In linea di principio l’e-procurement è l’elaborazione digitale del reperimento di merce. Ciò significa che si rinuncia a moduli d'ordine, cataloghi e listini prezzi stampati su carta e che le comunicazioni con il fornitore avvengono prevalentemente in via digitale. Per quanto riguarda l’approvvigionamento elettronico le imprese si affidano a software concepiti per rendere più efficienti i propri processi di acquisto. Non è ben chiaro ciò che viene considerato come acquisto elettronico: ancora prima dei tempi di Internet, ad esempio, per gli acquisti si utilizzava già l'EDV (elaborazione elettronica dei dati), ma la maggior parte di essa si basava su mezzi analogici. È quindi difficile tracciare una linea di demarcazione precisa.
Inoltre per l'e-procurement è fondamentale che i processi siano perfettamente integrati. Nel migliore dei casi i sistemi dei fornitori e delle aziende acquirenti lavorano insieme senza problemi. L'azienda vede in tempo reale se l'articolo è disponibile in magazzino e se l’ordine è stato ricevuto nel sistema logistico del fornitore.
Ora per le comunicazioni entrambe le parti si affidano principalmente a Internet. A causa della maggiore sicurezza dei dati, alcune aziende preferiscono anche il collegamento in rete tramite un proprio sitoextranet. I partner commerciali possono quindi accedere alle rispettive intranet, ad esempio tramite una connessione VPN. I dati vengono trasmessi attraverso un tunnel IP sicuro.