Excel SUBTOTALE: risultato parziale per i vostri calcoli

Il foglio di calcolo di Microsoft permette tabelle di grandi di­men­sio­ni e calcoli complessi. Le funzioni di Excel risultano utili in molte si­tua­zio­ni e sono raramente in­fluen­za­te dall’aspetto e dai dettagli delle vostre tabelle: na­scon­de­te alcune celle per una maggiore chiarezza? Cio­no­no­stan­te le funzioni con­ti­nua­no a includere i valori filtrati. Ma è proprio quello che a volte potreste voler evitare. Se volete che i vostri calcoli ri­spon­da­no a filtri ed elementi nascosti, risulta molto utile la funzione SUBTOTALE, che combina molte ope­ra­zio­ni di calcolo e vi dà un maggiore controllo su quali celle Excel considera.

A cosa serve la funzione SUBTOTALE in Excel?

So­prat­tut­to quando si lavora con grandi quantità di dati, non sempre vogliamo vi­sua­liz­za­re tutte le aree. Na­scon­de­re alcune righe o filtrare de­ter­mi­na­ti valori sem­pli­fi­ca la com­pren­sio­ne di tabelle di grandi di­men­sio­ni. In questo modo, le tabelle si re­strin­go­no in modo tale che rimangano visibili solo i dati es­sen­zia­li, il che sem­pli­fi­ca enor­me­men­te il lavoro. Tuttavia, i valori nascosti non vanno persi, rimangono parte della cartella di lavoro e sono quindi ancora uti­liz­za­ti dalle funzioni per i calcoli. Questo è un grande vantaggio di Excel.

Ma proprio ciò che di solito è un vantaggio, in alcune si­tua­zio­ni può diventare un fastidio. Ad esempio, se si desidera che le funzioni di Excel ri­spon­da­no alla rap­pre­sen­ta­zio­ne attuale e adeguino i risultati di con­se­guen­za, non è possibile farlo uti­liz­zan­do i consueti metodi di calcolo. Bi­so­gne­reb­be creare una nuova tabella in cui i valori filtrati non compaiono affatto. La funzione SUBTOTALE offre un’al­ter­na­ti­va, infatti può essere impostata in modo tale che le celle nascoste non vengano incluse nel calcolo.

SUBTOTALE racchiude undici diverse funzioni: gli utenti se­le­zio­na­no il tipo di calcolo da uti­liz­za­re nella funzione e se ignorare o meno le celle nascoste. La funzione non include nei calcoli i valori at­tual­men­te nascosti da un filtro. SUBTOTALE può quindi essere usato molto bene come risultato ag­giun­ti­vo accanto a un risultato finale. Con­fron­tan­do i due valori si ottengono spesso in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve.

Sintassi di SUBTOTALE

Teo­ri­ca­men­te, la funzione SUBTOTALE richiede solo due istru­zio­ni. In­nan­zi­tut­to, dovete spe­ci­fi­ca­re quale calcolo deve essere eseguito. Il secondo argomento e tutti i suc­ces­si­vi for­ni­sco­no in­for­ma­zio­ni sull’in­ter­val­lo di celle uti­liz­za­to. È ob­bli­ga­to­ria un’in­di­ca­zio­ne, ma nella formula è possibile includere fino a 254 aree in totale.

=SUBTOTALE(num_funzione;rif1;[rif2];…)

Con il primo parametro, tra­sfe­ri­te le proprietà di un’altra funzione alla funzione SUBTOTALE; Excel ha previsto un elenco a tale scopo. Immettete il numero ap­pro­pria­to e SUBTOTALE esegue il calcolo cor­ri­spon­den­te. Per ciascuna funzione vi sono due numeri. I valori tra 1 e 11 as­si­cu­ra­no che SUBTOTALE includa anche valori nascosti. Im­met­ten­do da 101 a 111, la funzione ignora le celle nascoste nell’in­ter­val­lo spe­ci­fi­ca­to. Di seguito un riepilogo.

Le celle nascoste restano parte del calcolo:

• 1: MEDIA
• 2: CONTA.NUMERI
• 3: CONTA.VALORI
• 4: MAX
• 5: MIN
• 6: PRODOTTO
• 7: DEV.ST
• 8: DEV.ST.POP
• 9: SOMMA
• 10: VAR
• 11: VAR.POP

Le celle nascoste non vengono incluse nel calcolo:

• 101: MEDIA
• 102: CONTA.NUMERI
• 103: CONTA.VALORI
• 104: MAX
• 105: MIN
• 106: PRODOTTO
• 107: DEV.ST
• 108: DEV.ST.POP
• 109: SOMMA
• 110: VAR
• 111: VAR.POP

SUBTOTALE nella pratica: esempi della funzione

L’esempio prin­ci­pa­le per la funzione SUBTOTALE è il calcolo di una somma. La funzione consente di acquisire, oltre al risultato finale per il quale sono stati presi in con­si­de­ra­zio­ne tutti i valori, solo quelli che non sono in­te­res­sa­ti da filtri o che non sono nascosti.

