Come scrivere una lettera di pre­sen­ta­zio­ne perfetta

Volete can­di­dar­vi per un posto di lavoro? Nor­mal­men­te si preparano i vari documenti di can­di­da­tu­ra, tra cui il cur­ri­cu­lum vitae, cer­ti­fi­ca­ti, e una lettera di pre­sen­ta­zio­ne. La can­di­da­tu­ra vera e propria, tuttavia, si svolge proprio nella lettera di pre­sen­ta­zio­ne, in cui vi rivolgete di­ret­ta­men­te al de­sti­na­ta­rio e spiegate perché siete in­te­res­sa­ti al lavoro, mettendo subito in evidenza di quali qua­li­fi­che disponete. In pre­ce­den­za questi documenti venivano allegati alla cartella della domanda di lavoro, ma oggi la maggior parte delle can­di­da­tu­re è digitale e viene inviata tramite posta elet­tro­ni­ca o un for­mu­la­rio online di­ret­ta­men­te sul sito web dell’azienda.

Tuttavia, a pre­scin­de­re dal fatto che ci si candidi per posta o online, alcune regole si applicano a ogni tipo di domanda: mentre il cur­ri­cu­lum vitae, che riporta i fatti nudi e crudi, si basa su un modello ab­ba­stan­za rigido, il testo di apertura e la lettera di pre­sen­ta­zio­ne godono di una maggiore fles­si­bi­li­tà (anche se ov­via­men­te anch’esse devono seguire una certa struttura). Avere più libertà, però, può tradursi in maggiore impegno: non essendoci una struttura fissa, la re­spon­sa­bi­li­tà di fare una buona im­pres­sio­ne è tutta sulle vostre spalle.

Se volete cogliere nel segno dovete con­cen­trar­vi molto di più sul posto di lavoro che sul cur­ri­cu­lum vitae: ideal­men­te nella lettera di ac­com­pa­gna­men­to dovreste con­si­de­ra­re in modo mirato l’azienda, il settore, la vostra mo­ti­va­zio­ne oltre ov­via­men­te all’annuncio di lavoro in sé. La lettera di pre­sen­ta­zio­ne è so­li­ta­men­te la prima cosa che un capo, un se­le­zio­na­to­re o uno spe­cia­li­sta delle risorse umane vede di voi; per questo motivo è molto im­por­tan­te fare una buona im­pres­sio­ne con questo testo di apertura. Non basta basarsi su esempi pronti e modelli, anche se su Internet se ne trovano in gran quantità. In questo articolo vi spie­ghia­mo in dettaglio come formulare una lettera di pre­sen­ta­zio­ne e a cosa prestare par­ti­co­la­re at­ten­zio­ne.

Con una lettera di pre­sen­ta­zio­ne rendete il po­ten­zia­le datore di lavoro con­sa­pe­vo­le del vostro interesse per il lavoro pub­bli­ciz­za­to. Dopo aver letto la lettera di pre­sen­ta­zio­ne, il manager delle risorse umane dovrebbe sapere quali sono le vostre qua­li­fi­che, nonché perché siete in­te­res­sa­ti al lavoro. Ideal­men­te, la lettera di ac­com­pa­gna­men­to darà un’im­pres­sio­ne piuttosto precisa di voi come la­vo­ra­to­re anche senza dover scorrere i rimanenti documenti.

Nelle ap­pli­ca­zio­ni tra­di­zio­na­li la lettera di ac­com­pa­gna­men­to è la prima lettera di pre­sen­ta­zio­ne (chiamata in inglese cover letter). Se la rendete con­vin­cen­te ed evi­den­zia­te i giusti punti di forza, il de­sti­na­ta­rio sarà meglio disposto ad ap­pro­fon­di­re la vostra richiesta in modo più det­ta­glia­to. In caso contrario, la vostra can­di­da­tu­ra finirà nel di­men­ti­ca­to­io senza nemmeno essere stata presa in con­si­de­ra­zio­ne nel dettaglio.

