Qual è l’alternativa a Microsoft 365 che più si addice a un’azienda?
Anche se Microsoft 365 (in precedenza Office 365) è efficace per la sua gamma di funzioni e caratteristiche, alcune aziende sono alla ricerca di alternative adeguate perché ne rifiutano il modello di abbonamento, oppure perché la gamma di funzioni è troppo ampia o i costi sono troppo elevati. Abbiamo esaminato per te le varie alternative a Microsoft 365 sul mercato e ti presentiamo le opzioni migliori.
Funzioni importanti di un’alternativa a Microsoft 365
L’immensa gamma di funzioni offerta da Microsoft 365 è per molti utenti un grande vantaggio e uno dei principali motivi per cui Office è ancora lo strumento standard nella maggior parte delle aziende. Affinché una buona alternativa a Microsoft 365 possa essere presa in considerazione, deve svolgere quindi molte delle funzioni offerte dal leader di mercato.
Il ruolo degli Exchange Server
Il tema dello scambio di dati svolge un ruolo importante nelle aziende, così come il lavoro collettivo su documenti e processi sta diventando sempre più importante. In questo contesto sono particolarmente rilevanti la buona disponibilità e la cronologia delle versioni. Molte aziende continuano a preferire Microsoft Office, poiché solo poche alternative, come Google Workspace o OX App Suite, offrono queste funzionalità. Pertanto, durante la ricerca di un’alternativa adeguata a Microsoft 365, è fondamentale considerare attentamente questo aspetto. Infatti, molte aziende dipendono da Exchange e, se scelgono un’alternativa inadeguata, devono faticosamente cercare altre soluzioni.
Accettazione del formato del file
Un altro aspetto centrale è il formato dei file. Anche un’alternativa a Microsoft 365 deve essere in grado di generare file che possano essere letti dagli utenti con il pacchetto Microsoft Office, nonché di elaborare i file creati con esso. Inoltre, Microsoft 365 è ampiamente utilizzato nel mondo degli affari e non sempre è possibile consegnare i vari documenti in formato PDF liberamente leggibile. Chi intende lavorare collettivamente su documenti con partner commerciali, imprese associate o clienti, dovrebbe pensare di integrare i formati di file appropriati. OnlyOffice offre, ad esempio, una compatibilità particolarmente elevata con i formati di file Microsoft (inclusi DOCX, XLSX e PPTX) senza perdite di formattazione. Questo è l’unico modo per garantire un libero scambio di dati che superi le limitazioni dei diversi programmi. Qui non abbiamo incluso alternative a Microsoft 365 che non lo consentono.
Considerazione del GDPR
Un altro punto importante per le aziende è il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e la relativa considerazione all’interno dei programmi. Microsoft 365 si è rivelato all’avanguardia anche in questo ambito ed è convincente per la sua implementazione coerente ed esemplare. Le soluzioni come OnlyOffice (in modalità auto-ospitata) o OX App Suite (fornitore europeo) soddisfano nel frattempo i requisiti del GDPR in modo talvolta più rigoroso rispetto a Microsoft o Google. Ciò ha consentito l’immenso vantaggio di non doversi preoccupare di questo argomento. Gli aspetti previsti dal GDPR possono rivelarsi problematici per alcune alternative, soprattutto per quelle gratuite. In nessun caso la protezione dei dati deve essere trascurata quando si considerano le alternative a Microsoft 365.
Le alternative a Microsoft 365 in sintesi
Ti proponiamo un riassunto delle varie alternative a Microsoft 365. Naturalmente ce ne sono molte altre; qui ti presentiamo le soluzioni più popolari.
| Soluzione | Modifica simultanea | Costi | Conforme al GDPR | Gestione utenti |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | ✓ | ++ | ✓ | ✓ |
| OnlyOffice | Possibilità limitata | Gratis | ✓ (possibilità di self-hosting) | ✓ |
| Google Workspace | ✓ | +++ | ✗ | ✓ |
| LibreOffice | Possibilità limitata | Gratis | ✗ | ✗ |
| OX App Suite | ✓ | + | ✓ | ✓ |
| iWork per iCloud | ✓ | Gratis | ✓ | ✗ |
Legenda dei costi: + = conveniente ++ = medio +++ = costoso
OnlyOffice
OnlyOffice offre una moderna alternativa open source a Microsoft 365. Questo strumento è particolarmente efficace in combinazione con Nextcloud o come soluzione auto-ospitata per le aziende attente alla protezione dei dati. Grazie all’elevata compatibilità dei formati e alla gestione granulare degli utenti, la piattaforma è adatta anche per team professionali.
