E-pro­cu­re­ment: l’ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co

L’ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co, co­no­sciu­to anche come e-pro­cu­re­ment, è un concetto che ricorre nell’ambito dell’acquisto pro­fes­sio­na­le ed è pra­ti­ca­men­te l’e-commerce del settore B2B. Non si tratta dunque di ordini di merce da parte di clienti privati, bensì dei rapporti com­mer­cia­li tra aziende: nell’elec­tro­nic pro­cu­re­ment, infatti, non ci sono clienti privati che ac­qui­sta­no su un negozio online, ma si tratta invece di aziende che si servono di una soluzione digitale per gestire gli acquisti tra di loro. In tal caso l'u­ti­liz­zo di tec­no­lo­gie moderne presenta diversi vantaggi: l'au­to­ma­zio­ne spesso comporta un notevole risparmio di tempo per le aziende coinvolte.

Nel corso della di­gi­ta­liz­za­zio­ne molte aree e flussi di lavoro al­l'in­ter­no delle aziende sono cambiati: so­prat­tut­to per quanto riguarda il back office i processi possono essere pro­get­ta­ti in modo più ef­fi­cien­te con l’aiuto di soluzioni digitali. Anche l’acquisto rientra in questo discorso. Il fatto che l’e-pro­cu­re­ment svolga un ruolo sempre più im­por­tan­te è dovuto anche al fatto che alcuni beni e servizi come software o servizi web possono essere ac­qui­sta­ti esclu­si­va­men­te in formato digitale.

Nella maggior parte dei casi l’ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co si basa sui co­sid­det­ti sistemi ERP (En­ter­pri­se Resource Planning): un sistema di pia­ni­fi­ca­zio­ne delle risorse d’impresa è un software ap­po­si­ta­men­te pro­get­ta­to per le aziende e le proprie esigenze e supporta il controllo dei processi aziendali sem­pli­fi­can­do la gestione della merce.

In linea di principio l’e-pro­cu­re­ment è l’ela­bo­ra­zio­ne digitale del re­pe­ri­men­to di merce. Ciò significa che si rinuncia a moduli d'ordine, cataloghi e listini prezzi stampati su carta e che le co­mu­ni­ca­zio­ni con il fornitore avvengono pre­va­len­te­men­te in via digitale. Per quanto riguarda l’ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co le imprese si affidano a software concepiti per rendere più ef­fi­cien­ti i propri processi di acquisto. Non è ben chiaro ciò che viene con­si­de­ra­to come acquisto elet­tro­ni­co: ancora prima dei tempi di Internet, ad esempio, per gli acquisti si uti­liz­za­va già l'EDV (ela­bo­ra­zio­ne elet­tro­ni­ca dei dati), ma la maggior parte di essa si basava su mezzi analogici. È quindi difficile tracciare una linea di de­mar­ca­zio­ne precisa.

Inoltre per l'e-pro­cu­re­ment è fon­da­men­ta­le che i processi siano per­fet­ta­men­te integrati. Nel migliore dei casi i sistemi dei fornitori e delle aziende ac­qui­ren­ti lavorano insieme senza problemi. L'azienda vede in tempo reale se l'ar­ti­co­lo è di­spo­ni­bi­le in magazzino e se l’ordine è stato ricevuto nel sistema logistico del fornitore.

Ora per le co­mu­ni­ca­zio­ni entrambe le parti si affidano prin­ci­pal­men­te a Internet. A causa della maggiore sicurezza dei dati, alcune aziende pre­fe­ri­sco­no anche il col­le­ga­men­to in rete tramite un proprio sito extranet. I partner com­mer­cia­li possono quindi accedere alle ri­spet­ti­ve intranet, ad esempio tramite una con­nes­sio­ne VPN. I dati vengono trasmessi at­tra­ver­so un tunnel IP sicuro.

