Ci sono alcune situazioni in cui conviene convertire un file da HTML a PDF: ad esempio se volete salvare un articolo, delle indicazioni stradali o altri contenuti dal web per potervi accedere anche senza essere connessi ad Internet. Il PDF rientra tra i formati più utilizzati in assoluto ed è supportato da tutte le piattaforme, di conseguenza potete aprire i PDF su quasi tutti i computer e su ogni sistema operativo. Inoltre, si può trasferire il documento velocemente su un altro computer attraverso supporti di memoria esterni (come pen drive, schede di memoria, ecc.), spazi di archiviazione online o e-mail. Ciò è ad esempio utile, se non è collegata alcuna stampante al computer e volete stampare i contenuti di un sito da un altro computer.
In aggiunta, la possibilità di salvare in PDF le pagine web desiderate è particolarmente adatta per l’archiviazione di contenuti online. Ma quali vantaggi ci sono nel convertire un sito in PDF tramite un programma apposito? È possibile eseguire il comando “Salva la pagina” anche sul browser, cliccando semplicemente con il tasto destro del mouse o premendo i tasti di scelta rapida [CTRL] + [S] oppure si può utilizzare la funzione di stampa standard del browser e salvare i contenuti in PDF tramite una stampante virtuale (offerta da alcuni programmi PDF) o ancora, anche con uno screenshot si possono salvare le informazioni contenute su una pagina web.
Ci sono però validi motivi per scegliere di utilizzare un software specifico: ad esempio le applicazioni qui presentate riescono a riprodurre meglio tutti i dettagli del layout della pagina, diversamente da quanto avvenga ripiegando sull’opzione di stampa o la funzione “Salva la pagina” di un browser. Un ulteriore vantaggio di un programma di conversione per le pagine web, rispetto alla funzione “Salva la pagina” del browser, si nota quando con il browser si salva non solo il file HTML della pagina aperta, ma anche molti file separati degli elementi correlati, mentre con un apposito programma otterrete tutto in un solo file PDF. Infine, rispetto ad uno screenshot, il documento comprende sempre la pagina completa e non solo il riquadro mostrato sullo schermo.