Com­plian­ce: standard per un com­por­ta­men­to aziendale a norma

Ri­spet­ta­re le leggi e osservare un com­por­ta­men­to corretto dal punto di vista etico do­vreb­be­ro essere la norma di qualsiasi azienda. Tuttavia alcuni pre­ce­den­ti recenti hanno di­mo­stra­to che non sempre è così. Al contrario, la com­plian­ce rimane un tema con­tro­ver­so. Infatti le aziende non agiscono all’interno di uno spazio vuoto, ma le loro attività in­flui­sco­no sugli aspetti di diversi gruppi di interesse. Non solo i gruppi in­du­stria­li, ma anche le PMI sono obbligate ad agire in una certa maniera, a definire un proprio canone di valori e a seguirlo. Tenendo conto della com­ples­si­tà della questione, emerge prima di tutto una domanda: qual è esat­ta­men­te il si­gni­fi­ca­to di com­plian­ce?

Il termine com­plian­ce, tra­du­ci­bi­le in italiano come “con­for­mi­tà normativa”, è uti­liz­za­to nell’ambito economico e giuridico e deriva ori­gi­na­ria­men­te dalla finanza sta­tu­ni­ten­se; oggi si applica pra­ti­ca­men­te a tutti i settori e ambiti economici. Es­sen­zial­men­te la com­plian­ce aziendale indica l’os­ser­van­za delle regole da parte delle aziende e dei di­pen­den­ti. In passato l’at­ten­zio­ne era rivolta solo ed esclu­si­va­men­te all’os­ser­va­zio­ne delle leggi. Dunque, prendendo l’esempio degli istituti di credito, per com­plian­ce si in­ten­de­va­no le leggi di com­pra­ven­di­ta di titoli di credito.

Oggi il termine com­plian­ce ha assunto però un si­gni­fi­ca­to più ampio: oltre alla tutela della legalità, il concetto comprende ora anche il ri­co­no­sci­men­to di standard e di­spo­si­zio­ni tipiche di uno specifico settore. Ancora più im­por­tan­te risulta una di­chia­ra­zio­ne vo­lon­ta­ria del proprio canone di valori, con la quale l’azienda impone delle regole etiche ferree per il com­por­ta­men­to all’interno e all’esterno dell’azienda stessa.

Alla luce di quanto scritto finora, perché la con­for­mi­tà normativa è così im­por­tan­te? Che cosa si nasconde dietro il concetto di com­plian­ce e quali sono gli obiettivi di un’azienda che si impegna a ri­spet­tar­li?

Da un punto vista meramente aziendale, la di­chia­ra­zio­ne di una com­plian­ce ha so­prat­tut­to dei motivi stra­te­gi­ci: proprio come le persone naturali, anche le aziende, in qualità di persone giu­ri­di­che, devono ri­spet­ta­re le leggi nazionali e in­ter­na­zio­na­li. In Italia questo principio è regolato nella legge 24 novembre 1981, n. 689 sull'illecito am­mi­ni­stra­ti­vo, che prevede una sanzione pe­cu­nia­ria nel caso in cui venga violata una norma giuridica.

Quindi, se non vengono in­tra­pre­se le ri­spet­ti­ve con­tro­mi­su­re, i coinvolti corrono il rischio di essere san­zio­na­ti con multe, rimborso dei profitti o persino con una pena detentiva. A ciò si ag­giun­go­no fattori esterni e interni così come ulteriori costi che possono su­ben­tra­re per l’azienda colpevole, ad esempio con­se­guen­ze sul piano personale o richieste di ri­sar­ci­men­to danni da parte di clienti e partner com­mer­cia­li. Tuttavia queste sanzioni non si limitano a una singola azienda, ma possono dan­neg­gia­re l'intero gruppo in­du­stria­le. In questo caso anche un'as­si­cu­ra­zio­ne non offre tutele al riguardo.

La questione prin­ci­pa­le della com­plian­ce è quindi quella di evitare un com­por­ta­men­to soggetto a sanzioni o iden­ti­fi­car­lo in fretta e reagire di con­se­guen­za per mi­ni­miz­za­re i rischi economici. Non è possibile evitare in­fra­zio­ni alle norme fatte de­li­be­ra­ta­men­te, ma la presenza di misure di una com­plian­ce aziendale può portare a una riduzione di re­spon­sa­bi­li­tà per i dirigenti. Varia però a seconda dei casi la pos­si­bi­li­tà di diminuire la sanzione in presenza di un sistema di controllo interno al­l'a­zien­da.

