Come si modifica un documento PDF?

PDF o “Portable Document Format“ è un formato mul­ti­piat­ta­for­ma svi­lup­pa­to da Adobe, che fornisce un documento uguale all’originale, in­di­pen­den­te­men­te da quale sia il programma uti­liz­za­to. Esso permette di risolvere i problemi legati alla con­ver­sio­ne durante lo scambio di file, creati at­tra­ver­so programmi o versioni dif­fe­ren­ti. Molti uti­liz­za­no il formato anche per impedire che il documento possa essere mo­di­fi­ca­to a po­ste­rio­ri. Ma cosa succede quando è ef­fet­ti­va­men­te ne­ces­sa­rio apportare una modifica? Quali sono le opzioni per editare un file PDF?

I comuni programmi Office, come Word o Excel, offrono ormai da molto tempo la pos­si­bi­li­tà di creare file PDF. Tuttavia, se si ha un file PDF, questi stessi programmi non per­met­to­no con tanta facilità di mettervi mano. Nel caso in cui si voglia mo­di­fi­ca­re un documento salvato in PDF, è so­li­ta­men­te ne­ces­sa­rio possedere il file originale, dal quale sarà poi possibile esportare un nuovo file PDF. Ma dunque cosa fare quando il file originale non è a di­spo­si­zio­ne?

Anche quando il PDF è protetto da una password è comunque possibile mo­di­fi­ca­re suc­ces­si­va­men­te il documento; a patto che si abbia però un tool specifico a di­spo­si­zio­ne. Ci sono sia programmi desktop da scaricare che strumenti uti­liz­za­bi­li di­ret­ta­men­te in rete, con i quali editare file PDF dal proprio browser. Inoltre è possibile mo­di­fi­ca­re un documento PDF. Con alcuni è inoltre possibile ri­con­ver­ti­re un file PDF in Word.

Elaborare un file PDF con Word

Se si vuole mo­di­fi­ca­re un file PDF su Word, è ne­ces­sa­rio in­nan­zi­tut­to ri­con­ver­tir­lo in un documento Word. Nella maggior parte dei casi ciò non pone problemi, a meno che il documento di partenza, anziché un file di testo, sia un grafico. In tal caso Microsoft Word è l’ap­pli­ca­zio­ne sbagliata. Un programma di grafica come Paint o Adobe Photoshop farà al caso vostro.

Con Word 2013 e Word 2016 si possono fa­cil­men­te con­ver­ti­re e mo­di­fi­ca­re file PDF. Sarà suf­fi­cien­te aprire il file PDF con Word: avviate perciò il programma e se­le­zio­na­te il documento PDF cliccando prima su file e poi su apri; fate però at­ten­zio­ne a che vi vengano mostrati i file in tutti i formati, o almeno nel formato PDF, al­tri­men­ti non sarete in grado di trovare il file che state cercando. In al­ter­na­ti­va potete cliccare con il tasto destro del mouse sul file da mo­di­fi­ca­re e poi su apri con, se­le­zio­nan­do quindi Word. Word con­ver­ti­rà a questo punto il file PDF in un documento Word au­to­ma­ti­ca­men­te.

Prima che avvenga la con­ver­sio­ne, il programma informa l’utente che il processo di con­ver­sio­ne potrebbe durare alcuni istanti e che, una volta terminato, sarà possibile elaborare il testo. Suc­ces­si­va­men­te potrete lavorare sul documento, come siete abituati con Word.

È possibile che il nuovo documento Word non mantenga in tutto e per tutto l’aspetto di quello in formato PDF. Le grafiche e le for­mat­ta­zio­ni subiscono piccole modifiche nella struttura testuale a seguito della con­ver­sio­ne: vi ri­tro­ve­re­te a fare i conti con immagini spostate o la perdita di elementi in­te­rat­ti­vi. Per impedire che ciò accada ci sono altri programmi più adatti per la con­ver­sio­ne.

