o il li­cen­zia­men­to possono essere un momento carico di emozioni, in una risposta au­to­ma­ti­ca dovresti mantenere un tono oggettivo. Sarebbe meglio ri­nun­cia­re a:

• Motivi delle di­mis­sio­ni o del li­cen­zia­men­to
• Commenti o va­lu­ta­zio­ni personali
• Critiche all’azienda o alle ex colleghe o agli ex colleghi
• Ri­fe­ri­men­ti al nuovo datore di lavoro
• Indirizzi e-mail privati o del nuovo impiego

Le in­for­ma­zio­ni di contatto per il periodo suc­ces­si­vo al rapporto di lavoro vanno inserite esclu­si­va­men­te in un’e-mail di saluto separata, non nella risposta au­to­ma­ti­ca.

Risposta au­to­ma­ti­ca dopo la fine del rapporto di lavoro: modelli

A seconda della si­tua­zio­ne, la risposta au­to­ma­ti­ca viene impostata dall’ex di­pen­den­te oppure da una terza persona au­to­riz­za­ta. Per entrambi i casi abbiamo preparato esempi di risposta au­to­ma­ti­ca in caso di di­mis­sio­ni:

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca personale dopo le di­mis­sio­ni

Gentili Signore e Signori,
vi ringrazio per la vostra e-mail. Dal XX.XX.XXXX non lavoro più per [nome dell’azienda], quindi non mi è possibile rispondere personalmente alla vostra e-mail. Per eventuali richieste vi prego di rivolgervi al/alla mio/a sostituto/a [nome e cognome], che sarà raggiungibile per e-mail all’indirizzo XX@XX.XX o per telefono al numero XXXX–XXX XXXX e risponderà volentieri alle vostre richieste. Vi informo inoltre che la vostra e-mail non verrà inoltrata automaticamente.
Cordiali saluti
[Nome e cognome]

Esempio di risposta au­to­ma­ti­ca impostata da terzi dopo le di­mis­sio­ni

Gentili Signore e Signori,
vi ringrazio per la vostra e-mail. Il signor/La signora [nome e cognome) non lavora più per [nome dell’azienda] dal XX.XX.XXXX, quindi non può rispondere personalmente alla vostra e-mail. Per eventuali richieste vi prego di rivolgervi al/alla suo/a sostituto/a, il signor/la signora [nome e cognome], che sarà raggiungibile per e-mail all’indirizzo XX@XX.XX o per telefono al numero XXXX–XXX XXXX e risponderà volentieri alle vostre richieste. Vi informo inoltre che la vostra e-mail non verrà inoltrata automaticamente.
Cordiali saluti
[Nome dell’azienda]

Risposta au­to­ma­ti­ca dopo le di­mis­sio­ni: esempio in inglese

Dear Sir or Madam,
Thank you for your message. I am no longer employed by [company name] as of XX/XX/XXXX and will not be able to respond to your email. For further assistance, please contact [first and last name] at XX@XX.XX or by phone at XXXX-XXX XXXX. Please note that your message will not be forwarded automatically.
Kind regards,
[First and last name]

Indirizzo di posta elet­tro­ni­ca: cosa dovresti ancora con­si­de­ra­re in caso di di­mis­sio­ni o li­cen­zia­men­to?

Finora hai usato esclu­si­va­men­te il tuo account e-mail aziendale per lavorare e per le co­mu­ni­ca­zio­ni digitali? Prima della fine del rapporto di lavoro dovresti pensare per tempo a una soluzione privata, ad esempio una casella di e-mail pro­fes­sio­na­le, per can­di­da­tu­re o reti pro­fes­sio­na­li.

Un proprio indirizzo e-mail sicuro offre nel lungo periodo maggiore in­di­pen­den­za e controllo. Per accedere da qualsiasi luogo ti trovi e da diversi di­spo­si­ti­vi ai tuoi dati, documenti, elementi del ca­len­da­rio ed e mail, puoi sfruttare le soluzioni cloud di IONOS e scegliere tra Microsoft 365, Google Workspace o Nextcloud Workspace.