I sistemi di e-pro­cu­re­ment tentano di offrire una soluzione digitale per tutti i passaggi dell’acquisto, o meglio dell’ap­prov­vi­gio­na­men­to. Tuttavia i processi di acquisto spesso accedono anche ad altre aree di un'a­zien­da per cui l'ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co può anche essere collegato a processi e programmi di altri reparti.

Nel settore del­l'ac­qui­sto gran parte del lavoro consiste nel trovare e con­fron­ta­re offerte. Le soluzioni di ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co hanno il vantaggio di poter cen­tra­liz­za­re tali attività. Tuttavia dipende dalle modalità di con­fi­gu­ra­zio­ne del sistema uti­liz­za­to. A volte tutte le offerte con­flui­sco­no di­ret­ta­men­te nel software. Se non altro, però, i cataloghi online possono essere uti­liz­za­ti a fini di ricerca. Anche la presenza di un catalogo con ma­nu­ten­zio­ne interna con­tri­bui­sce ad ac­ce­le­ra­re i processi.

Nella maggior parte delle aziende sono ne­ces­sa­rie spe­ci­fi­che procedure di ap­pro­va­zio­ne per poter eseguire una tran­sa­zio­ne. Del resto non a tutti i di­pen­den­ti è con­sen­ti­to di eseguire gli ordini richiesti, per i quali ne­ces­si­ta­no invece l’ap­pro­va­zio­ne da parte dei superiori. Tali processi possono essere sem­pli­fi­ca­ti e ac­ce­le­ra­ti da sistemi elet­tro­ni­ci di ap­prov­vi­gio­na­men­to. Il software può inoltrare au­to­ma­ti­ca­men­te il processo al par­te­ci­pan­te suc­ces­si­vo nel processo di ap­pro­va­zio­ne. In de­ter­mi­na­te cir­co­stan­ze è suf­fi­cien­te premere un pulsante per avviare il processo di or­di­na­zio­ne. Inoltre i permessi possono essere assegnati e revocati cen­tral­men­te tramite il software.

Infine il sistema di e-pro­cu­re­ment esegue anche l'ordine vero e proprio. I dati possono essere tra­sfe­ri­ti in vari modi. In alcuni sistemi i dati possono essere inoltrati di­ret­ta­men­te via Internet o via VPN al server del fornitore. Tuttavia la faccenda si complica un po’ se le in­for­ma­zio­ni devono prima essere inviate via e-mail a un di­pen­den­te del fornitore in modo che possa inserire i dati sul posto. Ma anche questo processo può essere ac­ce­le­ra­to se entrambe le parti uti­liz­za­no formati stan­dar­diz­za­ti at­tra­ver­so i quali è possibile tra­sfe­ri­re i dati con facilità.

Nel­l'o­pe­ra­zio­ne di tran­sa­zio­ne si fa una di­stin­zio­ne tra ap­prov­vi­gio­na­men­ti strut­tu­ra­ti e non strut­tu­ra­ti:

• Ap­prov­vi­gio­na­men­to strut­tu­ra­to: A seconda del prodotto richiesto i sistemi di e-pro­cu­re­ment hanno la capacità di ordinare le merci au­to­ma­ti­ca­men­te. Questa procedura è adatta, ad esempio, per gli articoli che sono necessari per la pro­du­zio­ne. Na­tu­ral­men­te il fattore decisivo è l'e­si­sten­za di contratti di fornitura fissi. Se ad esempio il sistema di or­di­na­zio­ne è collegato a un sistema di gestione del­l'in­ven­ta­rio, gli ordini possono essere eseguiti au­to­ma­ti­ca­men­te a partire da un de­ter­mi­na­to livello minimo di scorte nel magazzino. Tuttavia è anche ipo­tiz­za­bi­le un ordine periodico.
   
