E-re­crui­ting: la gestione dei candidati basata su software

Rendere il re­clu­ta­men­to del personale più facile per tutti: questo è lo scopo dell’e-re­crui­ting. Il lavoro viene al­leg­ge­ri­to sia per l’azienda sia per il candidato, dalla pub­bli­ca­zio­ne dell’offerta di lavoro al processo di can­di­da­tu­ra fino all’as­sun­zio­ne. Con l’aiuto del digitale si vogliono sem­pli­fi­ca­re i processi complessi, ot­ti­miz­zar­li e renderli più veloci. Si possono uti­liz­za­re diversi tipi di e-re­crui­ting.

Le aziende sono sempre più alla ricerca di nuovi talenti. Nel migliore dei casi ricevono numerose can­di­da­tu­re di diverso tipo; qui è im­por­tan­te mantenere la visione d’insieme e agire in modo ap­pro­pria­to. La gestione dei candidati è la soluzione: si tratta di un sistema chiaro con l’aiuto del quale si riescono a or­ga­niz­za­re le can­di­da­tu­re. Questo processo di or­ga­niz­za­zio­ne non va sot­to­va­lu­ta­to, al­tri­men­ti una cattiva gestione delle can­di­da­tu­re potrebbe creare due tipi di problemi all’azienda:

1. Il rischio di lasciarsi sfuggire i migliori candidati: se si perde la visione d’insieme o si agisce troppo len­ta­men­te, l’as­sun­zio­ne di un grande talento potrebbe saltare a favore della con­cor­ren­za.
2. Il rischio di perdere l’immagine pro­fes­sio­na­le: nel caso in cui non vi com­por­tia­te come un’azienda pro­fes­sio­na­le, perderete la vostra buona re­pu­ta­zio­ne. I di­pen­den­ti parlano tra di loro più di quanto si pensi e la notizia del vostro cattivo processo di re­clu­ta­men­to del personale potrebbe dif­fon­der­si ve­lo­ce­men­te nel settore.

Se invece attuate una buona gestione dei candidati potete godere di numerosi vantaggi:

1. Risparmio di tempo e denaro
2. Continua pro­te­zio­ne dei dati
3. Po­ten­zia­men­to dell’employer branding

Una buona gestione dei candidati prevede un unico processo suddiviso in diversi passi, ognuno dei quali è con­se­guen­te a quello pre­ce­den­te, creando un sistema ef­fi­cien­te.

Per prima cosa è im­por­tan­te redigere un’offerta di lavoro at­ten­di­bi­le. Per la gestione dei candidati a svolgere un ruolo im­por­tan­te non è solo un testo ac­cat­ti­van­te e ap­pro­pria­to, ma anche e so­prat­tut­to il momento giusto: pub­bli­ca­te l’offerta di lavoro solo quando la vostra azienda è pronta a portare a termine il processo di can­di­da­tu­ra. Prendete già in con­si­de­ra­zio­ne la si­tua­zio­ne degli ordini, i giorni festivi e le ferie. Prima di pub­bli­car­la, dovete pensare bene at­tra­ver­so quale canale volete dif­fon­de­re la vostra offerta di lavoro.

Subito dopo la pub­bli­ca­zio­ne dell’offerta di lavoro possono già arrivare in azienda le prime can­di­da­tu­re. In questa fase è im­por­tan­te avere pronto un sistema ben strut­tu­ra­to affinché nessuna can­di­da­tu­ra vada persa. Tenete presente che le can­di­da­tu­re ar­ri­ve­ran­no at­tra­ver­so diversi canali: per posta o e-mail e a volte ad­di­rit­tu­ra via telefono o di persona, a seconda delle vostre in­di­ca­zio­ni e della struttura aziendale. Pensate anche a mandare una conferma di ricezione ai candidati, in modo da iniziare già ad in­tra­pren­de­re una co­mu­ni­ca­zio­ne con loro.

Nel momento in cui sono arrivate le can­di­da­tu­re e il termine massimo per can­di­dar­si è scaduto, potete iniziare a fare una cernita delle lettere mo­ti­va­zio­na­li e dei curricula. La scelta avviene passo dopo passo, anche se un primo sguardo alle can­di­da­tu­re già vi può dare un’idea di chi è adatto per voi e di chi potrebbe essere escluso già da subito. Facendo un confronto con il profilo richiesto, scegliete i candidati da con­si­de­ra­re per un colloquio. Se tutto va bene, dopo i colloqui avrete trovato una o più persone adatte alla posizione.