Mo­di­fi­ca­re un file PDF online

Per evi­den­zia­re a po­ste­rio­ri in­for­ma­zio­ni im­por­tan­ti all’interno di un file PDF o cerchiare un passaggio par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te, si possono usare gli editor PDF online, che con­sen­to­no di con­ver­ti­re file con drag&drop. Tuttavia programmi dif­fe­ren­ti offrono diverse pos­si­bi­li­tà: alcuni per­met­to­no solo un’azione su­per­fi­cia­le sul documento, trat­tan­do­lo quindi più come un’immagine che come un file testuale, ag­giun­gen­do ad esempio elementi grafici o testi. Altri tra­sfor­ma­no il documento PDF, rendendo possibile un’ela­bo­ra­zio­ne testuale. Un esempio di questo tipo di programmi sono il tool Smallpdf e gli strumenti di Google Docs.

Smallpdf

Con l’editor PDF Smallpdf si ha la pos­si­bi­li­tà di elaborare gra­tui­ta­men­te i PDF. Questo tool consente di ri­con­ver­ti­re i PDF in un documento Word, così da poterlo mo­di­fi­ca­re. Il fun­zio­na­men­to è simile a quello di Word: se­le­zio­na­te il file e il tool lo tra­sfor­me­rà au­to­ma­ti­ca­men­te in un documento Word. A questo punto il file è di­spo­ni­bi­le per il download.

In al­ter­na­ti­va, potete elaborare i file PDF di­ret­ta­men­te online, ma per farlo occorre caricare il documento, il che può com­por­ta­re un rischio per la sicurezza. Tuttavia Smallpdf lavora con una con­nes­sio­ne SSL crit­to­gra­fa­ta. Inoltre il pro­dut­to­re afferma di non mantenere i file ar­chi­via­ti per lungo tempo: dopo un’ora i file do­vreb­be­ro essere can­cel­la­ti au­to­ma­ti­ca­men­te. Smallpdf è com­pa­ti­bi­le con tutti i di­spo­si­ti­vi con sistema operativo Windows, Linux e Mac. Non richiede alcuna in­stal­la­zio­ne o re­gi­stra­zio­ne e funziona in tutti i più comuni browser, come Firefox, Safari, Chrome e IE.

Aprire l’editor nel proprio browser

Smallpdf offre diversi servizi relativi ai PDF. Ci sono vari strumenti per la con­ver­sio­ne, uno per la com­pres­sio­ne di file PDF, e ancora, funzioni con le quali ruotare le pagine o in­cor­po­ra­re più file in uno solo. Per arrivare all’editor, cliccate su “Mo­di­fi­ca­re PDF”.

Caricare i file

Cliccare, tra­sci­na­re e ri­la­scia­re: questo è tutto quello che dovete fare per caricare il vostro file PDF nell’editor. Al­tri­men­ti potete cliccare su “Scegli File” e cercarlo all’interno del vostro computer o ad­di­rit­tu­ra collegare il tool di­ret­ta­men­te al vostro Dropbox o Google Drive.

Mo­di­fi­ca­re un testo

Il file PDF si apre di­ret­ta­men­te e può dunque iniziare l’ela­bo­ra­zio­ne del testo. In questo editor ci sono diversi strumenti: aggiungi testo, aggiungi immagine, aggiungi forma e disegna. In base allo strumento scelto, cambia la funzione. La funzione di ela­bo­ra­zio­ne dei testi può ad esempio ag­giun­ge­re o spostare testi ag­giun­ti­vi all’interno di un documento. Per la for­mat­ta­zio­ne di questo testo avete a di­spo­si­zio­ne font diversi, dove potete scegliere anche colori e di­men­sio­ni.

Con la funzione Aggiungi immagine è possibile importare immagini e stabilire la loro posizione all’interno del documento. Chia­ra­men­te si può cambiare anche la loro grandezza, ma non apportare modifiche all’immagine.

