Word: rilevamento modifiche

Grazie alla funzione di rilevamento delle modifiche (anche nota come modalità di revisione) è possibile tenere traccia di tutte le revisioni, le formattazioni o i commenti in un file Word. Ciò è particolarmente utile quando più autori lavorano sullo stesso documento e consente di vedere, ad esempio, chi ha apportato determinate modifiche e a quando risale l’ultima revisione. Potrete scegliere se rifiutare o approvare le revisioni una ad una o tutte insieme. Di seguito vi spieghiamo come procedere per farlo.

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Come attivare la modalità di revisione in Word

Nella barra multifunzione di Word, spostatevi sulla scheda “Revisione” e, nella sezione “Rilevamento modifiche”, selezionate l’opzione “Revisioni” e quindi nuovamente “Revisioni”. Il rilevamento delle modifiche è ora attivo e tutte le modifiche apportate al documento verranno tracciate. Il modo in cui queste saranno indicate dipende dalle impostazioni della modalità di revisione.

Se la voce di menu “Revisioni” di Word è visualizzata in grigio, è possibile che il documento sia protetto dalle modifiche. In questo caso, prima di poter rilevare le modifiche, sarà necessario disattivare la protezione del documento. Per verificare se la protezione è attiva selezionate il menu “Revisioni” e quindi “Blocca rilevamento” e, se necessario, procedete alla disattivazione, che probabilmente richiederà una password.

Consiglio

Il rilevamento delle modifiche di Word può essere attivato anche con la combinazione di tasti Ctrl + Maiusc + E.

Visualizzazione predefinita delle modifiche

Se non avete specificato ulteriori impostazioni, il testo aggiunto verrà sottolineato, quello eliminato verrà barrato ed entrambi saranno di un colore diverso dal testo originale. Le sezioni di testo modificate verranno contrassegnate con una linea verticale sul margine sinistro della pagina, mentre sul margine destro visualizzerete le aree commenti con le informazioni relative alle modifiche. Spostando il mouse sopra il testo modificato, visualizzerete anche un commento con informazioni dettagliate sull’autore, sulle singole modifiche e su quando sono state eseguite. Da qui potrete vedere anche se è stata modificata la formattazione.

Le revisioni di autori diversi sono contrassegnate con colori diversi e possono essere commentate da altri utenti. La modalità di modifica è simile alla funzione Commenti di Word. Se usate contemporaneamente il rilevamento delle modifiche e i commenti, entrambi vengono visualizzati sul margine destro.

Opzioni di visualizzazione alternative

Le opzioni di impostazione del rilevamento delle modifiche vi permettono di personalizzare il modo in cui visualizzate le revisioni in base alle vostre esigenze. Riportiamo di seguito le impostazioni di visualizzazione delle revisioni disponibili:

Commenti semplici Le modifiche sono contrassegnate solamente con una linea sul margine della pagina. Facendo clic con il mouse sulla linea è possibile visualizzare le modifiche nel testo. Questa visualizzazione consente di vedere come si presenterà il testo modificato dopo aver accettato le revisioni.
Tutti i commenti Tutte le modifiche sono visualizzate in modo dettagliato, come descritto sopra nella sezione “Visualizzazione predefinita delle modifiche”.
Nessun commento Le modifiche non vengono visualizzate. Vedrete un’anteprima del documento e di come apparirà dopo che tutte le revisioni saranno state accettate.
Mostra originale Viene visualizzata la versione originale del documento senza modifiche.

Alla voce “Mostra commenti” è possibile definire come desiderate visualizzare i commenti di revisione. Di seguito sono riportate ulteriori impostazioni disponibili:

Commenti I commenti vengono visualizzati come modifiche.
Input penna Gli inserimenti, che ad esempio sono stati eseguiti tramite la funzione Input penna di un tablet, vengono visualizzati come modifiche.
Inserimenti ed eliminazioni Gli inserimenti e le eliminazioni vengono visualizzati come modifiche.
Formattazione Le formattazioni vengono visualizzate come modifiche.
Aree commenti > Mostra revisioni nelle aree commenti Le modifiche vengono visualizzate sotto forma di aree commenti sul margine destro del documento.
Aree commenti > Mostra tutte le revisioni all’interno del testo Le modifiche vengono visualizzate direttamente nel testo (“in linea”) mettendole in evidenza.
Aree commenti > Mostra solo commenti e formattazione nelle aree commenti I commenti e la formattazione vengono visualizzati nelle aree commenti sul margine destro e tutte le altre modifiche direttamente nel testo.
Utenti specifici Questa opzione permette di visualizzare le modifiche di autori specifici.
Evidenzia aggiornamentiAltri autori Queste impostazioni sono usate soltanto per la revisione simultanea di documenti da parte di più utenti e sono solitamente disattivate nelle versioni per singolo utente di Microsoft Word.

