Inoltre è possibile inserire nella firma anche contenuti opzionali come motti o slogan dell’azienda, tra i quali possono figurare anche rimandi ad azioni promozionali. È bene ricordare che la firma serve innanzitutto a reperire le informazioni di contatto e che non deve essere percepita come un modo per farsi pubblicità. Potrebbe essere utile inserire invece informazioni legate agli orari di apertura e chiusura dell’attività, nonché alle indicazioni su come raggiungere la sede principale.
Un altro elemento, che costituisce ancora oggi oggetto di discussione, è il disclaimer. Adottato sull’esempio americano, indica una dichiarazione di esclusione di responsabilità, che definisce i diritti e gli obblighi tra i soggetti coinvolti in un’azione legale. Solitamente viene inserito in calce all’e-mail e serve ad informare il destinatario riguardo a un eventuale utilizzo illecito del messaggio ricevuto. Di seguito un esempio di disclaimer:
“Questo messaggio potrebbe essere confidenziale. È vietato qualsiasi tipo di divulgazione, utilizzo per qualsiasi scopo o riproduzione del presente messaggio o delle informazioni che esso contiene da parte di chiunque non sia il destinatario intenzionale. Qualora riceveste questa e-mail per errore, vi preghiamo di volerci avvertire immediatamente (tramite e-mail o in altro modo).”
In realtà l’effettivo fondamento giuridico di questo messaggio viene contestato da molti, in quanto la riproduzione illecita di informazioni non è a prescindere permessa dalla legge. Il disclaimer, quindi, diventa semplicemente un cortese reminder che rimane a discrezione del mittente.