Notifica di assenza in caso di licenziamento: modelli e tutto ciò che c’è da sapere
Il licenziamento o la fine di un rapporto di lavoro fanno parte della quotidianità delle aziende private e delle istituzioni pubbliche. Tuttavia occorre considerare alcuni aspetti a riguardo ed è per questo motivo che la notifica di assenza in caso di licenziamento è molto importante. Perché mentre si possono deviare facilmente le chiamate dal telefono personale di un dipendente, risulta più difficile fare lo stesso con un account di posta elettronica.
Ci sono alcuni dettagli che dovete tenere presente durante l’impostazione e la formulazione di una notifica automatica di assenza a seguito del licenziamento. Leggete i nostri consigli sull’argomento e utilizzate i nostri modelli, se al termine del vostro rapporto di lavoro volete creare una notifica di assenza per il vostro indirizzo e-mail personale o anche per un altro account di posta elettronica.
Perché è importante la notifica di assenza in caso di licenziamento?
Oggi la maggior parte della comunicazione professionale avviene tramite e-mail. Di conseguenza in un account di posta elettronica si trovano dati relativi a gran parte dei contatti di lavoro, che al termine di un rapporto di lavoro non dovrebbero andare persi. In particolare, in caso di dipendenti che hanno molta corrispondenza con i clienti questi contatti sono estremamente preziosi per l’azienda.
Solitamente è possibile deviare senza problemi le chiamate dal telefono personale di un dipendente a quello di un nuovo referente. Tuttavia, l’account di posta elettronica è soggetto alla protezione dei dati e le nuove e-mail in arrivo non possono essere inoltrate facilmente a un altro indirizzo e-mail. Se non viene impostato un messaggio di risposta automatica le nuove richieste tramite e-mail rimangono nel peggiore dei casi senza risposta.
Al termine di un rapporto di lavoro non dovrebbe nemmeno essere semplicemente cancellato l’account e-mail di un dipendente. Se ciò avvenisse, i mittenti delle e-mail in entrata riceverebbero soltanto un messaggio di errore per la mancata consegna della mail senza saperne il motivo.
Anche se avete inviato un’e-mail di saluto a colleghi e clienti alla fine del vostro rapporto di lavoro, non potete rinunciare alla notifica automatica di assenza. È probabile che qualcuno si dimentichi che non lavorate più per l’azienda e inviando un messaggio al vostro precedente indirizzo e-mail di lavoro non riceva risposta alla sua e-mail.
Cosa deve contenere la notifica di assenza a seguito del licenziamento?
Lo scopo della notifica di assenza al termine di un rapporto di lavoro è garantire che le e-mail in entrata possano essere prese in carico da qualcuno e ricevere risposta. Se un referente non lavora più per un’azienda, nella notifica di assenza è necessario indicare un nuovo contatto a cui ci si può rivolgere, specificando l’indirizzo e-mail ed eventualmente il numero di telefono. Nella notifica di assenza in caso di licenziamento deve essere comunicato con chiarezza che il destinatario dell’e-mail non lavora più per l’azienda, quindi l’e-mail non verrà presa in carico da lui e nemmeno inoltrata ad altri colleghi.
Inoltre, è importante che la notifica di assenza rifletta il tono usato in azienda e sia formulata anche in modo sobrio e professionale, elementi che generalmente valgono anche per una notifica di assenza perfetta.
Preparare e gestire una notifica di assenza è molto semplice. Seguite queste istruzioni, se volete impostare una notifica di assenza in Outlook.
A cosa dovete rinunciare in una notifica di assenza a seguito del licenziamento?
Il licenziamento o la fine di un rapporto di lavoro possono essere problematici. Tuttavia, in una notifica di assenza non si devono menzionare i motivi del licenziamento o mettere in cattiva luce gli ex dipendenti o l’azienda. Se volete preparare personalmente la vostra notifica di assenza al termine del rapporto di lavoro, evitate dunque di infierire verbalmente contro il vostro ex datore di lavoro.
Inoltre, è insolito indicare il nuovo datore di lavoro, l’indirizzo di posta elettronica privato o del nuovo lavoro oppure il profilo in una rete professionale come LinkedIn, a meno che non sia stato opportunamente concordato con il vostro precedente datore di lavoro. Le opzioni di contatto devono invece essere indicate nella vostra e-mail di saluto ai colleghi e ai clienti, che invierete in modo mirato al termine del vostro rapporto di lavoro.
Notifica di assenza al termine del rapporto di lavoro: modelli
La notifica automatica di assenza a seguito del licenziamento può essere impostata dal titolare dell’account di posta elettronica o da una terza persona che dispone dei diritti di accesso all’account e-mail dell’ex dipendente. Per entrambi i casi abbiamo preparato degli esempi di notifica di assenza in caso di licenziamento:
Notifica di assenza personale in caso di licenziamento: esempio
Gentili signore e signori,
vi ringrazio per la vostra e-mail. Dal XX.XX.XXXX non lavoro più per (nome dell’azienda), quindi non mi è possibile rispondere personalmente alla vostra e-mail. Per eventuali richieste vi prego di rivolgervi al/alla mio/a sostituto/a (nome, cognome), che sarà raggiungibile per e-mail all’indirizzo XX@XX.XX o per telefono al numero XXXX–XXX XXXX e risponderà volentieri alle vostre richieste. Vi informo inoltre che la vostra e-mail non verrà inoltrata automaticamente.
Cordiali saluti
(Nome e cognome)
Come impostare una notifica di assenza in caso di licenziamento per conto di terzi: esempio
Gentili signore e signori,
vi ringrazio per la vostra e-mail. Il signor/La signora (nome, cognome) non lavora più per (nome dell’azienda) dal XX.XX.XXXX, quindi non può rispondere personalmente alla vostra e-mail. Per eventuali richieste vi prego di rivolgervi al/alla suo/a sostituto/a, il signor/la signora (nome, cognome), che sarà raggiungibile per e-mail all’indirizzo XX@XX.XX o per telefono al numero XXXX–XXX XXXX e risponderà volentieri alle vostre richieste. Vi informo inoltre che la vostra e-mail non verrà inoltrata automaticamente.
Cordiali saluti
(Nome dell’azienda)
Argomento “Indirizzo di posta elettronica”: cosa dovete tenere ulteriormente presente in caso di licenziamento?
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