Webinar: definizione, principi e possibilità d’utilizzo
Internet e il World Wide Web collegano uomini in tutto il mondo. Le reti social servono come punto d’incontro per lo scambio pubblico e privato con amici, familiari e conoscenti, ma anche con persone a noi sconosciute. La stragrande maggioranza delle informazioni gratuite relative ai più settori più svariati è in linea di principio a disposizione di tutti, distribuita su un’infinità di progetti web.
I negozi online e le piattaforme di vendita come Amazon ed eBay rendono possibile l’acquisto di beni in tutta comodità, seduti sul divano di casa. Anche l’accesso comune ai contenuti multimediali come immagini, musica e video è possibile senza problemi: si può ascoltare musica dal proprio smartphone mentre si è fuori casa in totale facilità, condividere canzoni e immagini con altri utenti e lasciare che i vostri simili prendano parte a ciò che vi succede per mezzo del Live Stream.
Un formato popolare ugualmente capace di sfruttare le possibilità di Internet e del web e che viene spesso utilizzato a fini di presentazione in molti settori, è il cosiddetto webinar.
Che cos’è un webinar?
Il termine “webinar” è una fusione delle parole “web” (intesa forma abbreviata di World Wide Web) e “seminario”. Esso descrive la trasmissione online di seminari, presentazioni o contenuti simili per mezzo della tecnica video. Diversamente da un webcast, che serve a presentare informazioni su richiesta e che è unidirezionale, è pensato per essere più interattivo e permettere così la comunicazione bilaterale tra chi trasmette e chi vi prende parte.
Un webinar è un contributo online, che per mezzo della tecnologia video può essere trasmesso su Internet in tempo reale. Lo scambio tra referente e partecipanti avviene solitamente per mezzo della webcam e del microfono (VoiP). Il concetto deriva dalle parole “web” e “seminario”.
I webinar avvengono in tempo reale, anche se a volte capita che vengano utilizzate anche delle riprese, precedentemente registrate. In entrambi i casi vengono prestabiliti un orario di inizio e fine. L’organizzatore ha la possibilità di presentare il materiale (contenuti multimediali, fogli di presentazione, il proprio schermo, ecc.) e parlare ai partecipanti attraverso il VoIP (Voice over IP).
Grazie al collegamento su Internet i partecipanti e l’oratore non sono costretti a trovarsi nello stesso posto, tutto ciò che serve sono solamente una connessione Internet e i rispettivi dati d’accesso. Se il responsabile dà la parola a un partecipante, quest’ultimo può intervenire. Altre possibilità d’interazione dei webinar (chiamati anche seminari online, conferenze web, live webcast o web interview) sono le chat, i questionari e la condivisione o il dowload di file e cartelle.
Come funziona un webinar?
Prima che possa avere luogo un seminario online il referente deve fissare una data e informare coloro che desiderano prendervi parte. Solitamente la partecipazione è limitata e gli interessanti devono perciò registrarsi per il webinar. L’organizzatore invia successivamente una e-mail di conferma agli utenti selezionati, contenente ulteriori informazioni così come i dati di login necessari e il link d’accesso. Un’altra prassi comune è quella di inviare un promemoria poco prima dell’inizio della conferenza online. Una volta iniziato il webinar, i partecipanti si collegano con la sala di conferenza online. Di norma è sufficiente un browser, ma può capitare che sia necessaria l’installazione di una specifica applicazione client.
Il collegamento a un webinar è solitamente disponibile all’interno di un dato intervallo di tempo, e dopo qualche minuto dall’inizio della conferenza (solitamente tra i 5 e i 10 minuti) l’accesso non è più possibile. Chi si registra come contributore ma inizia la procedure di login dopo il termine massimo d’accesso difficilmente riuscirà a collegarsi. Come nella vita reale, anche nei seminari online è importante arrivare in orario!
Una volta stabilita con successo la connessione alla stanza digitale dove ha luogo il webinar, i partecipanti possono assistere alla conferenza online. Tipicamente è possibile optare per diverse finestre, dove vengono presentati contenuti vari o che hanno scopi differenti. La norma vuole che i partecipanti vedano la schermata principale, contenente le slide o lo schermo del presentatore, e una finestra di minori dimensioni dove è possibile vedere live l’oratore stesso. Ulteriori finestre consistono solamente in una lista dei partecipanti presenti, una chat o l’accesso a dati messi a disposizione per l’occasione. Se invece si tratta di una registrazione, il live stream e le varie possibilità di comunicazione non saranno presenti.
La lunghezza media dei seminari online è tra 45 e 60 minuti. Spesso, terminato il contributo in questione, ai partecipanti viene data la possibilità di porre delle domande all’organizzatore via chat o tramite microfono, in base al formato del webinar. In alcuni seminari è possibile stabilire una via di comunicazione diretta tra il presentatore e i singoli partecipanti. Per terminare la connessione è sufficiente chiudere il client o la finestra browser corrispondente.
