Scrivere le e-mail in inglese: come fare

In molte professioni, l’inglese viene ormai utilizzato su base giornaliera. Anche se spesso i piccoli errori e le imprecisioni non vengono percepiti nella lingua parlata, non si può dire lo stesso per le comunicazioni scritte, in cui, se possibile, ogni parola dovrebbe essere corretta. In questo articolo scoprirete tutti i punti più importanti da tenere a mente quando si scrive un’e-mail in inglese, inclusi i saluti iniziali più appropriati e come fare una bella conclusione, spiegata con un esempio finale.

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Regole di base sulla struttura di un’e-mail in inglese

Innanzitutto, i programmi di posta elettronica funzionano allo stesso modo in tutto il mondo, il che significa che non è necessario seguire particolari linee guida in questo senso quando si scrive un’e-mail in inglese. Sotto al campo del/dei destinatario/i ci sono i due campi facoltativi per mettere le persone in copia, cc oppure in copia nascosta, ccn, che vengono subito prima del campo dell’oggetto dell’e-mail e poi del corpo del testo.

Per l’oggetto e il contenuto si applicano regole simili a quelle dell’italiano; a questo riguardo consultate l’articolo riguardo l’etichetta nelle e-mail. Fate un riassunto breve e conciso del contenuto del vostro messaggio nell’oggetto e poi scrivete l’e-mail includendo un saluto adeguato, una descrizione comprensibile della vostra richiesta e una conclusione appropriata.

Opening: il saluto iniziale corretto nelle e-mail in inglese

Proprio come in italiano, per il saluto iniziale si fa una distinzione principale fra il linguaggio formale (lavorativo) e informale (privato). A seconda di quanto bene conoscete il destinatario è possibile anche usare un saluto iniziale informale in un contesto lavorativo, ma stando sul formale si va sempre sul sicuro. Di seguito le varie opzioni di come iniziare un’e-mail in inglese:

Saluto iniziale Spiegazione
Dear Sir or Madam Opzione per l’inglese britannico quando non si sa chi è il/la destinatario/a, che corrisponde in italiano letteralmente a “Egregio signore o gentile signora”.
Dear Ladies and Gentlemen Opzione per l’inglese americano quando non si sa chi è il/la destinatario/a, che corrisponde in italiano letteralmente a “Egregio signore o gentile signora”.
To whom it may concern Tradotto letteralmente come “A chi di dovere, a chi di competenza” – molto formale e al giorno d’oggi utilizzato solo dalle autorità.
Dear Mr / Mrs / Ms Per quando si conosce il/la destinatario/a. Corrisponde all’italiano a “Egregio Sig. / Gentile Sig.ra” seguito dal nome.Notare come l’appellativo generico “Ms” in inglese si possa usare sia per donne nubili che sposate, mentre “Mrs” si usa solo per donne sposate.
Dear Sir / Sirs / Madam Variante formale dell’inglese britannico quando si hanno uno o più destinatari uomo oppure donna.
Dear Gentlemen / Ladies Variante formale dell’inglese americano per quando si hanno uno o più destinatari, uomo oppure donna.
Hi / Hello Saluto informale per quando si conosce bene il destinatario.
Consiglio

Indipendentemente dalla lingua, vale sempre il trucco di basarvi su quello che fa la vostra controparte. Soprattutto negli Stati Uniti, gli scambi di e-mail diventano informali quasi subito, e invece di usare un saluto formale con il cognome si passa rapidamente a un “Hi David” o simili. In questo caso si può passare a utilizzare un linguaggio più informale anche nel corpo dell’e-mail.

Come si scrive una buona conclusione di un’e-mail in inglese?