Vantaggi
Oltre alla facilità d’uso dei formati di file Microsoft Office, OnlyOffice convince grazie a un’interfaccia utente intuitiva e alle ampie possibilità di collaborazione in tempo reale. Le aziende che attribuiscono grande importanza alla sovranità dei dati traggono particolare vantaggio dalla possibilità di utilizzare la soluzione nei propri data center, mantenendo così il pieno controllo sui dati sensibili. Inoltre, grazie alla sua struttura modulare, OnlyOffice può essere integrato in modo flessibile nelle infrastrutture IT esistenti ed è completamente conforme al GDPR in caso di self-hosting.
Svantaggi
Nonostante i numerosi punti di forza, OnlyOffice presenta anche alcune limitazioni. Ad esempio, la funzionalità dei singoli moduli (come presentazioni o fogli di calcolo) non è così avanzata come in Microsoft 365, in particolare per quanto riguarda formule complesse, macro o grafici. Anche se l’elaborazione in tempo reale funziona in modo stabile, l’elaborazione simultanea di file di grandi dimensioni può causare un calo delle prestazioni, soprattutto in caso di self-hosting senza risorse server adeguate.
Google Workspace
Google Workspace è la versione professionale delle applicazioni Google disponibili gratuitamente per gli utenti privati. La suite combina una moltitudine di funzioni supportate grazie all’architettura potente di Google. Di conseguenza, le aziende che già utilizzano molti servizi Google si rivolgono sempre più a questa soluzione.
Vantaggi
Oltre al semplice utilizzo dei formati di file Office, quest’alternativa a Microsoft 365 fa sì che tutti i servizi di Google possano essere utilizzati ovunque comodamente e senza restrizioni. L’offerta è completata da un supporto basilare e da un portfolio completo di servizi e soluzioni. Sono possibili collaborazioni in tempo reale e l’utilizzo di un’archiviazione online illimitata, che rendono questa soluzione estremamente scalabile.
Svantaggi
Google, in quanto azienda statunitense, è soggetta al Cloud Act e deve fornire alle autorità statunitensi i permessi di accesso ai dati dei suoi utenti. Poiché l’uso e la divulgazione dei dati europei sono invece soggetti al GDPR, le imprese devono stipulare un contratto supplementare di trattamento dei dati con l’azienda statunitense.
Nei fatti, con Google Workspace ci sono pochi svantaggi da segnalare nell’applicazione. Tuttavia, coloro che sono scettici nei confronti di Google e della sicurezza di Google Drive e non hanno ancora lavorato con le varie soluzioni, potrebbero trovare un’alternativa migliore a Microsoft 365.
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LibreOffice
LibreOffice è originariamente nato da OpenOffice e si basa quindi sulla stessa architettura. Tuttavia, l’approccio piuttosto minimalista di OpenOffice non si è rilevato sufficiente per il team di sviluppatori, motivo per il quale molte funzioni accessorie sono state ripristinate nel nuovo LibreOffice. Soprattutto per i lavoratori autonomi, quest’alternativa gratuita a Microsoft 365 è sicuramente una valida soluzione.
Vantaggi
Grazie alla sua somiglianza con Microsoft 365, il programma è estremamente facile da usare anche per chi è agli inizi. Sono supportati i formati di file più comuni, in modo da poter anche leggere, modificare e salvare documenti Office. L’intuitiva interfaccia utente e la semplice funzionalità riducono anche il consumo di memoria, motivo per cui il programma è particolarmente indicato per hardware più deboli.
