Come emettere una fattura: il vademecum per aziende e privati

Con l’emissione di una fattura informate il vostro cliente sulla somma che vi deve pagare per una data consegna di merci o per la fornitura di de­ter­mi­na­ti servizi. Il più delle volte le fatture hanno anche la funzione di sollecito di pagamento. Le fatture vengono spesso scritte con programmi per l’ufficio come Microsoft Word o con altri programmi più specifici, i quali vengono spesso offerti come servizi online o su Cloud.

Tramite le fatture, le aziende, i la­vo­ra­to­ri autonomi e i liberi pro­fes­sio­ni­sti informano lo stato riguardo le loro entrate e uscite eco­no­mi­che. La fat­tu­ra­zio­ne è im­por­tan­te sia per le imprese che offrono un bene o un servizio, come anche per il cliente in affari che lo riceve. Perciò solo con una fattura chiara e senza errori è possibile contare sulla ritenuta d’acconto, ovvero quel processo che prevede che le aziende che hanno pagato l’imposta sul valore aggiunto (IVA) allo stato, possono ri­chie­der­la indietro, allo stato stesso.

Nel caso in cui com­met­tia­te un errore nella tra­scri­zio­ne di una fattura, il conflitto che ne deriverà tra voi ed i vostri clienti potrebbe attirare l’at­ten­zio­ne del fisco nei vostri confronti. Proprio per questo motivo abbiamo riassunto per voi in questo articolo come si fa a scrivere una fattura inap­pun­ta­bi­le da un punto di vista legale. Una seconda domanda è invece qual è lo strumento con il quale si prepara al meglio una fattura. Oltre ai classici programmi per l’ufficio come Microsoft Word ed Excel ci sono tante altre ap­pli­ca­zio­ni web, con le quali è possibile scrivere e or­ga­niz­za­re le proprie fatture, il tutto com­ple­ta­men­te online. Tutte le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie riguardo alla scrittura di fatture online le trovate nel seguente paragrafo.

Da un punto di vista delle formalità ne­ces­sa­ria, la com­pi­la­zio­ne di una fattura non si dif­fe­ren­zia molto dalla pre­pa­ra­zio­ne di un’offerta, di un ordine di conferma o di una bolla di consegna. Tutte queste si as­so­mi­glia­no nella strut­tu­ra­zio­ne e con­ten­go­no gli stessi dati ob­bli­ga­to­ri da inserire negli appositi spazi. Come per ogni altra co­mu­ni­ca­zio­ne contabile o com­mer­cia­le, dovete inserire il vostro logo aziendale in maniera ben visibile e in buona qualità all’interno della vostra fattura; so­li­ta­men­te questo viene collocato nella parte superiore del documento. Se non disponete di un vostro logo o se non de­si­de­ra­te uti­liz­zar­lo, potete in al­ter­na­ti­va indicare sem­pli­ce­men­te, sempre nell’apposito spazio, il nome della vostra azienda. A seguire vi sono le solite formalità di qualunque documento aziendale ufficiale in­di­riz­za­to ad un cliente: ri­fe­ri­men­to al proprio nome, la ragione sociale e l’indirizzo del cliente così come le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie relative all’azienda di quest’ultimo. Per eventuali chia­ri­men­ti potete includere tra i dati presenti sulla fattura anche i dati di contatto, come numero di telefono e l’indirizzo e-mail. A questo punto è possibile tra­scri­ve­re la propria partita IVA. In al­ter­na­ti­va è anche possibile decidere di indicare, in testa o in fondo al documento in questione, ulteriori in­for­ma­zio­ni ri­guar­dan­ti la vostra azienda, come ad esempio i dettagli del conto bancario. A parte l’in­te­sta­zio­ne, “Fattura” sarà suf­fi­cien­te, tutto il resto varierà da fattura a fattura: accanto al numero di fattura pro­gres­si­vo dovrete in­nan­zi­tut­to indicare il numero cliente e la data. Rin­gra­zia­te il cliente per l’ordine e per la col­la­bo­ra­zio­ne, che le buone maniere aiutano sempre, ed elencate a seguire le pre­sta­zio­ni per le quali si richiede il pagamento al cliente. Indicare dunque la quantità dei prodotti con­se­gna­ti o l’entità della pre­sta­zio­ne fornita. Con poche parole chiave potete precisare la tipologia della merce o dei servizi, per poi men­zio­na­re il prezzo per ogni singola voce. Se la vendita al cliente consiste in prodotti diversi, fornite un’in­di­ca­zio­ne riguardo alla quantità così come al prezzo dei singoli prodotti e al cor­ri­spet­ti­vo totale. Una volta indicati tutti questi dati necessari, è il momento di indicare la somma totale della fattura. Per prima cosa elencate tutti gli importi cor­ri­spet­ti­vi alle pre­sta­zio­ni fornite, e dunque l’ammontare fiscale che va ad ag­giun­ger­si all’ammontare netto. Infine sommate questi, in modo da ottenere il totale da fatturare. Sotto l’importo lordo indicate inoltre la scadenza entro la quale deve avvenire il pagamento e men­zio­na­te anche la data di consegna della merce o di rea­liz­za­zio­ne del servizio. È as­so­lu­ta­men­te ne­ces­sa­rio ri­cor­dar­si di fornire le in­for­ma­zio­ni relative al proprio conto bancario.