Un esempio famoso di in­fra­zio­ne della com­plian­ce è lo scandalo dei gas che da settembre 2015 ha tenuto impegnati i media, le industrie del settore e il dibattito politico: l'azienda tedesca Volk­swa­gen AG ha au­to­riz­za­to una ma­ni­po­la­zio­ne nelle au­to­vet­tu­re diesel prodotte a partire da gennaio 2013 che hanno alterato i valori di ossido d'azoto e ha aggirato così le norme vigenti sui gas di scarico, un'in­fra­zio­ne della legge fatta con­sa­pe­vol­men­te dal ma­na­ge­ment dell’azienda.

Da allora il gruppo è con­ti­nua­men­te sotto i ri­flet­to­ri ed esposto ai giudizi dell’opinione pubblica: l'am­mi­ni­stra­to­re delegato Martin Win­ter­korn si è dimesso e rischia 25 anni di de­ten­zio­ne; la politica è diventata più severa nel con­trol­la­re i pro­dut­to­ri di au­to­vet­tu­re e l'in­du­stria au­to­mo­bi­li­sti­ca si trova di con­se­guen­za in una grave crisi, mentre sono in corso diversi pro­ce­di­men­ti istrut­to­ri penali e civili.

Da settembre 2018 è iniziato il maxi processo per la richiesta di un ri­sar­ci­men­to danni da parte degli azionisti, che potrebbe costare alla Volk­swa­gen 9 miliardi di euro, se non di più.

La di­scus­sio­ne pubblica si è ampliata fino ad arrivare a parlare di re­spon­sa­bi­li­tà sociale d’impresa, andando così ad ag­giun­ge­re una com­po­nen­te etica al termine com­plian­ce. Gli sta­ke­hol­der, quindi i gruppi di in­te­res­sa­ti rilevanti come i clienti, i di­pen­den­ti e la persone che abitano vicino agli impianti di pro­du­zio­ne, si aspettano dal­l'a­zien­da non solo una con­for­mi­tà normativa per il bene del­l'a­zien­da, ma anche l'os­ser­van­za delle virtù e dei valori morali tipici del settore. Le aziende non devono perciò pre­sen­tar­si come player economici, ma so­prat­tut­to come corporate citizens (in italiano “Cittadini aziendali”) nel senso di una Corporate Social Re­spon­si­bi­li­ty (“Re­spon­sa­bi­li­tà sociale d'impresa“, ab­bre­via­to in: CSR).

Ciò che vale come piena re­spon­sa­bi­li­tà sociale d’impresa viene pre­de­fi­ni­to fino a un certo grado tramite organi di re­go­la­zio­ne e codici ri­co­no­sciu­ti a livello globale. In molti casi, in par­ti­co­la­re nelle industrie sensibili come quelle del settore del­l'e­ner­gia e della chimica, ci si aspetta anche che le aziende seguano un proprio canone di valori, che incanali proat­ti­va­men­te e di­ret­ta­men­te i possibili conflitti di interessi con i singoli sta­ke­hol­der. Un'a­zien­da le cui attività hanno im­pli­ca­zio­ni eco­lo­gi­che deve anche co­mu­ni­ca­re i suoi requisiti per la pro­te­zio­ne del­l'am­bien­te e la so­ste­ni­bi­li­tà in modo tra­spa­ren­te e prendere in con­si­de­ra­zio­ne eventuali critiche. Ciò si riflette po­si­ti­va­men­te sulla sua cre­di­bi­li­tà e sui rapporti com­mer­cia­li.

Anche se un im­pren­di­to­re si dovesse già basare sul principio della com­plian­ce, una di­chia­ra­zio­ne sulla re­spon­sa­bi­li­tà sociale d’impresa sarebbe sensata da un punto di vista meramente aziendale: a parte le sanzioni, in­fran­ge­re le norme può infatti condurre a una serie di con­se­guen­ze non fi­nan­zia­rie, come la perdita di re­pu­ta­zio­ne e di fiducia tra i partner com­mer­cia­li e i clienti. Anche se le accuse dovessero risultare false, il danno di immagine causato ri­sul­te­reb­be comunque enorme.

