Comprare Office 365: la suite Microsoft Office in abbonamento – Parte 1

Microsoft ha iniziato a prendere in considerazione la tecnologia cloud per i suoi prodotti, così al posto di mettere a disposizione licenze per i suoi software, acquistabili dagli utenti pagando in un’unica soluzione, l’azienda ha iniziato ad avvalersi sempre di più di abbonamenti da offrire alla clientela. Anche la famosa suite di Office è disponibile da anni come soluzione SaaS (Software as a Service) mentre le licenze in abbonamento per Office 365 vengono promosse sempre di più rispetto agli altri canali di distribuzione. In questo modo la suite classica, da installare sul desktop e da acquistare un’unica volta, sembra quasi passare in secondo piano. Ma quali sono i vantaggi di un software online basato su cloud? Conviene il passaggio ad una soluzione simile per gli utenti privati e le aziende?

Il termine “cloud“ indica in questo contesto servizi per il computer basati sul web, in cui non vengono sfruttate le proprie risorse hardware e software, ma si utilizzano quelle di un servizio esterno. Anche il funzionamento di Office 365 si basa su cloud e quindi la memorizzazione dei dati, i processi e le installazioni del software avvengono per la maggior parte sui server presenti nei data center di Microsoft. Gli utenti hanno così il vantaggio di poter utilizzare Office 365 praticamente sempre e dovunque, a patto che sia disponibile una connessione Internet.

Lo svantaggio di questa soluzione basata su cloud è, invece, che i dati sensibili presenti sotto forma di e-mail, documenti, foto o video vengono salvati in un data center esterno, così gli utenti sono costretti ad adattarsi alle disposizioni in materia di privacy imposte da Microsoft. Nel caso si ricorra ad Office 365 per un uso prettamente aziendale potrebbero essere necessari altri passaggi, come ad esempio un contratto per la responsabilità sul trattamento dei dati.

Volete acquistare un abbonamento ad Office 365, ma non volete affidarvi al cloud di Microsoft? Trovate le famose applicazioni di Office con le stesse funzionalità anche su IONOS. IONOS vi offre per MS Office 365 tre pacchetti, modellati su misura per le piccole e medie imprese, con possibilità di scegliere un setup gratuito e l’importazione dei dati già esistenti.

I pacchetti in abbonamento per Office 365 vengono offerti da Microsoft sotto forma di “piani”. L’azienda mette a disposizione diversi piani per utenti privati, piccole imprese, per il settore dell’istruzione, enti pubblici e organizzazioni no profit, che si distinguono nettamente per quanto riguarda le applicazioni e le funzioni disponibili.

La gamma delle funzioni messe a disposizione da Office 365 dipende dal tipo di abbonamento scelto, chiamato anche piano. Per un uso privato Microsoft prevede i piani seguenti:

Office 365 Personal

Il piano Office 365 Personal si indirizza ai singoli utenti, che vogliono utilizzare la suite solo su un computer. Acquistando il prodotto in abbonamento, gli utenti hanno accesso ai programmi Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access nella versione 2016. Sono disponibili dal browser sotto forma di Office Online e si possono installare su un PC o un Mac come applicazione desktop, mentre per essere utilizzati su un tablet e su uno smartphone viene offerta un’interfaccia Office ottimizzata ad hoc per i dispositivi mobili. Tutti i documenti creati si possono salvare anche offline. Inoltre sono compresi nell’abbonamento 1 TB di spazio di archiviazione cloud e 60 minuti gratuiti per effettuare chiamate con Skype verso numeri fissi italiani.

Costi: si può sottoscrivere un abbonamento per Office 365 Personal a 69,00 € all’anno o a 7,00 € al mese.

Office 365 Home

Con il piano Office 365 Home Microsoft si rivolge alle famiglie e agli utenti privati che si collegano da più dispositivi diversi. Le funzioni contenute nell’abbonamento corrispondono a quelle della versione Office 365 Personal, ma sono utilizzabili fino ad un massimo di 5 utenti. Tutte le applicazioni possono essere installate in locale fino a 5 PC o Mac. Inoltre vengono supportati 5 tablet e 5 smartphone, che utilizzano la suite su un’interfaccia ottimizzata per i dispositivi mobili. Infine, Office 365 Home garantisce ad un massimo di 5 utenti rispettivamente 1 TB di spazio di archiviazione cloud e 60 minuti gratuiti per le chiamate Skype.

