La posta elettronica certificata (PEC) è una soluzione made in Italy per cercare di ovviare alle difficoltà che comporta l’archiviazione delle e-mail di lavoro. Nel 2008, Renato Brunetta, il Ministro della funzione pubblica del quarto governo Berlusconi, ha deciso di accelerare il processo di digitalizzazione della burocrazia approvando il Decreto Legge n. 185/2008, convertito poi nellalegge n. 2/2009, che stabilisce che la comunicazione tra imprese, professionisti e istituzioni avvenuta tramite PEC abbia a tutti gli effetti valore ufficiale e legale.
Dal 2012 la PEC è diventata obbligatoria per le seguenti categorie:
- Pubbliche amministrazioni
- Professionisti iscritti in albi ed elenchi
- Imprese in forma societaria
Chi non si adegua rischia una sanzione da 103 a 1032 €.
Attivare una casella PEC è un processo abbastanza semplice. Per prima cosa l’imprenditore deve compilare il modulo di registrazione o quello di attivazione sul sito ufficiale della Posta Elettronica Certificata, dove vanno indicati i propri dati anagrafici e quelli della persona giuridica (aziende, enti) che inoltra la domanda.
Dal momento che non esistono soluzioni PEC gratuite, per attivare una casella di posta elettronica certificata bisogna sempre affidarsi a gestori privati, che poi provvederanno a inviare al richiedere per e-mail o per posta la conferma della registrazione e la relativa documentazione. Una volta effettuato e ricevuto il pagamento, si riceve una conferma con ulteriori informazioni su come procedere. Il gestore verifica di nuovo la correttezza delle informazioni inviate dal cliente e attiva la casella e gli eventuali domini richiesti. A questo punto al richiedente arriva una mail di benvenuto nella quale gli vengono forniti tutti i parametri di accesso alla casella (nome utente, password, server stmp, server pop/imap, indirizzo webmail ecc.).
Poiché la PEC si affida ai provider tradizionali, gli imprenditori possono scaricare le app offerte dal servizio per controllare la PEC comodamente dal proprio tablet o smartphone. Tuttavia, per una maggiore sicurezza è necessario connettersi alla casella sempre dal web.
I vantaggi più importanti della PEC sono:
- poter inviare qualsiasi formato digitale;
- poter inviare ricevute di consegna con piena validità legale;
- tracciabilità del mittente;
- certezza sulla destinazione dei messaggi;
- inviare messaggi a costo inferiore di quelli mandati con raccomandata;
- obbligo da parte del gestore di archiviare tutto quanto concerne l’invio e la ricevuta di un messaggi per 30 mesi;
- obbligo del gestore di applicare la normativa in merito alla privacy e alla tutela della comunicazione.
I maggiori svantaggi invece sono:
- la tecnologia PEC non è riconosciuta come uno standard internazionale e quindi è valida solo in Italia;
- la sicurezza è minata dal fatto che si accede tramite il computer o lo smartphone dell’utente, che potrebbe essere infetto da malware;
- non esistono soluzioni PEC gratuite, per utilizzarla bisogna affidarsi ai servizi di aziende private;
- la comunicazione ha valore legale solo se avviene tra due caselle PEC.
Dal momento che si tratta di questioni burocratiche delicate e complicate, si consiglia di consultare un commercialista o un esperto in caso di dubbi o difficoltà.