Dopo aver fatto una cernita delle can­di­da­tu­re dovete con­tat­ta­re tutti i candidati in­te­res­san­ti. Di solito i candidati si sud­di­vi­do­no in tre categorie:

• Quelli che non sono in alcun modo adatti
• Quelli che sono molto in­te­res­san­ti, ma che non sono adatti alla posizione
• Quelli che vi in­te­res­sa­no e sono adatti alla posizione

Coloro che fanno parte dell’ultimo gruppo saranno invitati a com­ple­ta­re il passo suc­ces­si­vo del processo di can­di­da­tu­ra (o chiamati per un colloquio) o ri­ce­ve­ran­no una risposta positiva per il nuovo lavoro. Coloro che invece fanno parte del primo gruppo devono ricevere una risposta negativa. Non ri­spon­de­re ai candidati non idonei è un errore: da una parte vi farete una cattiva re­pu­ta­zio­ne come datori di lavoro e dall’altra vi procurerà lavoro ag­giun­ti­vo in quanto la gran parte dei candidati vi con­tat­te­rà nuo­va­men­te per sapere l’esito della can­di­da­tu­ra.

Coloro che fanno parte del gruppo centrale sono persone con profili e cur­ri­cu­lum in­te­res­san­ti, ma che non sono adatti alla posizione offerta. Potete comunque tenerli presente e con­si­de­rar­li per le prossime offerte di lavoro. Spie­ga­te­lo ai candidati e chiedete loro l’au­to­riz­za­zio­ne per inserire le loro can­di­da­tu­re nel vostro talent pool.

La gestione dei candidati può essere molto complessa e il rischio di perdere la visione d’insieme è alto, per questo motivo ha senso uti­liz­za­re il computer per l’intero processo o almeno per parte di esso. Il software di gestione dei candidati dovrebbe aiutare entrambe le parti, sia candidato che azienda.

I servizi di e-re­crui­ting sono uti­liz­za­ti so­prat­tut­to per il momento del re­clu­ta­men­to: offerta di lavoro, employer branding e talent ma­na­ge­ment. Lo scopo prin­ci­pa­le dell’e-re­crui­ting è quindi quello di assumere i migliori talenti per la propria azienda. Il lavoro puramente am­mi­ni­stra­ti­vo non è to­tal­men­te da ignorare, tuttavia ricopre un ruolo minore.

Di solito le misure dell’e-re­crui­ting si attuano con la pub­bli­ca­zio­ne delle offerte di lavoro. Tuttavia ci sono ancora aziende che uti­liz­za­no canali offline per la ricerca di talenti (giornali, riviste o annunci), anche se la maggior parte delle offerte di lavoro si trovano in rete. Per pub­bli­ca­re un’offerta di lavoro si possono uti­liz­za­re diversi canali. I portali di lavoro online sui quali ogni azienda può pub­bli­ca­re le proprie offerte di lavoro sono par­ti­co­lar­men­te amati. Qui chi cerca lavoro ha la pos­si­bi­li­tà di trovare l’offerta adatta uti­liz­zan­do la funzione di ricerca e i filtri.

Mentre alcune piat­ta­for­me segnalano solamente la persona di ri­fe­ri­men­to e le in­for­ma­zio­ni di contatto, altre offrono la pos­si­bi­li­tà di can­di­dar­si di­ret­ta­men­te sul portale. Di norma questo servizio è gratuito per i candidati, mentre le aziende ten­den­zial­men­te devono pagare per poter pub­bli­ca­re le proprie offerte di lavoro. Alcuni portali lavoro online sono aperti a tutti i tipi di aziende, mentre altri sono dedicati a settori specifici.

Oltre alle piat­ta­for­me di lavoro su Internet, anche i social media vengono sempre più uti­liz­za­ti per scovare talenti. Grazie al social media re­crui­ting si possono rag­giun­ge­re quelle persone che non sono presenti sui portali lavoro, perché ad esempio ancora non hanno pensato a cambiare oc­cu­pa­zio­ne. Le aziende ricorrono prima di tutto a reti pro­fes­sio­na­li come XING o LinkedIn, ma si possono trovare dei candidati anche tramite Facebook o Twitter. La scelta del canale più adatto dipende molto dal settore e dal lavoro che si offre.

Tuttavia il social media re­crui­ting lavora anche per un altro campo delle risorse umane: la cura dell’immagine. At­tra­ver­so i social media non si mettono solo in pratica le misure di marketing per i con­su­ma­to­ri, ma è possibile prendersi cura anche della propria immagine come datore di lavoro at­tra­ver­so una strategia di social media, rendendo l’azienda più attraente agli occhi dei po­ten­zia­li di­pen­den­ti.

