Unire file e fogli Excel: guida passo per passo

Il software di fogli di calcolo Excel di Microsoft offre diverse funzioni per unire i dati contenuti in diversi fogli di lavoro o diverse cartelle. Nella nostra guida vi spieghiamo nel dettaglio come unire voci contenenti sia dati simili che diversi fra loro.

Unire file e fogli Excel: i vantaggi

Excel offre sostanzialmente due funzioni per unire i dati contenuti in due fogli o cartelle Excel: la funzione Consolida e l’editor di Power Query. Il vantaggio di combinare dati da vari fogli di lavoro consiste nel fatto che è possibile creare nuove tabelle Excel, ad esempio per comparare dati aziendali. Al contrario di altre funzionalità di Excel, come collegare le celle o spostare le celle, in questo caso si tratta di raggruppare i dati da fogli di lavoro separati in un’unica tabella.

Unire le tabelle di Excel con la funzione “Consolida”

La funzione Excel “Consolida” permette di unire tra loro diverse tabelle. Il prerequisito per fare ciò è che il vostro file Excel contenga almeno due fogli di lavoro. Nell’esempio seguente, vediamo come unire i dati dei clienti di Roma e Milano.

Primo passaggio: aprite i file con i fogli di lavoro che desiderate unire. Fate clic sul simbolo “+” accanto alle tabelle nella scheda inferiore, dopodiché date un nome al foglio di lavoro che conterrà le tabelle di Excel raggruppate.

Secondo passaggio: ora selezionate la cella del nuovo foglio di lavoro nella quale desiderate raggruppare i dati. Nel nostro esempio si tratta della cella “A1”. Dopodiché aprite la sezione “Dati” nella parte superiore della barra multifunzione e selezionate la voce “Consolida” nel campo “Strumenti dati”.

Terzo passaggio: ora si aprirà il menu “Consolida”. Qui potete specificare la modalità di unione delle tabelle (ad esempio somma, media o prodotto). Nell’esempio seguente, i dati vengono uniti utilizzando la funzione somma, ovvero quella predefinita.

Quarto passaggio: ora minimizzate la finestra Consolida facendo clic sul simbolo della freccia alla voce “Riferimento”. Vedrete il menu ridotto a icona con le voci “Consolida – Riferimento”.

Quinto passaggio: andate al primo foglio di lavoro e selezionate i dati rilevanti. A questo punto vedrete i contenuti delle celle selezionate sotto la voce “Consolida – Riferimento”. Dopodiché fate clic sul simbolo della freccia accanto alla stessa voce.

Sesto passaggio: aggiungete il riferimento contrassegnato facendo clic su “Aggiungi” alla voce “Tutti i riferimenti”. Eseguite la medesima procedura per il secondo foglio di lavoro.

Settimo passaggio: aprite il foglio di lavoro in cui volete unire le tabelle Excel. Nella finestra Consolida, attivate le voci “Riga superiore e “Colonna sinistra” per formattare correttamente la tabella da unire. Confermate infine facendo clic su “OK”.

Ottavo passaggio: ora vedrete i dati uniti (in questo esempio sommati) dalle varie tabelle Excel in una nuova tabella.

Unire delle tabelle Excel con formattazioni differenti con l’editor di Power Query

La funzione Consolida è sufficiente per semplici unioni di dati aventi la stessa formattazione. Tuttavia, se desiderate unire tabelle che contengono, ad esempio, valori diversi per un gruppo di clienti identico, potete farlo attraverso l’editor di Power Query.

Primo passaggio: andate al primo foglio di lavoro, selezionate la tabella desiderata e fate clic su “Da tabella/intervallo” nel menu “Dati”. Dopodiché fate clic su “OK” nella finestra “Crea tabella”.

Secondo passaggio: a questo punto si aprirà “Power Query” con il contenuto della tabella selezionata. Aggiungete il contenuto della seconda tabella selezionando “Nuova origine”. Scegliete “File e “Cartella di lavoro di Excel”.

Terzo passaggio: importate il file Excel contenente la seconda tabella e fate clic su “OK” nella finestra che si aprirà a quel punto.

Quarto passaggio: andate alla sezione “Combina e cliccate “Merge di query”.

Quinto passaggio: selezionate entrambe le tabelle nel menu “Merge e segnate le colonne corrispondenti per applicare una formattazione uniforme.

Sesto passaggio: per visualizzare il contenuto della tabella aggiunta, andate al simbolo della freccia nella tabella 2 e rimuovete il segno di spunta dalle colonne con il contenuto corrispondente (nel nostro caso, la colonna 1). A questo punto selezionate i vari contenuti che desiderate aggiungere.

Settimo passaggio: a questo punto, l’editor unisce tutti i contenuti selezionati in un’unica tabella. Fate clic su “Chiudi e carica” per inserire le tabelle unite in un nuovo foglio di lavoro Excel.

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