Excel: rilevamento delle modifiche

Se lavorate su cartelle di lavoro Excel per un lungo periodo di tempo o le modificate insieme ad altri utenti, è necessario tenere traccia delle modifiche apportate e accettare o rifiutare eventuali correzioni. A questo scopo Excel offre la funzione “Rileva modifiche”, spesso definita anche “modalità di revisione di Excel”. Tale funzione vi consente di mettere in evidenza le modifiche, riportarle sotto forma di tabelle e, se necessario, annullarle in un secondo momento.

Consiglio

Anche altri programmi di fogli di calcolo offrono funzioni per il rilevamento delle modifiche!

In Excel il rilevamento delle modifiche è strettamente collegato con la condivisione delle cartelle di lavoro e spesso le due funzioni vengono utilizzate insieme. Dal momento che le più recenti versioni di Office basate su cloud sono concepite per il lavoro in team, il pulsante per la condivisione delle cartelle di lavoro non è più presente nella barra di revisione. Seguendo le tattiche giuste è comunque possibile rilevare le modifiche anche in queste versioni.

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Excel: attivare il rilevamento delle modifiche

Se volete rilevare le modifiche nella maggior parte delle versioni di Excel avete a disposizione le due opzioni descritte di seguito.

Rileva modifiche

Aprite il menu “Revisione” e nella sezione “Revisioni” fate clic sull’opzione “Rileva modifiche” e quindi su “Mostra revisioni”.

Nella seguente finestra di dialogo potete definite le impostazioni desiderate.

La soluzione più semplice consiste nel selezionare le caselle di controllo “Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro” e “Mostra revisioni sullo schermo”. In questo modo le modifiche eseguite su Excel vengono rilevate e mostrate mediante un commento nelle celle in questione e la cartella di lavoro viene condivisa automaticamente. Con questa impostazione predefinita tutte le altre impostazioni rimangono invariate.

Nella seguente tabella vi presentiamo ulteriori impostazioni e le relative funzioni:

Impostazione Funzione
Casella di controllo/pulsante di opzione “Quando:” Tutti: impostazione predefinita. Vengono rilevate tutte le modifiche.Dall’ultimo salvataggio: vengono rilevate solo le modifiche dall’ultimo salvataggio.Da rivedere: vengono rilevate solo le modifiche da rivedere.Dalla data…: inserite la data a partire da cui desiderate rilevare le modifiche.
Casella di controllo/pulsante di opzione “Da chi:” Tutti: impostazione predefinita. Vengono rilevate le modifiche apportate da tutti i revisori.Tutti gli altri utenti: vengono rilevate solo le modifiche degli altri revisori.(Nome utente): vengono rilevate solo le modifiche che avete apportato personalmente.
Casella di controllo/pulsante di opzione “Percorso:” Qui è possibile specificare l’intervallo in cui desiderate rilevare le modifiche.
Casella di controllo “Elenca modifiche su un nuovo foglio” Tutte le modifiche saranno elencate in un nuovo foglio di calcolo denominato “Cronologia”. Questa impostazione può essere selezionata solo se sono state già registrate alcune modifiche. Solo le modifiche effettuate finora verranno inserite nel nuovo foglio di lavoro.

Condividere la cartella di lavoro

In alternativa, nel menu “Revisione” nella sezione “Revisioni” potete utilizzate la funzione “Condividi cartella di lavoro”.

Anche in questo caso si aprirà una finestra di dialogo in cui innanzitutto dovete selezionare la casella di controllo “Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti”, che trovate nella scheda “Modifiche”. A questo punto, spostatevi sulla scheda “Avanzate” e attivate la modalità di modifica in Excel.

La seguente tabella offre una panoramica delle impostazioni principali della scheda “Avanzate”:

