Oggi la maggior parte della comunicazione professionale avviene tramite e-mail. Di conseguenza in un account di posta elettronica si trovano dati relativi a gran parte dei contatti di lavoro, che al termine di un rapporto di lavoro non dovrebbero andare persi. In particolare, in caso di dipendenti che hanno molta corrispondenza con i clienti questi contatti sono estremamente preziosi per l’azienda.
Solitamente è possibile deviare senza problemi le chiamate dal telefono personale di un dipendente a quello di un nuovo referente. Tuttavia, l’account di posta elettronica è soggetto alla protezione dei dati e le nuove e-mail in arrivo non possono essere inoltrate facilmente a un altro indirizzo e-mail. Se non viene impostato un messaggio di risposta automatica le nuove richieste tramite e-mail rimangono nel peggiore dei casi senza risposta.
Al termine di un rapporto di lavoro non dovrebbe nemmeno essere semplicemente cancellato l’account e-mail di un dipendente. Se ciò avvenisse, i mittenti delle e-mail in entrata riceverebbero soltanto un messaggio di errore per la mancata consegna della mail senza saperne il motivo.