Qual è l’al­ter­na­ti­va a Microsoft 365 che più si addice a un’azienda?

Anche se Microsoft 365 (in pre­ce­den­za Office 365) è efficace per la sua gamma di funzioni e ca­rat­te­ri­sti­che, alcune aziende sono alla ricerca di al­ter­na­ti­ve adeguate perché ne rifiutano il modello di ab­bo­na­men­to, oppure perché la gamma di funzioni è troppo ampia o i costi sono troppo elevati. Abbiamo esaminato per te le varie al­ter­na­ti­ve a Microsoft 365 sul mercato e ti pre­sen­tia­mo le opzioni migliori.

Funzioni im­por­tan­ti di un’al­ter­na­ti­va a Microsoft 365

L’immensa gamma di funzioni offerta da Microsoft 365 è per molti utenti un grande vantaggio e uno dei prin­ci­pa­li motivi per cui Office è ancora lo strumento standard nella maggior parte delle aziende. Affinché una buona al­ter­na­ti­va a Microsoft 365 possa essere presa in con­si­de­ra­zio­ne, deve svolgere quindi molte delle funzioni offerte dal leader di mercato.

Il ruolo degli Exchange Server

Il tema dello scambio di dati svolge un ruolo im­por­tan­te nelle aziende, così come il lavoro col­let­ti­vo su documenti e processi sta di­ven­tan­do sempre più im­por­tan­te. In questo contesto sono par­ti­co­lar­men­te rilevanti la buona di­spo­ni­bi­li­tà e la cro­no­lo­gia delle versioni. Molte aziende con­ti­nua­no a preferire Microsoft Office, poiché solo poche al­ter­na­ti­ve, come Google Workspace o OX App Suite, offrono queste fun­zio­na­li­tà. Pertanto, durante la ricerca di un’al­ter­na­ti­va adeguata a Microsoft 365, è fon­da­men­ta­le con­si­de­ra­re at­ten­ta­men­te questo aspetto. Infatti, molte aziende dipendono da Exchange e, se scelgono un’al­ter­na­ti­va ina­de­gua­ta, devono fa­ti­co­sa­men­te cercare altre soluzioni.

Ac­cet­ta­zio­ne del formato del file

Un altro aspetto centrale è il formato dei file. Anche un’al­ter­na­ti­va a Microsoft 365 deve essere in grado di generare file che possano essere letti dagli utenti con il pacchetto Microsoft Office, nonché di elaborare i file creati con esso. Inoltre, Microsoft 365 è am­pia­men­te uti­liz­za­to nel mondo degli affari e non sempre è possibile con­se­gna­re i vari documenti in formato PDF li­be­ra­men­te leggibile. Chi intende lavorare col­let­ti­va­men­te su documenti con partner com­mer­cia­li, imprese associate o clienti, dovrebbe pensare di integrare i formati di file ap­pro­pria­ti. On­lyOf­fi­ce offre, ad esempio, una com­pa­ti­bi­li­tà par­ti­co­lar­men­te elevata con i formati di file Microsoft (inclusi DOCX, XLSX e PPTX) senza perdite di for­mat­ta­zio­ne. Questo è l’unico modo per garantire un libero scambio di dati che superi le li­mi­ta­zio­ni dei diversi programmi. Qui non abbiamo incluso al­ter­na­ti­ve a Microsoft 365 che non lo con­sen­to­no.

Con­si­de­ra­zio­ne del GDPR

Un altro punto im­por­tan­te per le aziende è il Re­go­la­men­to generale sulla pro­te­zio­ne dei dati (GDPR) e la relativa con­si­de­ra­zio­ne all’interno dei programmi. Microsoft 365 si è rivelato all’avan­guar­dia anche in questo ambito ed è con­vin­cen­te per la sua im­ple­men­ta­zio­ne coerente ed esemplare. Le soluzioni come On­lyOf­fi­ce (in modalità auto-ospitata) o OX App Suite (fornitore europeo) sod­di­sfa­no nel frattempo i requisiti del GDPR in modo talvolta più rigoroso rispetto a Microsoft o Google. Ciò ha con­sen­ti­to l’immenso vantaggio di non doversi pre­oc­cu­pa­re di questo argomento. Gli aspetti previsti dal GDPR possono rivelarsi pro­ble­ma­ti­ci per alcune al­ter­na­ti­ve, so­prat­tut­to per quelle gratuite. In nessun caso la pro­te­zio­ne dei dati deve essere tra­scu­ra­ta quando si con­si­de­ra­no le al­ter­na­ti­ve a Microsoft 365.

