Intranet: de­fi­ni­zio­ne e pos­si­bi­li­tà di utilizzo

Ogni azienda fun­zio­nan­te è ca­rat­te­riz­za­ta da una buona e chiara co­mu­ni­ca­zio­ne. Ma so­prat­tut­to nelle grandi aziende e or­ga­niz­za­zio­ni al­l'i­ni­zio non sembra essere un'im­pre­sa facile. Chiarire tutto via e-mail o telefono non è sempre la soluzione migliore. Se, ad esempio, i di­pen­den­ti de­si­de­ra­no scambiare file o me­mo­riz­zar­li a livello centrale, visitare i siti web aziendali interni o rendere di­spo­ni­bi­li notizie e altri contenuti, avere un punto di accesso uniforme è van­tag­gio­so per tutti i di­pen­den­ti. Una intranet è una rete centrale in cui i di­pen­den­ti non solo hanno la pos­si­bi­li­tà di scambiare in­for­ma­zio­ni, ma anche di uti­liz­za­re programmi condivisi.

Il grande vantaggio è che una intranet è una rete in­for­ma­ti­ca in­di­pen­den­te dedicata alla co­mu­ni­ca­zio­ne interna aziendale. Tale network aziendale consente una tra­smis­sio­ne di dati par­ti­co­lar­men­te sicura. Tutti gli utenti au­to­riz­za­ti possono accedere al­l'in­tra­net, uti­liz­za­re tutte le ap­pli­ca­zio­ni e co­mu­ni­ca­re tra loro. In questo modo il flusso di lavoro viene no­te­vol­men­te sem­pli­fi­ca­to. Ma come si realizza una intranet, come funziona esat­ta­men­te e quali sono i suoi vantaggi?

La parola intranet è composta dal latino intra (dentro) e dal­l'in­gle­se net (rete), che combinate insieme si­gni­fi­ca­no "rete interna". L'in­tra­net è una rete in­for­ma­ti­ca alla quale solo un gruppo se­le­zio­na­to di persone può accedere. Anche se si basa sugli stessi standard di Internet, l'in­tra­net non è ac­ces­si­bi­le al pubblico e viene uti­liz­za­ta al­l'in­ter­no di aziende o or­ga­niz­za­zio­ni come rete interna aziendale privata. Gli utenti hanno la pos­si­bi­li­tà di accedervi da qualsiasi luogo, sia al­l'in­ter­no del­l'a­zien­da sia at­tra­ver­so una con­nes­sio­ne VPN.

L'in­tra­net rap­pre­sen­ta la base e l'in­fra­strut­tu­ra per la co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale interna. L'o­biet­ti­vo prin­ci­pa­le della rete è quello di rendere più ef­fi­cien­te la vita la­vo­ra­ti­va quo­ti­dia­na e di creare una coo­pe­ra­zio­ne ben fun­zio­nan­te. Il vantaggio di una rete intranet su una rete pubblica è che la sicurezza dei dati è di fon­da­men­ta­le im­por­tan­za. Poiché i dati scambiati al­l'in­ter­no di una intranet non rag­giun­go­no l'In­ter­net pubblico, una tale rete interna offre una pro­te­zio­ne suf­fi­cien­te contro l'accesso non au­to­riz­za­to dal­l'e­ster­no.

Aziende, or­ga­niz­za­zio­ni, as­so­cia­zio­ni, musei, fon­da­zio­ni e altre isti­tu­zio­ni pubbliche be­ne­fi­cia­no dei vantaggi di una intranet. Tuttavia va spe­ci­fi­ca­to che non tutte le reti sono uguali: la risposta alla domanda "Cos'è una rete intranet?" è definita sin­go­lar­men­te da ogni azienda. Le seguenti aree di ap­pli­ca­zio­ne mostrano quanto sia fles­si­bi­le una intranet:

• Accesso alle ap­pli­ca­zio­ni: una intranet è l'insieme di tutte le ap­pli­ca­zio­ni web uti­liz­za­te in­ter­na­men­te e offre l'accesso a esse.
   
• Creazione di una pa­no­ra­mi­ca chiara: combina i file in un archivio a cui tutti i di­pen­den­ti hanno accesso. Ciò può includere un file o un server di database.
   
