Webinar: definizione, principi e possibilità d’utilizzo

I webinar avvengono in tempo reale, anche se a volte capita che vengano utilizzate anche delle riprese, precedentemente registrate. In entrambi i casi vengono prestabiliti un orario di inizio e fine. L’organizzatore ha la possibilità di presentare il materiale (contenuti multimediali, fogli di presentazione, il proprio schermo, ecc.) e parlare ai partecipanti attraverso il VoIP (Voice over IP).

Grazie al collegamento su Internet i partecipanti e l’oratore non sono costretti a trovarsi nello stesso posto, tutto ciò che serve sono solamente una connessione Internet e i rispettivi dati d’accesso. Se il responsabile dà la parola a un partecipante, quest’ultimo può intervenire. Altre possibilità d’interazione dei webinar (chiamati anche seminari online, conferenze web, live webcast o web interview) sono le chat, i questionari e la condivisione o il dowload di file e cartelle.

Prima che possa avere luogo un seminario online il referente deve fissare una data e informare coloro che desiderano prendervi parte. Solitamente la partecipazione è limitata e gli interessanti devono perciò registrarsi per il webinar. L’organizzatore invia successivamente una e-mail di conferma agli utenti selezionati, contenente ulteriori informazioni così come i dati di login necessari e il link d’accesso. Un’altra prassi comune è quella di inviare un promemoria poco prima dell’inizio della conferenza online. Una volta iniziato il webinar, i partecipanti si collegano con la sala di conferenza online. Di norma è sufficiente un browser, ma può capitare che sia necessaria l’installazione di una specifica applicazione client.

Di base la partecipazione a un seminario online è possibile con ogni dispositivo capace di connettersi a Internet. In considerazione della grande quantità di contenuti video e immagine, dovrebbe tuttavia essere disponibile una connessione sufficiente a sostenere la trasmissione dati. Tuttavia può succedere che dispositivi mobili come tablet e smartphone non siano supportati, rendendo necessario l’utilizzo di un computer desktop. Come già menzionato, la struttura di collegamento funziona per mezzo dei comuni browser o software client specifici, che in questo caso vengono indicati e messi a disposizione dall’organizzatore. Tramite questi egli amministra la trasmissione dati e il webinar.

Per poter seguire il webinar i partecipanti hanno bisogno solamente di un impianto audio, casse o cuffie, per la riproduzione della voce. Chi invece desidera comunicare in maniera diretta con il responsabile del webinar deve avere a disposizione anche un microfono e una webcam. Inoltre in alcuni casi è possibile connettersi per telefono e ascoltare così il contributo presentato.

Qui di seguito riassumiamo le caratteristiche delle conferenze online che le rendono così interessanti:

• Comunicazione audio in tempo reale attraverso VoIP

• Comunicazione testuale via chat

• Semplicità di presentazione di slide o di contenuti presenti sul proprio schermo

• Streaming video

• Messa a disposizione di materiale aggiuntivo

• Possibilità pratica di rielaborare interi contributi e riproporli successivamente

• Creazione e presentazione di quiz e questionari

I seminari online si differenziano da quelli fisici, anche se in linea teorica i contenuti possono essere esattamente gli stessi. La versione online presenta vantaggi così come svantaggi rispetto al proprio predecessore: innanzitutto il formato del webinar punta sull’indipendenza da un luogo fisico preciso. In questo modo sia l’organizzatore che i partecipanti risparmiano il tempo e il denaro necessario per recarsi al luogo del seminario. In aggiunta, indipendentemente dall’ambito del webinar, la versione online rende possibile la partecipazione anonima, infatti basta spesso un indirizzo e-mail per registrarsi.

D’altro canto un seminario online fa molto più affidamento sul buon funzionamento dei mezzi tecnologici di quando non faccia una conferenza vecchio stile: quando le tecnologia decide di non volerne sapere e la connessione Internet non funziona, non sarà possibile prendere parte al webinar. Se poi addirittura i problemi tecnici sono dal lato dell’organizzatore, allora con ogni probabilità il webinar dovrà essere annullato e/o rimandato.

La seguente tabella riassume chiaramente i vantaggi e gli svantaggi dei webinar:

C’è un punto che i webinar hanno assolutamente in comune con la loro versione fisica: entrambi i formati rappresentano una cornice ideale per introdurre dei contenuti d’apprendimento a un elevato numero di persone. Non è particolarmente sorprendente il fatto che i seminari online hanno grande importanza nell’E-learning. Università, scuole di specializzazione e scuole di lingua offrono tutte dei webinar nei propri rami di competenza, così da facilitare il lavoro del personale docente e degli studenti in egual misura.

In modo particolare nei corsi di studio a distanza, i seminari e le lezioni online mettono a disposizione la base perfetta per un percorso accademico di successo. L’insegnamento e l’apprendimento su Internet non rappresentano tuttavia l’unico scenario d’utilizzo nel quale i webinar vengono valorizzati. Ci sono numerosi altri campi di utilizzo nei quali questo formato di contribuzione online mostra il suo potenziale:

• Presentazione di prodotti

• Conferenze stampa

• Meeting

• Colloqui e interviste online con più partecipanti

• Corsi di formazione relativi a software vari

• Lead generation