• Ap­prov­vi­gio­na­men­to non strut­tu­ra­to: L'e-pro­cu­re­ment può anche sup­por­ta­re acquisti non strut­tu­ra­ti che sono richiesti a in­ter­val­li ir­re­go­la­ri e non sono legati a un fornitore specifico (e a volte ri­chie­do­no processi di ap­pro­va­zio­ne più complessi). Difatti le ap­pro­va­zio­ni da parte di di­pen­den­ti au­to­riz­za­ti spesso possono essere trasmesse più ra­pi­da­men­te tramite soluzioni EDV che con altri mezzi.

L'ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co può essere parte del processo anche dopo la consegna di un ordine. Se il fornitore fornisce i dati in tempo reale, il sistema consente di mo­ni­to­ra­re la consegna. Ciò consente di seguire la catena di fornitura dal pro­dut­to­re o di­stri­bu­to­re fino al­l'a­zien­da che effettua l'ordine. Que­st'ul­ti­mo può essere con­fer­ma­to re­gi­stran­do elet­tro­ni­ca­men­te il ri­ce­vi­men­to della merce e com­ple­tan­do così il processo. Per un trac­cia­men­to af­fi­da­bi­le una buona com­bi­na­zio­ne di e-pro­cu­re­ment con le soluzioni digitali di logistica e gestione delle merci rap­pre­sen­ta si­cu­ra­men­te un vantaggio.

La tran­sa­zio­ne fi­nan­zia­ria può essere ef­fet­tua­ta tramite il sistema di ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co, a con­di­zio­ne che vi sia un col­le­ga­men­to al software di con­ta­bi­li­tà. Entrambi i par­te­ci­pan­ti possono be­ne­fi­cia­re del­l'e­la­bo­ra­zio­ne digitale; grazie al sistema, ad esempio, il fornitore è in grado di com­ple­ta­re la creazione (par­zial­men­te au­to­ma­tiz­za­ta) delle fatture. La fattura può essere trasmessa anche di­ret­ta­men­te tramite il sistema e arriva nell’azienda com­mit­ten­te di­ret­ta­men­te al re­spon­sa­bi­le del­l'or­di­ne.

Tuttavia le fatture elet­tro­ni­che devono essere firmate con una firma elet­tro­ni­ca approvata. Perché tale procedura sia valida deve essere integrata all’interno del sistema di e-pro­cu­re­ment cor­ri­spon­den­te. Gli importi in sospeso possono quindi essere tra­sfe­ri­ti subito dopo la verifica della fattura.

Siccome il sistema documenta tutti i processi, la creazione di report è molto più semplice che con l'ap­prov­vi­gio­na­men­to classico, che poggia prin­ci­pal­men­te su documenti cartacei. Le analisi possono spesso basarsi sui numerosi dati me­mo­riz­za­ti nel sistema elet­tro­ni­co: è possibile rea­liz­za­re rapporti su singoli di­pen­den­ti, diversi reparti o fornitori uti­liz­za­ti. Questo consente di trarre con­clu­sio­ni sul­l'ef­fi­ca­cia del lavoro dei di­pen­den­ti e sulle pre­sta­zio­ni dei fornitori.

Affinché gli appalti elet­tro­ni­ci possano fun­zio­na­re in modo ottimale, è ne­ces­sa­rio ri­spet­ta­re le norme, pos­si­bil­men­te a livello in­ter­na­zio­na­le. Gli standard vanno ben oltre gli ovvi requisiti tecnici.

• Iden­ti­fi­ca­zio­ne di prodotto: Il commercio ha in­tro­dot­to numeri di iden­ti­fi­ca­zio­ne stan­dar­diz­za­ti. Il numero da solo indica il prodotto senza dover esaminare e con­fron­ta­re le altre spe­ci­fi­che dell’articolo. Le iden­ti­fi­ca­zio­ni stan­dar­diz­za­te dei prodotti possono anche essere acquisite più fa­cil­men­te dalla maggior parte dei database. Esempi: EAN, UPC
   