Dopo aver presentato la vostra richiesta per iscritto, c’è bisogno di una frase conclusiva, un riassunto e/o richiesta finale, come quella di ricevere una risposta rapida, e poi il saluto finale. Anche in questo caso esistono diverse opzioni a seconda di chi è il destinatario e di che rapporto avete con lui/lei:

Saluto finale Spiegazione
Yours faithfully Per quando non si conosce il destinatario, corrisponde all’italiano “In fede”.
Yours sincerely, Per quando si conosce il destinatario, corrisponde all’italiano “Cordialmente / cordiali saluti”.
Kind regards Variante informale di “Cordialmente / cordiali saluti”.
Best regards Educato ma già un po’ più informale, tradotto letteralmente significa “I miei migliori saluti”A volte si usa anche solo “Regards”, che però suona decisamente meno amichevole.
Best wishes Più probabile che si trovi in contesti privati, ancora un po’ più informale di “Best regards”, tradotto letteralmente come “Ti/Le auguro il meglio” o “I miei migliori auguri”.
All the best Accezione simile a “Best wishes”, ma usato soprattutto in e-mail informali/private.
Yours Per e-mail private, significa “Il tuo/la tua”.
N.B.

Gli inglesi sono in genere un po’ più formali dei loro colleghi americani nel saluto finale. Ad esempio, le indicazioni sui destinatari conosciuti oppure sconosciuti non sono sempre utilizzate nell’inglese americano. Un’altra differenza: in Gran Bretagna non si mette la virgola dopo il saluto, in quelle americane sì.

Abbreviazioni nelle e-mail in inglese

Negli ultimi anni hanno cominciato a essere utilizzate anche in italiano delle abbreviazioni inglesi, sia nelle e-mail che in altri ambiti. Per questo motivo vi spieghiamo qui di seguito le abbreviazioni più comuni:

Abbreviazione Spiegazione
FYI Per esteso “for your information” – in italiano “per tua/sua informazione”.
TBD / TBA Per esteso “to be discussed” / “to be advised” – in italiano “da discutersi” / “ancora da decidersi”.
ASAP Per esteso “as soon as possible” – in italiano “il prima possibile”.
RSVP In questo caso l’abbreviazione viene dal francese “répondez s’il vous plaît” – “Si prega di rispondere”.
TIA Per esteso “thanks in advance” – in italiano “grazie in anticipo”.
PFA Per esteso “please find attached” – in italiano “si allega / in allegato...”.
RE Per esteso “reply” – in italiano “risposta” (in risposta a un’e-mail precedente).

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Confusione su data e ora

Un’altra fonte di confusione quando si scrive un’e-mail in inglese è l’ortografia dell’ora e della data.

Per semplificarsi la vita con gli orari, è possibile utilizzare la grafia digitale: anche in Gran Bretagna e in America sanno cosa significa 13:45 o 20:15.

Più comune, tuttavia, è l’ortografia con “am” e “pm”. “am” viene dal latino “ante meridiem”, cioè “prima di mezzogiorno” – “pm” significa di conseguenza “post meridiem”, cioè “dopo mezzogiorno”. Le ore vengono contate solo fino a 12. Per capire se si tratta dell’ora pomeridiana o notturna (o della mattina), viene aggiunto “am” o “pm”; ad esempio, 4pm sono le 16 (le quattro del pomeriggio). Non c’è una regola generale che detti se va messo oppure no lo spazio fra il numero e l’abbreviazione am/pm.

Nelle date, ci sono delle differenze fra l’ortografia britannica e quella americana. In Gran Bretagna, le date si scrivono come in Italia, ad esempio “24 dicembre 2020” o “24 dicembre 2020” o “24/12/2020”. In americano, invece, il mese precede il giorno, cioè “December 24, 2020”. È importante conoscere questa differenza, soprattutto quando la data viene scritta tutta in numeri, in modo che non sorgano malintesi. Infatti, “4/12/2020” potrebbe significare sia il 4 dicembre, che il 12 aprile del 2020.

Esempio di e-mail in inglese

Per mostrarvi un’e-mail ben scritta utilizzando le formule corrette, abbiamo preparato un esempio che contiene tutti gli elementi più importanti per scrivere una buona e-mail in inglese:

Dear Mr. Jones,

Thank you for your e-mail about the upcoming project. I would like to arrange a meeting with you to discuss the details and next steps. How about this upcoming Monday, the 27th of June, at 12pm in your office?

I hope that suits you – if not, feel free to suggest another date.

Best regards,

Lisa Smith