Impostazione Funzione
Pulsante di opzione “Rileva modifiche degli ultimi: … giorni” Come impostazione predefinita vengono rilevate le modifiche degli ultimi 30 giorni. Questo intervallo di tempo può essere modificato.
Pulsante di opzione “Non rilevare modifiche” Il rilevamento delle modifiche non è attivo.
Pulsante di opzione “Aggiorna modifiche al salvataggio del file” Le modifiche vengono aggiornate solo al salvataggio del file e saranno visibili agli altri utenti che hanno accesso al file solo in seguito.
Pulsante di opzione “Aggiorna modifiche automaticamente ogni: … minuti” In questo campo è possibile definire un intervallo di tempo per l’aggiornamento delle modifiche. Le modifiche saranno visibili agli altri utenti dopo ogni aggiornamento.
Pulsante di opzione “Salva modifiche personali e visualizza quelle di altri utenti” In questo modo date la priorità alle vostre modifiche personali rispetto a quelle di altri utenti, che risultano comunque visibili.
Pulsante di opzione “Visualizza solo modifiche di altri utenti” Le modifiche eseguite dagli altri utenti sono subito visibili nella vostra visualizzazione personale quando vengono aggiornate.
Pulsante di opzione “Modifiche in conflitto tra gli utenti – Chiedi quali modifiche preferire” Se più utenti hanno apportato modifiche che sono in conflitto, viene visualizzata la finestra di dialogo “Risoluzione conflitto”.
Pulsante di opzione “Modifiche in conflitto tra gli utenti – Preferisci modifiche in corso di salvataggio” Date automaticamente la priorità alle modifiche apportate da voi stessi rispetto a quelle di altri utenti.
“Includi nelle visualizzazioni personali”, opzione “Impostazioni di stampa” Tutti gli utenti possono definire le impostazioni di stampa personali.
“Includi nelle visualizzazioni personali”, opzione “Impostazioni filtro” Tutti gli utenti possono definire impostazioni personalizzate del filtro.

Riconoscere le celle modificate

Il modo in cui vengono visualizzate le modifiche personali dipende dalle impostazioni definite quando viene attivata la modalità di revisione in Excel.

Modifiche evidenziate

Se nelle impostazioni di revisione selezionate l’opzione “Mostra revisioni sullo schermo”, quando viene modificata una cella, le etichette di colonna e riga corrispondenti appariranno di un colore rosso scuro. Inoltre, le celle modificate mostreranno automaticamente un commento, messo in evidenza da un bordo colorato e da un piccolo triangolo colorato in alto a sinistra nella cella. Le modifiche di ogni utente sono indicate con un colore diverso. Per visualizzare un commento basta spostare il cursore del mouse sopra la cella modificata. In questo modo potete vedere chi e quando ha modificato la cella e quali modifiche sono state apportate.

Foglio di lavoro “Cronologia”

Se nelle impostazioni viene selezionata l’opzione “Elenca modifiche su un nuovo foglio”, nella vostra cartella di lavoro verrà creato un nuovo foglio di lavoro denominato “Cronologia”. Questo foglio presenta una lista di tutte le modifiche in forma di tabella. Da qui potrete visionare, tra le altre cose, anche i casi di conflitto, qualora ad esempio due utenti avessero modificato la stessa cella. Nell’elenco sono riportate solo le modifiche salvate. Tenete presente che il tipo di correzioni incluse nel foglio “Cronologia” dipende dalle vostre impostazioni personali.

Se nelle impostazioni deselezionate la casella di controllo “Elenca modifiche su un nuovo foglio”, il foglio di lavoro “Cronologia” sarà rimosso.

Funzione CELLA

Un trucco che si può adottare per la modalità di modifica in Excel, se desiderate sempre identificare subito la cella che è stata modificata per ultima, è la funzione CELLA di Excel. Immettete la formula seguente in una cella:

=CELLA("Indirizzo")

Adesso la cella mostrerà l’indirizzo dell’ultima cella modificata. Questa funzionalità può essere utilizzata con tutti i tipi di informazioni della funzione CELLA ma, se non si specifica nulla, verrà sempre visualizzata l’informazione relativa all’ultima cella modificata.

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Accettare o rifiutare le modifiche

Se volete accettare o rifiutare le revisioni eseguite in un foglio di Excel, occorre selezionare l’opzione “Accetta/rifiuta modifiche”, che trovate alla voce di menu “Rileva modifiche”, nel gruppo “Revisioni” (scheda “Revisione”). Dopo averla selezionata, visualizzerete un messaggio che vi chiede di salvare il foglio di lavoro. Confermate facendo clic su “OK” e, nella seguente finestra di dialogo, definite quali cambiamenti desiderate rivedere. Analogamente alle impostazioni per il rilevamento delle modifiche, anche in questo caso è possibile applicare il filtro in base a data, utente e percorso. Come impostazione predefinita vengono visionate tutte le modifiche non ancora riviste.

La seguente finestra di dialogo vi permette di gestire le modifiche apportate e di accettarle o rifiutarle singolarmente o tutte insieme. Se rifiutate una modifica, la cella corrispondente viene ripristinata allo stato precedente il cambiamento. Se una cella è stata modificata più volte dall’ultima revisione, avete la possibilità di revisionare le modifiche individualmente selezionando il contenuto di una cella.

Le celle modificate risulteranno evidenziate anche dopo la revisione, a prescindere dal fatto che abbiate accettato o meno le modifiche. L’evidenziazione scomparirà solo disattivando il rilevamento delle modifiche in Excel.