La funzione per l’aggiunta di una forma (aggiungi forma) permette di includere nel testo anche forme grafiche, alle quali possono essere applicate colori e testo. Si può scegliere tra un cerchio, un quadrato e una freccia. Invece, con la funzione Disegna, è possibile disegnare col­le­ga­men­ti, cerchiare i punti più salienti, evi­den­zia­re o fare un vero e proprio disegno.

Salvare e scaricare i file elaborati

Non appena avete apportato le modifiche, salvate cliccando in basso a destra sul pulsante Applica. Nella pagina seguente avrete la pos­si­bi­li­tà di scaricare i file mo­di­fi­ca­ti o di salvarli di­ret­ta­men­te su Google Drive o Dropbox.

Google Docs

I file PDF si possono elaborare gra­tui­ta­men­te anche con i tool di Google di­spo­ni­bi­li online. Con Google Drive e Google Docs si possono fa­cil­men­te apportare modifiche ai testi PDF.

Creare un nuovo account Google

Per uti­liz­za­re la funzione PDF di Google è ne­ces­sa­rio avere un account con il motore di ricerca. Gli utenti che uti­liz­za­no il servizio e-mail Gmail o che sono iscritti alla piat­ta­for­ma Google+ pos­sie­do­no già un account, che dà accesso a molti altri servizi. Per creare un nuovo account con Google cliccate sul pulsante Accedi e, nella pagina che si apre suc­ces­si­va­men­te, su Creare un account.

Caricare i file PDF

Per prima cosa caricate il file PDF che volete elaborare su Google Drive, che potete rag­giun­ge­re cliccando sul simbolo delle app di Google nell’angolo in alto a destra. Nel drive online potete creare la struttura di cartelle che più vi aggrada. Per elaborare un PDF è suf­fi­cien­te caricare il file nel proprio drive digitale. Clic­can­do­ci con il tasto destro del mouse, potete scegliere di aprire il file con Google Docs.

Elaborare un documento

Google Docs si dovrebbe aprire in una nuova scheda o finestra del browser. La con­ver­sio­ne in un documento mo­di­fi­ca­bi­le avviene au­to­ma­ti­ca­men­te. Su Google Docs avete a di­spo­si­zio­ne una vasta gamma di funzioni. L’editor vi permette di mo­di­fi­ca­re il testo, di can­cel­lar­lo o di ag­giun­ger­vi nuovi passaggi. Sono possibili anche le for­mat­ta­zio­ni. La barra di menu contiene ulteriori strumenti per disegnare, creare tabelle e un cor­ret­to­re or­to­gra­fi­co.

Salvare i file elaborati

Google salva au­to­ma­ti­ca­men­te le modifiche apportate ai documenti. Dopodiché potete scaricare i file mo­di­fi­ca­ti in diversi formati. Cliccate su File > Scarica come e se­le­zio­na­te il formato de­si­de­ra­to, come DOCX, ODT, HTML, EPUB o PDF. Poiché il file si trova nel cloud, risulta anche facile da con­di­vi­de­re: in alto sulla destra si trova l’apposito pulsante Condividi. Google genera un link che potete con­di­vi­de­re, così che anche colleghi o amici possano accedere al documento.

Strumenti per desktop per l’ela­bo­ra­zio­ne di file PDF

I file PDF possono essere mo­di­fi­ca­ti non solo online nel browser, ma anche offline. Serve soltanto un programma che va in­stal­la­to pre­ce­den­te­men­te.

Adobe Acrobat DC

L’editor Adobe Acrobat DC offre molte pos­si­bi­li­tà per mo­di­fi­ca­re i file PDF. Le opzioni di­spo­ni­bi­li gra­tui­ta­men­te sono però limitate, e per ottenere l’intera gamma di funzioni dovete passare alla versione a pagamento di Adobe Acrobat DC.

Fare la scelta giusta

Se state uti­liz­zan­do Adobe Acrobat Reader DC per leggere i documenti in formato PDF, significa che conoscete già le sue fun­zio­na­li­tà gratuite: inserire commenti, ag­giun­ge­re firme digitali ai documenti o inviare file ad altri per ottenere la loro firma sul documento. Se, tuttavia, si desidera apportare ulteriori modifiche al documento, è ne­ces­sa­rio fare l’upgrade ad Adobe Acrobat DC a pagamento.

