Formule di saluto in un’e-mail: come individuare la chiusura di un’e-mail più adatta

Da “Cordiali saluti” a “Cari saluti”: la chiusura di un’e-mail è altrettanto importante come il suo inizio e tuttavia è spesso trascurata. Le ultime parole del messaggio offrono un’opportunità unica di trasmettere in forma scritta una sensazione di professionalità e allo stesso tempo di creare un rapporto implicito, commerciale o meno, con il destinatario. Diamo un’occhiata a una vista d’insieme delle più usate formule di saluto in un’e-mail e vi spiegheremo quali formule alla chiusura di un’email sarebbe meglio evitare.

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Le formule di saluto classiche per un’e-mail

Formule di saluto Effetto/significato
Cordiali saluti/Distinti saluti Da usare anzitutto al primo contatto; formula tradizionale, classica, ma gentile e formale
Un saluto cordiale/Cordialmente Meno formale, il tono è più caldo, “Un saluto cordiale” suona meno rigido
Cordialità Più concisa
Consiglio

Esistono varie formule di chiusura e varianti di quelle classiche possono risultare meno rigide, ma è opportuna una certa cautela. Infatti, sono usate tantissime varianti, a volte fantasiose, altre paradossali: per non sbagliare, basta usare formule classiche per le e-mail formali oppure tatto e un’elegante sobrietà. È inconsueto usare delle abbreviazioni.

Le formule di saluto personali per un’e-mail

Formule di saluto Effetto/significato
Un caro saluto/cari saluti Personale, gentile ed elegante insieme
Con affetto Molto personale adatto ai messaggi verso persone che si conoscono da tempo
Tanti saluti da ... Un cenno alla distanza che in realtà la minimizza
N.B.

In entrambe le tabelle, le formule di saluto elencate sono solo le più usate, particolarmente nel caso di e-mail formali, poiché quelle informali permettono una maggiore versatilità e creatività. Tuttavia, le formule devono essere sempre valutate in rapporto al destinatario ed è importante considerare l’effetto che esse possono produrre. Con calma, senza badare al tempo, riflettete dunque per scrivere un’email, anche e soprattutto riguardo alle ultime parole.

Formule di saluto in un’e-mail a seconda delle circostanze

Se non volete usare sempre le formule classiche, alcuni elementi possono servire da spunto, come ad esempio la settimana, l’anno e la quotidianità per la chiusura di un’e-mail offrendo possibilità di chiusure alternative e creando una tacita sensazione di condivisione e di fiducia con il destinatario. Ad esempio:

Formule di saluto Effetto/significato
Un buon inizio di settimana Personale e gentile; può essere combinata con altre formule di saluto
Le auguro una buona giornata/Buona giornata Personale e gentile; può essere combinata con altre formule di saluto
Le auguro una buona settimana/Buona settimana Personale e gentile; può essere combinata con altre formule di saluto
Un caro saluto e un buon fine settimana Personale e gentile; può essere combinata con altre formule di saluto
Un cortese saluto e buone vacanze a Venezia Un po’ più rigida ma gentile; può essere combinata con altre formule di saluto
Tanti saluti e auguri per delle giornate piacevoli con i Suoi cari Personale e gentile; può essere combinata con altre formule di saluto
Cari saluti e auguri per il nuovo anno Un po’ più concisa ma gentile; può essere combinata con altre formule di saluto
Cari saluti e goditi il sole di Roma Piu personale, indicata nel caso di un contatto regolare
Grazie per il Suo supporto e la proficua collaborazione, a presto! Al termine di un progetto o di una collaborazione
Auguri di cuore per una pronta guarigione In caso di malattia, formula personale e gentile

Tutte le formule qui sopra menzionate non sono rigide e ogni situazione richiede una specifica formulazione, magari combinando o modificando un’espressione classica.

Formule di saluto in un’e-mail: consigli generali

È essenzialmente la relazione che intercorre tra lo scrivente e il destinatario a indicare quale formula di saluto per la chiusura di un’e-mail deve essere usata. Per andare sul sicuro è chiaro che in un contesto lavorativo o commerciale sia opportuno optare per una formula classica e neutrale. Non dimenticate mai, però, che ogni e-mail scritta e inviata rappresenta voi stessi e lavostra azienda. Formulate il saluto di chiusura dell’e-mail pertanto in modo adeguato. Un buon approccio, rispondendo in seguito a un contatto, è di reagire in rapporto al tipo d’espressione e terminologia impiegata dalla controparte per capire quanto possa essere personale lo stile da usare.