Le modifiche possono essere mostrate anche nel riquadro delle revisioni, disposto orizzontalmente o verticalmente. Analogamente alle aree commenti nel margine della pagina, questo riquadro consente di visionare le modifiche apportate e il nome del rispettivo revisore, ma non offre un’indicazione temporale. Si tratta di un elemento estremamente comodo per stabilire a colpo d’occhio se il documento contiene delle revisioni da accettare o rifiutare. La parte superiore del riquadro di revisione riporta il numero di revisioni aperte.

Selezionando l’icona di espansione in basso a destra della sezione “Rilevamento modifiche” viene visualizzata una finestra di dialogo che raggruppa tutte le possibili impostazioni. Qui troverete anche il pulsante “Opzioni avanzate”, con cui potrete personalizzare i commenti di revisione per autore, impostare il carattere e la dimensione delle aree commenti e non solo.

Consiglio

La modalità di revisione non è disponibile solo in Word. Anche Excel permette di rilevare le modifiche.

Accettare o rifiutare le modifiche

La scheda “Revisione” della barra multifunzione presenta la sezione “Revisioni”, in cui potete accettare o rifiutare le modifiche. I pulsanti “Revisione precedente” e “Revisione successiva” permettono di passare in rassegna le singole modifiche e di accettarle o meno selezionando “Accetta” o “Rifiuta”. Word passerà automaticamente alla modifica successiva e quelle accettate o rifiutate non saranno più visibili nell’elenco delle revisioni, ovvero non saranno più considerate tali.

Facendo clic sulla freccia sotto i pulsanti “Accetta” o “Rifiuta” visualizzerete ulteriori opzioni per velocizzare la revisione. Potrete ad esempio accettare o rifiutare contemporaneamente tutte le modifiche.

Consiglio

Il rilevamento delle modifiche funziona in modo analogo in tutte le attuali versioni di Word. Anche altri programmi di elaborazione testi offrono funzioni simili.

Word: rilevare e stampare le modifiche

Tenete presente che il rilevamento delle modifiche si applica anche alla stampa di un documento. Ciò significa che i commenti di revisione riportati al margine della pagina o nel corpo del testo verranno stampati. Se non desiderate stamparli avete a disposizione due alternative:

  1. Aprite la scheda “File” e selezionate l’opzione “Stampa”. Nella sezione “Impostazioni” aprite il menu a tendina “Stampa tutte le pagine” in cui la voce “Stampa commenti” presenta un segno di spunta. Per stampare la versione revisionata del documento senza visualizzare le modifiche basta rimuovere il segno di spunta. L’anteprima di stampa è disponibile sulla destra.
  2. Cambiando le impostazioni di visualizzazione del rilevamento modifiche, selezionando l’opzione “Nessun commento” prima di stampare il documento, questo viene stampato nella versione revisionata e i commenti di revisione non saranno visibili. In alternativa, per ottenere lo stesso risultato, potete selezionare l’impostazione “Mostra originale”.

Disattivare il rilevamento delle modifiche

Se desiderate disattivare la modalità di revisione di Word, procedete come segue:

  1. Aprite la scheda “Revisione”.
  2. Fate clic sulla voce “Revisioni” (localizzata nel gruppo “Rilevamento modifiche”).
  3. Fate nuovamente clic sull’opzione “Revisioni”.

In questo modo il rilevamento delle modifiche verrà disattivato e le revisioni non saranno più visibili. Tuttavia, potrete ancora visualizzare le modifiche rilevate in precedenza e quindi accettarle o rifiutarle.

Ricordatevi di disattivare il rilevamento delle modifiche quando non serve e, da ultimo, di approvare o respingere tutte le revisioni. Ciò si rivela particolarmente importante se intendete inoltrare ad altri il documento definitivo in formato Word. In caso contrario, i destinatari del documento vedrebbero le precedenti versioni del testo.

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