Disattivare il rilevamento delle modifiche

Se non volete più rilevare le modifiche in Excel, procedete come segue:

  1. Aprite la scheda “Revisione”.
  2. Selezionate la funzione “Rileva modifiche” nella sezione “Revisioni”.
  3. Fate clic su “Mostra revisioni”.
  4. Deselezionate la casella di controllo “Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro”.

Disattivando il rilevamento delle modifiche, la cronologia delle modifiche verrà eliminata. Tuttavia, è possibile salvare separatamente la cronologia prima di effettuare questo passaggio. A questo scopo, come descritto sopra, potete selezionare l’opzione “Elenca modifiche su un nuovo foglio” e copiare il foglio di lavoro “Cronologia” in un’altra cartella di lavoro di Excel.

Una volta disattivato il rilevamento delle modifiche non sarà più possibile eseguire la revisione congiunta della cartella di lavoro e pertanto visualizzerete il messaggio di avvertimento corrispondente. Se un altro utente salva la propria versione della cartella di lavoro in seguito alla disattivazione di questa funzione, le versioni salvate in precedenza verranno sovrascritte.

Limitazioni nella modalità di revisione

Quando su Excel è attiva la modalità di revisione le cartelle di lavoro condivise sono soggette a limiti. Ciò significa che non sarà possibile effettuare alcune operazioni, tra cui la formattazione condizionale, l’unione di celle, l’importazione di collegamenti ipertestuali, l’uso di macro di Excel e non solo (si veda l’elenco seguente). Se volete utilizzare una funzione di Excel ma la visualizzate in grigio, controllate se il nome del file, mostrato sulla barra del titolo della finestra di Excel, è seguito dalla dicitura “[Condiviso]”. Questo potrebbe spiegare perché determinate funzionalità non sono disponibili.

Esempi di funzioni di Excel non supportate quando il rilevamento delle modifiche in Excel è attivo:

  • Creazione o inserimento di tabelle
  • Inserimento o eliminazione di blocchi di celle
  • Aggiunta o modifica di formattazioni condizionali
  • Eliminazione dei fogli di lavoro
  • Aggiunta o modifica della convalida dati
  • Unione o divisione di celle
  • Creazione o modifica di grafici o rapporti di grafici Pivot
  • Ordinamento o applicazione del filtro per il formato
  • Inserimento o modifica di immagini o altri oggetti
  • Utilizzo di strumenti di disegno

Il rilevamento delle modifiche non opera come una semplice funzione di annullamento: non è possibile rifiutare le modifiche nella sequenza inversa in cui sono state apportate e ciascun cambiamento può inoltre essere rifiutato individualmente.

Tenete presente che non tutte le modifiche sono registrate. I cambiamenti del contenuto delle celle sono tracciati, ma non le modifiche come quelle di formattazione, per mostrare o nascondere righe/colonne o semplicemente quelle di ricalcolo.

Requisito per il rilevamento delle modifiche

In Excel il rilevamento delle modifiche funziona solo nelle cartelle di lavoro condivise (attivando questa funzione il file viene condiviso automaticamente, si veda la voce “Impostazioni” sopra). Nelle versioni più recenti, come Excel 365, le “cartelle condivise” vengono sostituite dalla “creazione di documenti condivisi”, in cui più utenti possono revisionare contemporaneamente un file e visualizzare immediatamente i cambiamenti. Tuttavia, questo non permette di usare il rilevamento delle modifiche. È questo il caso di cartelle di lavoro salvate in uno spazio condiviso, come OneDrive o SharePoint. Potete quindi rilevare le modifiche apportate da altri solo sul momento, ma non successivamente.

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Aggiungere il rilevamento delle modifiche nel menu di Excel

Se i pulsanti per l’attivazione del rilevamento delle modifiche non sono presenti nel menu di Excel (ad esempio nel caso di Excel 365), potete importarli nel menu seguendo la procedura seguente:

  1. Aprite in sequenza “File” > “Opzioni” > “Personalizzazione barra multifunzione”.
  2. Selezionate “Revisione” a destra, alla voce “Schede principali”.
  3. Fate clic su “Nuovo gruppo” per creare un nuovo gruppo alla scheda “Revisione”.
  4. Fate clic sull’opzione “Rinomina” e assegnate il nome “Revisioni” al gruppo.
  5. Nella finestra a sinistra, aprite il menu a tendina “Scegli comandi da:” e selezionate “Tutti i comandi”.
  6. Scorrete l’elenco fino alla voce “Condividi cartella di lavoro” (la voce potrebbe essere denominata “Cartella di lavoro condivisa…”), quindi selezionatela e fate clic su “Aggiungi”.
  7. Scorrete l’elenco fino a “Rileva modifiche”. Selezionate questo elemento e fate clic su “Aggiungi”.
  8. Per confermare la procedura fate clic su “OK”.

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