Time tracking – a che cosa bisogna prestare at­ten­zio­ne

Do­cu­men­ta­re gli orari di lavoro è una scelta sensata sia per i datori di lavoro che per i di­pen­den­ti. Cio­no­no­stan­te, questo crea spesso grat­ta­ca­pi a entrambe le parti, in quanto si finisce per ad­den­trar­si in delle vere e proprie zone grigie della normativa vigente. Infatti, il sistema italiano non detta uno schema preciso sulla gestione del time tracking e degli strumenti di controllo dei la­vo­ra­to­ri in generale.

Per questo motivo bisogna prestare par­ti­co­la­re at­ten­zio­ne e pensarci due volte prima di in­tro­dur­re in azienda strumenti o pratiche che rischiano di scon­trar­si con quanto stabilito nello Statuto dei la­vo­ra­to­ri e che non siano stati pensati con un occhio di riguardo al trat­ta­men­to dei dati personali.

Una de­fi­ni­zio­ne vera e propria del time tracking non viene fornita dalla legge italiana. Tuttavia, per time tracking si intende la re­gi­stra­zio­ne del tempo di lavoro e il mo­ni­to­rag­gio dei di­pen­den­ti che ne consegue. Si tratta di un im­por­tan­te strumento di controllo che rientra nella più ampia categoria del time ma­na­ge­ment (o gestione del tempo), ossia un processo che oltre al controllo prevede anche la pia­ni­fi­ca­zio­ne dell’utilizzo del tempo e che è fi­na­liz­za­to all’aumento dell’ef­fi­cien­za dei propri di­pen­den­ti.

La forma con­ven­zio­na­le di time tracking, forse ancora oggi più adoperata in Italia, è quella sta­zio­na­ria. Per time tracking sta­zio­na­rio s’intende infatti l’atto di re­gi­strar­si da parte dei singoli la­vo­ra­to­ri al momento di inizio e fine del proprio orario di lavoro e della pausa pranzo. Per fare ciò viene spesso uti­liz­za­to un apposito badge o ef­fet­tuan­do l’accesso presso la propria po­sta­zio­ne di lavoro. Questa tipologia di time tracking non fa altro però che mo­ni­to­ra­re la presenza del di­pen­den­te in ufficio o sul luogo di lavoro e non come questo impiega il suo tempo.

Le al­ter­na­ti­ve possono essere varie. C’è chi continua altresì a pre­di­li­ge­re il metodo analogico, ossia segnare i propri orari di lavoro con carta e penna o, al contrario, metodi più al passo con i tempi del mercato del lavoro in continua evo­lu­zio­ne, quali metodi digitali con integrati al loro interno vari processi di iden­ti­fi­ca­zio­ne univoca.

Proprio le esigenze del mercato del lavoro odierno, in parte sempre più fles­si­bi­le e slegato alla presenza fisica del di­pen­den­te sul luogo di lavoro, fanno sì che la tendenza sia quella di ri­chie­de­re una com­pi­la­zio­ne degli orari di lavoro, sempre più det­ta­glia­ta e precisa. Un time tracking insomma, che non si limiti agli orari di inizio e fine turno e alle pause (anche di breve durata), ma che riporti descritte anche le attività svolte durante l’orario la­vo­ra­ti­vo.

Quando questo accade, non sempre è però facile indicare il confine tra lecito e non. Proprio questa è la sfida di og­gi­gior­no: riuscire a trovare il giusto com­pro­mes­so e integrare un controllo dei di­pen­den­ti a prova di legge e che riesca di fatto ad aumentare la pro­dut­ti­vi­tà dei la­vo­ra­to­ri.

Come an­ti­ci­pa­to, la normativa italiana non è esat­ta­men­te ag­gior­na­ta a questo proposito e non fornisce in­di­ca­zio­ni precise. Questo fa sì che si creino delle zone d’ombra all’interno delle quali i primi a ri­met­ter­ci sono spesso i di­pen­den­ti, spesso ignari dei propri diritti e doveri, ma che possono risultare molto pe­ri­co­lo­se anche per gli im­pren­di­to­ri, qualora dovessero varcare la soglia del con­sen­ti­to.

L’intera pratica del time ma­na­ge­ment, di cui il time tracking fa parte, dovrebbe solamente servire allo scopo di pro­muo­ve­re l’ef­fi­cien­za all’interno dell’azienda. Tuttavia, la sua messa in pratica ha spesso dei risvolti psi­co­lo­gi­ci non sempre facili da valutare. Per questo motivo, è im­por­tan­te che prima di in­tra­pren­de­re misure fi­na­liz­za­te a mi­glio­ra­re l’ef­fi­cien­za dei propri di­pen­den­ti, si con­sul­ti­no pro­fes­sio­ni­sti ri­co­no­sciu­ti ed esperti, che facciano luce sui pro e i contro dei vari strumenti di controllo, evitando così di peg­gio­ra­re le con­di­zio­ni di lavoro per i di­pen­den­ti o di in­fran­ge­re le leggi che tutelano i loro diritti e perciò la loro privacy.