Di seguito vi forniamo alcune spie­ga­zio­ni ag­giun­ti­ve per le sezioni che non sono au­toe­spli­ca­ti­ve:

Elencate le vostre in­for­ma­zio­ni di contatto nella parte superiore del documento. Date al de­sti­na­ta­rio diversi modi per con­tat­tar­vi, ag­giun­gen­do numero di telefono e indirizzo e-mail ap­pro­pria­ti, nonché il vostro indirizzo.

Non vi con­si­glia­mo di spe­ri­men­ta­re la vostra crea­ti­vi­tà in questo campo: il de­sti­na­ta­rio dovrebbe im­me­dia­ta­men­te essere in grado di ri­co­no­sce­re per quale posizione ci si sta can­di­dan­do. L’oggetto dovrebbe as­so­mi­glia­re a un breve titolo, per cui evitate frasi complete come “Vorrei can­di­dar­mi per la posizione X” o “Sto facendo domanda per la posizione X”.

Se conoscete la persona di contatto, potete ri­vol­ger­vi di­ret­ta­men­te a lei per nome. Se questa persona ha un titolo, si consiglia di uti­liz­zar­lo; in presenza di diversi titoli, il più alto è suf­fi­cien­te. Se invece non sapete chi è la persona di contatto, scrivete sem­pli­ce­men­te “Gen­ti­lis­si­mi signore e signori”. Tuttavia, è sempre meglio cercare di in­di­vi­dua­re la persona di contatto per potersi rivolgere a lei di­ret­ta­men­te nella lettera di pre­sen­ta­zio­ne.

Lo scopo dell’in­tro­du­zio­ne è quello di suscitare l’interesse del lettore in poche righe (3-5), in modo che la can­di­da­tu­ra non venga im­me­dia­ta­men­te ab­ban­do­na­ta. Essa deve procedere come segue:

• Il­lu­stra­te bre­ve­men­te la vostra mo­ti­va­zio­ne per la can­di­da­tu­ra: ideal­men­te potete spiegare il vostro interesse de­ri­van­do­lo dalla vostra pre­ce­den­te attività pro­fes­sio­na­le, mettendo in evidenza come la posizione la­vo­ra­ti­va in questione cor­ri­spon­da ai vostri interessi e alle vostre qua­li­fi­che. Ma li­mi­ta­te­vi a poche frasi.
• Evi­den­zia­te un argomento prin­ci­pa­le per la vostra can­di­da­tu­ra: può trattarsi di de­ter­mi­na­te co­no­scen­ze o abilità, espe­rien­ze la­vo­ra­ti­ve, studi e for­ma­zio­ne o pre­ce­den­ti successi. Ma con­cen­tra­te­vi anche qui sull’es­sen­zia­le, perché è nel corpo del testo che vi potrete ad­den­tra­re in dettagli.
• Com­ple­ta­te l’in­tro­du­zio­ne con una frase di raccordo per il capoverso suc­ces­si­vo. Potete ad esempio mettere in risalto la vostra mo­ti­va­zio­ne.

In questa sezione si tratta prin­ci­pal­men­te di essere con­vin­cen­ti in quanto la­vo­ra­to­ri e in quanto persone. Il corpo prin­ci­pa­le dovrebbe coprire i seguenti punti:

