Usando un desktop remoto, fondamentalmente si collegano due computer posizionati in due luoghi diversi e uno dei due viene controllato dall'altro. Questa soluzione è particolarmente utilizzata sui server – i quali in genere non sono dotati di periferiche proprie quali monitor, tastiera e mouse – per effettuare configurazioni. Gli amministratori utilizzano quindi il proprio PC per accedere alle impostazioni del server.
I software per desktop remoto stanno diventando sempre più popolari anche nell'assistenza clienti: grazie ad esso gli utenti non devono perdere tempo in complicate spiegazioni e gli addetti all'assistenza, avendo accesso al computer, vedono direttamente di quale problema si tratta sull'altro computer e possono subito procedere configurando le giuste impostazioni.
Ma questa tecnologia viene utilizzata anche per il normale lavoro d'ufficio. Ad esempio, i dipendenti possono utilizzare il proprio computer portatile di casa per collegarsi al PC dell'ufficio tramite uno strumento di desktop remoto e quindi controllarlo completamente. In questo caso, hanno a disposizione tutti i file e le applicazioni che utilizzano anche in ufficio. Ciò significa che il lavoro funziona esattamente come se fossero in ufficio. Inoltre, molti programmi in questo settore sono adatti anche per la collaborazione, poiché includono, ad esempio, funzioni di lavagna e di chat.