Nel caso delle com­pro­va­te ma­ni­po­la­zio­ni da parte della Volk­swa­gen, una semplice scusa da parte del consiglio di am­mi­ni­stra­zio­ne non è bastata per placare il mal­con­ten­to derivato dalle ri­ve­la­zio­ni: gli istituti di ricerche e analisi di mercato hanno rilevato che l'immagine di tutto il gruppo ne è uscita molto dan­neg­gia­ta. Ha generato ulteriori critiche il fatto che, secondo uno studio del MIT, le au­to­vet­tu­re diesel vendute in Germania tra il 2008 e il 2015 po­treb­be­ro essere re­spon­sa­bi­li di circa 1200 casi di morti premature in tutta Europa per via del­l'in­qui­na­men­to at­mo­sfe­ri­co. Così lo scandalo ha suscitato nuo­va­men­te una lunga di­scus­sio­ne sui trasporti, cosa che mette ul­te­rior­men­te sotto pressione l'in­du­stria au­to­mo­bi­li­sti­ca.

Per l'ap­pli­ca­zio­ne della con­for­mi­tà normativa in azienda è ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re il Com­plian­ce Ma­na­ge­ment System (ab­bre­via­to in: CMS) che assicura l'os­ser­van­za di tutte le linee guida e consente il veloce ri­co­no­sci­men­to di in­fra­zio­ni. Questo CMS ha l'o­biet­ti­vo di im­ple­men­ta­re e tutelare una com­plian­ce aziendale tra­spa­ren­te, unica e chia­ra­men­te com­pren­si­bi­le.

Per via della mol­te­pli­ci­tà di temi e dei settori di interesse che rientrano nel termine com­plian­ce, non è comunque un'im­pre­sa facile creare un CMS. In par­ti­co­la­re alle PMI manca spesso il ne­ces­sa­rio know-how per portare avanti un progetto simile. Visto che a seconda del settore, delle di­men­sio­ni e del tipo di azienda così come della struttura di or­ga­niz­za­zio­ne derivano anche delle richieste in­di­vi­dua­li per l'im­ple­men­ta­zio­ne, non esiste un pro­ce­di­men­to uni­ver­sa­le. Ciò no­no­stan­te di seguito vi il­lu­stria­mo a grandi linee i passaggi più im­por­tan­ti.

Al­l'i­ni­zio di ogni CMS si trova una chiara e unitaria di­chia­ra­zio­ne sulla gestione del­l'a­zien­da in merito alla com­plian­ce così come una de­fi­ni­zio­ne per­so­na­liz­za­ta del termine per l’azienda. Solo così può essere as­si­cu­ra­to che tutti i re­spon­sa­bi­li lavorino insieme e tentino di impedire gli equivoci sul tipo e sul­l'en­ti­tà del progetto. La serietà della dirigenza in merito a questa di­chia­ra­zio­ne si dimostra già dal numero delle capacità personali e dall’ammontare del budget che vi viene destinato. Un team di com­plian­ce ef­fi­cien­te dovrebbe essere composto da esperti pro­ve­nien­ti da tutti i reparti di un'a­zien­da (ad esempio gestione del personale, am­mi­ni­stra­zio­ne delle finanze, reparto legale). Solo così è possibile iden­ti­fi­ca­re e coprire tutti i settori di rischio e di interesse all’interno di un'a­zien­da.

Ulteriori com­pe­ten­ze si ottengono ri­vol­gen­do­si ad esperti esterni, come avvocati, con­su­len­ti aziendali e fi­nan­zia­ri. Si consiglia anche di coin­vol­ge­re i rap­pre­sen­tan­ti dei la­vo­ra­to­ri in tutti i processi de­ci­sio­na­li. Così va ad esempio chiarito se i contratti di lavoro esistenti o gli accordi aziendali ne­ces­si­ti­no di una modifica. Un piano temporale rea­li­sti­co e una di­stri­bu­zio­ne dei ruoli ben definita (con un team leader com­pe­ten­te) possono aiutare a mantenere i costi chiari e a rag­giun­ge­re i risultati sperati ve­lo­ce­men­te.

