Nella quotidianità lavorativa è normale tuttavia che ci siano dei compiti più importanti di altri. Per mettere in evidenza tali priorità anche sulla Kanban Board, si inseriscono le cosiddette swimmlane. Si tratta di linee orizzontali che suddividono la colonna del work in progress. Ad esempio il team può inserire in un campo in alto (in una fastlane) tutti quei compiti che devono essere portati a termine prima degli altri e lasciare i compiti meno urgenti in basso. In questo modo ogni componente del team può farsi velocemente un’idea delle priorità attuali.
Grazie a questa rappresentazione si riesce ad aumentare la trasparenza del lavoro in modo molto semplice. Scegliendo Kanban non si decide solo di adottare un’utile visualizzazione del flusso di lavoro, ma si sceglie anche un metodo che limita i compiti: prima di iniziare ad utilizzare Kanban nella produzione, si stabilisce a quanti compiti si può lavorare contemporaneamente. Se non c’è nessuna limitazione per le due colonne esterne, ogni colonna centrale deve rispettare un valore massimo. Quindi un team può lavorare solo a due cartellini per fase, perché, secondo i sostenitori del Kanban, il multitasking porta ad un ritardo nel processo lavorativo.
Invece di spostare i compiti da una fase a un’altra, con Kanban si segue il metodo pull. I compiti vengono quindi “tirati”. Solo quando il team ha di nuovo spazio libero nella colonna, i dipendenti prendono un nuovo compito dalla colonna situata a sinistra rispetto alla loro. Ciò significa anche che le colonne sono spesso ulteriormente suddivise: da un lato i compiti a cui si sta lavorando e dall’altro quelli che devono essere spostati alla fase successiva.
Le limitazioni poi servono affinché le risorse libere possano essere suddivise efficientemente, in particolare quando un compito è costituito da diverse fasi e per evitare di formare degli ingorghi. Nel caso in cui nella prima fase si lavori velocemente ma nella seconda ci siano dei problemi, i dipendenti, secondo Kanban, non possono continuare a portare a termine i compiti della prima. Al contrario, si utilizzeranno risorse libere per aiutare a risolvere il problema nella seconda fase.
Oltre al limite dei compiti contestuali, sulla Kanban Board possono essere chiaramente rappresentate altre regole. Tra queste quella che indica il momento a partire dal quale un compito può essere definito terminato e pronto per la prossima fase. Inoltre deve essere chiaro che tali regole possono cambiare. Fanno parte dei processi agili anche le attività di analisi e adattamento.
Per migliorare il processo lavorativo a lungo termine è importante lo scambio di feedback. Per questo motivo Kanban prevede meeting regolari (le cosiddette cadenze), ma non vengono date indicazioni precise sulla loro frequenza o modalità di svolgimento. Il pioniere di Kanban, David J. Anderson, dà invece alcuni consigli a riguardo: un meeting Kanban al giorno (simile al Daily Scrum), revisioni specifiche su diversi temi e altri meeting.
Lo scambio di idee tra colleghi è in linea con lo scopo generale di Kanban: migliorare il flusso di lavoro e il prodotto. Partendo dallo stato attuale il team deve introdurre nuovi miglioramenti a poco a poco, invece di organizzare una grande svolta. Questo approccio viene spesso paragonato alla filosofia giapponese Kaizen. Tale teoria, che si ritrova ora principalmente nella corporate governance, promuove il miglioramento continuo (Kaizen in giapponese significa “cambiare per migliorare”). Un obbiettivo finale invece non c’è. Secondo la teoria Kaizen si possono adottare sempre nuovi cambiamenti.
Nel metodo Kanban si possono individuare complessivamente sei diverse prassi:
- Visualizzazione: la Kanban Board è una visualizzazione del processo lavorativo. La sua configurazione rimane però abbastanza libera. La cosa importante è che le fasi siano chiare e che per ogni colonna venga mostrato il relativo limite.
- Limitazione: ogni colonna può contenere solo un determinato numero di compiti. Il team può prendere un nuovo cartellino dal lato sinistro solo quando il cartellino di un compito viene spostato verso destra. Ciò porta inevitabilmente a un flusso di lavoro efficiente.
- Gestione: durante il processo lavorativo può succedere che ci siano dei blocchi o delle carenze. In tali situazioni è importante far concentrare il team sull’eliminazione dei blocchi. Inoltre l’osservazione del flusso di lavoro serve a suddividere correttamente le risorse disponibili a lungo termine.
- Regolamentazione: regole esplicite sono pensate per rendere il processo lavorativo trasparente e chiaro. Fanno parte di tali regole ad es. la determinazione di limiti, ma anche la definizione del momento a partire dal quale un compito può definirsi completato. Le regole del processo devono essere allo stesso modo una parte evidente e mutabile della Kanban Board.
- Feedback: i feedback sono una parte importante del processo lavorativo, in quanto è solo grazie ad essi che il lavoro può essere migliorato. Per questo motivo sono previsti meeting regolari, le cosiddette cadenze. A differenza di Scrum, Kanban non definisce una struttura fissa per tali incontri.
- Kaizen: i processi del team devono essere continuamente migliorati con Kanban. Secondo la teoria non bisogna raggiungere un optimum, ma bisogna lavorare continuamente per migliorare.