Le al­ter­na­ti­ve a Microsoft 365 in sintesi

Ti pro­po­nia­mo un riassunto delle varie al­ter­na­ti­ve a Microsoft 365. Na­tu­ral­men­te ce ne sono molte altre; qui ti pre­sen­tia­mo le soluzioni più popolari.

Legenda dei costi: + = con­ve­nien­te ++ = medio +++ = costoso

On­lyOf­fi­ce

On­lyOf­fi­ce offre una moderna al­ter­na­ti­va open source a Microsoft 365. Questo strumento è par­ti­co­lar­men­te efficace in com­bi­na­zio­ne con Nextcloud o come soluzione auto-ospitata per le aziende attente alla pro­te­zio­ne dei dati. Grazie all’elevata com­pa­ti­bi­li­tà dei formati e alla gestione granulare degli utenti, la piat­ta­for­ma è adatta anche per team pro­fes­sio­na­li.

Vantaggi

Oltre alla facilità d’uso dei formati di file Microsoft Office, On­lyOf­fi­ce convince grazie a un’in­ter­fac­cia utente intuitiva e alle ampie pos­si­bi­li­tà di col­la­bo­ra­zio­ne in tempo reale. Le aziende che at­tri­bui­sco­no grande im­por­tan­za alla sovranità dei dati traggono par­ti­co­la­re vantaggio dalla pos­si­bi­li­tà di uti­liz­za­re la soluzione nei propri data center, man­te­nen­do così il pieno controllo sui dati sensibili. Inoltre, grazie alla sua struttura modulare, On­lyOf­fi­ce può essere integrato in modo fles­si­bi­le nelle in­fra­strut­tu­re IT esistenti ed è com­ple­ta­men­te conforme al GDPR in caso di self-hosting.

Svantaggi

No­no­stan­te i numerosi punti di forza, On­lyOf­fi­ce presenta anche alcune li­mi­ta­zio­ni. Ad esempio, la fun­zio­na­li­tà dei singoli moduli (come pre­sen­ta­zio­ni o fogli di calcolo) non è così avanzata come in Microsoft 365, in par­ti­co­la­re per quanto riguarda formule complesse, macro o grafici. Anche se l’ela­bo­ra­zio­ne in tempo reale funziona in modo stabile, l’ela­bo­ra­zio­ne si­mul­ta­nea di file di grandi di­men­sio­ni può causare un calo delle pre­sta­zio­ni, so­prat­tut­to in caso di self-hosting senza risorse server adeguate.

Google Workspace

Google Workspace è la versione pro­fes­sio­na­le delle ap­pli­ca­zio­ni Google di­spo­ni­bi­li gra­tui­ta­men­te per gli utenti privati. La suite combina una mol­ti­tu­di­ne di funzioni sup­por­ta­te grazie all’ar­chi­tet­tu­ra potente di Google. Di con­se­guen­za, le aziende che già uti­liz­za­no molti servizi Google si rivolgono sempre più a questa soluzione.

Vantaggi

Oltre al semplice utilizzo dei formati di file Office, quest’al­ter­na­ti­va a Microsoft 365 fa sì che tutti i servizi di Google possano essere uti­liz­za­ti ovunque co­mo­da­men­te e senza re­stri­zio­ni. L’offerta è com­ple­ta­ta da un supporto basilare e da un portfolio completo di servizi e soluzioni. Sono possibili col­la­bo­ra­zio­ni in tempo reale e l’utilizzo di un’ar­chi­via­zio­ne online il­li­mi­ta­ta, che rendono questa soluzione estre­ma­men­te scalabile.

