E-mail di saluto a colleghi e clienti: modelli e consigli

Il vostro ultimo giorno di lavoro si avvicina e pensando alla vostra e-mail di saluto il panico aumenta? Siete indecisi se inviare l’e-mail di saluto a tutti i colleghi e se ha senso inviare anche un messaggio ai clienti di lunga data? Abbiamo raccolto per voi i consigli più importanti su come redigere un’e-mail di addio di successo per i vostri colleghi e vi forniamo modelli a cui ispirarvi. Se volete evitare di commettere gaffe e utilizzare frasi vuote, leggete i nostri consigli per scrivere un’ultima e-mail perfetta sul posto di lavoro.

Anche se avete difficoltà a scrivere un’e-mail di addio o se pensate che per salutarsi sarebbe meglio una stretta di mano amichevole, al giorno d’oggi scrivere un’ultima e-mail alla fine del vostro rapporto di lavoro non è solo questione di buone maniere. L’e-mail deve raggiungere anche collaboratori e partner che si trovano in altre sedi, da cui non potete prendere commiato di persona.

Per i vostri colleghi e clienti l’e-mail di saluto può contenere anche informazioni importanti, ad esempio chi si occuperà dei vostri progetti. Per questo è davvero indispensabile. Inoltre, l’e-mail di addio rappresenta un’ottima opportunità per lasciare un’ultima buona impressione di voi.

A chi indirizzare l’e-mail di saluto dipende molto dal tipo di posizione occupata e da com’è strutturata l’azienda. Se lavorate in una piccola o media azienda, per congedarvi dai vostri colleghi potete sicuramente inviare l’e-mail a tutti i dipendenti. Se, tuttavia, si tratta di un grosso gruppo, addirittura costituito da più filiali, è meglio circoscrivere i destinatari: inviate quindi l’e-mail di saluto al vostro reparto, ai diretti superiori e ai colleghi di altre divisioni e altri reparti con cui avete un rapporto di amicizia.

L’e-mail di saluto ai colleghi, come anche tutte le comunicazioni di lavoro, deve essere professionale e priva di errori di ortografia. Inoltre, deve seguire le regole di base per redigere e-mail di lavoro perfette. Il tono di un’e-mail di addio può essere serio e sobrio, ma in alcuni casi anche emotivo. Ciò dipende da fattori quali la dimensione dell’azienda, il tono usato tra colleghi e superiori o in linea di principio le consuetudini nel vostro settore. Tuttavia, dovete evitare un pathos eccessivo o battute di cattivo gusto. Siate autentici, spiritosi e ottimisti.

Gli elementi decisivi per scegliere il tono adatto, la lunghezza adeguata e i dettagli di un’e-mail di addio sono naturalmente il tempo di permanenza in azienda, la funzione che avete rivestito e la struttura della vostra azienda. Un’e-mail di saluto dopo sei mesi di lavoro in una start-up è ovviamente diversa da una scritta dopo 25 anni di lavoro a tempo indeterminato in una posizione dirigenziale per un gruppo multinazionale.

Potete menzionare perché lasciate il vostro lavoro, ma ovviamente tutto dipende dal motivo. Se ad esempio si tratta di licenziamento o di un cambio di lavoro, può essere più indicato non parlarne. Tutt’altra cosa è un’e-mail di addio per il pensionamento. Se dovete interrompere il vostro lavoro solo per un periodo limitato, anche in questo caso dovete comunicarne il motivo. Inoltre, dovreste preparare una notifica di assenza per il congedo parentale o un periodo sabbatico.

Nei paragrafi seguenti abbiamo raccolto alcune ulteriori informazioni che dovreste menzionare nella vostra e-mail o a cui fareste meglio a rinunciare.

• Data dell’ultimo giorno di lavoro
• Contatti: dato che non vi sarà possibile continuare a utilizzare il vostro indirizzo e-mail di lavoro, è opportuno lasciare ai vostri colleghi un indirizzo e-mail e/o un numero di telefono privato, in modo che possano contattarvi anche in futuro.
• Indicazione del nuovo referente/successore per i vostri progetti o il vostro settore di competenza
• Profilo nelle reti professionali come LinkedIn e sito web aziendale, profilo/i sui social media come Instagram, Twitter ecc.
• Data, luogo e dettagli per la festa di addio (se in programma)

Se in un’e-mail di addio ai colleghi non possono mancare elogi e senso dell’umorismo, non si può dire altrettanto di critiche e lamentele. Le cose negative si chiariscono meglio di persona. Tenete presente che non potete mai sapere chi potreste incontrare ancora nella vostra vita lavorativa o privata. Inoltre, è decisamente poco professionale muovere attacchi denigratori nei confronti dei colleghi proprio nella vostra ultima e-mail.

In un’e-mail di saluto non dovete mai nominare il vostro nuovo datore di lavoro. In alcuni casi può essere controproducente, qualora si tratti di un’azienda concorrente o il vostro cambio di lavoro comporti delle difficoltà. Ha senso fornire questa informazione solo se vi trasferite a lavorare in un’azienda partner o in una nuova filiale e quindi anche in futuro dovrete collaborare con i vostri vecchi colleghi.

Non inviate l’e-mail di addio nel vostro ultimo giorno di lavoro, ma fatelo qualche giorno prima. In questo modo i vostri colleghi avranno abbastanza tempo per salutarvi di persona ed eventualmente preparare un regalo di addio. Se doveste invitarli a un drink di addio, anche in questo caso pianificatelo con due giorni di preavviso, in modo che i vostri colleghi possano organizzarsi.

Eventualmente concordate con i vostri superiori il momento opportuno per l’invio dell’e-mail di saluto. In ogni caso, prima di congedarvi per e-mail, dovrete aver già comunicato alla vostra azienda la fine del vostro rapporto di lavoro, così da evitare sorprese e fraintendimenti.