App Microsoft 365 per le aziende: la suite Microsoft Office in abbonamento

La prima parte della nostra serie si occupa dell’ampia gamma di modelli di licenza, nonché dei diversi componenti software di Microsoft 365. In questo articolo invece si parlerà dei pianipiù adatti per piccole e medie imprese. In cosa si differenziano le soluzioni App Microsoft 365 per le aziende, Business Essentials o Business Premium dalle offerte per gli utenti privati? Quali sono le caratteristiche di ognuna? Dal confronto di questi tre modelli emergono le relative caratteristiche quali il costo, i metodi di pagamento offerti e il numero massimo di utenti che possono accedervi. Vi proponiamo pertanto una panoramica sui modelli di Microsoft App Microsoft 365 per le aziende che vi supporterà nella scelta del pacchetto giusto per la vostra piccola e media impresa.

Con Microsoft 365, Microsoft ha sviluppato un concept di piani in abbonamento che mettono a disposizione degli utenti interessati un’ampia gamma di applicazioni Office di casa Microsoft. Mentre un uso privato può essere coperto semplicemente utilizzando i pacchetti principali, che comprendono programmi noti come Word, Excel e PowerPoint, i piani per le aziende comprendono servizi ottimizzati per il business, che semplificano i processi di lavoro. In questo modo Microsoft Teams, per esempio sostituisce la versione di Skype standard: con Microsoft Teams si possono, infatti, organizzare e gestire conferenze online per centinaia di partecipanti, a cui è possibile prendervi parte utilizzando diversi dispositivi. Il software di comunicazione vi offre pertanto una base perfetta per utilizzare la tecnologia VoIP internamente o esternamente all’azienda o videoconferenze di qualità HD. 

Inoltre esistono una serie di altri servizi come Exchange Online, siti del team, la memoria su cloud di OneDrive per l’azienda o il social network aziendale Yammer, che semplifica significativamente il lavoro nella quotidianità aziendale e d’ufficio. Riassumendo si può dire che con le soluzioni di Microsoft 365 per piccole aziende, da una parte potrete utilizzare famose e affidabili applicazioni Microsoft come app online o altri componenti installabili, mentre dall’altra Microsoft vi garantisce l’accesso a utili strumenti e programmi che aiutano voi e la vostra azienda a elaborare, gestire e collaborare a progetti comuni, semplificandone la comunicazione interna ed esterna.

Per le piccole e medie aziende Microsoft offre tre diversi modelli di Microsoft 365: Microsoft 365 Business Basic, App Microsoft 365 per le aziende e App Microsoft 365 per le aziende Premium. Il gigante dei software precisa che questi piani sono limitati massimo a 300 utenti e specifica anche le dimensioni che un’azienda dovrebbe avere per poter ottenere i prodotti pensati per le piccole e medie imprese. Aziende con più di 300 dipendenti possono utilizzare soluzioni speciali come Microsoft 365 Apps for the enterprise o Microsoft 365 Enterprise. Come componente che completa il programma già acquisito, c’è l’Exchange Online Piano 1, una soluzione e-mail professionale per il server Exchange con supporto di Outlook.

Tutte le soluzioni richiedono un abbonamento e potete scegliere tra un abbonamento mensile (un po’ più costoso) e un abbonamento annuale. Il primo avviene su base mensile, però potete recedere dal contratto in ogni momento senza costi aggiuntivi. Con un annullamento anticipato dell’abbonamento annuale (che potete pagare sia mensilmente sia annualmente) ci si trova di regola ad affrontare dei costi aggiuntivi (per pagamenti annuali già effettuati non è possibile richiedere un rimborso). Come metodo di pagamento sono ammesse tutte le principali carte di credito. Gli utenti Business Premium di Microsoft 365 hanno inoltre la possibilità di ricevere una fattura. Ma a quanto ammontano i costi dei diversi piani in dettaglio e in cosa questi si differenziano per quanto riguarda la loro gamma di prodotti?

Business Essentials è il modello più economico per piccole e medie aziende. Vi consente di accedere alle versioni online delle quattro applicazioni Word, Excel, PowerPoint e OneNote tramite qualsiasi browser standard. Tutti i collaboratori possono inoltre accedere ai file di questo programma in ogni momento e da qualsiasi luogo, in tempo reale, a patto che si disponga di un accesso a Internet. I file che create con i programmi online, sono compatibilicon le attuali versioni delle applicazioni desktop, cosicché possiate inviare i vostri documenti e aprire o elaborare documenti esterni. 

Il fulcro del pacchetto di Microsoft 365 Business Basic risiede tuttavia in modo chiaro nell’intenzione di voler supportare voi e la vostra azienda nella fase di comunicazione e cooperazione. A questo scopo il piano contiene utili servizi online, tra i quali spicca Exchange Online. Il software di posta elettronica protetto da virus, spam e attacchi di phishing offre una piattaforma di hosting centrale per tutto il traffico e-mail della vostra azienda. È possibile visualizzare e leggere i messaggi inviati e ricevuti da ogni dispositivo e in qualsiasi momento tramite la web app di Outlook. Ogni utente dispone di una casella di posta con 50 GB di memoria e ha inoltre la possibilità di inviare allegati con una dimensione da 150 MB. Se in aggiunta decidete di acquistare una versione installabile di Outlook, potete naturalmente visualizzare le vostre e-mail sulla piattaforma dell’applicazione client. Inoltre è possibile configurare caselle di posta e calendari comuni.