A pagamento sono di­spo­ni­bi­li due diverse versioni, entrambe con ab­bo­na­men­to: Pro e Standard. Una delle prin­ci­pa­li dif­fe­ren­ze tra le due è che, in quella più costosa, è possibile uti­liz­za­re Ja­va­Script ed elementi mul­ti­me­dia­li, ot­ti­miz­za­re i PDF dal punto di vista dell’ac­ces­si­bi­li­tà e con­fron­ta­re due documenti tra loro. Inoltre, solo la versione Pro è di­spo­ni­bi­le per Mac. Se volete testare il software, è possibile scaricare una versione di prova di 14 giorni dal sito web di Adobe.

Caricare un file

Per mo­di­fi­ca­re un file PDF, basta aprire il documento cor­ri­spon­den­te e cliccare sulla voce del menu “File”, dove troverete la funzione per aprire i file. In al­ter­na­ti­va, Adobe Acrobat DC può essere impostato come programma pre­de­fi­ni­to per l’apertura dei file PDF. È ancora più facile aprire un file PDF tra­sci­nan­do­lo e ri­la­scian­do­lo nella finestra del programma (funzione drag&drop). Tuttavia, l’ap­pli­ca­zio­ne va oltre il solo formato PDF: anche altri formati, come i file Word, possono essere aperti e con­ver­ti­ti in PDF.

Elaborare un file

Per mo­di­fi­ca­re il PDF, l’utente ha a di­spo­si­zio­ne diversi strumenti. È possibile passare dall’uno all’altro in qualsiasi momento. La pos­si­bi­li­tà di firmare i PDF sta di­ven­tan­do sempre più im­por­tan­te nella cor­ri­spon­den­za online. Per fare questo, si crea una firma digitale da inserire nei documenti. Avete inoltre la pos­si­bi­li­tà di compilare i campi alla voce di menu “Compilare e firmare”.

Il grande vantaggio di Acrobat Pro DC si trova nello strumento “Modifica file PDF”, che permette di mo­di­fi­ca­re il contenuto esistente. È possibile mo­di­fi­ca­re il testo, ag­giun­ge­re nuovo testo o can­cel­la­re quello vecchio (come in un programma di ela­bo­ra­zio­ne dei testi quale Word), senza prima con­ver­ti­re il file. Il programma riconosce au­to­ma­ti­ca­men­te le caselle di testo e consente all’utente di mo­di­fi­car­le.

Salvare un file

Il documento mo­di­fi­ca­to può essere salvato in formato PDF o inoltrato a colleghi, partner com­mer­cia­li o amici per commenti o firma. Il programma consente inoltre agli utenti di esportare il documento in altri formati. Ad esempio, è possibile con­ver­ti­re un file PDF in un documento Word.

FlexiPDF

Con FlexiPDF è possibile aprire i file PDF e mo­di­fi­car­li di­ret­ta­men­te. FlexiPDF a pagamento è di­spo­ni­bi­le anche in versione di prova.

In­stal­la­zio­ne del programma

Il tool è di­spo­ni­bi­le in due diverse versioni: standard e pro­fes­sio­na­le. Entrambe sono a prezzo fisso, il che significa che non è ne­ces­sa­rio abbonarsi come avviene con Adobe. La licenza del programma è valida per 3 PC. La versione standard offre quasi tutte le funzioni ne­ces­sa­rie per creare e mo­di­fi­ca­re un file PDF, come ad esempio l’in­se­ri­men­to di immagini e grafiche o l’ela­bo­ra­zio­ne di testi. Tuttavia, si possono trovare dif­fe­ren­ze, ad esempio, nelle funzioni avanzate della creazione di PDF.

Caricare un file

Grazie al design semplice del programma, è facile orien­tar­si e aprire i file. La na­vi­ga­zio­ne avviene at­tra­ver­so la barra del menu o cliccando sull’icona della cartella nella barra degli strumenti. Anche qui potete ricercare il documento PDF de­si­de­ra­to all’interno del file.

