Videoconferenza: come organizzare meeting di lavoro virtuali con successo

Come procede il progetto di lavoro? Su cosa è necessario concentrarsi nelle prossime settimane? Nell’era del cosiddetto New Work, dei team di lavoro dislocati su vari uffici e dello smart working, le videoconferenze diventano una componente sempre più rilevante della cultura del lavoro. Invece di doversi mettere al volante o prendere un aereo per incontrarsi di persona e discutere i termini di questo o quel progetto, colleghi e partner di lavoro possono partecipare a una videoconferenza comodamente seduti nei propri rispettivi uffici in giro per il mondo.

Questo semplifica la collaborazione. L’azienda risparmia sui costi di viaggio e i lavoratori sul proprio tempo. Ma per assicurarsi che i meeting vadano a buon fine, le aziende dovrebbero scegliere soluzioni professionali e i partecipanti essere ben istruiti tanto sul loro utilizzo quanto sulle regole da rispettare per rendere la riunione virtuale il più proficua possibile.

Già a partire dagli anni 30 del secolo scorso si era iniziato a ricercare la tecnologia necessaria per le videoconferenze. Ma solamente con la commercializzazione di massa di computer altamente performanti e dotati di videocamera e microfono integrati è stato possibile l’utilizzo di questa tecnologia anche agli utenti meno esperti.

Tuttavia, alla fine degli anni 90 questa tecnologia era ancora quasi totalmente sconosciuta nella maggior parte delle aziende. La videoconferenza ha iniziato a prendere piede solamente agli inizi degli anni 2000, grazie alla diffusione delle reti a banda larga e all’aumento sia della portata che della velocità di trasmissione dei dati in Internet, che garantiscono una migliore qualità dell’audio e dell’immagine.

Ma che le videoconferenze appartengano oggi alla quotidianità nel mondo del lavoro, non lo si deve esclusivamente alla tecnologia. Parallelamente al New Work, a rendere necessarie le videoconferenze hanno contribuito i cambiamenti sociali a ridosso del nuovo millennio, quali l’economia che è diventata sempre più globalmente interconnessa e il passaggio a modelli di lavoro sempre più flessibili, tra i quali quello di team che potessero lavorare efficacemente anche a distanza.

Per le aziende le videoconferenze rappresentano una valida alternativa alle riunioni di persona. Più alto sarà il numero dei lavoratori da remoto e la necessità di viaggiare per incontrare colleghi di lavoro, clienti e fornitori, maggiore sarà il risparmio garantito dall’utilizzo delle videoconferenze. Tuttavia, questo canale di comunicazione non comporta solo vantaggi, ma anche delle possibili nuove sfide.

La videoconferenza può risultare allettante per una serie di motivi. Ma non sempre le riunioni virtuali sono la soluzione più adatta. In alcuni casi è necessario l’incontro in carne e ossa, per quanto esso possa risultare più dispendioso in termini di tempo e costi.

Le videoconferenze sono adatte per:

• Meeting di aggiornamento dei team che lavorano a uno stesso progetto (comunicazione dell’avanzamento dei lavori, chiarimenti di dubbi rimasti in sospeso)
• Istruzioni da dare ai collaboratori (divisione dei compiti di lavoro)
• Ora di ricevimento virtuale (risposta a eventuali domande tramite conversazioni personali)
• Colloqui di lavoro tipici delle prime fasi dei processi di selezione (incontro conoscitivo)
• Partecipazione di collaboratori a una conferenza fisica, alla quale non possono però essere presenti

Le riunioni di persona sono invece da prediligere in casi di:

• Riunioni particolarmente lunghe per la progettazione di strategie di vario tipo
• Discussioni su temi difficili e delicati (l'andamento dell’attività d’impresa, la riduzione del personale, cambi di strategia, ecc.)
• Colloqui di lavoro in una fase avanzata del processo di selezione

Se avete già deciso di implementare le videoconferenze nel vostro lavoro, non vi resta che scegliere il software più adatto alle vostre esigenze. Oggigiorno la stragrande maggioranza dei dipendenti di un’azienda ha già tutto ciò di cui ha bisogno: un dispositivo (smartphone, computer o tablet) dotato di microfono e camera integrati.

Tra i vari programmi tra cui scegliere ci sono sia soluzioni da browser che on-premises. La scelta va fatta in base a quelle che sono le condizioni del caso. Le applicazioni da web offrono una maggiore flessibilità in quanto i partecipanti possono loggarsi utilizzando qualsiasi dispositivo a loro disposizione.

I semplici software per le videoconferenze possono essere scaricati gratuitamente o utilizzati direttamente dal browser. Questi sono particolarmente adatti nel caso in cui vogliate avviare una riunione con un numero di partecipanti contenuto (dalle due alle dieci persone circa). Uno dei software classici per le videoconferenze è Skype. Ma negli ultimi anni sono venute alla luce diverse alternative a Skype, altrettanto facili da utilizzare e ognuna con i propri punti di forza.

Se volete organizzare videoconferenze con una certa regolarità, e magari con parecchi partecipanti, questi strumenti allora potrebbero risultare insufficienti. In questi casi dovreste considerare il passaggio alle versioni professionali o l’acquisto di programmi pensati per le aziende, come Cisco Webex Meetings o GoToMeeting. Dovreste sempre però fare attenzione ad aspetti quali la gamma di funzioni, il modello di prezzo, così come l’usabilità e la sua intuitività.

Inoltre, se la frequenza con la quale tenete delle riunioni virtuali con vari partecipanti nella vostra sede di lavoro lo motiva, è consigliabile adibire uno spazio del proprio ufficio a sala conferenze e dotarlo di un proiettore e di videocamere.

