È essenzialmente la relazione che intercorre tra lo scrivente e il destinatario a indicare quale formula di saluto per la chiusura di un’e-mail deve essere usata. Per andare sul sicuro è chiaro che in un contesto lavorativo o commerciale sia opportuno optare per una formula classica e neutrale. Non dimenticate mai, però, che ogni e-mail scritta e inviata rappresenta voi stessi e lavostra azienda. Formulate il saluto di chiusura dell’e-mail pertanto in modo adeguato. Un buon approccio, rispondendo in seguito a un contatto, è di reagire in rapporto al tipo d’espressione e terminologia impiegata dalla controparte per capire quanto possa essere personale lo stile da usare.
Un indizio per scegliere stile e parole, vale a dire quanto potranno essere “personali”, è considerare diverse caratteristiche riguardo al destinatario, come la posizione, l’età, la completa struttura aziendale e il settore in cui opera. Nel mondo dei media e nel panorama delle startup, particolarmente all’inizio, la comunicazione è disinvolta; nel settore bancario, burocratico e assicurativo, al contrario, la comunicazione è di norma più rigida e conservativa, tanto da seguire delle specifiche regole che si possono raccogliere nell’etichetta delle e-mail.
Variate inoltre le vostre formule di saluto per la chiusura di un’e-mail, soprattutto se vi riferite a una particolare ragione o a un avvenimento specifico nel vostro ambiente. Se salutate sempre con “cortesi saluti e una buona giornata”, il saluto darà infine un’impressione di automatismo, monotonia e sarà meno apprezzato.