Periodi legali di con­ser­va­zio­ne dei documenti aziendali

Con l’obbligo di con­ser­va­zio­ne dei documenti aziendali, il le­gi­sla­to­re sta­bi­li­sce i termini per la con­ser­va­zio­ne dei documenti com­mer­cia­li per gli im­pren­di­to­ri. I periodi di con­ser­va­zio­ne previsti dalla legge servono prin­ci­pal­men­te a garantire la ve­ri­fi­ca­bi­li­tà dei processi rilevanti ai sensi del diritto fiscale e com­mer­cia­le.

Vi forniamo una pa­no­ra­mi­ca delle basi giu­ri­di­che dell’obbligo di con­ser­va­zio­ne dei documenti com­mer­cia­li, un elenco dei soggetti obbligati a con­ser­va­re i documenti com­mer­cia­li e le cir­co­stan­ze all’interno delle quali questo obbligo ha luogo, e un elenco dei documenti soggetti a con­ser­va­zio­ne con le ri­spet­ti­ve scadenze.

In Italia, nel momento in cui si iscrive la propria impresa al Registro delle imprese, vi è di fatto l’obbligo di con­ser­va­zio­ne dei documenti aziendali, sia a fini civili che tributari. L’articolo 2220 del Codice Civile sta­bi­li­sce che debbano essere con­ser­va­te scritture, fatture, lettere e te­le­gram­mi, nonché copie di fatture, lettere e te­le­gram­mi spediti.

Tuttavia, ci sono delle dif­fe­ren­ze a seconda del tipo di impresa e non tutti gli im­pren­di­to­ri devono con­ser­va­re le scritture contabili: alcuni doveri di con­ser­va­zio­ne ri­guar­da­no soltanto gli im­pren­di­to­ri com­mer­cia­li, cioè di fatto le imprese di di­men­sio­ni medio/grandi, mentre i piccoli im­pren­di­to­ri, ai fini ci­vi­li­sti­ci, ne sono esclusi.

I piccoli im­pren­di­to­ri ad esempio non devono con­ser­va­re il libro giornale e il libro degli inventari (salvo che i ricavi superino de­ter­mi­na­te soglie di guadagno, 400.000 euro per imprese di servizi e 700.000 per altri tipi di imprese), ma a fini fiscali deve comunque con­ser­va­re i registri per l’IVA e quello dei beni am­mor­tiz­za­bi­li.

In par­ti­co­la­re, la normativa iden­ti­fi­ca i documenti che vanno con­ser­va­ti dagli im­pren­di­to­ri com­mer­cia­li, e pre­ci­sa­men­te:

• Il libro giornale, dove si indicano quo­ti­dia­na­men­te le ope­ra­zio­ni compiute nell’esercizio dell’impresa
• Il libro degli inventari, dove si indicano attivi e passivi delle imprese, nonché il conto finale di profitti e perdite
• Tutte le scritture richieste dalla natura e dalle di­men­sio­ni dell’impresa, come:
  • Il libro mastro
  • Il libro di cassa
  • Il libro magazzino
  • I libri sociali

Inoltre, l’im­pren­di­to­re com­mer­cia­le deve anche con­ser­va­re, ai fini tributari, i registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, le scritture au­si­lia­rie di magazzino e il registro dei beni am­mor­tiz­za­bi­li.

Nor­mal­men­te esse vengono con­ser­va­te in modalità cartacee, ma si possono anche ar­chi­via­re come file di immagini, che ov­via­men­te devono però cor­ri­spon­de­re ai documenti cartacei. In ogni caso i documenti aziendali devono essere con­ser­va­ti in modo da poter garantire integrità e di­spo­ni­bi­li­tà. L’integrità consiste nel fatto che il documento sia autentico e non sia stato manomesso in alcun modo: soltanto in questo modo viene garantita al documento stesso una forza pro­ba­to­ria. Per di­spo­ni­bi­li­tà, come intuibile, si intende che i documenti devono poter essere con­sul­ta­ti in tempi re­la­ti­va­men­te brevi e devono anche essere fa­cil­men­te com­pren­si­bi­li.

Per quanto riguarda i supporti, come accennato, ci si può avvalere anche di documenti digitali, ma a diversi supporti cor­ri­spon­do­no anche diverse modalità di con­ser­va­zio­ne.