• Clas­si­fi­ca­zio­ne: Clas­si­fi­ca­re prodotti e servizi non è sempre facile, in quanto talvolta è possibile as­se­gnar­li a diverse categorie. Tuttavia la presenza di norme uniformi fa sì che i prodotti possano essere inseriti nei cataloghi e cor­ret­ta­men­te clas­si­fi­ca­ti. In questo modo il cliente può anche trovare il prodotto più ra­pi­da­men­te nelle ri­spet­ti­ve directory. Un tale standard può anche unificare la de­scri­zio­ne degli elementi. Esempi: eCl@ss, UN/SPSC
   
• Formati: Per garantire che tutte le parti in­te­res­sa­te ricevano le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie, è ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re formati di dati che possano ideal­men­te essere gestiti da tutte le parti senza con­ver­sio­ni. Esempi: CSV, PRICAT, PRODAT, cXML
   
• Tran­sa­zio­ni: Per eseguire tran­sa­zio­ni, com­ple­ta­re ordini di acquisto e attivare consegne il più ra­pi­da­men­te possibile, è opportuno uti­liz­za­re un formato uniforme per i documenti di tran­sa­zio­ne. Questi possono essere elaborati di­ret­ta­men­te dalle macchine. Esempi: EDIFACT, cXML
   
• Processi aziendali: Oltre alle singole tran­sa­zio­ni è possibile stan­dar­diz­za­re la mappatura di interi processi aziendali. Ciò consente di attivare più azioni al­l'in­ter­no di un processo con un solo messaggio. Esempi: ebXML, Biztalk

Esistono diversi tipi di sistemi che possono essere distinti in base agli aspetti tecnici o in base a chi dei partner com­mer­cia­li coinvolti determina le im­po­sta­zio­ni pre­de­fi­ni­te del sistema.

L'at­tua­zio­ne tecnica si riferisce alla co­mu­ni­ca­zio­ne tra le aziende, cioè tra i com­mit­ten­ti e i fornitori. A tal fine si devono uti­liz­za­re norme che siano il più uniformi possibile in modo che la mancanza di in­te­gra­zio­ne non causi più problemi di quanti non ne risolva la di­gi­ta­liz­za­zio­ne. I sistemi più vecchi spesso uti­liz­za­va­no formati di file propri che il partner com­mer­cia­le faticava ad uti­liz­za­re a meno che non di­spo­nes­se dello stesso sistema. Per questo motivo al giorno d'oggi si tende a uti­liz­za­re formati più aperti come XML. Ciò consente anche a diverse soluzioni software di scambiare in­for­ma­zio­ni tra loro.

I sistemi si di­stin­guo­no so­prat­tut­to per la loro ac­ces­si­bi­li­tà:

• Sistemi chiusi: In un sistema chiuso fornitori e ac­qui­ren­ti sono sal­da­men­te collegati tra loro. A tal fine entrambe le parti devono uti­liz­za­re lo stesso software o adattare le proprie in­ter­fac­ce. Que­st'ul­ti­ma può talvolta essere molto complessa, motivo per cui l'in­stal­la­zio­ne è utile solo se si può supporre che entrambe le parti co­mu­ni­chi­no tra loro in modo per­ma­nen­te e frequente.
   
• Sistemi semi-aperti: Un sistema di questo tipo di solito parte dal fornitore. Dispone di una rete autonoma e offre ai suoi clienti l'accesso a essa tramite un'in­ter­fac­cia. Così facendo le aziende possono accedere al sistema tramite browser ed ef­fet­tua­re ordini o adattare il proprio software al­l'in­ter­fac­cia del fornitore.
   
• Sistemi aperti: In un sistema aperto non esiste un col­le­ga­men­to diretto tra i sistemi di entrambe le parti, piuttosto il fornitore pubblica re­go­lar­men­te su Internet una sorta di catalogo online at­tra­ver­so il quale i clienti possono ef­fet­tua­re gli ordini. Questo sistema è asincrono perché il software non sin­cro­niz­za ordini e giacenze in tempo reale.