Svantaggi

Google, in quanto azienda sta­tu­ni­ten­se, è soggetta al Cloud Act e deve fornire alle autorità sta­tu­ni­ten­si i permessi di accesso ai dati dei suoi utenti. Poiché l’uso e la di­vul­ga­zio­ne dei dati europei sono invece soggetti al GDPR, le imprese devono stipulare un contratto sup­ple­men­ta­re di trat­ta­men­to dei dati con l’azienda sta­tu­ni­ten­se.

Nei fatti, con Google Workspace ci sono pochi svantaggi da segnalare nell’ap­pli­ca­zio­ne. Tuttavia, coloro che sono scettici nei confronti di Google e della sicurezza di Google Drive e non hanno ancora lavorato con le varie soluzioni, po­treb­be­ro trovare un’al­ter­na­ti­va migliore a Microsoft 365.

Li­breOf­fi­ce

Li­breOf­fi­ce è ori­gi­na­ria­men­te nato da Ope­nOf­fi­ce e si basa quindi sulla stessa ar­chi­tet­tu­ra. Tuttavia, l’approccio piuttosto mi­ni­ma­li­sta di Ope­nOf­fi­ce non si è rilevato suf­fi­cien­te per il team di svi­lup­pa­to­ri, motivo per il quale molte funzioni ac­ces­so­rie sono state ri­pri­sti­na­te nel nuovo Li­breOf­fi­ce. So­prat­tut­to per i la­vo­ra­to­ri autonomi, quest’al­ter­na­ti­va gratuita a Microsoft 365 è si­cu­ra­men­te una valida soluzione.

Vantaggi

Grazie alla sua so­mi­glian­za con Microsoft 365, il programma è estre­ma­men­te facile da usare anche per chi è agli inizi. Sono sup­por­ta­ti i formati di file più comuni, in modo da poter anche leggere, mo­di­fi­ca­re e salvare documenti Office. L’intuitiva in­ter­fac­cia utente e la semplice fun­zio­na­li­tà riducono anche il consumo di memoria, motivo per cui il programma è par­ti­co­lar­men­te indicato per hardware più deboli.

Svantaggi

Li­breOf­fi­ce è stato svi­lup­pa­to con un’at­ten­zio­ne par­ti­co­la­re per gli utenti privati e offre per questo un portfolio molto limitato di pos­si­bi­li­tà per le aziende. So­prat­tut­to il lavoro in gruppo e anche lo scambio semplice e veloce di file sono possibili solo li­mi­ta­ta­men­te con quest’al­ter­na­ti­va. Le ca­rat­te­ri­sti­che speciali possono essere integrate, ma di solito devono essere svi­lup­pa­te au­to­no­ma­men­te, il che pre­sup­po­ne com­pe­ten­ze tecniche, oltre che risultare molto costose e spesso ciò può implicare risultati difettosi.

OX App Suite

OX App Suite, invece, offre già di serie molte delle funzioni de­si­de­ra­te dagli utenti e soddisfa inoltre tutti i requisiti di pro­te­zio­ne dei dati che il mercato italiano impone alle aziende. Gli utenti be­ne­fi­cia­no di un sistema di na­vi­ga­zio­ne pulito e di un’ampia gamma di funzioni, in modo che pra­ti­ca­men­te tutti i compiti della suite Office possano essere svolti in modo comodo ed efficace anche con l’OX App Suite.

Vantaggi

OX App Suite convince so­prat­tut­to per l’ampia gamma di fun­zio­na­li­tà, che non ha nulla da invidiare a Microsoft 365. Inoltre, offre un’in­te­gra­zio­ne Office completa con tutti i formati di file, ma anche una soluzione di posta elet­tro­ni­ca in­tel­li­gen­te che comprende l’ar­chi­via­zio­ne online con gli indirizzi e-mail cor­ri­spon­den­ti per la tua azienda.