• Men­zio­na­te le più rilevanti hard skills per il ruolo. Con­cen­tra­te­vi in ogni caso sulle abilità espli­ci­ta­men­te richieste per il posto di lavoro. Non li­mi­ta­te­vi però ad elencare le com­pe­ten­ze, ma spiegate anche come le avete acquisite o uti­liz­za­te ri­fe­ren­do­vi alle vostre pre­ce­den­ti espe­rien­ze la­vo­ra­ti­ve o alla vostra for­ma­zio­ne.
• Citate anche le vostre maggiori soft skills. In molti luoghi di lavoro alcune soft skills sono par­ti­co­lar­men­te richieste, ad esempio la capacità di lavorare in team, la capacità di problem-solving e la re­si­sten­za allo stress. Le soft skills tendono ad essere più difficili da di­mo­stra­re, ma alcune soft skills sono au­to­ma­ti­ca­men­te associate a de­ter­mi­na­te posizioni o settori. Se un candidato cita la propria espe­rien­za in un’agenzia di marketing, sembra plau­si­bi­le quando si riferisce alle proprie capacità co­mu­ni­ca­ti­ve. Tuttavia, non esagerate con le com­pe­ten­ze personali non di­mo­stra­bi­li (ad esempio empatia ecc.) e non sof­fer­ma­te­vi su quelle che non servono per la posizione per cui vi state can­di­dan­do.
• Nella sezione prin­ci­pa­le dovreste cercare di mettere in relazione le vostre capacità con il lavoro per cui vi state can­di­dan­do. In questo modo espli­ci­te­re­te in che modo le vostre abilità vi rendano il candidato ideale per la posizione. Potreste anche uti­liz­zar­le per passare ele­gan­te­men­te alla sezione suc­ces­si­va.

In questa sezione ri­spon­de­te alle seguenti domande: in che modo la mia presenza può ar­ric­chi­re l’azienda e perché ho scelto questa azienda come po­ten­zia­le datore di lavoro? Dovreste dare al lettore l’im­pres­sio­ne di essere il candidato perfetto per la posizione. Non dovete dare priorità soltanto alle vostre abilità pro­fes­sio­na­li, ma anche spiegare perché, come persona, siete adatti all’azienda. Potete farlo nei seguenti modi:

• De­scri­ve­te il lavoro come il prossimo passo per la vostra carriera. In questo modo darete l’im­pres­sio­ne che il lavoro che state cercando sia la logica con­se­guen­za della vostra carriera.
• De­scri­ve­te i motivi per cui trovate l’azienda in­te­res­san­te. Evi­den­zia­te il po­si­zio­na­men­to dell’azienda all’interno del suo settore e spiegate perché il vostro obiettivo è lavorare proprio in quell’azienda.

L’ultima im­pres­sio­ne, insieme alla prima, riveste un’im­por­tan­za par­ti­co­la­re. Tuttavia se il lettore non ha ancora ab­ban­do­na­to la vostra lettera di pre­sen­ta­zio­ne, di solito significa che era suf­fi­cien­te­men­te in­te­res­san­te. Perciò lo scopo prin­ci­pa­le ora non è di per­sua­de­re. Segnalate il vostro desiderio di ottenere un riscontro da parte dell’azienda e la di­spo­ni­bi­li­tà a pre­sen­tar­vi per­so­nal­men­te per un colloquio di lavoro. Se potete iniziare anche prima della data richiesta, potete men­zio­nar­lo alla fine. Ciò potrebbe rivelarsi un vantaggio nel caso in cui l’azienda abbia fretta di trovare il giusto candidato.

Se investite ab­ba­stan­za tempo e sforzi nella vostra lettera di pre­sen­ta­zio­ne e ri­spet­ta­te la struttura sopra descritta, avete già fatto molto per rendere efficace la vostra can­di­da­tu­ra. Inoltre dovreste prendere nota dei seguenti sug­ge­ri­men­ti per scrivere una pre­sen­ta­zio­ne con­vin­cen­te.

La vostra lettera di can­di­da­tu­ra dovrebbe contenere il maggior numero di ri­fe­ri­men­ti possibili ai requisiti men­zio­na­ti per la posizione de­si­de­ra­ta. Per farlo dovete ov­via­men­te aver letto con at­ten­zio­ne l’annuncio di lavoro. Quali requisiti si aspetta il datore di lavoro dal candidato? Quali hard e soft skill sono espli­ci­ta­men­te men­zio­na­te nell’annuncio? Quali sono i punti di forza e debolezza relativi alle qua­li­fi­che richieste?

Potete prendere anche dei brevi appunti: ad esempio potete annotare i cinque punti più im­por­tan­ti dell’annuncio di lavoro che de­si­de­ra­te includere nella vostra lettera di pre­sen­ta­zio­ne.

