Nelle vostre e-mail private potete decidere in maniera completamente autonoma e libera se salvare le vostre e-mail e per quanto tempo conservarle. In ambito aziendale, la situazione è ben diversa: in Italia esistonodirettive legali che obbligano le aziende ad archiviare le e-mail relative alla corrispondenza aziendale, dal momento che la posta elettronica ha sostituito in massima parte i tradizionali mezzi per la corrispondenza, come le lettere o i fax, e rappresenta spesso l’unica prova della comunicazione commerciale tra un’azienda e una terza parte.
Ogni azienda di dimensioni medio-grandi è obbligata per legge a conservare tutta la corrispondenza commerciale, sia cartacea sia telematica, per almeno dieci anni. Questo rappresenta una sfida burocratica e tecnica per le aziende, che non possono limitarsi a tenere un libro contabile in formato PDF perché sarebbe facilmente falsificabile. La responsabilità per l’archiviazione delle e-mail ricade sulla direzione dell’impresa. Se un’azienda non archivia le sue e-mail aziendali, rischia di subire come conseguenza azioni legali, quali sanzioni e, a in caso di un reato, anche la reclusione fino a un massimo di dieci anni.
Le direttive che regolano l’archiviazione della corrispondenza, comprese le e-mail, sono stabilite dall’articolo 2214 del Codice Civile e da quello 22 del Dpr 600/1973.
La legge stabilisce che ogni e-mail che abbia rilevanza commerciale e/o giuridica debba essere tenuta in archivio per almeno dieci anni. Tra i documenti obbligatori da conservare figurano:
Il concetto di corrispondenza si estende, oltre che alle tradizionali lettere e ai fax, anche alla posta elettronica inclusi gli allegati, qualora questi fossero necessari per comprendere il contenuto del relativo messaggio. Ad essere rilevanti per l’attività aziendale sono quindi tutte quelle e-mail inviate o ricevute che hanno un contenuto commerciale e/o giuridico relativo all’azienda in questione o ai suoi rapporti con i clienti o i fornitori, ad esempio quelle contenenti ordinazioni, fatture di fornitori, copie di fatture emesse e contratti di acquisto.
Sono escluse dall’obbligo di archiviazione quelle e-mail che non hanno un contenuto commerciale, come per esempio le newsletter, dal momento che non si riferiscono un impegno giuridico o commerciale dell’azienda, e i messaggi privati dei dipendenti che hanno spedito o ricevuto attraverso la casella di posta elettronica dell’azienda.
Tutti i documenti sopra citati devono essere conservati dall’imprenditore o dai suoi eredi per almeno dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, anche se nel frattempo l’azienda ha cessato la sua attività. Naturalmente, l’obbligo si estende anche per le e-mail aziendali rilevanti secondo i criteri specificati sopra.
Trattandosi di documenti informatici, il rischio di una falsificazione è sempre presente e molto alto. Per tutelarsi da sanzioni, anche molto pesanti, bisogna prendere alcune precauzioni e seguire le direttive legali italiane: in particolare quelle stabilite sia dal Tribunale di Cuneo, con un’ordinanza del 15 dicembre 2003, sia da quello di Bari con l'emissione del decreto n. 89 del 2004. Essendo parte della corrispondenza, anche i messaggi di posta elettronica devono essere conservati in condizioni di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, come il resto della posta tradizionale. Per rispettare la norma non basta quindi archiviare la posta elettronica in una normale casella ed eseguire un backup periodico del computer poiché alcune e-mail potrebbero essere state cancellate accidentalmente o non (oltre al fatto che potrebbero essere facilmente contraffabili). I backup sono necessari ma per recuperare il sistema in caso di rotture o problemi inaspettati, non bastano per archiviare le e-mail in maniera sicura. Per questo, le aziende dovrebbero prendere in considerazione soluzioni di cloud computing o quelle offerte da programmi professionali che siano certificati e garantiscano l’impossibilità di modificare o cancellare le e-mail aziendali una volta archiviate.
Un’altra possibile soluzione che aiuta gli imprenditori a districarsi tra la burocrazia sorta attorno all’archiviazione della posta elettronica è la PEC.
La posta elettronica certificata (PEC) è una soluzione made in Italy per cercare di ovviare le difficoltà che comporta l’archiviazione delle e-mail di lavoro. Nel 2008, Renato Brunetta, il Ministro della funzione pubblica del quarto governo Berlusconi, decise di accelerare il processo di digitalizzazione della burocrazia, approvando il Decreto Legge n. 185/2008, convertito poi nella legge n. 2/2009, che stabilisce che la comunicazione tra imprese, professionisti e istituzioni avvenuta tramite PEC abbia a tutti gli effetti valore ufficiale e legale.
Dal 2012 la PEC è diventata obbligatoria per le seguenti categorie:
Chi non si adegua rischia una sanzione da 103 a 1032€. Attivare una casella PEC è un processo abbastanza semplice. Per prima cosa l’imprenditore deve compilare il form di registrazione o il modulo di attivazione sul sito ufficiale della Posta Elettronica Certificata che inoltra la domanda. Dal momento che non esistono soluzioni PEC gratuite, per attivare una casella di posta elettronica certificata bisogna sempre affidarsi a gestori privati, che poi provvederanno a inviare al richiedere per e-mail o per posta la conferma della registrazione e la relativa documentazione. Una volta effettuato e ricevuto il pagamento, si riceve una conferma con ulteriori informazioni su come procedere. Il gestore verifica di nuovo la correttezza delle informazioni inviate dal cliente e attiva la casella e gli eventuali domini richiesti. A questo punto al richiedente arriva una mail di benvenuto nella quale gli vengono forniti tutti i parametri di accesso alla casella (nome utente, password, server stmp, server pop/imap, indirizzo webmail ecc.). Poiché la PEC si affida ai provider tradizionali, gli imprenditori possono scaricare le app offerte dal servizio per controllare la PEC comodamente dal proprio tablet o smartphone. Tuttavia, per garantirsi una maggiore sicurezza, è necessario connettersi alla casella sempre dal web.
I vantaggi più importanti della PEC sono:
I maggiori svantaggi invece sono:
Dal momento che si tratta di questioni burocratiche delicate e complicate, si consiglia di consultare un commercialista o un esperto in caso di dubbi o difficoltà. Questo articolo non rappresenta o sostituisce in alcun modo una consulenza legale.
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