Oltre alla tecnologia c’è una serie di aspetti che potremmo definire organizzativi, che sia voi che gli altri partecipanti alla videoconferenza devono sempre tenere a mente per far sì che il meeting virtuale fili il più liscio possibile.

Preavviso: inviate sempre con qualche giorno di preavviso gli inviti per e-mail ai partecipanti, fornendogli, ove possibile, una panoramica dei temi da trattare, così da potersi preparare adeguatamente. Inserite nell’e-mail d’invito un link alla sala conferenze digitale e offrite l’opzione di salvare l’appuntamento nel proprio calendario con un semplice clic. Alcuni programmi permettono di inviare questo tipo di inviti senza bisogno di ricorrere ad applicazioni esterne.

Test di prova: affinché la conversazione possa essere proficua, ogni partecipante deve assicurarsi che i dispositivi necessari siano pronti per essere utilizzati. Per questo tutti dovrebbero sempre verificare l’effettivo funzionamento di camera e microfono, così come dei dati necessari per effettuare il login al programma scelto. Importante: la prova va fatta con un po’ di anticipo rispetto all’effettivo orario della videoconferenza, così da poter risolvere gli eventuali problemi.

Scegliere l'ambiente adatto: se prendete parte a una videoconferenza da un luogo diverso dall’ufficio, dovreste scegliere un luogo dove ci sia silenzio, nel quale siete sicuri di non essere disturbati. Prestate attenzione anche alle condizioni di luce. Soprattutto durante lo smart working: fate in modo di avere un luogo privo di disturbi esterni e distrazioni di alcun tipo e uno sfondo per così dire professionale. Articoli decorativi, scaffali e scrivanie disordinati o giochi dei vostri figli non dovrebbero rientrare nell’inquadratura. Anche eventuali oggetti riflettenti, che possano quindi creare giochi di luce fastidiosi, dovrebbero essere posizionati altrove.

Abbigliamento: secondo un recente studio, l’11% dei partecipanti a una videoconferenza è seduto alla scrivania senza avere indosso i pantaloni. Può sembrare comodo, ma è certamente sconsigliabile. Infatti abbigliamento e stato d’animo sono fortemente correlati. Dunque anche in videoconferenza è consigliabile scegliere un outfit appropriato, da ufficio. Camicia e giacca posso rafforzare la vostra capacità di convincere gli altri e far suonare autorevole ciò che dite. Vanno evitati anche accessori che possono riflettere la luce.

Moderatore: già prima di iniziare stabilite chi farà da moderatore della riunione, affidandogli il compito di dare il diritto di parola di volta in volta ai vari partecipanti, così da dirigere la riunione il più efficentemente possibile. Il diritto di parola è particolarmente importante in ambito digitale, in quanto i ritardi di trasmissione potrebbero altrimenti portare a una sovrapposizione degli interventi, che influirebbero in maniera negativa sullo svolgimento del meeting.

Fonti di disturbo: ogni utente dovrebbe fare in modo di poter garantire la massima concentrazione per tutta la durata della videoconferenza. Il cellulare dovrebbe essere silenziato, così come il telefono fisso, ma anche i partecipanti dovrebbero cercare di evitare di causare rumori potenzialmente fastidiosi. Oggigiorno i microfoni sono talmente sensibili da rendere rumori lievi come quello della tazzina di caffè quando viene poggiata o dello sfogliare dei fogli di carta, molto fastidiosi da sentire. Evitate di fare rumori, soprattutto in prossimità del microfono. Ancora meglio sarebbe silenziare il proprio microfono quando non si deve parlare. Evitate di parlare mentre lo sta già facendo qualcun altro ed evitate anche di svolgere altre attività contemporaneamente. Ascoltare gli altri quando parlano è una questione di rispetto.

Verbale: terminata la videoconferenza redigete sempre un verbale su quanto appena discusso, rendendolo poi disponibile agli altri partecipanti tramite una piattaforma comune o inviandoglielo per e-mail. Questo permette di dare alla riunione virtuale lo stesso valore di un incontro di persona e, al contempo, di evitare fraintendimenti su quanto appena discusso.

Registrazione: sfruttate la possibilità di registrare la videoconferenza sotto forma di file video, rendendola disponibile a tutti i partecipanti, che non hanno potuto essere presenti per diversi motivi, o servitevene per informare un numero maggiore di persone.

La videoconferenza rappresenta oggi uno strumento pratico di comunicazione sul lavoro per qualsiasi azienda. Semplifica la collaborazione dei team che lavorano a distanza e riduce le spese dei viaggi. A livello di efficienza le riunioni per videoconferenza non sono da meno di quelle di persona, ammesso però che tutti i partecipanti rispettino le regole di buona condotta e siano sempre presenti e concentrati.

Al giorno d’oggi l’implementazione da un punto di vista tecnico non rappresenta più un ostacolo. Ci sono soluzioni adatte a tutti, dal lavoratore autonomo alle grandi multinazionali. Software disponibili gratuitamente e programmi con funzioni aggiuntive acquistabili con la semplice sottoscrizione di un abbonamento sono tutti estremamente facili da usare.

Tuttavia, nonostante la grande attrattività di questo strumento di comunicazione, le videoconferenze non sono adatte a qualsiasi occasione e possono comportare anche degli svantaggi. Prima di optare per una videoconferenza, poiché attratti dalla comodità e dal risparmio sui costi, dovreste valutare bene se il formato è realmente adeguato alla circostanza. Nessuna videoconferenza potrà però mai sostituire l’incontro di persona.