Formule di saluto in un’e-mail: come individuare la chiusura di un’e-mail più adatta

Da “Cordiali saluti” a “Cari saluti”: la chiusura di un’e-mail è altrettanto importante come il suo inizio e tuttavia è spesso trascurata. Le ultime parole del messaggio offrono un’opportunità unica di trasmettere in forma scritta una sensazione di professionalità e allo stesso tempo di creare un rapporto implicito, commerciale o meno, con il destinatario. Diamo un’occhiata a una vista d’insieme delle più usate formule di saluto in un’e-mail e vi spiegheremo quali formule alla chiusura di un’email sarebbe meglio evitare.

Se non volete usare sempre le formule classiche, alcuni elementi possono servire da spunto, come ad esempio la settimana, l’anno e la quotidianità per la chiusura di un’e-mail offrendo possibilità di chiusure alternative e creando una tacita sensazione di condivisione e di fiducia con il destinatario. Ad esempio:

Tutte le formule qui sopra menzionate non sono rigide e ogni situazione richiede una specifica formulazione, magari combinando o modificando un’espressione classica.

È essenzialmente la relazione che intercorre tra lo scrivente e il destinatario a indicare quale formula di saluto per la chiusura di un’e-mail deve essere usata. Per andare sul sicuro è chiaro che in un contesto lavorativo o commerciale sia opportuno optare per una formula classica e neutrale. Non dimenticate mai, però, che ogni e-mail scritta e inviata rappresenta voi stessi e lavostra azienda. Formulate il saluto di chiusura dell’e-mail pertanto in modo adeguato. Un buon approccio, rispondendo in seguito a un contatto, è di reagire in rapporto al tipo d’espressione e terminologia impiegata dalla controparte per capire quanto possa essere personale lo stile da usare.

Un indizio per scegliere stile e parole, vale a dire quanto potranno essere “personali”, è considerare diverse caratteristiche riguardo al destinatario, come la posizione, l’età, la completa struttura aziendale e il settore in cui opera. Nel mondo dei media e nel panorama delle startup, particolarmente all’inizio, la comunicazione è disinvolta; nel settore bancario, burocratico e assicurativo, al contrario, la comunicazione è di norma più rigida e conservativa, tanto da seguire delle specifiche regole che si possono raccogliere nell’etichetta delle e-mail.

Variate inoltre le vostre formule di saluto per la chiusura di un’e-mail, soprattutto se vi riferite a una particolare ragione o a un avvenimento specifico nel vostro ambiente. Se salutate sempre con “cortesi saluti e una buona giornata”, il saluto darà infine un’impressione di automatismo, monotonia e sarà meno apprezzato.

Una corretta chiusura di un’e-mail non riguarda soltanto la formula di saluto. È necessario, infatti, prestare attenzione ad altri dettagli come:

• Frase di chiusura: dopo l’effettiva formula di saluto, segue di norma una frase integrante che dovrebbe sintetizzare il contenuto dell’email e/o comunica la richiesta di un’azione al destinatario. Per esempio, un invito a rispondere oppure la richiesta d’invio di particolari documenti, ecc.
• Il vostro nome completo: se avete dato del “Lei” al destinatario, allora è necessario che scriviate il nome completo. Anche nel caso del “tu”, può accadere però che il solo nome di battesimo possa essere confuso e attribuito a una persona con lo stesso nome.
• Posizione e informazioni di contatto: di norma queste informazioni integrano la vostra firma; se non ne avete ancora una, dovreste assolutamente creare una firma digitale per le e-mail. Non dimenticate di allegare queste informazioni anche in caso di contatto costante, affinché il numero di telefono sia subito disponibile e sott’occhio, in caso di richieste di spiegazioni rapide.

Mi auguro di ricevere un appuntamento, al fine di discutere insieme la documentazione.

Cordiali saluti da Milano

Franco Rossi

(Firma, dati di contatto)

Sarei felice di ricevere presto una risposta e un’opportunità di un colloquio personale.

Cordialmente

Maria Bernini

(Firma, dati di contatto)

Sono molto felice per l’appuntamento del prossimo lunedì.

La saluto cordialmente e le auguro un buon fine settimana

Roberto Salviati

(Firma, dati di contatto)

Come in precedenza menzionato, è importante scrivere la chiusura di un’e-mail valutando il proprio destinatario e il grado di confidenza che vi intercorre. È possibile però “inciampare” anche in altri errori scrivendo le formule di saluto di un’e-mail:

• Ringraziare il destinatario per l’attenzione: forma antiquata
• Saluti: formula piuttosto sbrigativa da parte del mittente
• Sinceri saluti/migliori saluti/un bel saluto: formule inopportune e che sono spesso soggettive
• Non usare alcuna formula di saluto: è addirittura quasi peggio di usare quella sbagliata. Unica eccezione: se la comunicazione, ad esempio con un contatto commerciale con cui si è in confidenza è molto frequente e lo scambio di e-mail è molto serrato, potete a volte trascurare la chiusura, come se si trattasse di una conversazione (scritta) quasi in tempo reale.