Svantaggi

Con l’OX App Suite come al­ter­na­ti­va a Microsoft 365, è ne­ces­sa­rio abituarsi a un ambiente operativo dif­fe­ren­te. Ciò implica ini­zial­men­te un cam­bia­men­to evidente nei diversi programmi e nei diversi livelli di programma. Una volta superato questo, però, dif­fi­cil­men­te rim­pian­ge­rai tale cam­bia­men­to.

iWork for iCloud

iWork for iCloud è l’al­ter­na­ti­va Apple a Microsoft 365. Questa soluzione è par­ti­co­lar­men­te ap­prez­za­ta dalle aziende che hanno già un’in­fra­strut­tu­ra Apple esistente e che quindi tendono a uti­liz­za­re questi programmi in modo nativo. Chiunque si trovi a proprio agio nel mondo Microsoft e quindi non utilizzi di­spo­si­ti­vi Apple in azienda, dif­fi­cil­men­te potrà trovare comoda questa soluzione. Le app di iCloud possono essere uti­liz­za­te anche tramite browser Windows, ma solo con fun­zio­na­li­tà limitate. At­tual­men­te, l’uso su di­spo­si­ti­vi Android non è uf­fi­cial­men­te possibile. Tuttavia, se si dispone dei di­spo­si­ti­vi com­pa­ti­bi­li, iWork può essere un’ottima al­ter­na­ti­va a Microsoft 365, che convince con le sue fun­zio­na­li­tà e pos­si­bi­li­tà.

Vantaggi

Questa soluzione gratuita è ottima per tutti i fan di Apple: è com­ple­ta­men­te com­pa­ti­bi­le con iOS e può essere uti­liz­za­ta senza re­stri­zio­ni su tutti i di­spo­si­ti­vi Apple, che si tratti di MacBook, iMac, iPad o iPhone. È con­tem­pla­to anche il lavoro col­la­bo­ra­ti­vo, ad esempio l’ela­bo­ra­zio­ne si­mul­ta­nea di un documento da parte di diversi utenti.

Svantaggi

L’utilizzo di iWork for iCloud ha senso solo per le aziende con un’ar­chi­tet­tu­ra Apple esistente. Sebbene quest’al­ter­na­ti­va a Microsoft 365 possa essere uti­liz­za­ta anche su PC Windows, richiede l’uso di versioni online di ap­pli­ca­zio­ni quali Pages, Numbers e Keynote di Apple, che in questo caso hanno fun­zio­na­li­tà limitate. Il valore aggiunto di iCloud è quindi realmente ap­pli­ca­bi­le solo in com­bi­na­zio­ne con il sistema operativo Apple. Su molti tablet e smart­pho­ne (ad esempio telefoni Android), iWork for iCloud non può (ancora) essere uti­liz­za­to o funziona solo li­mi­ta­ta­men­te.

Con­clu­sio­ne: ogni al­ter­na­ti­va a Microsoft 365 presenta i suoi vantaggi e svantaggi

Se decidi di optare per un’al­ter­na­ti­va a Microsoft 365, spesso puoi be­ne­fi­cia­re dei punti di forza in­di­vi­dua­li dei singoli sistemi. Questo può essere van­tag­gio­so, ad esempio, per le aziende quando la gamma di fun­zio­na­li­tà della suite Office è troppo ampia o non soddisfa le proprie esigenze. Anche il tema del GDPR dovrebbe sempre essere con­si­de­ra­to, in modo da trarre vantaggio in modo duraturo dalla variante scelta.

Sce­glien­do un’al­ter­na­ti­va a Microsoft 365, è con­si­glia­bi­le non af­fret­tar­si e valutare at­ten­ta­men­te tutti i pro e i contro, poiché queste al­ter­na­ti­ve vengono ge­ne­ral­men­te uti­liz­za­te per un lungo periodo di tempo. Le soluzioni come Nextcloud Workspace di IONOS, Google Workspace o anche OX App Suite risultano un buon sostituto di Microsoft 365 anche in ambito pro­fes­sio­na­le.