Ela­bo­ra­zio­ne dei testi dei file PDF

La struttura di base dell’editor FlexiPDF ricorda una delle varianti di Microsoft Word e funziona anche in modo simile.

Nella versione di prova di FlexiPDF è possibile mo­di­fi­ca­re il flusso di testo, ovvero apportare modifiche all’interno del testo, funzione fon­da­men­ta­le per chi vuole mo­di­fi­ca­re in seguito un PDF testuale. Molti altri editor PDF (per lo più gratuiti) spesso con­sen­to­no solamente di rimuovere o spostare paragrafi, ma non di mo­di­fi­ca­re il testo stesso.

Salvare un file

Anche la me­mo­riz­za­zio­ne dei file avviene, come è noto, dai programmi di ela­bo­ra­zio­ne dei testi. Tuttavia il programma funziona anche con altri tipi di formati: quelli espor­ta­bi­li sono HTML, TXT, RTF, EPUB e Word, nonché i formati immagine JPEG, TIFF, BMP o PNG.

PDF-XChange Editor

PDF-XChange Editor di Tracker Software, di un’azienda Svizzera, è un editor PDF molto veloce; almeno questo è quello che dichiara lo svi­lup­pa­to­re. Il programma offre anche un’ampia gamma di funzioni.

In­stal­la­zio­ne dell’editor

Come altri programmi per la modifica dei PDF, PDF-XChange è di­spo­ni­bi­le in diverse versioni a pagamento e in versione gratuita. Il freeware (la versione gratuita) contiene la maggior parte delle funzioni ne­ces­sa­rie per mo­di­fi­ca­re un PDF. Se invece decidete di ac­qui­sta­re una licenza, avrete un ulteriore supporto pro­fes­sio­na­le. Con la variante Plus sarà ad­di­rit­tu­ra possibile creare moduli, unire più documenti PDF e spostare o eliminare singole pagine.

Il pacchetto completo è fornito da PDF-XChange Pro. Oltre alle funzioni dell’editor, questa licenza include anche una stampante PDF per la creazione di file PDF e gli strumenti PDF, con i quali è possibile creare ra­pi­da­men­te documenti PDF da diverse fonti.

PDF-XChange ha anche un menu in lingua italiana, che deve essere attivato dopo l’in­stal­la­zio­ne del programma.

Aprire un file

Oltre alle consuete opzioni per aprire un file PDF in un editor, gli utenti possono caricare i documenti in PDF-XChange di­ret­ta­men­te nell’in­ter­fac­cia con un doppio clic. Tramite la funzione drag&drop è possibile ag­giun­ge­re più file a un documento esistente. Inoltre, è possibile collegare il programma agli account Google Drive, Office365 o Share­Point.

Mo­di­fi­ca­re un file PDF

L’in­ter­fac­cia utente del programma è simile a quella di altri editor: chiara e facile da usare. I file vengono aperti ve­lo­ce­men­te e ci sono molti strumenti diversi che possono essere uti­liz­za­ti per mo­di­fi­ca­re il documento PDF.

Con PDF-XChange è inoltre possibile mo­di­fi­ca­re il testo del documento: ag­giun­ge­re o can­cel­la­re porzioni di testo. Lo stesso vale per le immagini o altri elementi grafici. Il programma supporta anche contenuti mul­ti­me­dia­li e audio.

Inoltre i documenti possono essere dotati di commenti, timbri ed elementi grafici in vostro possesso.

Me­mo­riz­za­re un file

Oltre alle consuete opzioni di ar­chi­via­zio­ne e me­mo­riz­za­zio­ne di un editor PDF, potete con­ver­ti­re i file di­ret­ta­men­te in Word o anche in Po­wer­Point per ulteriori ela­bo­ra­zio­ni. Gli interi documenti, o singole pagine se­le­zio­na­te, possono essere esportati in diversi formati immagine.