Il mobile re­crui­ting acquista sempre più im­por­tan­za, infatti tablet e smart­pho­ne sono sempre più uti­liz­za­ti per accedere a Internet e quindi per ricercare lavoro. Si inizia con l’ot­ti­miz­za­zio­ne del proprio sito per i di­spo­si­ti­vi mobili per poi adottare un’app specifica per le aziende, at­tra­ver­so la quale si svolge com­ple­ta­men­te la co­mu­ni­ca­zio­ne con il candidato. Il vantaggio (per entrambe le parti) è che avendo lo smart­pho­ne sempre con sé, la capacità di reazione è immediata. Se insieme all’app si dovesse uti­liz­za­re anche un servizio di notifiche push offerto da una piat­ta­for­ma di lavoro e social media, gli in­te­res­sa­ti ver­reb­be­ro informati anche se non cercano mi­ra­ta­men­te tali in­for­ma­zio­ni.

Al primo posto nell’ambito delle offerte di lavoro rimane comunque il sito internet dell’azienda: in par­ti­co­la­re le grandi aziende di­spon­go­no sul loro sito Internet di una sezione “Lavora con noi”. Le aziende possono anche pensare di pro­get­ta­re una propria piat­ta­for­ma online dove è possibile rea­liz­za­re l’intera gestione dei candidati. Le aziende che in­stal­la­no un sistema così vasto lavorano con un software per la gestione dei candidati.

Un sistema di gestione dei candidati basato su software al­leg­ge­ri­sce il lavoro dell’ufficio delle risorse umane e rende più sensato ed ef­fi­cien­te l’intero processo, ma migliora anche l’espe­rien­za dei candidati (chiamata candidate ex­pe­rien­ce) durante la fase di can­di­da­tu­ra. Nel migliore dei casi un software riproduce ogni passo della gestione candidati dall’offerta di lavoro fino al fascicolo del personale. Il sistema per la gestione dei candidati, inoltre, è a sua volta collegato con tutti gli altri sistemi dell’ufficio delle risorse umane.

La pub­bli­ca­zio­ne e la gestione delle offerte di lavoro possono essere difficili, in par­ti­co­la­re quando l’annuncio viene diffuso at­tra­ver­so diversi canali per avere la maggiore vi­si­bi­li­tà possibile. Un buon software di e-re­crui­ting si occupa di questo poiché permette di redigere l’offerta di lavoro, pub­bli­car­la con pochi clic su diversi portali lavoro e sul proprio sito (in par­ti­co­la­re sulla pagina dedicata) e inviarla per e-mail. È possibile che da qui i vi­si­ta­to­ri vengano in­di­riz­za­ti su una pagina di can­di­da­tu­ra, dove i candidati in­se­ri­sco­no i loro dati, caricano i documenti e, in alcuni casi, collegano il profilo di can­di­da­tu­ra con un account su altre piat­ta­for­me, come LinkedIn.

Alcuni software sono in grado di ef­fet­tua­re ad­di­rit­tu­ra un CV parsing. Ogni candidato salva il proprio cur­ri­cu­lum con un layout, di solito come file PDF. Affinché l’ufficio delle risorse umane possa lavorare nel modo più ef­fi­cien­te possibile, sarebbe meglio prevedere un formato unico at­tra­ver­so una pagina di in­se­ri­men­to. Ciò pre­sup­po­ne però più lavoro per i candidati che devono inserire nella pagina tutti i dati già presenti nel loro già ben strut­tu­ra­to cur­ri­cu­lum. Il CV parsing sem­pli­fi­ca le cose: il software estrae le in­for­ma­zio­ni dal documento e le inserisce nel campo dedicato. Il candidato deve quindi solo ve­ri­fi­ca­re che non ci siano errori.

Il vantaggio di un sistema completo di gestione dei candidati è che alla fine tutte le can­di­da­tu­re si tro­ve­ran­no clas­si­fi­ca­te in una banca dati e non dovranno essere spostate ma­nual­men­te da un posto all’altro. Inoltre si tratta di una pagina stan­dar­diz­za­ta, per cui ogni candidato utilizza lo stesso formato, così l’azienda se la caverà molto meglio. Dato che le in­for­ma­zio­ni di contatto sono parte del sistema, tramite il software si possono inviare inviti al colloquio nonché risposte positive e negative.

Tutti gli step vengono ef­fet­tua­ti con l’utilizzo del computer ed è perfino possibile che una prima cernita avvenga tramite algoritmi. Le can­di­da­tu­re po­treb­be­ro essere valutate dal software stesso sulla base dei profili richiesti pre­de­fi­ni­ti. Si­cu­ra­men­te questo sistema non so­sti­tui­sce com­ple­ta­men­te la scelta dei candidati ef­fet­tua­ta dal personale e sarà l’azienda a decidere quanto si vuole affidare agli algoritmi. Almeno per la prima cernita, però, i calcoli del software non possono che aiutare.