Costi: gli utenti possono sottoscrivere un abbonamento per Office 365 Home a 99,00 € all’anno o a 10,00 € al mese.

La differenza principale tra i due piani di Office 365 per uso privato consiste nel numero di utenti e installazioni consentite. Infatti l’utilizzo di Office 365 Personal è previsto solo per un utente, mentre con Office 365 Home si possono configurare fino a cinque account. Entrambi i piani offrono agli abbonati un supporto tecnico via chat o telefono e nella versione in abbonamento sono anche inclusi gli aggiornamenti alle versioni successive della suite Office, così da consentire agli utenti di lavorare sempre con il software più recente.

Anche per le aziende Microsoft offre degli abbonamenti che soddisfano, a seconda del piano, le esigenze di piccole e medie imprese o che possono essere adattati su misura alle grandi aziende grazie ai piani Enterprise.

Trovate un confronto dettagliato sui piani business nella seconda parte della serie di articoli dedicati a Office 365.

Per gli enti pubblici Microsoft offre un piano specifico chiamato Office 365 Government. Si tratta cioè di abbonamenti Enterprise di Office 365 a prezzi vantaggiosi. Per stipulare un contratto di questo tipo è necessario presentare un certificato che attesti il possesso di tutti i requisiti per poter usufruire di questo servizio in qualità di ente pubblico.

Per gli studenti universitari full-time o part-time, docenti e personale universitario, Microsoft ha ideato il piano Office 365 University che garantisce per quattro anni un accesso a prezzi convenienti alle applicazioni Office.

Office 365 University

Il piano Office 365 University mette a disposizione degli studenti immatricolati, dei docenti e del personale universitario la versione completa più recente delle applicazioni Office, quali Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access da installare sul PC. L’abbonamento dura quattro anni e viene concesso previa presentazione di un apposito certificato che ne attesti la legittimità della richiesta. Office 365 University consente l’installazione di un’interfaccia Office su due computer (PC o Mac), due tablet, due smartphone e comprende 1 TB di spazio di archiviazione cloud, oltre a 60 minuti gratuiti per chiamate Skype.

Costi: 79,00 € per 4 anni (meno di 1,65 € al mese)

Gli utenti che comprano Office 365 University devono prima attivare il software per poterlo utilizzare.  Questa attivazione comprende un certificato online dell’autorizzazione necessaria e a poter farne richiesta è soltanto il personale di università riconosciute a livello statale, politecnici e istituti superiori che offrono diplomi accademici o certificazioni professionali. Prima di acquistare Office 365 University, gli interessati dovrebbero verificare se sono eventualmente autorizzati ad ottenere una versione gratuita di Office tramite l’istituzione di cui fanno parte.

Le istituzioni riconosciute a livello statale, come scuole e università, hanno la possibilità di registrarsi sul sito della Microsoft per garantire un accesso agli studenti e al personale docente per i seguenti piani del software, che vengono commercializzati in una linea di prodotti dal nome “Education”.

Office 365 Education

Con Office 365 Education Microsoft offre una versione avanzata di Office Online. Oltre alle app Office Word, PowerPoint, Excel e OneNote, gli studenti e il personale docente possono disporre di 1 TB di spazio di archiviazione cloud su OneDrive, del social network Yammer e di SharePoint, l’applicazione web per creare siti.

Costo: gratuito

Office 365 Education E5

Il piano Office 365 Education E5 offre agli studenti e al personale docente una gamma completa di funzioni del software per la produttività a prezzi vantaggiosi. Come per Office 365 Education, il principale requisito da soddisfare è quello di appartenere ad un istituto di istruzione riconosciuto a livello statale. Al contrario della versione gratuita, Office 365 Education E5 comprende le versioni complete da installare delle applicazioni Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher e OneNote, oltre che un’interfaccia Office ottimizzata per tablet e smartphone.

Costi: un abbonamento a Office 365 Education E5 costa per gli studenti 5,90 € al mese, mentre gli insegnanti pagano 7,90 € al mese (in entrambi i casi l’IVA non è compresa nel prezzo).