Il compito prin­ci­pa­le del team è quello di operare un'analisi reale. Non di rado viene fuori che nel­l'a­zien­da sono già presenti strutture di com­plian­ce (almeno in forma ru­di­men­ta­le) e in par­ti­co­la­re sotto forma di “regole non scritte”, che valgono tra i la­vo­ra­to­ri. Sulla base di questa pre­va­lu­ta­zio­ne avviene poi la de­fi­ni­zio­ne degli obiettivi da rag­giun­ge­re: quali misure e mec­ca­ni­smi devono essere aggiunti, mo­di­fi­ca­ti o creati in­te­ra­men­te per al­li­near­si alla filosofia del­l'a­zien­da? In questo caso vale la pena di iden­ti­fi­ca­re i punti di ri­fe­ri­men­to nella società civile con cui deve fare i conti l'azienda nella routine aziendale.

L'AICOM, l'As­so­cia­zio­ne Italiana Com­plian­ce, mette a di­spo­si­zio­ne in­for­ma­zio­ni sulla gestione di un'a­zien­da in termini di com­plian­ce per com­pren­de­re meglio cosa sia la com­plian­ce e come muoversi in questo contesto.

Di seguito vi pre­sen­tia­mo una selezione di possibili settori di rischio, senza pretesa di esau­sti­vi­tà:

• diritto del lavoro (ad esempio divieti di di­scri­mi­na­zio­ne, diritti di co­de­ter­mi­na­zio­ne, tutela contro il li­cen­zia­men­to);
• diritto alla pre­vi­den­za sociale (ad esempio evitare il lavoro autonomo fittizio);
• diritto penale (ad esempio furto, estor­sio­ne, frode, evasione fiscale, lavoro in nero);
• diritto tri­bu­ta­rio (ad esempio di­chia­ra­zio­ne dei redditi, donazioni; parola chiave: Tax Com­plian­ce);
• pro­te­zio­ne dei dati personali in con­for­mi­tà al RGPD; parola chiave: IT Com­plian­ce;
• sicurezza sul lavoro in con­for­mi­tà alle leggi sulla sicurezza sul lavoro, re­go­la­men­to sui luoghi di lavoro;
• tutela della salute;
• diritto am­bien­ta­le;
• diritto pubblico;
• le­gi­sla­zio­ne antitrust.

Su Internet si trovano in­nu­me­re­vo­li schemi per redigere una com­plian­ce aziendale, non esiste però una guida generale per il contenuto e la struttura di un documento simile. Al contrario si rac­co­man­da di adattare tutte le regole alle esigenze in­di­vi­dua­li e alle con­di­zio­ni dell’azienda.

Una possibile struttura potrebbe essere la seguente:

1. Regole di com­por­ta­men­to generali
2. Cir­co­stan­ze spe­ci­fi­che (ad esempio regali ai partner com­mer­cia­li, com­por­ta­men­to nei confronti dei con­cor­ren­ti, trat­ta­men­to equo dei di­pen­den­ti)
3. In­ter­lo­cu­to­ri e le formalità per segnalare le in­fra­zio­ni
4. Mec­ca­ni­smi di do­cu­men­ta­zio­ne per le in­fra­zio­ni
5. Sanzioni (ad esempio diffide, tra­sfe­ri­men­ti, li­cen­zia­men­ti ordinari e straor­di­na­ri, riduzione dello stipendio, ri­sar­ci­men­to danni, denunce).

Una volta pronte, le linee guida della com­plian­ce devono essere co­mu­ni­ca­te aper­ta­men­te a tutta l'azienda. Ciò avviene tramite circolari, pub­bli­ca­zio­ni su Intranet ed eventi in­for­ma­ti­vi. Or­ga­niz­zan­do re­go­lar­men­te corsi di for­ma­zio­ni tutte le persone coinvolte nel­l'a­zien­da (anche i partner con­trat­tua­li e i fornitori) devono essere sen­si­bi­liz­za­te sulla nuova com­plian­ce aziendale. Inoltre è im­pre­scin­di­bi­le inserire delle clausole ag­giun­ti­ve che sta­bi­li­sco­no come obbligo con­trat­tua­le il rispetto della con­for­mi­tà normativa.