L'at­tua­zio­ne com­mer­cia­le si dif­fe­ren­zia a seconda di quale sia il lato della tran­sa­zio­ne (fornitore o ac­qui­ren­te) che sta­bi­li­sce le spe­ci­fi­che del sistema uti­liz­za­to. Di solito ciò è legato a quale dei due partner è fi­nan­zia­ria­men­te più forte e quindi più influente. Ad esempio ci sono grandi aziende che assumono numerosi fornitori più piccoli che ade­ri­sco­no alle spe­ci­fi­che del cliente. D'al­tron­de, però, vi sono anche fornitori influenti da cui dipendono molte imprese. Spesso in questi casi è il fornitore che può definire le spe­ci­fi­che.

Sebbene i tre modelli pre­sen­ta­ti di seguito siano in linea di principio in­di­pen­den­ti l'uno dal­l'al­tro, ora è spesso possibile combinare le diverse soluzioni grazie alla crescente stan­dar­diz­za­zio­ne dei formati e delle tecniche.

In questo modello il venditore specifica come i de­sti­na­ta­ri devono ef­fet­tua­re gli ordini con lui. Tuttavia, poiché è nel­l'in­te­res­se del fornitore generare il massimo fatturato, na­tu­ral­men­te egli vuole garantire un accesso il più semplice possibile ai suoi ac­qui­ren­ti. A tale scopo il fornitore può mettere a di­spo­si­zio­ne un'ap­pli­ca­zio­ne web di facile utilizzo, offrire un software cor­ri­spon­den­te o ad­di­rit­tu­ra con­se­gna­re al cliente intere soluzioni software. I sistemi di vendita sono spesso simili a quelli di un negozio online, dove il cliente può vedere la gamma di prodotti del fornitore ed ef­fet­tua­re gli ordini di­ret­ta­men­te. Lo svan­tag­gio per l'ac­qui­ren­te (oltre al­l'at­tua­zio­ne del sistema) è che non ha alcuna pos­si­bi­li­tà di con­fron­ta­re le offerte.

Le offerte dei fornitori possono essere integrate in tali sistemi in diversi modi: ad esempio è possibile che i fornitori inviino le loro in­for­ma­zio­ni via e-mail in modo tra­di­zio­na­le (e nel­l'a­zien­da stessa verranno poi inserite ma­nual­men­te nel sistema). La sin­cro­niz­za­zio­ne dei dati può anche avvenire au­to­ma­ti­ca­men­te se il sistema del­l'ac­qui­ren­te richiede dati al sistema del fornitore a in­ter­val­li regolari e poi li inserisce au­to­ma­ti­ca­men­te.

Se le imprese o le fusioni di imprese hanno un elevato potere di mercato, possono imporre il loro sistema ai fornitori. I fornitori devono quindi adattare le proprie soluzioni al sistema della ri­spet­ti­va azienda. Ciò offre al­l'a­zien­da molte opzioni e facilita la per­so­na­liz­za­zio­ne dei processi (ad esempio la di­stri­bu­zio­ne dei diritti e la sem­pli­fi­ca­zio­ne contabile), che ri­sul­te­reb­be più onerosa con una soluzione di vendita.

Le aziende spesso im­ple­men­ta­no tali strutture sotto forma di Desktop Pur­cha­sing System (DPS), ovvero sistemi di acquisto da desktop: ogni di­pen­den­te in possesso dei relativi diritti è in grado di elaborare tutti gli ordini dalla propria po­sta­zio­ne di lavoro. Tali soluzioni non devono essere svi­lup­pa­te o mantenute dal­l'a­zien­da stessa dato che spesso i fornitori di servizi di ap­prov­vi­gio­na­men­to offrono pacchetti completi in cui la ma­nu­ten­zio­ne viene eseguita da spe­cia­li­sti esterni.

