Il galateo dell’e-mail comprende anche regole di comportamento per quanto riguarda il rispondere ai messaggi. La maggior parte dei programmi e dei servizi web mette a disposizione due pulsanti: “Rispondi” e “Rispondi a tutti” (a volte anche in inglese: “Reply” e “Reply all”). Cosa succede se vengono premuti? All’inizio del campo dell’oggetto viene aggiunta automaticamente la dicitura “Re:”, per indicare che si tratta di un messaggio di risposta.
Inoltre il messaggio originale viene aggiunto al contenuto della mail sotto forma di citazione e l’indirizzo e-mail del mittente originario viene inserito nel campo del destinatario (o, se si clicca su “Rispondi a tutti”, gli indirizzi di tutti i destinatari dell’e-mail originaria). Ci sono alcune cose a cui è necessario prestare particolare attenzione quando si risponde ad un’e-mail:
- Rispondi a tutti: prima di cliccare su “Rispondi a tutti”, ponetevi la seguente domanda: la mia risposta interessa effettivamente tutti i destinatari? Rivolgendovi solo ai destinatari effettivamente interessati al messaggio potreste risparmiare del lavoro inutile a molte persone.
- Re: “Re“ è l’abbreviazione del termine latino “res”, ovvero “riguardo a”. Questa dicitura, inserita prima del campo dell’oggetto, ha la finalità di indicare al destinatario che il messaggio è una risposta al messaggio originale. Se il destinatario risponde per una seconda volta comparirà invece “Re: Re:” e così via per ogni risposta. Quando queste diciture iniziano a diventare troppe e a distogliere l’attenzione dall’oggetto stesso, sentitevi liberi di cancellarle per fare un po’ d’ordine: un solo “Re:” di solito è sufficiente ad indicare che si tratta di una risposta!
- Livelli di citazione: la questione è analoga per quanto riguarda il testo citato appartenente alla mail originale. In conversazioni particolarmente lunghe possono quindi venirsi a creare veri e propri “mostri di testo”, composti da testi citati l’uno sull’altro. Perciò anche in questo caso può essere una buona idea fare un po’ d’ordine di tanto in tanto, facendo però attenzione a non cancellare informazioni importanti, soprattutto se vi riferite direttamente a esse nel vostro messaggio.
Una precisa tempistica ideale per rispondere non esiste, dal momento che di norma non abbiamo modo di sapere quando chi ci ha inviato il messaggio controllerà di nuovo la sua casella e-mail. La grande frequenza con cui le e-mail vengono spedite porterebbe a pensare che le risposte debbano necessariamente essere repentine. Ma quando il mittente ha bisogno di una risposta urgente e in tempi brevi, spesso una telefonata è l’opzione migliore.
Sapete già che non sarete in grado di rispondere entro le prossime 24 ore, ma la questione sembra essere importante? In questo caso conviene allora dare una risposta veloce, per fare sapere che avete intenzione di rispondere in maniera dettagliata, ma che per farlo avete bisogno di un po’ di tempo.
Un’ulteriore funzione dei servizi e-mail è la risposta automatica a tutti i messaggi in entrata. Il testo di questo messaggio può essere creato da voi in precedenza, ma alcuni programmi consentono anche di scegliere tra formule preimpostate. Questa funzione risulta particolarmente utile, ad esempio, quando sapete che non vi sarà possibile rispondere alle e-mail per un periodo di tempo prolungato. Proprio per questo motivo questa funzione è anche conosciuta come “risposta automatica fuori sede” o “out-of-office reply”.
Nel messaggio potete scrivere informazioni utili per chi vi ha scritto, come ad esempio la data quando tornerete in ufficio o a chi rivolgersi in caso di urgenze. È importante anche ricordarsi di disattivare la funzione non appena si è ritornati operativi e si è pronti a rispondere ai messaggi. Non utilizzate mai in nessun caso la funzione di risposta automatica in sostituzione della conferma di lettura.