Grazie al cloud computing e al SaaS, gli utenti hanno oggigiorno altre possibilità per utilizzare i software. Invece di acquistare il programma desiderato, installarlo sul proprio computer e finalmente utilizzarlo, si può optare per la sottoscrizione di un abbonamento. Lo sviluppatore hosta il software in un data center e offre agli utenti la possibilità di accedervi. Il proprio computer desktop o portatile crea una connessione, ma nella realtà i processi avvengono all’interno del centro di calcolo. In questo modo tutto quello che serve al proprio hardware è una connessione Internet.
La manutenzione dell’hardware è affidata al personale specializzato così come gli aggiornamenti dei software, che avvengono senza che l’utente debba occuparsene personalmente e sono immediatamente disponibili. Poiché il software è indipendente dal computer, è possibile accedere al programma da qualsiasi luogo. Non si è legati né al dispositivo né al luogo di lavoro. Senza connessione a Internet però il software non funziona. Questo rappresenta il maggiore svantaggio dei software basati su cloud. Questo è un aspetto particolarmente critico per gli utenti professionisti e le aziende: risulta infatti inaccettabile che l’efficienza soffra di una connessione Internet deficitaria.
Il software professionale può essere costoso. Anche se questi costi sono solitamente coperti da un acquisto una tantum per soluzioni on premise, non è sempre possibile per le piccole imprese e gli imprenditori fare un investimento così grande. Inoltre: se l'azienda e le esigenze crescono, il programma acquistato potrebbe rapidamente risultare inadatto, elemento che si era sottovalutato al momento dell'acquisto. Con la maggior parte dei fornitori SaaS, gli utenti possono scegliere tra un pagamento mensile o annuale e passare a un altro prodotto con un preavviso relativamente breve. Le funzioni aggiuntive o l'accesso aggiuntivo per i dipendenti possono essere prenotati in modo semplice ed economico.
Scegliere un software basato su cloud significa fidarsi del provider e dargli il controllo sui dati. La fiducia è così importante perché a volte informazioni molto sensibili e rilevanti per l'azienda vengono memorizzate nei suoi data center. Se il produttore del software basato su cloud non prende sul serio la protezione dei dati, la cosa diventa critica. Se il fornitore decide (per sua scelta o meno) di interrompere l'offerta o addirittura di sospendere i lavori di manutenzione, questo disservizio può avere conseguenze negative per gli utenti.