I costi per i piani Education sono sostenuti dai rispettivi istituti. Gli studenti o i docenti ottengono Office 365 tramite un’e-mail ufficiale della loro scuola o università.

Microsoft ha pensato alle esigenze delle organizzazioni senza scopi di lucro con la serie di prodotti “Nonprofit“, che si orienta ai piani Business e Enterprise, ma offrendoli ad un prezzo scontato appositamente per questo tipo di organizzazioni. Alcuni piani si basano sul principio della donazione.

Per poter usufruire di un abbonamento a prezzi agevolati o se si preferisce optare per una versione basata sulla donazione, le organizzazioni devono certificare di possedere lo status di istituzioni no profit nel rispettivo paese di origine.

Tutti i piani per i settori Business, Enterprise, Education o Nonprofit offrono un’integrazione con Active Directory che semplifica la gestione dei dati del login e delle autorizzazioni degli utenti. Qualora si verifichino problemi critici, sono disponibili un supporto web informatico e uno telefonico 24 ore su 24. Microsoft garantisce comunque un’operatività del 99,9% per tutti i servizi offerti.

A seconda del piano scelto, sono messe a disposizione degli utenti che decidono di acquistare un abbonamento a Office 365 una serie di applicazioni Microsoft professionali per creare testi, fogli di calcolo, presentazioni e per gestire database. Qui un software basato su cloud offre accesso a funzioni e-mail e groupware, ad un archivio principale dei dati, oltre che a un potente strumento di servizi di messaggistica istantanea, videoconferenze, VoIP e screen sharing.

Innumerevoli novità e features sono offerte esclusivamente su abbonamento e richiedono un account Office 365.

Gli abbonati ad Office 365 hanno anche a disposizione PowerPoint Designer. Questa feature esclusiva automatizza il processo creativo durante la realizzazione di presentazioni, proponendo per ogni nuovo elemento aggiunto delle relative idee per il design. Anche l’animazione Morph, che offre agli utenti molte possibilità nella scelta delle transizioni da una slide ad un’altra, è disponibile solo con un abbonamento Office 365.

Origine: Microsoft Office Videos YouTube Channel – www.youtube.com/watch

Come con Word e Excel, Microsoft si basa anche con la versione 2016 di PowerPoint su una gestione dei dati centralizzata e consente di lavorare in modo sincronizzato con il resto del team. Anche qui la connessione a OneDrive e SharePoint è legata ad un account Microsoft o Office 365.

Access è il sistema di gestione di database che Microsoft mette a disposizione degli utenti. Il software combina il database engine Jet con un ambiente di sviluppo integrato (integrated development environment, IDE), disponibile tramite un’interfaccia grafica. Gli utenti creano con Access, anche senza avere conoscenze di programmazione, app personalizzate per il database come applicazioni desktop o per il browser. Tutti i dati vengono salvati nel back end sui server SQL e sul database Microsoft Azure SQL, beneficiando così di un’elevata affidabilità, di una protezione completa dei dati e di una maggiore scalabilità.

Grazie ai modelli professionali già pronti dell’app con un’interfaccia user-friendly, Access permette anche ai principianti di imparare velocemente a gestire il database. Gli utenti esperti creano con il programma in pochi passaggi anche app personalizzate.

La facile condivisione delle applicazioni Access consente di utilizzare il servizio Access Services, un componente di SharePoint Server, compreso in alcuni piani di Office 365. Il client e tutte le funzioni di Access sono disponibili solo per i PC Windows.

Planner è uno strumento per la gestione dei progetti sviluppato per Office 365 così da consentire l’organizzazione del lavoro in team sul cloud. Gli utenti creano progetti e incarichi con Planner, li assegnano ai dipendenti e fissano le scadenze. Le statistiche e i grafici danno a tutti i partecipanti coinvolti una panoramica sull’avanzamento del progetto. La comunicazione nel team avviene direttamente tramite Planner. Inoltre il software può essere collegato ad altre applicazioni Office 365. Gli utenti hanno accesso alle e-mail, ai documenti e ai file nello spazio di archiviazione cloud direttamente dal programma. Grazie a queste funzioni Planner si propone come una valida alternativa ad altri prodotti simili, come Trello o Asana.

