Word: rilevamento modifiche

Grazie alla funzione di rilevamento delle modifiche (anche nota come modalità di revisione) è possibile tenere traccia di tutte le revisioni, le formattazioni o i commenti in un file Word. Ciò è particolarmente utile quando più autori lavorano sullo stesso documento e consente di vedere, ad esempio, chi ha apportato determinate modifiche e a quando risale l’ultima revisione. Potrete scegliere se rifiutare o approvare le revisioni una ad una o tutte insieme. Di seguito vi spieghiamo come procedere per farlo.

Se la voce di menu “Revisioni” di Word è visualizzata in grigio, è possibile che il documento sia protetto dalle modifiche. In questo caso, prima di poter rilevare le modifiche, sarà necessario disattivare la protezione del documento. Per verificare se la protezione è attiva selezionate il menu “Revisioni” e quindi “Blocca rilevamento” e, se necessario, procedete alla disattivazione, che probabilmente richiederà una password.

Le revisioni di autori diversi sono contrassegnate con colori diversi e possono essere commentate da altri utenti. La modalità di modifica è simile alla funzione Commenti di Word. Se usate contemporaneamente il rilevamento delle modifiche e i commenti, entrambi vengono visualizzati sul margine destro.

Le opzioni di impostazione del rilevamento delle modifiche vi permettono di personalizzare il modo in cui visualizzate le revisioni in base alle vostre esigenze. Riportiamo di seguito le impostazioni di visualizzazione delle revisioni disponibili:

Alla voce “Mostra commenti” è possibile definire come desiderate visualizzare i commenti di revisione. Di seguito sono riportate ulteriori impostazioni disponibili:

Selezionando l’icona di espansione in basso a destra della sezione “Rilevamento modifiche” viene visualizzata una finestra di dialogo che raggruppa tutte le possibili impostazioni. Qui troverete anche il pulsante “Opzioni avanzate”, con cui potrete personalizzare i commenti di revisione per autore, impostare il carattere e la dimensione delle aree commenti e non solo.

Facendo clic sulla freccia sotto i pulsanti “Accetta” o “Rifiuta” visualizzerete ulteriori opzioni per velocizzare la revisione. Potrete ad esempio accettare o rifiutare contemporaneamente tutte le modifiche.

Tenete presente che il rilevamento delle modifiche si applica anche alla stampa di un documento. Ciò significa che i commenti di revisione riportati al margine della pagina o nel corpo del testo verranno stampati. Se non desiderate stamparli avete a disposizione due alternative:

1. Aprite la scheda “File” e selezionate l’opzione “Stampa”. Nella sezione “Impostazioni” aprite il menu a tendina “Stampa tutte le pagine” in cui la voce “Stampa commenti” presenta un segno di spunta. Per stampare la versione revisionata del documento senza visualizzare le modifiche basta rimuovere il segno di spunta. L’anteprima di stampa è disponibile sulla destra.
2. Cambiando le impostazioni di visualizzazione del rilevamento modifiche, selezionando l’opzione “Nessun commento” prima di stampare il documento, questo viene stampato nella versione revisionata e i commenti di revisione non saranno visibili. In alternativa, per ottenere lo stesso risultato, potete selezionare l’impostazione “Mostra originale”.

Se desiderate disattivare la modalità di revisione di Word, procedete come segue:

1. Aprite la scheda “Revisione”.
2. Fate clic sulla voce “Revisioni” (localizzata nel gruppo “Rilevamento modifiche”).
3. Fate nuovamente clic sull’opzione “Revisioni”.

In questo modo il rilevamento delle modifiche verrà disattivato e le revisioni non saranno più visibili. Tuttavia, potrete ancora visualizzare le modifiche rilevate in precedenza e quindi accettarle o rifiutarle.

Ricordatevi di disattivare il rilevamento delle modifiche quando non serve e, da ultimo, di approvare o respingere tutte le revisioni. Ciò si rivela particolarmente importante se intendete inoltrare ad altri il documento definitivo in formato Word. In caso contrario, i destinatari del documento vedrebbero le precedenti versioni del testo.