Più veloce su Excel: la funzione CERCA.VERT

La funzione CERCA.VERT rende il vostro lavoro in Excel molto più semplice. Invece di cercare autonomamente un valore attraverso grandi set di dati, la funzione CERCA.VERT visualizza il risultato in un’altra cella. Affinché possiate beneficiare anche voi dell’utilità di questa funzione Excel, vi spiegheremo passo dopo passo la funzione CERCA.VERT, utilizzando esempi e fornendovi idee pratiche su come usare la funzione.

La funzione CERCA.VERT è una delle più utili in Excel e fa parte delle funzioni per ricercare e richiamare valori. Si supponga di avere una tabella composta da più colonne in cui sono inseriti dei dati. Ora avete bisogno del valore appropriato per un particolare criterio di ricerca. Per esempio, si potrebbe trattare di un elenco di membri: si conosce il nome della persona e si desidera conoscere il numero di telefono corrispondente. Con la funzione CERCA.VERT non è necessario cercare il nome nell’intera rubrica: la funzione lo fa per voi e restituisce automaticamente il numero di telefono corrispondente.

Come dice il nome stesso, la funzione cerca in modo verticale (vert) partendo dalla riga superiore e procedendo verticalmente verso il basso. Esiste anche la funzione CERCA.ORIZZ che ricerca orizzontalmente. In ogni caso sono entrambe legata alla meno estesa funzione CERCA, dato che si limitano a restituire il valore di un’altra cella.

Per utilizzare correttamente la funzione CERCA.VERT, è necessario sapere come inserire correttamente la funzione. Ogni funzione in Excel ha una certa sintassi, dalla quale non è consentito discostarsi, pena il fallimento della ricerca: non verrebbe restituito il risultato corretto o addirittura verrebbe emesso un messaggio di errore. Alla funzione CERCA.VERT si applica la seguente sintassi:

Di seguito spieghiamo più approfonditamente i parametri:

• Criterio di ricerca: questo parametro contiene il valore o la stringa che si sta cercando. È possibile inserire il criterio direttamente nella formula, allegando le parole che si desidera cercare tra virgolette, oppure specificare una cella che contiene il contenuto.
• Matrice: in questo punto specificate l’intervallo in cui si trovano i dati. Nelle funzioni di Excel, si usano i due punti per stabilire il punto in cui bisogna fermarsi.
• Indice di colonna: l’indice di colonna specifica la posizione della colonna del valore di ritorno all’interno della matrice specificata. Pertanto, la colonna D non deve avere automaticamente l’indice 4: se si fa iniziare l’area dati dalla colonna B, il suo indice di colonna sarebbe 3.
• Conformità: il risultato deve corrispondere esattamente o solo in modo approssimativo? Con 0 o FALSO si cerca esattamente il valore specificato. Con 1 o VERO si consentono anche altre voci e si restituisce il valore successivo più piccolo. L’immissione di questo parametro è opzionale: se si lascia la posizione vuota, rimane predefinita la funzione 1.

Nella pratica una funzione CERCA.VERT potrebbe avere questa forma:

Oppure:

Se invece preferite immettere la funzione non manualmente nella barra di modifica, è possibile utilizzare anche lo strumento “Inserisci funzione”. Qui si possono selezionare le funzioni da un elenco oppure inserire una breve descrizione della funzione che si ricerca. Lo strumento crea poi la sintassi corretta.

Il criterio di ricerca deve sempre essere nella colonna più a sinistra. La ricerca viene poi effettuata nelle colonne a destra. È quindi opportuno strutturare la tabella in modo che a sinistra della tabella non appaiano colonne rilevanti. All’interno della funzione è possibile lavorare anche con metacaratteri: con un asterisco (*) si sostituiscono intere stringhe di caratteri. Il punto interrogativo (?), invece, rappresenta sempre esattamente un carattere. Queste wildcard funzionano anche nella maggior parte delle altre funzioni di Excel.

Ora vogliamo scoprire quale album si trova al numero di inventario 10. In questo caso possiamo utilizzare la funzione CERCA.VERT:

Ora però sicuramente si desidera ripetere questa ricerca più volte, pertanto ha senso includere CERCA.VERT in una sorta di forma che ci fornisca anche il nome dell’interprete e il supporto. Pertanto non inseriamo il criterio di ricerca, nel nostro caso il numero di inventario, direttamente nella funzione, ma facciamo solo riferimento a un’altra cella:

Tuttavia nella maggior parte dei casi la procedura che si vuole richiedere è esattamente opposta: si sa quale album si sta cercando e si desidera conoscere il numero di inventario o l’artista. Quindi si vuole utilizzare la funzione CERCA.VERT per cercare a sinistra. Una possibilità è quella di ricostruire la tabella spostando le colonne. In questo modo è possibile creare un foglio di lavoro separato per ogni criterio di ricerca.

In alternativa, grazie all’aiuto della funzione SCEGLI, la funzione CERCA.VERT si può adattare alla forma desiderata. Così possiamo simulare per CERCA.VERT che le colonne si trovino in un’altra posizione rispetto a quella in cui realmente sono. In questo modo si cambia la matrice attuale. Nella funzione SCEGLI, si specificano da un lato alcune aree e dall’altro la sequenza in cui devono essere interpretate:

Per i valori utilizziamo le colonne della nostra matrice e poi definiamo un ordine inverso nell’indice in cui la funzione interpreta le colonne. L’indice è indicato tra parentesi graffe e le cifre sono separate da punti. Nel nostro esempio, SCEGLI sostituisce il parametro matrice:

Tuttavia questa formula funziona solo se si inserisce un album come criterio di ricerca; per gli artisti o i numeri d’inventario, la formula andrebbe rimodificata. Con un piccolo sforzo in più potete anche costruire un menu a tendina in cui selezionare il criterio di ricerca. Quindi utilizzate la funzione SE per regolare la matrice nella funzione CERCA.VERT a seconda della selezione:

Finora abbiamo sempre lavorato con il parametro FALSO, ovvero abbiamo richiesto una corrispondenza esatta, e a ragion veduta: il nostro esempio lavora principalmente con dati sotto forma di testo. La corrispondenza non esatta funziona principalmente con i valori di una lista ordinata. Se il valore stesso non è rappresentato, allora la funzione può utilizzare quello successivo più piccolo. Nella colonna A abbiamo un tale elenco ordinato di valori; se si utilizza un semplice CERCA.VERT per cercare i dettagli di un certo numero di inventario che non è stato assegnato, la funzione utilizza il più piccolo vicino (nel nostro caso il numero 16).

CERCA.VERT è anche un po’ limitato in quanto fornisce un solo risultato, ovvero il primo. Se nel nostro esempio volessimo cercare non un album specifico, ma un interprete, e inserissimo The Beatles, otterremmo un solo risultato: Help!. Con CERCA.VERT purtroppo questo problema non si può risolvere. Per farlo occorre utilizzare una formula molto complessa: