Prompt per Copilot: consigli ed esempi per il lavoro quo­ti­dia­no

Un prompt per Copilot è un input o un’istru­zio­ne con cui comunichi all’as­si­sten­te IA di Microsoft quale compito deve svolgere. Oltre al compito, i prompt efficaci con­ten­go­no anche il contesto rilevante, il pubblico di ri­fe­ri­men­to, il formato di output de­si­de­ra­to e il tono adatto. Quanto più precise sono queste in­di­ca­zio­ni, tanto più utile sarà il risultato.

Che cos’è un prompt per Copilot?

Un prompt è una domanda, un’istru­zio­ne o una de­scri­zio­ne che inserisci in Microsoft Copilot. In questo modo puoi chiedere all’IA, ad esempio, di scrivere un testo, rias­su­me­re in­for­ma­zio­ni, ana­liz­za­re dati o svi­lup­pa­re idee per una pre­sen­ta­zio­ne.

La qualità della risposta dipende in larga misura da quanto chia­ra­men­te descrivi le tue richieste (un’attività chiamata anche prompt en­gi­nee­ring). Un prompt come “Scrivi un’e-mail” lascia aperte molte domande: a chi è rivolta? Quale obiettivo persegue? Quanto deve essere det­ta­glia­ta e quanto formale? Più in­for­ma­zio­ni rilevanti aggiungi, meno Copilot dovrà in­ter­pre­ta­re da solo.

Per i prompt efficaci, Microsoft distingue quattro elementi: obiettivo, contesto, fonte e aspet­ta­ti­ve. Nel lavoro pratico, questi elementi possono essere tradotti in uno schema semplice da com­pren­de­re:

• Compito: che cosa deve fare con­cre­ta­men­te Copilot?
• Contesto: quali in­for­ma­zio­ni, dati o re­tro­sce­na deve con­si­de­ra­re l’IA?
• Formato: come deve essere strut­tu­ra­to il risultato e quanto deve essere lungo?
• Tono: che effetto deve avere il testo sul pubblico di ri­fe­ri­men­to?

Un prompt completo può essere, ad esempio, il seguente:

Riassumi il seguente report di progetto per la direzione aziendale. Concentrati su costi, ritardi e decisioni ancora da prendere. Restituisci il risultato in cinque punti elenco e una breve raccomandazione operativa. Usa uno stile oggettivo, preciso e privo di termini tecnici di dettaglio.

Come formulare cor­ret­ta­men­te i prompt per Copilot: le regole più im­por­tan­ti

Un buon prompt non deve essere lungo. L’im­por­tan­te è che le in­di­ca­zio­ni che contiene siano rilevanti e univoche per il compito in questione.

Essere specifici anziché vaghi

Usa verbi concreti come “analizza”, “confronta”, “abbrevia”, “dai priorità” o “crea”. Descrivi inoltre a che cosa Copilot deve prestare par­ti­co­la­re at­ten­zio­ne.

Invece di “Analizza i numeri”, scrivi ad esempio:

Analizza l’andamento del fatturato degli ultimi dodici mesi. Individua i tre maggiori scostamenti mensili e indica le possibili cause.

Fornire il contesto rilevante

Copilot non conosce au­to­ma­ti­ca­men­te tutti i re­tro­sce­na del tuo compito. Aggiungi quindi in­for­ma­zio­ni sul pubblico di ri­fe­ri­men­to, sullo scopo e sulla si­tua­zio­ne di partenza. Se ne­ces­sa­rio, fai ri­fe­ri­men­to a un’e-mail, a un documento o a una tabella.

Definire il formato di output

Specifica se ti serve un testo continuo, una tabella, un elenco, un’e-mail o la struttura di una pre­sen­ta­zio­ne. Anche le in­di­ca­zio­ni sulla lunghezza sono utili, ad esempio “massimo 150 parole” o “cinque slide con tre punti ciascuna”.

Mi­glio­ra­re passo dopo passo

Il primo prompt non deve per forza fornire un risultato perfetto. Microsoft rac­co­man­da espli­ci­ta­men­te di pro­se­gui­re la con­ver­sa­zio­ne con domande di ap­pro­fon­di­men­to e di precisare le risposte passo dopo passo.

Esempi positivi e negativi

Prompt per Copilot per e-mail e co­mu­ni­ca­zio­ne

In Outlook, Copilot può tra le altre cose creare bozze di e-mail, preparare risposte e rias­su­me­re lunghe con­ver­sa­zio­ni. Inoltre, la funzione “Coaching by Copilot” può fornire sug­ge­ri­men­ti su tono, chiarezza e possibile effetto di una bozza. La di­spo­ni­bi­li­tà effettiva dipende dalla versione di Outlook uti­liz­za­ta e dalla licenza di­spo­ni­bi­le.

I seguenti modelli possono essere ripresi e adattati di­ret­ta­men­te:

• Rias­su­me­re una con­ver­sa­zio­ne via e-mail:

Riassumi questa conversazione via e-mail in massimo cinque punti elenco. Indica la richiesta principale, le decisioni già prese, le domande aperte, le scadenze menzionate e le persone responsabili.

• Preparare una risposta a una richiesta di un cliente:

Prepara una risposta a questa richiesta del cliente. Ringrazia per il messaggio, rispondi a tutte le domande contenute e indica i prossimi passi. Il tono deve essere cordiale, professionale e orientato alla soluzione. Usa al massimo 180 parole.

• Scrivere un’e-mail di follow-up dopo un colloquio:

Scrivi un’e-mail di follow-up sul colloquio di oggi. Riassumi i tre risultati più importanti ed elenca le attività concordate con persona responsabile e scadenza. Concludi il messaggio chiedendo una breve conferma.

• Formulare in modo pro­fes­sio­na­le un messaggio delicato:

Riformula il seguente messaggio in modo professionale e rispettoso. Il contenuto deve rimanere invariato, ma risultare meno accusatorio. Usa formulazioni chiare e oggettive e proponi alla fine un passo successivo concreto: [inserisci il messaggio]

• Ab­bre­via­re un’e-mail lunga:

Abbrevia questa e-mail a massimo 120 parole. Mantieni tutti i fatti, le scadenze e le richieste di azione importanti. Elimina le ripetizioni e usa formulazioni comprensibili e cortesi: [inserisci l’e-mail]

Prompt per Copilot per analisi e report

Nei compiti di analisi, il prompt dovrebbe indicare con pre­ci­sio­ne quali dati Copilot deve valutare, quali confronti deve ef­fet­tua­re e come deve pre­sen­ta­re i risultati. Verifica poi che calcoli, con­clu­sio­ni e fonti indicate siano corretti.

• In­di­vi­dua­re le tendenze in una tabella:

Analizza la tabella fornita e individua tendenze importanti, valori anomali e andamenti stagionali. Considera il periodo [periodo]. Riassumi le cinque conclusioni più importanti e supporta ogni affermazione con i valori corrispondenti.

• Rias­su­me­re gli in­di­ca­to­ri per un report mensile:

Crea a partire da questi dati un riepilogo per il report mensile. Considera fatturato, costi, utile, nuovi clienti e tasso di disdetta. Confronta i risultati con il mese precedente e con lo stesso mese dell’anno precedente. Presenta il risultato prima come tabella e poi come breve valutazione.

• Ana­liz­za­re le cause degli sco­sta­men­ti:

Analizza gli scostamenti tra valori pianificati ed effettivi. Ordinali in base alla loro rilevanza finanziaria e indica per ogni scostamento significativo una possibile causa e una contromisura adeguata. Contrassegna esplicitamente le ipotesi come tali.

• Creare un executive summary:

Crea un executive summary di questo report per la direzione aziendale. Limitati a massimo 250 parole. Indica i risultati, i rischi, le opportunità e le decisioni più importanti da prendere. Evita i dettagli tecnici e inizia con la conclusione più importante.