I requisiti tecnici per la partecipazione a un webinar
Di base la partecipazione a un seminario online è possibile con ogni dispositivo capace di connettersi a Internet. In considerazione della grande quantità di contenuti video e immagine, dovrebbe tuttavia essere disponibile una connessione sufficiente a sostenere la trasmissione dati. Tuttavia può succedere che dispositivi mobili come tablet e smartphone non siano supportati, rendendo necessario l’utilizzo di un computer desktop. Come già menzionato, la struttura di collegamento funziona per mezzo dei comuni browser o software client specifici, che in questo caso vengono indicati e messi a disposizione dall’organizzatore. Tramite questi egli amministra la trasmissione dati e il webinar.
Quando il login a un webinar basato su browser non funziona sul browser utilizzato, il motivo può essere che la versione installata non è aggiornata. In tal caso non vi resta che aggiornarlo. Ma è anche possibile che il browser da voi utilizzato non sia proprio supportato, costringendovi quindi a ripiegare su di un browser alternativo, quantomeno per l’accesso al webinar in questione.
Per poter seguire il webinar i partecipanti hanno bisogno solamente di un impianto audio, casse o cuffie, per la riproduzione della voce. Chi invece desidera comunicare in maniera diretta con il responsabile del webinar deve avere a disposizione anche un microfono e una webcam. Inoltre in alcuni casi è possibile connettersi per telefono e ascoltare così il contributo presentato.
Se volete creare un webinar, su Internet trovate informazioni su specifici software per webinar. In molti casi è possibile testarli gratuitamente.
Panoramica sulle funzioni dei seminari online
Qui di seguito riassumiamo le caratteristiche delle conferenze online che le rendono così interessanti:
- Comunicazione audio in tempo reale attraverso VoIP
- Comunicazione testuale via chat
- Semplicità di presentazione di slide o di contenuti presenti sul proprio schermo
- Streaming video
- Messa a disposizione di materiale aggiuntivo
- Possibilità pratica di rielaborare interi contributi e riproporli successivamente
- Creazione e presentazione di quiz e questionari
Webinar: vantaggi e svantaggi
I seminari online si differenziano da quelli fisici, anche se in linea teorica i contenuti possono essere esattamente gli stessi. La versione online presenta vantaggi così come svantaggi rispetto al proprio predecessore: innanzitutto il formato del webinar punta sull’indipendenza da un luogo fisico preciso. In questo modo sia l’organizzatore che i partecipanti risparmiano il tempo e il denaro necessario per recarsi al luogo del seminario. In aggiunta, indipendentemente dall’ambito del webinar, la versione online rende possibile la partecipazione anonima, infatti basta spesso un indirizzo e-mail per registrarsi.
D’altro canto un seminario online fa molto più affidamento sul buon funzionamento dei mezzi tecnologici di quando non faccia una conferenza vecchio stile: quando le tecnologia decide di non volerne sapere e la connessione Internet non funziona, non sarà possibile prendere parte al webinar. Se poi addirittura i problemi tecnici sono dal lato dell’organizzatore, allora con ogni probabilità il webinar dovrà essere annullato e/o rimandato.
La seguente tabella riassume chiaramente i vantaggi e gli svantaggi dei webinar:
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Risparmio considerevole di denaro: niente viaggi, niente pernottamento, ecc. | I problemi tecnici possono portare all’annullamento del webinar o a una mancata partecipazione |
| Registrazione dei partecipanti semplice e automatizzata | Difficile valutare l’umore e la motivazione dei partecipanti da parte dell’oratore/organizzatore |
| Facile scambio di informazioni prima, durante e dopo il webinar | Rischio di mancanza d’attenzione da parte del pubblico |
| Possibilità di partecipazione anonima | Interazione tra referente e partecipanti spesso ridotta al minimo |
| Teoricamente nessuna limitazione per quel che riguarda il numero di partecipanti (nella pratica il numero dipende dalle condizioni tecniche) | Obbligo di rispetto degli orari. È spesso impossibile loggarsi in ritardo |
| Possibilità di mettere a disposizione per il download del materiale di ausilio in formato digitale durante tutta la durata del webinar | |
| Facilità di valutazione e di salvataggio dei contenuti presentati |
Quali sono i settori di utilizzo dei seminari online?
C’è un punto che i webinar hanno assolutamente in comune con la loro versione fisica: entrambi i formati rappresentano una cornice ideale per introdurre dei contenuti d’apprendimento a un elevato numero di persone. Non è particolarmente sorprendente il fatto che i seminari online hanno grande importanza nell’E-learning. Università, scuole di specializzazione e scuole di lingua offrono tutte dei webinar nei propri rami di competenza, così da facilitare il lavoro del personale docente e degli studenti in egual misura. In modo particolare nei corsi di studio a distanza, i seminari e le lezioni online mettono a disposizione la base perfetta per un percorso accademico di successo. L’insegnamento e l’apprendimento su Internet non rappresentano tuttavia l’unico scenario d’utilizzo nel quale i webinar vengono valorizzati. Ci sono numerosi altri campi di utilizzo nei quali questo formato di contribuzione online mostra il suo potenziale:
- Presentazione di prodotti
- Conferenze stampa
- Meeting
- Colloqui e interviste online con più partecipanti
- Corsi di formazione relativi a software vari