=SUBTOTALE(109;A2:A10;B2:B10)

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In questo esempio, prendiamo i valori da due colonne e li sommiamo. Poiché abbiamo inserito il valore 109 per il primo parametro, vengono re­gi­stra­ti solo i valori che sono at­tual­men­te visibili.

Lo stesso principio funziona con altri tipi di calcolo. Potete ad esempio calcolare la media.

=SUBTOTALE(1;A2:A10;B2:B10)

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È anche possibile combinare SUBTOTALE con altre funzioni. Il risultato della funzione può essere trasmesso di­ret­ta­men­te a ulteriori calcoli, senza la necessità di celle au­si­lia­rie. Ad esempio, è possibile sommare diversi risultati parziali.

A volte è utile combinare SUBTOTALE con la funzione SE. Potete quindi impostare una cella in cui spe­ci­fi­ca­te il tipo di calcolo de­si­de­ra­to, ad esempio sotto forma di un menu a discesa. La formula in sé sarà quindi un po’ più estesa ma, una volta creata, non è ne­ces­sa­rio apportare modifiche. Ad esempio, sup­po­nia­mo di voler passare re­go­lar­men­te da uno di questi tre tipi di calcolo all’altro: SOMMA, CONTA.NUMERI e MEDIA.

=SE(A12="SOMMA";SUBTOTALE(109;B2:B10);WENN(A12="CONTA.NUMERI";SUBTOTALE(102;B2:B10);SE(A12="MEDIA";SUBTOTALE(101;B2:B10))))

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Uti­liz­za­te il filtro au­to­ma­ti­co per impostare i dati idonei e, dall’elenco a discesa, scegliete il calcolo de­si­de­ra­to. Le query SE ese­gui­ran­no quindi sempre la funzione SUBTOTALE corretta.

Calcolare il risultato parziale tramite lo strumento Excel

Oltre alla funzione, che potete fa­cil­men­te integrare nelle formule, Excel offre anche uno strumento omonimo. Si trova nella scheda “Dati”, alla voce “Subtotale”. Questo strumento è utile, ad esempio, se si utilizza un elenco a più colonne in Excel. Una colonna contiene un set fisso di valori pre­va­len­te­men­te non numerici, ad esempio nomi. A queste voci vengono poi assegnati valori numerici: vendite, punteggi, valori misurati e dati simili. Lo strumento vi aiuta a trovare risultati parziali di rag­grup­pa­men­ti: tutte le voci uguali in una colonna vengono rag­grup­pa­te e i valori cor­ri­spon­den­ti nell’altra colonna vengono calcolati tra loro.

Tuttavia, per poter uti­liz­za­re la funzione di risultato parziale, dovete prima eseguire alcune ope­ra­zio­ni pre­li­mi­na­ri. Lo strumento accede a un elenco ordinato. La funzione di or­di­na­men­to può essere trovata, ad esempio, facendo clic con il pulsante destro del mouse sull’area dell’elenco. Inoltre, le colonne dell’elenco ri­chie­do­no etichette nella prima riga.

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Se­le­zio­nan­do l’elenco e avviando lo strumento Subtotale, Excel apre un nuovo menu. Qui dovete prima se­le­zio­na­re la colonna da uti­liz­za­re per il rag­grup­pa­men­to. (È im­por­tan­te anche l’eti­chet­ta­tu­ra delle colonne, perché l’area cor­ri­spon­den­te si seleziona tramite il nome e non at­tra­ver­so il ri­fe­ri­men­to di cella). Nel passaggio suc­ces­si­vo dovete decidere quale tipo di calcolo uti­liz­za­re. Sono di­spo­ni­bi­li le stesse funzioni a cui potete attingere tramite la funzione SUBTOTALE. Infine, se­le­zio­na­te i valori da prendere in con­si­de­ra­zio­ne per il calcolo. Sono con­sen­ti­te anche in­di­ca­zio­ni multiple. Potete inoltre apportare altre tre modifiche “estetiche”.

• So­sti­tui­re i subtotali di­spo­ni­bi­li: volete che l’elenco vi­sua­liz­zi i subtotali di diversi calcoli o solo l’ultimo calcolo? Con questo strumento potete definirlo.
• Inserire in­ter­ru­zio­ni di pagina tra i gruppi: dopo l’elenco di ciascun gruppo, si verifica un’in­ter­ru­zio­ne di pagina.
• Mostrare i risultati sotto le date: il totale parziale di ciascun gruppo viene vi­sua­liz­za­to di­ret­ta­men­te sotto il ri­spet­ti­vo rag­grup­pa­men­to.

Con­fer­man­do le in­di­ca­zio­ni, Excel modifica leg­ger­men­te ciò che viene vi­sua­liz­za­to. Sul lato sinistro avrete ora un menu ag­giun­ti­vo che mostra l’an­ni­da­men­to dell’elenco. Uti­liz­za­te i pulsanti cor­ri­spon­den­ti per espandere e com­pri­me­re i gruppi e per­so­na­liz­za­re quindi il modo in cui il documento si presenta in base alle vostre esigenze.

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