• Svi­lup­pa­re la struttura di una pre­sen­ta­zio­ne a partire da un report:

Crea a partire da questo report la struttura di una presentazione di sei slide. Per ogni slide formula un titolo, tre punti chiave e una proposta di visualizzazione adeguata. Il pubblico è la direzione aziendale, la durata della presentazione è di dieci minuti.

• Tra­sfor­ma­re i dati in un documento de­ci­sio­na­le:

Crea un documento decisionale a partire dai dati forniti. Confronta le opzioni [opzione A], [opzione B] e [opzione C] in base a costi, benefici, rischi e tempi di implementazione. Presenta il confronto in una tabella e formula poi una raccomandazione motivata.

Prompt per Copilot per riunioni e Teams

In Microsoft Teams, Copilot può rias­su­me­re i punti prin­ci­pa­li di una di­scus­sio­ne, at­tri­bui­re le af­fer­ma­zio­ni a de­ter­mi­na­te persone, proporre attività e ri­spon­de­re a domande sulla riunione. Per le riunioni re­gi­stra­te o tra­scrit­te, il riepilogo di Teams può rac­co­glie­re tra le altre cose tra­scri­zio­ne, note, ordine del giorno e attività suc­ces­si­ve.

• Rias­su­me­re una riunione:

Riassumi questa riunione in massimo dieci punti elenco. Distingui tra argomenti discussi, decisioni prese e domande ancora aperte. Tralascia le chiacchiere e le ripetizioni.

• Estrarre le attività dalla riunione:

Crea un elenco di attività a partire dalla riunione. Per ogni attività indica la persona responsabile, la scadenza concordata ed eventuali dipendenze. Contrassegna le attività prive di una responsabilità chiaramente assegnata.

• Do­cu­men­ta­re le decisioni:

Elenca tutte le decisioni prese in questa riunione. Aggiungi per ciascuna il relativo contesto, eventuali limitazioni e i passi successivi necessari. Non presentare semplici proposte come decisioni definitive.

• Creare un ag­gior­na­men­to di stato per gli sta­ke­hol­der:

Crea a partire dalla riunione un aggiornamento di stato per gli stakeholder che non hanno partecipato. Suddividilo in progressi, problemi attuali, decisioni e prossimi passi. Usa un tono oggettivo e massimo 200 parole.

• In­di­vi­dua­re le domande aperte:

Quali domande non hanno ricevuto una risposta definitiva in questa riunione? Elencale in ordine di urgenza e indica, se possibile, chi può fornire le informazioni necessarie.

• Valutare cri­ti­ca­men­te la riunione:

Analizza la riunione in termini di raggiungimento degli obiettivi ed efficienza. Quali punti sono stati chiariti, quali discussioni sono rimaste senza risultato e quali argomenti dovrebbero essere ripresi nel prossimo incontro? Formula tre proposte di miglioramento concrete.

I prompt per Copilot sono adatti anche ad altri as­si­sten­ti IA?

I principi alla base dei buoni prompt per Copilot non sono legati ai prodotti Microsoft. Anche altri as­si­sten­ti IA com­pren­do­no meglio i compiti se indichi chia­ra­men­te obiettivo, contesto, formato e tono.

Un prompt per Copilot può quindi essere uti­liz­za­to di norma anche come punto di partenza per ChatGPT, Google Gemini o IONOS GPT. A seconda dell’ap­pli­ca­zio­ne, basta adattare i ri­fe­ri­men­ti a de­ter­mi­na­ti programmi o fonti di dati. Un prompt per Outlook potrebbe ad esempio fare ri­fe­ri­men­to a una con­ver­sa­zio­ne via e-mail incollata, mentre un’altra IA riceve il messaggio come documento caricato.

IONOS GPT, ad esempio, supporta tra le altre cose la stesura di testi, la ricerca, l’analisi di documenti e la va­lu­ta­zio­ne di dati. I documenti possono essere caricati come contesto. I dati vengono elaborati su un’in­fra­strut­tu­ra europea, non vengono uti­liz­za­ti per l’ad­de­stra­men­to di modelli di IA e non vengono trasmessi a terzi.