PDF Expert per Mac

Per mo­di­fi­ca­re i file PDF su Mac, il PDF Expert è un buon programma. L’editor PDF gratuito può con­ver­ti­re file PDF, mo­di­fi­ca­re testi e ag­giun­ge­re immagini.

Varie versioni di­spo­ni­bi­li per il download

Anche di questo programma sono di­spo­ni­bi­li diverse versioni: per ottenere l’intera gamma di funzioni di ela­bo­ra­zio­ne è ne­ces­sa­rio accedere alla variante a pagamento. Tuttavia, esiste una versione di prova della durata di una settimana. Se non si decide per la versione completa, terminata la fase di test, all’utente rimarrà il lettore PDF gratuito. È possibile ac­qui­sta­re il prodotto dalla homepage o sca­ri­car­lo dal Mac App Store.

Oltre alla versione desktop, il pro­dut­to­re offre anche una versione per iPhone e iPad, re­pe­ri­bi­le nell’App Store, che consente di mo­di­fi­ca­re, com­men­ta­re o firmare documenti PDF sul di­spo­si­ti­vo mobile.

Aprire un file

Ci sono diversi modi per aprire i documenti PDF con il software: quando si crea una nuova scheda, è possibile tra­sci­nar­vi il file cor­ri­spon­den­te o uti­liz­za­re il pulsante per se­le­zio­na­re un file. Il drag&drop è cer­ta­men­te l’opzione più veloce: su Mac l’ap­pli­ca­zio­ne aperta appare nel Dock. Basta tra­sci­nar­vi il file de­si­de­ra­to e il documento verrà aperto in PDF Expert. Na­tu­ral­men­te è anche possibile caricare i file nel programma come di consueto tramite la barra dei menu uti­liz­zan­do la finestra di dialogo “Apri”.

Mo­di­fi­ca­re i documenti

In termini di fun­zio­na­li­tà, il programma Mac non ha niente da invidiare ai con­cor­ren­ti di Windows. Oltre alle funzioni standard, come l’aggiunta di commenti o la com­pi­la­zio­ne di moduli, gli utenti possono anche uti­liz­za­re funzioni avanzate per mo­di­fi­ca­re i contenuti esistenti. Il testo può essere com­ple­ta­men­te mo­di­fi­ca­to così come gli elementi visivi. Quando si creano PDF, è possibile unire più documenti, estrarre singole pagine o cambiarne l’ordine. PDF Expert può essere uti­liz­za­to anche per fornire documenti con firma digitale.

Questa funzione (che si trova anche in altri programmi PDF) va oltre il semplice coprire porzioni di testo con il colore nero, ope­ra­zio­ne in­suf­fi­cien­te da un punto di vista della sicurezza. La porzione del testo è so­sti­tui­ta da un blocco nero o com­ple­ta­men­te can­cel­la­to, che è possibile applicare au­to­ma­ti­ca­men­te per certi termini o gruppi di parole in tutto il testo. Per fare questo, se­le­zio­na­te la funzione di censura e inserite il contenuto riservato. At­ten­zio­ne: dopo l’an­ne­ri­men­to, non è possibile annullare la censura, quindi è di fon­da­men­ta­le im­por­tan­za con­ser­va­re una copia dell’originale.

Salvare i file PDF

Poiché PDF Expert è un prodotto per di­spo­si­ti­vi Apple, il software può fun­zio­na­re con iCloud (sia come ap­pli­ca­zio­ne desktop che come ap­pli­ca­zio­ne mobile). È anche possibile scambiare file di­ret­ta­men­te tra i diversi di­spo­si­ti­vi. Inoltre, il software funziona anche con il Readdle Transfer interno. Questo servizio consente di avviare l’ela­bo­ra­zio­ne su un di­spo­si­ti­vo e di con­ti­nua­re l’ela­bo­ra­zio­ne su un altro. Quando si salva su disco rigido, si può anche decidere se si desidera con­ser­va­re un file mo­di­fi­ca­bi­le o un normale file PDF.