La legge italiana prevede che alcuni elementi siano sempre presenti in una fattura, no­no­stan­te il fatto che vi siano diversi modelli da poter uti­liz­za­re. Detto ciò, i seguenti elementi devono sempre essere riportati all’interno di una fattura ufficiale:

• Nome e indirizzo della vostra azienda così come il fruitore delle pre­sta­zio­ni oggetto della fattura;

• Partita IVA;

• Data d’emissione della fattura;

• Numero di fattura unico e pro­gres­si­vo;

• Quantità o entità e de­scri­zio­ne della merce in consegna o del servizio fornito;

• Cor­ri­spet­ti­vo richiesto, suddiviso tra importo netto, ammontare fiscale e la somma dei due che va a formare l’importo lordo;

• Sconti, premi o quant’altro; se non già inclusi nel cor­ri­spet­ti­vo già indicato;

• Data di consegna o di pre­sta­zio­ne del servizio fornito (in questo caso basta anche il mese);

• Aliquota fiscale uti­liz­za­ta; nel caso in cui vi sia un’esenzione da imposta, questa dovrà essere indicata;

• Nel caso si tratti di una nota di credito, so­sti­tui­re la dicitura “fattura” con “nota di credito”.

Se siete un soggetto passivo di IVA e avete necessità di emettere una fattura per un importo non superiore a 100 euro, sappiate che esiste anche la co­sid­det­ta fattura sem­pli­fi­ca­ta. In tal caso il numero di elementi necessari da includere all’interno della fattura è minore, vi basterà infatti indicare i seguenti dati:

• Ragione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio della vostra azienda;

• Data di emissione e numero pro­gres­si­vo della fattura;

• Vostro numero di partita IVA;

• Ragione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio del soggetto che ha ac­qui­sta­to i beni o ha usufruito di un servizio;

• In­di­ca­zio­ne dei servizi offerti o dei beni ceduti;

• Ammontare del totale e dell’imposta;

• In caso si tratti di una nota di addebito o di accredito, un ri­fe­ri­men­to ad eventuale/i fattura/e di rettifica e specifica degli elementi in­te­res­sa­ti da tale modifica.

Il tempo di quando le fatture venivano scritte ancora con la macchina da scrivere, è finito già da un po’. Og­gi­gior­no è il computer lo strumento più im­por­tan­te per la fat­tu­ra­zio­ne. Spesso a questo scopo vengono uti­liz­za­ti programmi di ela­bo­ra­zio­ne testi o altri programmi per l’ufficio. Questi pacchetti di software come Microsoft Office o Li­breOf­fi­ce sono molto diffusi e si trovano già in­stal­la­ti nei computer di molti utenti, così che si può partire sin da subito con la pro­du­zio­ne di fatture e senza costi ag­giun­ti­vi.

Oltre ai programmi per l’ufficio sempre più aziende della piccola e media industria come anche la­vo­ra­to­ri autonomi e liberi pro­fes­sio­ni­sti uti­liz­za­no software di fat­tu­ra­zio­ne elet­tro­ni­ca per l’emissione di fatture. Molti di questi programmi di fat­tu­ra­zio­ne elet­tro­ni­ca, trat­tan­do­si apposta di software specifici per la fat­tu­ra­zio­ne online, possono essere ac­qui­sta­ti sin­go­lar­men­te. Altri programmi invece fanno parte dei software completi per la con­ta­bi­li­tà, tramite i quali è possibile svolgere altri numerosi compiti relativi alla con­ta­bi­li­tà fiscale. La maggior parte di questi programmi è uti­liz­za­bi­le di­ret­ta­men­te su Internet: essi vengono offerti tramite Cloud Hosting e seguono il principio del software-as-a-service (SaaS).