Per decenni a dettare le con­di­zio­ni per il controllo dei di­pen­den­ti è stato lo Statuto dei la­vo­ra­to­ri (nello specifico l’articolo 4), il cui scopo è quello di sancire i diritti dei la­vo­ra­to­ri in materia di ri­ser­va­tez­za, dignità personale, libertà di espres­sio­ne e di co­mu­ni­ca­zio­ne. Tali in­vio­la­bi­li diritti servono infatti da argine alla libertà di ini­zia­ti­va economica garantita dall’articolo 41 della Co­sti­tu­zio­ne all’im­pren­di­to­re.

Con l’avanzare del progresso tec­no­lo­gi­co e della sua in­te­gra­zio­ne all’interno del processo pro­dut­ti­vo delle imprese italiane, nel 2015 si è deciso di apportare una modifica all’articolo 4 dello Statuto dei la­vo­ra­to­ri anche in ri­fe­ri­men­to alle mutate esigenze pro­dut­ti­ve e or­ga­niz­za­ti­ve.

Il Jobs Act, ossia il D. Lgs. 151/2015, ha dunque riscritto l’articolo so­pra­ci­ta­to in­tro­du­cen­do un distinguo tra gli strumenti di lavoro, quali pc, laptop, tablet, smart­pho­ne, ecc.; e gli strumenti che con­sen­ta­no un controllo del la­vo­ra­to­re, ad esempio quelli di vi­deo­sor­ve­glian­za.

Se prima era vietato qualsiasi utilizzo di impianti au­dio­vi­si­vi e ap­pa­rec­chi che con­sen­ti­va­no il controllo a distanza, ora tale divieto viene meno qualora si ve­ri­fi­chi­no esigenze or­ga­niz­za­ti­ve e pro­dut­ti­ve, di sicurezza del lavoro e di tutela del pa­tri­mo­nio aziendale. Con­tem­po­ra­nea­men­te è ne­ces­sa­rio però che venga sot­to­scrit­to un accordo sindacale (RSA e RSU, o sindacati nazionali per grandi imprese con più sedi dislocate sul ter­ri­to­rio) o, in al­ter­na­ti­va, aver ricevuto l’au­to­riz­za­zio­ne dell’Ispet­to­ra­to del Lavoro.

Questo discorso non vale per i badge e gli orologi-mar­ca­tem­po, ossia quegli strumenti di controllo che servono a re­gi­stra­re accessi e presenza (comma 2 dell’articolo). L’ultimo comma dell’articolo ri­for­mu­la­to è anche esso di grande im­por­tan­za. Sta­bi­li­sce infatti che i dati e le in­for­ma­zio­ni raccolte con il controllo a distanza e con gli ap­pa­rec­chi forniti dal datore di lavoro, possono essere uti­liz­za­ti solo per fini stret­ta­men­te connessi al rapporto di lavoro e a patto che i di­pen­den­ti siano stati ac­cu­ra­ta­men­te informati sul controllo ef­fet­tua­to e sulle relative modalità.

Inoltre, eser­ci­tan­do un controllo pro­lun­ga­to e non stret­ta­men­te legato all’attività la­vo­ra­ti­va si rischia anche di violare un ulteriore articolo, l’articolo 8 dello Statuto dei la­vo­ra­to­ri. Questo articolo sta­bi­li­sce infatti il divieto di ef­fet­tua­re indagini su quelle che sono le opinioni politiche, religiose e sindacali dei di­pen­den­ti, così come su tutto ciò che non è legato all’attività la­vo­ra­ti­va. Dunque, il rac­co­gli­men­to, anche in­vo­lon­ta­rio e indiretto, di tali dati e in­for­ma­zio­ni comporta di per sé una vio­la­zio­ne della privacy del la­vo­ra­to­re e quindi dei suoi diritti.

In data 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Re­go­la­men­to Generale sulla Pro­te­zio­ne dei Dati (RGPD). Questo re­go­la­men­to vuole rap­pre­sen­ta­re un baluardo in difesa della sfera privata dei singoli cittadini europei e dei residenti all’interno dell’Unione Europea, so­sti­tuen­do e uni­for­man­do le varie normative dei singoli paesi. In­di­pen­den­te­men­te dunque dal modello di time tracking che si decide di in­tro­dur­re all’interno della propria azienda, è es­sen­zia­le che i dati e le in­for­ma­zio­ni personali raccolti, siano sempre conformi a quanto previsto dal RGPD.

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