Una volta che avete deciso di assumere un candidato, le sue in­for­ma­zio­ni saranno già di­gi­ta­liz­za­te e si potranno riportare di­ret­ta­men­te sul contratto di lavoro e sui fascicoli del personale senza troppi sforzi. In più nel talent pool si possono re­gi­stra­re i candidati non idonei all’offerta di lavoro ma con profili in­te­res­san­ti, in modo da poterli con­tat­ta­re non appena si apre una posizione adatta.

Non di­men­ti­ca­te inoltre la pro­te­zio­ne dei dati, di fon­da­men­ta­le im­por­tan­za. In­nan­zi­tut­to va chiesta l’au­to­riz­za­zio­ne al candidato prima di salvare i suoi dati personali, poi bisogna as­si­cu­rar­si che nessun terzo abbia accesso a tali dati.

Un ultimo vantaggio è creato dal sistema: dato che tutti i passaggi si svolgono su un unico sistema, si può ana­liz­za­re l’intero processo. Un buon software per la gestione dei candidati aiuta in par­ti­co­la­re in fase di mi­su­ra­zio­ne del successo ri­scon­tra­to dalle offerte di lavoro. Quante persone hanno vi­sua­liz­za­to l’offerta di lavoro e quante hanno deciso di can­di­dar­si? Una va­lu­ta­zio­ne dei risultati può dare im­por­tan­ti in­for­ma­zio­ni per l’ela­bo­ra­zio­ne di offerte di lavoro.

Se decidete di uti­liz­za­re un software di e-re­crui­ting, potete scegliere tra diverse opzioni: un prodotto già pronto all’uso, uti­liz­za­bi­le in diversi settori, oppure col­la­bo­ra­re con un pro­dut­to­re e creare insieme un software adatto alle vostre esigenze. La seconda opzione può rivelarsi un po’ costosa e si adatta per lo più alle grandi aziende. Inoltre è ne­ces­sa­ria dell’espe­rien­za con l’e-re­crui­ting per riuscire a de­scri­ve­re det­ta­glia­ta­men­te le proprie richieste per il software.

L’utilizzo dell’e-re­crui­ting è senza dubbio una moda e la maggior parte delle aziende lo usa, chi più chi meno. Uno studio del Centre of Human Resources In­for­ma­tion Systems (CHRIS) dell’uni­ver­si­tà di Bamberg e Erlangen-No­rim­ber­ga per conto del portale online Monster monitora l’utilizzo dei mezzi digitali nel re­clu­ta­men­to del personale. Secondo lo studio, nel 2017 appena il 12% delle offerte di lavoro delle maggiori 1.000 aziende è stato pub­bli­ca­to su carta stampata. I maggiori canali di dif­fu­sio­ne delle offerte di lavoro sono il sito Internet dell’azienda (con l’88,5%) e le piat­ta­for­me di lavoro online (con il 72%).

Un mezzo non ancora molto uti­liz­za­to nel contesto dell’e-re­crui­ting è il chatbot: la pos­si­bi­li­tà che il candidato sta­bi­li­sca una co­mu­ni­ca­zio­ne diretta (anche se puramente virtuale e basata su un’in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le) con l’azienda potrebbe rap­pre­sen­ta­re un’im­por­tan­te tendenza in futuro. Il 50% dei candidati potrebbe già uti­liz­za­re tale offerta e ottenere in­for­ma­zio­ni sulla can­di­da­tu­ra at­tra­ver­so il chatbot, ma solo il 2,8% delle maggiori 1.000 aziende al momento offre questo servizio.

Alcuni programmi, come ad esempio pymetrics, mostrano cosa ci riserva il futuro dell’e-re­crui­ting: un diffuso utilizzo dell’in­tel­li­gen­za ar­ti­fi­cia­le e il col­le­ga­men­to con la va­lu­ta­zio­ne basata su software. In questo modo il software non solo copre gran parte della fase or­ga­niz­za­ti­va della gestione dei candidati, ma diventa a gran voce parte del processo di va­lu­ta­zio­ne. Il candidato effettua un test e il programma decide se è adatto per la posizione offerta.

Si­cu­ra­men­te non sarà lui ad avere l’ultima parola: d’altronde anche gli algoritmi possono sbagliare. I pro­dut­to­ri di­chia­ra­no che i loro fattori d’influenza hanno un ruolo minore in confronto all’influenza che può avere una persona e gli algoritmi possono essere pro­gram­ma­ti per una va­lu­ta­zio­ne più neutrale.

Vi preghiamo di con­sul­ta­re la nota legale per questo articolo.