Con Sway Microsoft aggiunge alla suite Office un’applicazione web per lo storytelling digitale. Il software consente agli utenti di integrare nelle presentazioni interattive elementi testuali e multimediali provenienti da diverse fonti come il proprio computer, il motore di ricerca Bing, il servizio di archiviazione cloud OneDrive, YouTube o Facebook. I progetti Sway, chiamati anche semplicemente “Sways”, possono essere modificati dal browser, visualizzati e condivisi online con gli amici, i colleghi o altri collaboratori. Questi però hanno bisogno solo di un link di attivazione per aprire la presentazione dal server Microsoft e visualizzarla senza loggarsi o registrarsi sul browser.

Exchange Online è l’alternativa della Microsoft basata su cloud al famoso groupware e-mail di Exchange Server. Mentre il classico Exchange Server viene gestito come software on-premises, la Microsoft offre un abbonamento a Exchange Online di modo che il software non sfrutti le risorse aziendali, ma venga hostato su un data center della Microsoft. Questa soluzione si indirizza soprattutto alle piccole e medie aziende che non dispongono di una propria infrastruttura IT. Exchange Online fa parte del piano Office 365 Business Premium, oltre che dei piani Enterprise E1, E3 e E5.

Invece, OneDrive for Business è una versione avanzata del servizio di archiviazione online per uso aziendale. Gli account per OneDrive for Business sono compresi nei piani Business e Enterprise di Office 365 e sono messi a disposizione dei dipendenti tramite il datore di lavoro. A differenza di OneDrive si tratta in questo caso di account per i dipendenti che non vengono gestiti privatamente, ma di cui se ne occupa l’amministratore di sistema della rispettiva azienda o organizzazione. Le aziende hanno così la possibilità di garantire diversi permessi di accesso ai dati nel cloud. La sicurezza dei dati aziendali è garantita da Microsoft su OneDrive for Business tramite funzioni avanzate di crittografia e conformità di livello Enterprise. Anche qui lo spazio a disposizione è 1 TB per ogni utente.

Entrambe le versioni del servizio di archiviazione online di Microsoft si possono integrare con altre applicazioni come Word, Excel, PowerPoint o OneNote, in modo che gli utenti possano accedere ai relativi programmi nel cloud in tempo reale.

SharePoint Online è un’alternativa basata su cloud allo SharePoint Server, un software con cui si possono creare e gestire siti in base a progetti e team per permettere la collaborazione interna. SharePoint Online funge da CMS e da sistema per la gestione dei documenti, oltre che venir utilizzato come portale Intranet per la pubblicazione delle informazioni e delle novità interne all’organizzazione. I dipendenti creano con SharePoint Online siti, blog o portali di discussione per rendere disponibili centralmente i contenuti ed elaborarli insieme.

A differenza dello SharePoint Server, le funzioni principali della versione online ridotta non vengono installate e messe a disposizione in locale, ma sono hostate nel data center di Microsoft. Ciò comporta un vantaggio per le piccole e medie imprese perché l’infrastruttura necessaria per il servizio non deve essere realizzata e gestita autonomamente. 

SharePoint Online si trova in tutti gli abbonamenti di Office 365, ma i singoli piani si differenziano per la varietà delle funzioni SharePoint disponibili. Una panoramica dettagliata si trova nella descrizione del servizio SharePoint Online.

Per garantire la sicurezza e la conformità ai requisiti dell’applicazione aziendale, SharePoint offre opzioni di gestione flessibili con le quali si possono definire linee guida unitarie per la totalità dei processi e per tutti i dispositivi dei lavoratori coinvolti. 

Yammer è un social network per uso aziendale, che promuove la collaborazione in team e dà la possibilità di avviare conversazioni in un unico luogo. Con Yammer si possono creare reti di lavoratori interne e reti esterne per la collaborazione con i clienti e i partner commerciali.

Il servizio è disponibile in due versioni: Yammer Basic e Yammer Enterprise. Una panoramica delle funzioni disponibili di entrambe le versioni si trova nella descrizione del servizio Yammer. Yammer Basic si può attivare gratuitamente per integrare funzioni avanzate per il social network nelle applicazioni Office, mentre Yammer Enterprise fa parte di alcuni piani Business, Enterprise ed Education.