Molte aziende decidono anche di inserire online una versione ridotta al­l'es­sen­zia­le della com­plian­ce sotto forma di “Code of Conduct” o “Mission Statement”. Insieme a un cer­ti­fi­ca­to CMS ufficiale (ad esempio il TÜV o di un ente privato) una di­chia­ra­zio­ne di questo tipo può servire a raf­for­za­re la fiducia dei clienti e dei partner com­mer­cia­li e ad attirare candidati nel­l'am­bi­to dell'“Employer branding”. È però im­por­tan­te che i dirigenti re­spon­sa­bi­li diano sempre il buon esempio e si attengano all’interno e al di fuori dell’azienda alla com­plian­ce.

La re­spon­sa­bi­li­tà prin­ci­pa­le così come la piena re­spon­sa­bi­li­tà in merito alla con­for­mi­tà normativa risiede es­sen­zial­men­te nella dirigenza del­l'a­zien­da, che può delegare tale funzione di com­plian­ce a un singolo Chief Com­plian­ce Officer o a un intero team di com­plian­ce (come nel caso della Banca Svizzera UBS).

Questi sono re­spon­sa­bi­li dei seguenti compiti:

• Im­ple­men­ta­zio­ne e ap­pli­ca­zio­ne del CMS
• Or­ga­niz­za­zio­ne ed ese­cu­zio­ne di corsi di for­ma­zio­ne
• Controllo di qualità continuo
• Sondaggi tra i di­pen­den­ti
• Controllo di modifiche alle leggi
• Adat­ta­men­to, am­plia­men­to e sviluppo del CMS, se ne­ces­sa­rio
• Do­cu­men­ta­zio­ne di in­fra­zio­ni
• Rapporti regolari al­l'am­mi­ni­stra­zio­ne

Un ambito di compiti così complesso richiede un personale spe­cia­liz­za­to che sia allo stesso tempo in grado di applicare queste norme, perciò al momento di se­le­zio­na­re i di­pen­den­ti bisogna fare par­ti­co­la­re at­ten­zio­ne. Il re­spon­sa­bi­le della com­plian­ce non deve per forza trovarsi nel più alto livello di­ri­gen­zia­le, ma dovrebbe avere un col­le­ga­men­to di co­mu­ni­ca­zio­ne diretto, con­si­sten­te e il più possibile breve, per poter lavorare ef­fi­ca­ce­men­te. Solo così viene garantito che l'impegno profuso per rea­liz­za­re la com­plian­ce aziendale porti alla fine i suoi frutti.

L'u­ti­liz­zo e gli obiettivi di misure di com­plian­ce sono evidenti per quanto riguarda le leggi esistenti e la re­spon­sa­bi­li­tà sociale d’impresa. Ciò cambia però poco il fatto che questa funzione in alcune am­mi­ni­stra­zio­ni abbia una dubbia fama, cioè quella che le pratiche con­so­li­da­te mettano in di­scus­sio­ne l'at­ti­vi­tà aziendale in modo spia­ce­vo­le e ne im­pe­di­sca­no il suo svol­gi­men­to.

Molti vedono il problema prin­ci­pa­le nella com­ples­si­tà inerente e nella mu­ta­bi­li­tà del termine com­plian­ce. Le aziende, in par­ti­co­la­re quelle che operano a livello globale, si vedono esposte a una marea di regole e divieti nazionali e in­ter­na­zio­na­li, oltre che specifici del settore. A questi si ag­giun­go­no temi pro­ve­nien­ti dalla di­scus­sio­ne pubblica che mutano con­ti­nua­men­te. Ciò comporta che sistemi completi di com­plian­ce ma­na­ge­ment si trovino spesso solo nei grandi gruppi, mentre la tematica ricopre un ruolo meno im­por­tan­te nelle piccole e medie imprese.

Ancora più im­por­tan­te (e urgente) è sen­si­bi­liz­za­re tutti i re­spon­sa­bi­li in azienda sulla con­for­mi­tà normativa e in­ca­ri­ca­re un re­spon­sa­bi­le della com­plian­ce istruito ed esperto, che possa af­fron­ta­re le sfide all’immagine pro­fes­sio­na­le e le riserve di molti manager.

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