Chi pa­dro­neg­gia le tecniche di base del prompting può ap­pli­car­le a diversi strumenti di IA. Quale as­si­sten­te sia più adatto dipende, tra le altre cose, dalle funzioni ne­ces­sa­rie, dall’in­fra­strut­tu­ra IT di­spo­ni­bi­le, dal budget e dai requisiti in materia di pro­te­zio­ne e trat­ta­men­to dei dati.

Errori frequenti nei prompt per Copilot e come evitarli

Anche un prompt det­ta­glia­to non ga­ran­ti­sce au­to­ma­ti­ca­men­te un risultato corretto. Nel lavoro con gli as­si­sten­ti IA, tre errori si ve­ri­fi­ca­no con par­ti­co­la­re frequenza.

Assegnare troppi compiti con­tem­po­ra­nea­men­te

Un prompt può anche diventare troppo ampio. Se Copilot deve con­tem­po­ra­nea­men­te fare ricerche, ana­liz­za­re, scrivere, ab­bre­via­re e creare una pre­sen­ta­zio­ne, alcune richieste po­treb­be­ro essere sod­di­sfat­te solo in modo su­per­fi­cia­le. Suddividi quindi i processi complessi in più fasi di lavoro:

• Fase 1: riassumi il report e indica le con­clu­sio­ni più im­por­tan­ti.
• Fase 2: ordina le con­clu­sio­ni in base alla loro rilevanza per la direzione aziendale.
• Fase 3: crea a partire da queste la struttura di una pre­sen­ta­zio­ne di cinque slide.

Usare termini poco chiari

Termini come “breve”, “pro­fes­sio­na­le” o “chiaro” lasciano un ampio margine di in­ter­pre­ta­zio­ne. Aggiungi in­di­ca­zio­ni mi­su­ra­bi­li:

• invece di “breve”: “massimo 100 parole”
• invece di “chiaro”: “come tabella con quattro colonne”
• invece di “semplice”: “senza termini tecnici e com­pren­si­bi­le per i prin­ci­pian­ti”
• invece di “pro­fes­sio­na­le”: “oggettivo, cortese e orientato alla soluzione”

Non cor­reg­ge­re gli errori in modo mirato

Se la prima risposta non soddisfa le tue aspet­ta­ti­ve, non devi ri­co­min­cia­re con un prompt com­ple­ta­men­te nuovo. Indica invece con pre­ci­sio­ne che cosa deve essere mo­di­fi­ca­to:

• Il riepilogo è ancora troppo generico. Aggiungi numeri concreti dal report e associa ogni numero al periodo cor­ri­spon­den­te.
• Il tono risulta troppo pro­mo­zio­na­le. Usa uno stile neutrale e separa chia­ra­men­te i fatti ve­ri­fi­ca­bi­li dalle va­lu­ta­zio­ni.
• La rac­co­man­da­zio­ne operativa non è suf­fi­cien­te­men­te motivata. Indica per ogni rac­co­man­da­zio­ne il beneficio atteso e un possibile rischio.

Con­clu­sio­ne: prompt chiari per Copilot for­ni­sco­no risultati migliori

I buoni prompt per Copilot seguono uno schema chiaro composto da compito, contesto, formato e tono. Descrivi il più pre­ci­sa­men­te possibile di che cosa hai bisogno, a chi è destinato il risultato e come deve essere strut­tu­ra­to. Per i compiti più complessi, più prompt con­se­cu­ti­vi portano spesso a risultati migliori rispetto a un’unica istru­zio­ne molto ampia. In­di­pen­den­te­men­te dal fatto che tu utilizzi Microsoft Copilot o un altro as­si­sten­te IA, dovresti poi ve­ri­fi­ca­re che i contenuti generati siano corretti, completi e abbiano un tono adeguato. In questo modo puoi ve­lo­ciz­za­re le attività di routine senza perdere il controllo sul risultato finale.