Un indizio per scegliere stile e parole, vale a dire quanto potranno essere “personali”, è considerare diverse caratteristiche riguardo al destinatario, come la posizione, l’età, la completa struttura aziendale e il settore in cui opera. Nel mondo dei media e nel panorama delle startup, particolarmente all’inizio, la comunicazione è disinvolta; nel settore bancario, burocratico e assicurativo, al contrario, la comunicazione è di norma più rigida e conservativa, tanto da seguire delle specifiche regole che si possono raccogliere nell’etichetta delle e-mail.

Variate inoltre le vostre formule di saluto per la chiusura di un’e-mail, soprattutto se vi riferite a una particolare ragione o a un avvenimento specifico nel vostro ambiente. Se salutate sempre con “cortesi saluti e una buona giornata”, il saluto darà infine un’impressione di automatismo, monotonia e sarà meno apprezzato.

N.B.

La formula di saluto in un’e-mail termina sempre senza segni di interpunzione, vale a dire, non si conclude con un punto o una virgola oppure un punto interrogativo. In inglese, invece, è diverso: in un articolo su come scrivere un’e-mail in inglese, contenente anche preziosi consigli, potrete approfondire questo aspetto.

Altri consigli per la chiusura di un’e-mail

Una corretta chiusura di un’e-mail non riguarda soltanto la formula di saluto. È necessario, infatti, prestare attenzione ad altri dettagli come:

  • Frase di chiusura: dopo l’effettiva formula di saluto, segue di norma una frase integrante che dovrebbe sintetizzare il contenuto dell’email e/o comunica la richiesta di un’azione al destinatario. Per esempio, un invito a rispondere oppure la richiesta d’invio di particolari documenti, ecc.
  • Il vostro nome completo: se avete dato del “Lei” al destinatario, allora è necessario che scriviate il nome completo. Anche nel caso del “tu”, può accadere però che il solo nome di battesimo possa essere confuso e attribuito a una persona con lo stesso nome.
  • Posizione e informazioni di contatto: di norma queste informazioni integrano la vostra firma; se non ne avete ancora una, dovreste assolutamente creare una firma digitale per le e-mail. Non dimenticate di allegare queste informazioni anche in caso di contatto costante, affinché il numero di telefono sia subito disponibile e sott’occhio, in caso di richieste di spiegazioni rapide.

Tre esempi di chiusure di e-mail ben riuscite

Esempio 1: risposta in seguito al ricevimento di importanti documenti nell’ambito di un progetto

Mi auguro di ricevere un appuntamento, al fine di discutere insieme la documentazione.

Cordiali saluti da Milano

Franco Rossi

(Firma, dati di contatto)

Esempio 2: candidatura per una posizione presso un’azienda tradizionale e dallo stile austero

Sarei felice di ricevere presto una risposta e un’opportunità di un colloquio personale.

Cordialmente

Maria Bernini

(Firma, dati di contatto)

Esempio 3: risposta all’invito per un appuntamento

Sono molto felice per l’appuntamento del prossimo lunedì.

La saluto cordialmente e le auguro un buon fine settimana

Roberto Salviati

(Firma, dati di contatto)

Consiglio

Nella Digital Guide trovate spiegazioni su come ottimizzare una firma digitale per le e-mail, che vi saranno certamente utili.

Cosa bisogna assolutamente evitare nelle formule di saluto in un’e-mail

Come in precedenza menzionato, è importante scrivere la chiusura di un’e-mail valutando il proprio destinatario e il grado di confidenza che vi intercorre. È possibile però “inciampare” anche in altri errori scrivendo le formule di saluto di un’e-mail:

  • Ringraziare il destinatario per l’attenzione: forma antiquata
  • Saluti: formula piuttosto sbrigativa da parte del mittente
  • Sinceri saluti/migliori saluti/un bel saluto: formule inopportune e che sono spesso soggettive
  • Non usare alcuna formula di saluto: è addirittura quasi peggio di usare quella sbagliata. Unica eccezione: se la comunicazione, ad esempio con un contatto commerciale con cui si è in confidenza è molto frequente e lo scambio di e-mail è molto serrato, potete a volte trascurare la chiusura, come se si trattasse di una conversazione (scritta) quasi in tempo reale.