In questo caso il mercato viene fornito da una terza parte. In questo sistema la posizione di partenza per i fornitori e gli ac­qui­ren­ti è la stessa: entrambe le parti devono adattare i propri processi alle spe­ci­fi­che del­l'o­pe­ra­to­re che chiede il pagamento di un cor­ri­spet­ti­vo per la fornitura del sistema. È inoltre con­ce­pi­bi­le che un gruppo di clienti e fornitori possa offrire e gestire con­giun­ta­men­te tale mercato. Il vantaggio per le aziende che ac­qui­sta­no è che in un mercato di questo tipo, a dif­fe­ren­za del modello di vendita, si riu­ni­sco­no diversi fornitori.

Tuttavia tali soluzioni non possono essere fa­cil­men­te integrate nel sistema ERP del­l'ac­qui­ren­te. Per ovviare a questo problema alcuni mar­ket­pla­ce offrono servizi ag­giun­ti­vi che fa­ci­li­ta­no il lavoro con il sistema.

Gli ap­prov­vi­gio­na­men­ti elet­tro­ni­ci possono pre­sen­ta­re notevoli vantaggi sia per le imprese ac­qui­ren­ti sia per i fornitori coinvolti. Tuttavia un tale sistema di e-pro­cu­re­ment deve prima essere im­ple­men­ta­to e non solo da un punto di vista tecnico: i flussi di lavoro al­l'in­ter­no del­l'a­zien­da devono essere adattati al nuovo sistema, i compiti possono essere ri­di­stri­bui­ti e tutti i di­pen­den­ti devono essere formati in materia di ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co.

Una volta superate queste sfide iniziali, gli e-pro­cu­re­ment offrono i seguenti vantaggi:

• Au­to­ma­ti­smi: Negli acquisti tra­di­zio­na­li non digitali gli acquisti e i reparti correlati dedicano molto tempo al­l'e­se­cu­zio­ne di attività di routine. La richiesta di cataloghi fornitori richiede tempo: un processo che può avvenire au­to­ma­ti­ca­men­te o diventare com­ple­ta­men­te superfluo at­tra­ver­so l'ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co.
   
• Tempi di ap­prov­vi­gio­na­men­to: L'e-pro­cu­re­ment consente di ri­spar­mia­re tempo di lavoro ai col­la­bo­ra­to­ri coinvolti e di ridurre i tempi di ap­prov­vi­gio­na­men­to anche senza au­to­ma­zio­ne. Ciò può essere at­tri­bui­to al fatto che la velocità di tra­smis­sio­ne dei dati digitali è già superiore a quella delle in­for­ma­zio­ni stampate. Tutte le parti coinvolte nel processo possono inoltre ricevere le in­for­ma­zio­ni in tempo reale con l’aiuto di un DPS. E grazie a un'in­ter­fac­cia ben fun­zio­nan­te collegata al fornitore, i dati del­l'or­di­ne vengono im­me­dia­ta­men­te integrati nel sistema di que­st'ul­ti­mo. In questo modo si risparmia tempo nel­l'e­la­bo­ra­zio­ne degli ordini.
   
• As­se­gna­zio­ne dei permessi: Il sistema elet­tro­ni­co di ap­prov­vi­gio­na­men­to aiuta gli utenti anche a ot­ti­miz­za­re l'as­se­gna­zio­ne e il rispetto dei permessi di ap­pro­va­zio­ne. Questa tec­no­lo­gia può quindi essere uti­liz­za­ta per garantire che nessuno esegua ordini senza i permessi ap­pro­pria­ti prima che siano stati approvati da un di­pen­den­te re­spon­sa­bi­le. I relativi permessi possono essere assegnati ra­pi­da­men­te tramite una soluzione IT e con la stessa velocità possono anche essere annullati.
   