Quando nel cur­ri­cu­lum compaiono dei vuoti temporali in­spie­ga­bi­li, l’im­pres­sio­ne da parte del lettore potrebbe essere di poca serietà o pro­fes­sio­na­li­tà del candidato. La lettera di pre­sen­ta­zio­ne è l’occasione perfetta per men­zio­na­re degli in­ter­val­li di inat­ti­vi­tà di diversi mesi (o di di­soc­cu­pa­zio­ne). In ogni caso si­cu­ra­men­te chi si occuperà della vostra can­di­da­tu­ra noterà eventuali in­ter­val­li di inat­ti­vi­tà nel vostro CV e vi rivolgerà domande a riguardo durante l’eventuale colloquio di lavoro.

La regola, anche se non scritta, è quella che una lettera di ac­com­pa­gna­men­to non dovrebbe superare una pagina A4. Molti di­pen­den­ti delle risorse umane scartano le can­di­da­tu­re con lettere di pre­sen­ta­zio­ne troppo lunghe senza nemmeno leggerle.

Una pagina è suf­fi­cien­te per af­fron­ta­re tutte le questioni im­por­tan­ti. Se poi il datore è in­te­res­sa­to a spie­ga­zio­ni più det­ta­glia­te, può chiedere documenti ag­giun­ti­vi come una lettera di mo­ti­va­zio­ne. Per le ap­pli­ca­zio­ni online la regola generale è che dovreste essere in grado di leggerle senza dover scorrere troppo.

Non vi con­si­glia­mo la crea­ti­vi­tà nemmeno con il formato: per una can­di­da­tu­ra scritta è ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re un carattere leggibile come Calibri o Times New Roman. Separate ogni sezione con righe vuote o tramite la spa­zia­tu­ra del paragrafo. Evitate elementi inu­til­men­te com­pli­ca­ti come tabelle e sot­to­ti­to­li. Per non sba­gliar­vi, seguite sem­pli­ce­men­te le im­po­sta­zio­ni pre­de­fi­ni­te del vostro programma di scrittura. Ciò vale anche per le e-mail in cui vi con­si­glia­mo di ri­nun­cia­re com­ple­ta­men­te a for­mat­ta­zio­ni speciali (a seconda del programma di posta, esse po­treb­be­ro non essere vi­sua­liz­za­te cor­ret­ta­men­te dal de­sti­na­ta­rio).

Evitate con­ca­te­na­zio­ni di frasi troppo lunghe e laboriose, pre­di­li­gen­do i periodi brevi. Evitate l’uso eccessivo di parole straniere o di un lin­guag­gio pit­to­re­sco. Inoltre evitate tutto ciò che allunga inu­til­men­te il testo: troppi passivi, ri­pe­ti­zio­ni e verbi ausiliari. Al contrario, fornite al lettore tutte le in­for­ma­zio­ni per­ti­nen­ti nella forma più concisa possibile.

La si­tua­zio­ne ideale sarebbe che voi co­no­sce­ste qualcuno che si de­streg­gia bene con l’or­to­gra­fia e la gram­ma­ti­ca. Chiedete a questa persona di leggere la vostra lettera di pre­sen­ta­zio­ne: a forza di fissare sempre lo stesso testo, si finisce con il perdere di vista i dettagli e non solo, e rivedere la stessa frase mille volte non fa altro che farvi perdere il filo del discorso. Potrebbe anche essere utile far leggere il vostro testo da un programma text to speech, che effettua cioè la lettura vocale di un testo, detto anche screen­rea­der: infatti sentendo leggere il vostro testo co­glie­re­te più fa­cil­men­te alcuni errori.

Le lettere di pre­sen­ta­zio­ne im­pron­ta­te a un’eccessiva timidezza non si di­stin­guo­no dalla massa di lettere ricevute. In­co­rag­gian­do espli­ci­ta­men­te il lettore ad agire nella vostra lettera di pre­sen­ta­zio­ne, mo­stre­re­te una certa sicurezza e sarà più facile che il lettore reagisca. Potete farlo, ad esempio, scrivendo nella sezione con­clu­si­va che non vedete l’ora di fare il colloquio di lavoro (non siete nemmeno stati invitati!).