Oltre a vari modelli di fat­tu­ra­zio­ne questi software appositi offrono spesso ulteriori funzioni di grande utilità. I programmi possono ad esempio ri­chia­ma­re au­to­ma­ti­ca­men­te le in­for­ma­zio­ni e i dati di un dato cliente al momento della fat­tu­ra­zio­ne. Vi basterà dunque immettere i dati una prima volta per poterli poi ri­chia­ma­re di­ret­ta­men­te tramite tool senza che sia ne­ces­sa­rio digitarli ma­nual­men­te di volta in volta. Ge­ne­ral­men­te con i software per la pro­du­zio­ne di fatture molti processi sono au­to­ma­tiz­za­ti: ad esempio il software si fa carico di tutti i dati stan­dar­diz­za­ti durante i processi di scrittura delle fatture, sbriga i calcoli relativi alla nu­me­ra­zio­ne pro­gres­si­va delle vostre fatture e del calcolo dell’IVA. Tra l’altro spesso i programmi offrono anche funzioni di controllo, che servono ad ac­cer­tar­si che i dati ob­bli­ga­to­ri di una fattura siano presenti. Alcuni tool vi ri­cor­de­ran­no inoltre delle fatture ancora aperte, nel caso in cui un cliente non abbia saldato entro un de­ter­mi­na­to periodo. Ed ancora, molti programmi vi offrono la pos­si­bi­li­tà di preparare un av­ver­ti­men­to per il cliente in questione, che ancora deve pagare, sulla base della fattura ancora aperta. Queste funzioni di controllo ed aiuto do­vreb­be­ro ga­ran­tir­vi, che le vostre fatture e tutti i processi ad esse collegate possano procedere senza ostacoli

Se preparate le vostre fatture online grazie ad un programma connesso ad un server cloud, ri­spar­mia­te ancora più tempo e lavoro. Poiché molti strumenti online per la creazione di fatture contano anche di funzioni per l’invio delle stesse, per­met­ten­do di inviare appunto, le fatture prodotte anche di­ret­ta­men­te tramite il programma. Questa fun­zio­na­li­tà va ben oltre alla con­nes­sio­ne del proprio indirizzo e-mail al programma, infatti alcuni provider si in­ca­ri­ca­no dell’invio di una fattura e/o di un av­ver­ti­men­to ad­di­rit­tu­ra per posta, ri­spar­mian­do­vi dunque anche tutta la strada fino all’ufficio postale più vicino.

Decidendo per un programma su cloud potete ap­pro­fit­ta­re anche e so­prat­tut­to della pos­si­bi­li­tà di poter ri­chia­ma­re con un computer, e spesso anche tramite uno smart­pho­ne, le fatture da voi emesse e le vostre banche dati; unica pre­con­di­zio­ne è la di­spo­ni­bi­li­tà di una con­nes­sio­ne Internet. Tra l’altro con un Software-as-a-Service non avrete di cui pre­oc­cu­par­vi per quel che riguarda la sicurezza dati dei vostri documenti, questi verranno infatti au­to­ma­ti­ca­men­te ar­chi­via­ti sul server del provider, mi­ni­miz­zan­do quindi il rischio che vengano persi. Anche l’in­stal­la­zio­ne e l’ag­gior­na­men­to del programma saranno compiti di cui si farà carico il provider.

La tra­smis­sio­ne del documento può avvenire sia per posta che per via digitale; sebbene il formato scelto debba prima essere stato con­cor­da­to con i vostri clienti. Il consenso può essere trovato ad esempio tramite una clausola tra le con­di­zio­ni generali di contratto o tramite conferma del ricevente pre­ce­den­te­men­te o suc­ces­si­va­men­te all’invio. La fattura, nel formato digitale, può essere inviata per e-mail al cliente o essere messa a di­spo­si­zio­ne tramite download.

L’ar­chi­via­zio­ne elet­tro­ni­ca di una fattura in formato cartaceo è permessa, nel caso in cui questa, una volta stampata, sia scan­ne­riz­za­ta in maniera tale che sia ben leggibile. Al contrario una fattura digitale, per mantenere la propria validità, deve sempre essere con­ser­va­ta in formato elet­tro­ni­co; l’ar­chi­via­zio­ne cartacea di per sé non sarà suf­fi­cien­te.

As­si­cu­ra­te­vi sempre che le fatture da voi emesse in formato elet­tro­ni­co siano sempre ar­chi­via­te in supporti di memoria con una lunga aspet­ta­ti­va di vita; a questo riguardo i dischi rigidi moderni sono molto più adatti rispetto a supporti dati meno recenti come CD o DVD. Tra l’altro è altamente con­si­glia­bi­le che facciate re­go­lar­men­te delle copie di sicurezza delle vostre fatture su diversi supporti di memoria; rac­co­man­da­zio­ne valida ge­ne­ral­men­te per qualunque documento di cui sia richiesto un obbligo di prova.