Svantaggi
LibreOffice è stato sviluppato con un’attenzione particolare per gli utenti privati e offre per questo un portfolio molto limitato di possibilità per le aziende. Soprattutto il lavoro in gruppo e anche lo scambio semplice e veloce di file sono possibili solo limitatamente con quest’alternativa. Le caratteristiche speciali possono essere integrate, ma di solito devono essere sviluppate autonomamente, il che presuppone competenze tecniche, oltre che risultare molto costose e spesso ciò può implicare risultati difettosi.
OX App Suite
OX App Suite, invece, offre già di serie molte delle funzioni desiderate dagli utenti e soddisfa inoltre tutti i requisiti di protezione dei dati che il mercato italiano impone alle aziende. Gli utenti beneficiano di un sistema di navigazione pulito e di un’ampia gamma di funzioni, in modo che praticamente tutti i compiti della suite Office possano essere svolti in modo comodo ed efficace anche con l’OX App Suite.
Vantaggi
OX App Suite convince soprattutto per l’ampia gamma di funzionalità, che non ha nulla da invidiare a Microsoft 365. Inoltre, offre un’integrazione Office completa con tutti i formati di file, ma anche una soluzione di posta elettronica intelligente che comprende l’archiviazione online con gli indirizzi e-mail corrispondenti per la tua azienda.
Svantaggi
Con l’OX App Suite come alternativa a Microsoft 365, è necessario abituarsi a un ambiente operativo differente. Ciò implica inizialmente un cambiamento evidente nei diversi programmi e nei diversi livelli di programma. Una volta superato questo, però, difficilmente rimpiangerai tale cambiamento.
iWork for iCloud
iWork for iCloud è l’alternativa Apple a Microsoft 365. Questa soluzione è particolarmente apprezzata dalle aziende che hanno già un’infrastruttura Apple esistente e che quindi tendono a utilizzare questi programmi in modo nativo. Chiunque si trovi a proprio agio nel mondo Microsoft e quindi non utilizzi dispositivi Apple in azienda, difficilmente potrà trovare comoda questa soluzione. Le app di iCloud possono essere utilizzate anche tramite browser Windows, ma solo con funzionalità limitate. Attualmente, l’uso su dispositivi Android non è ufficialmente possibile. Tuttavia, se si dispone dei dispositivi compatibili, iWork può essere un’ottima alternativa a Microsoft 365, che convince con le sue funzionalità e possibilità.
Vantaggi
Questa soluzione gratuita è ottima per tutti i fan di Apple: è completamente compatibile con iOS e può essere utilizzata senza restrizioni su tutti i dispositivi Apple, che si tratti di MacBook, iMac, iPad o iPhone. È contemplato anche il lavoro collaborativo, ad esempio l’elaborazione simultanea di un documento da parte di diversi utenti.
Svantaggi
L’utilizzo di iWork for iCloud ha senso solo per le aziende con un’architettura Apple esistente. Sebbene quest’alternativa a Microsoft 365 possa essere utilizzata anche su PC Windows, richiede l’uso di versioni online di applicazioni quali Pages, Numbers e Keynote di Apple, che in questo caso hanno funzionalità limitate. Il valore aggiunto di iCloud è quindi realmente applicabile solo in combinazione con il sistema operativo Apple. Su molti tablet e smartphone (ad esempio telefoni Android), iWork for iCloud non può (ancora) essere utilizzato o funziona solo limitatamente.
Conclusione: ogni alternativa a Microsoft 365 presenta i suoi vantaggi e svantaggi
Se decidi di optare per un’alternativa a Microsoft 365, spesso puoi beneficiare dei punti di forza individuali dei singoli sistemi. Questo può essere vantaggioso, ad esempio, per le aziende quando la gamma di funzionalità della suite Office è troppo ampia o non soddisfa le proprie esigenze. Anche il tema del GDPR dovrebbe sempre essere considerato, in modo da trarre vantaggio in modo duraturo dalla variante scelta.
Scegliendo un’alternativa a Microsoft 365, è consigliabile non affrettarsi e valutare attentamente tutti i pro e i contro, poiché queste alternative vengono generalmente utilizzate per un lungo periodo di tempo. Le soluzioni come Nextcloud Workspace di IONOS, Google Workspace o anche OX App Suite risultano un buon sostituto di Microsoft 365 anche in ambito professionale.