• Costi: I processi di ap­prov­vi­gio­na­men­to sono spesso costosi: già solo stampa e carta ri­chie­do­no un notevole in­ve­sti­men­to di denaro. Ini­zial­men­te anche l'in­stal­la­zio­ne di sofware per gli ap­prov­vi­gio­na­men­ti è costosa, ma a lungo termine è con­ve­nien­te ac­qui­sta­re e integrare soluzioni digitali. In più l'ap­prov­vi­gio­na­men­to elet­tro­ni­co può ridurre anche i costi di magazzino. Grazie alla maggiore rapidità di evasione degli ordini, si riducono inoltre i tempi di stoc­cag­gio.
   
• Fles­si­bi­li­tà: Grazie agli ap­prov­vi­gio­na­men­ti elet­tro­ni­ci e all'uso di Internet e dei mezzi digitali, il confronto e la ricerca delle offerte sono molto più facili da rea­liz­za­re. Inoltre la con­fi­gu­ra­zio­ne del­l'or­di­ne tramite un catalogo online è anche più fles­si­bi­le rispetto ai cataloghi tra­di­zio­na­li.
   
• Qualità: L'aumento del livello degli ap­prov­vi­gio­na­men­ti elet­tro­ni­ci è legato in prima linea alla qualità del­l'in­for­ma­zio­ne. Siccome tutte le in­for­ma­zio­ni (come ad esempio i dati di prodotto) vengono trasmesse elet­tro­ni­ca­men­te, l'e-pro­cu­re­ment riduce il numero di errori nel­l'in­se­ri­men­to dei dati poiché non sono più i di­pen­den­ti a dover tra­scri­ve­re a mano le in­for­ma­zio­ni. Oltre a ciò la pub­bli­ca­zio­ne digitale procura ai fornitori molte più in­for­ma­zio­ni sui beni, che a loro volta possono essere filtrate in base alle esigenze. Questo significa che ogni ac­qui­ren­te può vi­sua­liz­za­re esat­ta­men­te i dati rilevanti. Inoltre le in­for­ma­zio­ni su prodotti o servizi possono essere rese più ac­cat­ti­van­ti da contenuti mul­ti­me­dia­li di alta qualità (immagini, suoni, video).

Nel settore dell’ap­prov­vi­gio­na­men­to pro­fes­sio­na­le di beni e servizi le in­for­ma­zio­ni es­sen­zia­li per le imprese viaggiano da una parte all'altra delle tran­sa­zio­ni. È pertanto es­sen­zia­le che la tra­smis­sio­ne sia sicura e af­fi­da­bi­le.

• Sicurezza dei dati: L'e-pro­cu­re­ment deve garantire che i dati tra­sfe­ri­ti non possano essere letti o con­sul­ta­ti da terzi. Al fine di offrire ai criminali il minor numero possibile di punti di attacco, ideal­men­te la tra­smis­sio­ne dei dati non avviene at­tra­ver­so la rete Internet pubblica. I par­te­ci­pan­ti sta­bi­li­sco­no invece una con­nes­sio­ne VPN sicura e crit­to­gra­fa­ta.
   
• Tra­smis­sio­ne af­fi­da­bi­le: È inoltre im­por­tan­te che tutte le in­for­ma­zio­ni rag­giun­ga­no il partner com­mer­cia­le senza subire perdite. Ge­ne­ral­men­te ciò è più facile da ottenere con gli ap­prov­vi­gio­na­men­ti che con gli acquisti tra­di­zio­na­li.
   
• Dati vin­co­lan­ti: Nell’e-pro­cu­re­ment è compito dei sistemi tra­sfe­ri­re contratti e altri documenti giu­ri­di­ca­men­te vin­co­lan­ti. Sono ne­ces­sa­rie misure adeguate per fare in modo che entrambe le parti possano essere sicure del rispetto degli impegni. In alcuni casi, ad esempio, una password può essere suf­fi­cien­te per fornire una conferma vin­co­lan­te, in altri è invece ne­ces­sa­ria una firma digitale giu­ri­di­ca­men­te vin­co­lan­te.