Anche in questo caso i programmi per la fat­tu­ra­zio­ne elet­tro­ni­ca rap­pre­sen­ta­no un vantaggio, poiché essi ar­chi­via­no le vostre fatture sui server dei provider e le con­ser­va­no a lungo. Se volete l’assoluta certezza di non con­trav­ve­ni­re alle leggi in materia di custodia dei documenti, dovreste scegliere un provider con server in Italia o quan­to­me­no in Europa.

Difatti la legge italiana consente sì la con­ser­va­zio­ne in formato elet­tro­ni­co di fatture, così come di altri documenti ufficiali, presso paesi esteri, ma a patto che il paese in questione metta a di­spo­si­zio­ne uno strumento giuridico che di­sci­pli­ni la reciproca as­si­sten­za e che le regole di tenuta e di con­ser­va­zio­ne dei documenti previste dalla legge italiana siano assolte. Rendendo quindi gli unici paesi papabili i paesi membri dell’Unione Europea.

Questo potrebbe però non essere il caso nel prossimo futuro, visto l’accordo firmato tra gli Stati membri del Consiglio d’Europa ed i Paesi membri dell’Or­ga­niz­za­zio­ne per la coo­pe­ra­zio­ne e lo sviluppo OCSE).

Il codice civile italiano regola che le fatture debbano essere con­ser­va­te, ai fini dell’ac­cer­ta­men­to fiscale, per dieci anni a partire dalla data dell’ultima re­gi­stra­zio­ne. Il Fisco italiano al contrario prevede un periodo di soli cinque anni, esten­di­bi­le però fino alla fine dell’ac­cer­ta­men­to dell’imposta nel caso in cui si venga a creare un con­ten­zio­so. Questo significa che il periodo minimo da prendere in con­si­de­ra­zio­ne è quan­to­me­no superiore ai dieci anni.

È im­por­tan­te di­stin­gue­re tra fattura e ricevuta.

• Una fattura informa il ricevente che il pagamento in oggetto deve ancora essere cor­ri­spo­sto. La fattura fornisce una pa­no­ra­mi­ca delle pre­sta­zio­ni offerte e riporta il costo cor­ri­spon­den­te a ciascuna di esse.

• Al contrario, una ricevuta è una di­chia­ra­zio­ne dell’avvenuta ero­ga­zio­ne di un servizio. So­li­ta­men­te all’interno di una ricevuta è riportata anche la somma di denaro pagata.

La pre­pa­ra­zio­ne e l’or­ga­niz­za­zio­ne delle fatture avviene oramai sempre più tramite computer. Con un modello pre­im­po­sta­to per le vostre fatture, con­te­nen­te sia il vostro logo sia tutti gli altri elementi ob­bli­ga­to­ri (ad esempio: nome, indirizzo, partita IVA, ecc.), vi per­met­te­rà di ri­spar­mia­re tempo e lavoro durante la fase di pre­pa­ra­zio­ne di tutte le fatture da emettere. Partendo da un modello di base sarà quindi solamente ne­ces­sa­rio ag­giun­ge­re in un secondo momento i dati relativi al cliente e ai servizi forniti o ai beni ceduti. I programmi per l’ufficio adatti alla pre­pa­ra­zio­ne di una fattura sono diversi. I processi saranno ancora più celeri se decidete di optare per un programma di fat­tu­ra­zio­ne online. So­prat­tut­to per aziende con grandi quan­ti­ta­ti­vi di ordini e di contratti si tratta di un in­ve­sti­men­to che ripagherà in breve tempo. Par­ti­co­lar­men­te fun­zio­na­li sono in questo caso i programmi su Cloud, tramite i quali basterà immettere una volta i dati dei vostri clienti per poi riuscire a com­ple­ta­re le fatture ne­ces­sa­rie in un bat­ti­ba­le­no, e volendo, inviarle tramite e-mail o per posta con pochi click. In­di­pen­den­te­men­te dal programma scelto per la com­pi­la­zio­ne delle fatture, i vostri compiti sono pra­ti­ca­men­te gli stessi: as­si­cu­rar­si che siano state inserite tutte le in­for­ma­zio­ni ob­bli­ga­to­rie e con­trol­la­re ac­cu­ra­ta­men­te la cor­ret­tez­za dei dati immessi. Poiché sia il cliente che l’agenzia delle entrate ri­chie­do­no una com­pi­la­zio­ne im­pec­ca­bi­le di ogni singola fattura. Una volta pronta non vi resterà che inviarla. Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.