Nella chiusura potete anche sot­to­li­nea­re il fatto che siete a di­spo­si­zio­ne per qualsiasi ulteriore domanda. Tuttavia non uti­liz­za­te troppo le Call to action, al­tri­men­ti sem­bre­re­te invadenti o ad­di­rit­tu­ra disperati. Una o due frasi in questo stile invece possono ar­ric­chi­re la vostra lettera di pre­sen­ta­zio­ne mostrando di­sin­vol­tu­ra e sicurezza di voi stessi.

I recruiter e i pro­fes­sio­ni­sti delle risorse umane nel corso della loro carriera scorrono ton­nel­la­te di can­di­da­tu­re. Di con­se­guen­za devono poter pre­or­di­na­re le can­di­da­tu­re in base a criteri specifici, in modo che il processo di as­sun­zio­ne avvenga il più ra­pi­da­men­te possibile. La lettera di ac­com­pa­gna­men­to può contenere errori o fatti ir­ra­gio­ne­vo­li che in­dur­ran­no le risorse umane a ignorare la vostra domanda. Vi il­lu­stria­mo gli errori più comuni nelle lettere di pre­sen­ta­zio­ne, in modo che possiate evitarli.

Immagini, tabelle, cornici ac­cat­ti­van­ti, caratteri speciali e via dicendo sono elementi che un recruiter non ha piacere di trovare in una lettera di pre­sen­ta­zio­ne, che invece dovrebbe attenersi alla de­scri­zio­ne delle in­for­ma­zio­ni rilevanti per il lavoro in modo preciso e conciso. Perciò gli elementi di design non necessari di­stol­go­no da questo aspetto: una lettera di can­di­da­tu­ra ec­ces­si­va­men­te elaborata può dare ai re­spon­sa­bi­li delle risorse umane l’im­pres­sio­ne che vogliate na­scon­de­re i punti deboli o le qua­li­fi­che mancanti per il progetto.

In de­ter­mi­na­te fasi della vostra vita può accadere di inviare dozzine di domande di lavoro in tempi re­la­ti­va­men­te brevi. Na­tu­ral­men­te creare un’unica lettera di pre­sen­ta­zio­ne e mo­di­fi­ca­re soltanto il nome del de­sti­na­ta­rio nelle singole can­di­da­tu­re permette di ri­spar­mia­re una mole notevole di tempo, ma non è mai una buona idea quella di uti­liz­za­re la stessa lettera di ac­com­pa­gna­men­to per ogni can­di­da­tu­ra. Certo, si possono riu­ti­liz­za­re de­ter­mi­na­te frasi, ma il contenuto andrebbe per­so­na­liz­za­to a seconda della ri­spet­ti­va offerta.

Se non lo fate, uno spe­cia­li­sta delle risorse umane esperto avvertirà nel giro di poche righe che si tratta di una lettera di pre­sen­ta­zio­ne copia-e-incolla. Può accadere ad esempio che nella chiusura vi ri­vol­gia­te all’azienda sbagliata o che le qua­li­fi­che pre­sen­ta­te abbiano poco a che fare con quelle richieste nell’annuncio per la posizione. Ideal­men­te la lettera di pre­sen­ta­zio­ne andrebbe scritta ex novo per ogni can­di­da­tu­ra. Se si copiano delle frasi, è sempre im­por­tan­te apportare alcuni ag­giu­sta­men­ti.

La lettera di can­di­da­tu­ra non dovrebbe mai essere una sorta di copia del cur­ri­cu­lum vitae: molti candidati, tuttavia, fanno l’errore di formulare solo le in­for­ma­zio­ni già presenti nel CV, creando quindi un doppione. Nella lettera di ac­com­pa­gna­men­to, invece, a dif­fe­ren­za del cur­ri­cu­lum vitae, lo scopo sarebbe quello di stabilire una relazione personale tra voi e il lavoro in questione, nonché con l’azienda. Inoltre an­dreb­be­ro messe in evidenza soltanto le in­for­ma­zio­ni rilevanti per il lavoro per cui vi state can­di­dan­do, mentre il vostro CV si limita a elencare tutte le espe­rien­ze pre­ce­den­ti. Il cur­ri­cu­lum può si­cu­ra­men­te essere usato come guida per formulare la vostra lettera, ma non dovrebbe mai essere un modello per la lettera di pre­sen­ta­zio­ne.