Una panoramica degli altri servizi di Microsoft 365 Business Basic:

• Microsoft Teams: grazie all’opzione per aziende del popolare servizio di messaggistica istantanea Skype, potete comunicare comodamente con chat o video, sia internamente sia con i clienti. Con l’integrazione di Outlook potete pianificare in anticipo i vostri appuntamenti e inviare link personalizzati per la partecipazione. Questo strumento è apprezzato soprattutto per un’alta qualità del suono e del video. Le video conferenze fino a 250 partecipanti mantengono un’ottima qualità con risoluzione fino a 1080p HD.

• Yammer: Yammer è un software che collega tutti i dipendenti e i clienti. Poiché è perfettamente integrato in Office, potete utilizzare la solita interfaccia per fare annunci a livello aziendale, condividere file o creare gruppi di progetto.

• OneDrive for business: il servizio di cloud OneDrive è la soluzione perfetta per memorizzare e gestire i dati della vostra azienda. Potete creare strutture delle directory e stabilire quali utenti possano mostrare, creare o elaborare i file. Tutti i file sono disponibili online, visualizzabili in qualsiasi posto e su qualsiasi dispositivo e grazie alla sincronizzazione, disponibili sempre per ogni utente nell’ultima versione salvata. Nel piano di Microsoft 365 Business Basic viene inoltre offerto a ogni utente uno spazio di archiviazione di 1 TB.

• SharePoint/Siti del team: OneDrive for Business offre inoltre la possibilità di annettere anche siti del team, che si presentano come una sorta di cartella per i file di un determinato progetto e dispongono già di 10 GB di spazio di archiviazione. Ogni utente coinvolto può accedere ai documenti del team e condividere fino a 500 MB di file personali.

• Sway: con Sway Microsoft vi offre un’applicazione con la quale potete creare facilmente presentazioni dei vostri prodotti più recenti, una newsletter informativa o un briefing online. Gli “sways” creati, interattivi e basati sul web, si possono condividere facilmente e si possono visualizzare su schermi di diverse dimensioni.

Anche il piano App Microsoft 365 per le aziende vi permette di utilizzare tramite browser le applicazioni Word di Office Online, OneNote, PowerPoint ed Excel. Inoltre il pacchetto contiene la suitecompleta con le nuove versioni Office 2016 di Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e Publisher (solo per sistemi Windows). Sono anche disponibili le app per iOS e Android, per poter utilizzare le applicazioni Office di Word, Excel e PowerPoint anche su tablet o smartphone senza dover aprire il browser. Ogni utente può installare la suite con la sua licenza fino ad un massimo di 5 dispositivi su Windows o macOS nonché su 5 smartphone e 5 tablet.

Le applicazioni installabili vi offrono il vantaggio di poter lavorare ai vostri documenti anche senza connessione Internet. Poiché anche App Microsoft 365 per le aziende dispone di una connessione alcloud di OneDrive for Business, è possibile condividere tutti i file in tempo reale con altri partecipanti ed elaborarli insieme. Nel caso in cui abbiate creato il vostro progetto su OneDrive, il servizio di cloud sincronizza i vostri documenti, non appena avrete nuovamente una connessione Internet. Anche in questo pacchetto Microsoft mette a disposizione di ogni utente 1 TB di spazio di archiviazione per i propri file.

Mentre lo strumento di presentazione Sway è parte del piano Business, Microsoft Teams e Yammer non rientrano nel pacchetto e quindi sono da configurare delle soluzioni alternative per la comunicazione aziendale e per lavorare al progetto. Anche Exchange Online non è presente nel pacchetto App Microsoft 365 per le aziende. Per l’archiviazione e gestione del traffico e-mail avete bisogno di una soluzione server propria. Come client potete ovviamente utilizzare la web app di Outlook o l’applicazione desktop installabile.

App Microsoft 365 per le aziende Premium unisce le funzioni di App Microsoft 365 per le aziende e Microsoft 365 Business Basic in un unico piano. Così il pacchetto contiene sia i prodotti più recenti di Microsoft Office, come versione online e per il desktop, sia l’accesso alle potenti piattaforme di comunicazione Exchange Online e Microsoft Teams. Questo rappresenta per voi un vantaggio in quanto, come impresa piccola ma moderna, potete disporre di tutti gli strumenti di cui avete bisogno per la gestione del vostro lavoro e dei vostri progetti, in un’unica suite offerta dallo stesso fornitore. Non avete bisogno di ulteriori hardware o software per gestire, ad esempio, un server e-mail o un file server.

Come per gli altri due piani Business potete anche affidarvi alla funzionalità e alla disponibilità dei servizi: Microsoft garantisce un’alta operatività del 99,9 per cento ed offre un supporto telefonico sempre raggiungibile in caso di problemi con il software. Tutti i dati che inserite sul server Microsoft, sono protetti da misure di sicurezza avanzate e di controllo attivo. Allo stesso tempo questi dati sono sempre di proprietà vostra e della vostra azienda: Microsoft non scansiona né le e-mail memorizzate né i documenti per scopi pubblicitari. Per garantire gli standard di sicurezza, ricevete in modo gratuito le funzioni e tutti i nuovi aggiornamenti di versione. Grazie all’integrazione di Active Directory potete aggiungere in ogni momento e senza problemi nuovi utenti e gestire le informazioni di registrazione e i permessi di accesso di tutti i collaboratori.