Se si decide come utenti finali di optare per Office 2016, il processo di acquisto differisce di poco da quello delle precedenti versioni di Office: si compra il software in negozio o online e si ottiene, come al solito, la versione completa. Microsoft rilascia il pacchetto software in cinque diverse versioni, che si differenziano per la diversa estensione: tutte contengono le usuali applicazioni di Word, Excel, PowerPoint e OneNote (anche nel pacchetto più piccolo “Home & Student”).
I pacchetti più ampi come “Home & Business” contengono anche il client e-mail Outlook. “Office 2016 Professional” offre ancora di più grazie alle applicazioni Publisher e Access. Office 2016 è disponibile sia per i PC Windows (a partire da Windows 7) che per Mac OS.
Va notato che Office 2016 non è più venduto su supporti dati tradizionali, ma si acquista una singola licenza che autorizza il download del software su un computer e che la licenza vale soltanto per PC o Mac. Per questo motivo è essenziale tenere conto del sistema operativo su cui volete utilizzare il software.
La distribuzione attraverso il download significa che è necessaria la connessione a Internet per la prima installazione e impostazione di Office 2016. Quando il software è installato sul computer non occorre più la connessione per poterlo utilizzare, anzi le applicazioni possono essere utilizzate anche su dispositivi mobili come un laptop, anche quando per esempio in bus o sul treno non siete connessi a Internet.
A livello di prezzo ci sono differenze di prezzo piuttosto marcate tra le varie versioni di Office 2016: la più scarna “Home & Student Version” senza Outlook 2016 costa a seconda del fornitore generalmente tra i 120 e i 130 euro. Gli utenti a scopo commerciale pagano per “Home &Business” intorno a cento euro in più, ma possono appunto utilizzare il software anche per fini commerciali, oltre ad avere Outlook.
Accanto al costo di acquisto piuttosto alto, il grande svantaggio di questo modello è la presenza soltanto degli update di sicurezza indispensabili. Mancano nuove feature che completano i rilasci successivi di Office, a meno che l’utente decida di acquistare il modello successivo ma a prezzo pieno. Di conseguenza manca una funzione di upgrade anche per Office 2016. Una volta acquistato, il software rimane così com’è con ben poche possibilità di estensione.