Gli archivi cartacei si sud­di­vi­do­no in tre grandi categorie, a seconda del periodo di tempo a cui fanno ri­fe­ri­men­to e dalla rilevanza che possono avere da un punto di vista giuridico e operativo. Si possono sud­di­vi­de­re pertanto in:

• archivio corrente, dove appunto vengono tenuti i documenti uti­liz­za­ti per il disbrigo delle ope­ra­zio­ni correnti;
• archivio di deposito, che riguarda quei documenti non più necessari nella quo­ti­dia­ni­tà, ma che ancora rivestono un interesse giuridico e operativo;
• archivio storico, dove vengono ar­chi­via­ti i documenti che vanno con­ser­va­ti per sempre

A questo scopo bisogna ov­via­men­te im­ple­men­ta­re un piano di ar­chi­via­zio­ne efficace per poter gestire in modo ef­fi­cien­te i documenti di tutte e tre le fasi di archivio.

Per archivi digitali si intendono quegli archivi dove i documenti digitali vengono creati a partire da un documento cartaceo, tramite dei di­spo­si­ti­vi ottici. Ciò non va confuso con la vera e propria de­ma­te­ria­liz­za­zio­ne, in cui il documento nasce già come documento digitale, e non è sem­pli­ce­men­te una copia di un esistente documento cartaceo. Per quanto riguarda gli archivi digitali, occorre na­tu­ral­men­te attuare una serie di procedure per poter garantire l’ac­ces­si­bi­li­tà, l’uti­liz­za­bi­li­tà e l’au­ten­ti­ci­tà dei documenti digitali.

Anche i messaggi di posta elet­tro­ni­ca che rivestono rilevanza giuridica e com­mer­cia­le vanno con­ser­va­ti, come prescrive l’articolo 2214 del Codice Civile. Per quanto riguarda le e-mail a contenuto com­mer­cia­le, esse sono rilevanti anche ai fini fiscali. Anche le e-mail, in quanto do­cu­men­ta­zio­ne scritta, devono sot­to­sta­re ai principi di qualità, sicurezza, integrità e im­mo­di­fi­ca­bi­li­tà e devono, come le lettere, essere con­ser­va­te da chi esercita un’attività com­mer­cia­le per un periodo di dieci anni.

Con­si­de­ra­to questo obbligo di con­ser­va­zio­ne delle e-mail, è perciò fon­da­men­ta­le una corretta ar­chi­via­zio­ne delle e-mail. Poiché l’ar­chi­via­zio­ne manuale è molto laboriosa, esiste un software speciale che supporta l’ar­chi­via­zio­ne in con­for­mi­tà alle leggi vigenti. I programmi cor­ri­spon­den­ti as­si­cu­ra­no che le e-mail siano me­mo­riz­za­te e ar­chi­via­te cor­ret­ta­men­te. L’ar­chi­via­zio­ne elet­tro­ni­ca consente anche la ricerca au­to­ma­ti­ca delle e-mail ar­chi­via­te. In questo modo, tutte le in­for­ma­zio­ni sono sempre di­spo­ni­bi­li, sia per l’impresa stessa che per le autorità di vigilanza.

L’im­pren­di­to­re (o i suoi eredi) ha l’obbligo di con­ser­va­zio­ne delle scritture contabili per almeno 10 anni, anche se l’impresa nel frattempo è stata chiusa. Tuttavia, nel caso in cui l’impresa sia sot­to­po­sta ad ac­cer­ta­men­ti fiscali, potrebbe essere ne­ces­sa­rio con­ser­va­re tali documenti anche per un periodo più lungo.

Nel caso in cui i documenti non vengano con­ser­va­ti, le con­se­guen­ze possono essere anche molto gravi. Ad esempio, in caso di fal­li­men­to, la mancata os­ser­va­zio­ne dell’obbligo di con­ser­va­zio­ne delle scritture contabili potrebbe portare alla con­te­sta­zio­ne del reato di ban­ca­rot­ta semplice, alla re­clu­sio­ne da sei mesi a due anni, o ad­di­rit­tu­ra alla ban­ca­rot­ta frau­do­len­ta (da tre a dieci anni di re­clu­sio­ne) se le scritture contabili sono state sottratte o distrutte dall’im­pren­di­to­re, impedendo così la ri­co­stru­zio­ne dei movimenti di affari e del pa­tri­mo­nio.

Anche in caso in cui non si verifichi un fal­li­men­to, ci sono in ogni caso sanzioni am­mi­ni­stra­ti­ve per l’omessa con­ser­va­zio­ne delle scritture contabili previste ai fini tributari.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.