Nella lettera di pre­sen­ta­zio­ne prestate at­ten­zio­ne a fornire ogni in­for­ma­zio­ne una sola volta: le ri­pe­ti­zio­ni eccessive daranno l’im­pres­sio­ne al lettore di voler allungare ar­ti­fi­cial­men­te il testo perché si hanno poche qua­li­fi­che per riempire il foglio A4.

Infine non dovreste mai di­sco­star­vi troppo dai contenuti im­por­tan­ti. Per ogni frase della vostra lettera di ac­com­pa­gna­men­to chie­de­te­vi quale funzione specifica soddisfa: questa frase mi aiuta a ottenere il lavoro? Ad esempio molti candidati com­met­to­no l’errore di sof­fer­mar­si troppo esten­si­va­men­te sulle soft skills, che in realtà risultano evidenti soltanto durante il colloquio di lavoro. In par­ti­co­la­re, se l’annuncio di lavoro richiede de­ter­mi­na­te abilità o qua­li­fi­che, è ne­ces­sa­rio pre­sen­tar­le subito, prima di dare troppo spazio alle proprie com­pe­ten­ze tra­sver­sa­li.

Ancora un ultimo consiglio: non adulate tropo lo staff o l’azienda. Ciò vale so­prat­tut­to per la sezione “dati rilevanti per il ruolo”, in cui si cerca di stabilire una relazione personale con l’azienda a cui ci si rivolge. Qui si corre il rischio che for­mu­la­zio­ni troppo esu­be­ran­ti diano un’im­pres­sio­ne negativa. Se in una lettera di ac­com­pa­gna­men­to si scrive che sarebbe un onore lavorare per una start-up così affermata, ciò potrebbe portare il recruiter a scartare la vostra can­di­da­tu­ra. Perciò rimanete su un piano di ra­gio­ne­vo­le sobrietà.

Allo stesso tempo se vi lusingate troppo sem­bre­re­te poco pro­fes­sio­na­li o ad­di­rit­tu­ra disperati; darete infatti l’im­pres­sio­ne di provare a coprire così facendo i punti deboli della vostra can­di­da­tu­ra. Non esagerate nell’insistere su quanto vi pia­ce­reb­be par­te­ci­pa­re a un colloquio: una volta, massimo due bastano e avanzano. Non vorrete certo dare l’im­pres­sio­ne di implorare per questo posto di lavoro.

Nel web si trovano numerosi esempi e modelli di lettere di ac­com­pa­gna­men­to. Tuttavia vi con­si­glia­mo di for­mu­lar­ne una originale: la maggior parte dei pro­fes­sio­ni­sti delle risorse umane nel corso della propria espe­rien­za si è imbattuta con diversi di questi modelli e riconosce im­me­dia­ta­men­te se la vostra lettera di can­di­da­tu­ra è basata su un modello. Ciò darebbe l’im­pres­sio­ne che quell’azienda per voi non valesse il tempo di una lettera per­so­na­liz­za­ta.

Se seguite la struttura di testo standard sopra descritta, scrivendo però di vostro pugno una mirata lettera di pre­sen­ta­zio­ne, è già un buon inizio. Modelli ed esempi possono tuttavia essere uti­liz­za­ti per l’orien­ta­men­to iniziale e come confronto.

• Monster.it offre una varietà di esempi e modelli di lettere di pre­sen­ta­zio­ne divise per settori e ruoli.
• Il sito gu­gliel­mi­no­srl fornisce numerosi esempi di lettere di pre­sen­ta­zio­ne e di mo­ti­va­zio­ne, anche in inglese.

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