• Or­ga­niz­za­zio­ne del lavoro quo­ti­dia­no: permette una facile col­la­bo­ra­zio­ne at­tra­ver­so calendari, elenchi, attività o piani condivisi.
   
• Scambio di messaggi: assume la funzione di una lavagna nera. Su di esso i di­par­ti­men­ti o i singoli di­pen­den­ti possono lasciare messaggi e sug­ge­ri­men­ti.

Molte aziende combinano diverse di queste aree di ap­pli­ca­zio­ne tra loro o ricorrono ad altri possibili usi per creare reti private complesse in grado di fun­zio­na­re con una varietà di ap­pli­ca­zio­ni utili.

Le uni­ver­si­tà, ad esempio, uti­liz­za­no una intranet per dare ai propri di­pen­den­ti e studenti la pos­si­bi­li­tà di con­di­vi­de­re i file della bi­blio­te­ca, come ad esempio prestiti digitali o altri dati uni­ver­si­ta­ri interni. Uti­liz­zan­do un client VPN è possibile attingere al servizio anche da remoto. Da un lato sem­pli­fi­ca la pre­pa­ra­zio­ne di seminari e con­fe­ren­ze, dal­l'al­tro riduce lo sforzo ne­ces­sa­rio per pro­cu­rar­si articoli e libri rilevanti, a con­di­zio­ne che siano di­spo­ni­bi­li in formato digitale.

Se si vuole capire come funziona una rete intranet, si dovrebbe prima esaminare la sua dif­fe­ren­za con Internet o una LAN (Local Area Network). Una LAN è la base tecnica per una rete intranet. Al contrario degli utenti di Internet che co­mu­ni­ca­no pub­bli­ca­men­te, l'in­tra­net è isolata dal mondo esterno e ac­ces­si­bi­le solo a persone se­le­zio­na­te. In generale una intranet funziona proprio come Internet, poiché integra le ap­pli­ca­zio­ni Internet.

Una LAN (Local Area Network) collega tra loro tutti i computer che si trovano al­l'in­ter­no di un edificio, ma solo uno di essi è collegato a Internet. Il router è il punto di accesso centrale per gli altri di­spo­si­ti­vi. Per le reti più grandi ci sono anche server interni. Una rete intranet im­ple­men­ta una rete privata basata su PC collegati al­l'in­ter­no di una LAN.

Tuttavia l'in­tra­net si basa prin­ci­pal­men­te su un server centrale e supporta tutti i pro­to­col­li Internet comuni e standard, tra cui TCP/IP (Tran­smis­sion Control Protocol/Internet Protocol) e HTTP/HTTPS (Hypertext Transfer Protocol), i quali ga­ran­ti­sco­no la base per lo scambio di dati all’interno della rete intranet ga­ran­ten­do la creazione di una con­nes­sio­ne e la pro­te­zio­ne contro la perdita di dati.

Su questi pro­to­col­li si basano diverse ap­pli­ca­zio­ni intranet tipiche. Ciò include siti web, e-mail, chat, forum e banche dati. Oltre allo scambio di dati o documenti su un’intranet vengono pub­bli­ca­te anche riviste speciali per i di­pen­den­ti o norme e re­go­la­men­ti interni al­l'a­zien­da.

La LAN riunisce in coppie quindi più computer sui quali viene rea­liz­za­ta una intranet. Ser­ven­do­si di software quali Microsoft Share­point, Slack, IBM, Sa­le­sfor­ce o Oracle, un esperto aggiunge all’intranet servizi web ag­giun­ti­vi che sono ti­pi­ca­men­te uti­liz­za­ti in modo simile nella rete Internet pubblica. In linea di principio, una rete intranet è quindi come una piccola versione di Internet. Ciò consente, tra le altre cose, i seguenti campi di ap­pli­ca­zio­ne:

• Fornisce server web per pub­bli­ca­re in­for­ma­zio­ni e messaggi.
• Consente l'accesso a sistemi di back end.
• Integra i browser interni.
• Assicura lo scambio di e-mail al­l'in­ter­no del­l'a­zien­da e via Internet.
• Consente di creare e uti­liz­za­re siti web privati.
• Co­sti­tui­sce una base sicura per le con­fe­ren­ze te­le­fo­ni­che.
• Funge da base per lo scambio di in­for­ma­zio­ni at­tra­ver­so una banca dati alla quale hanno accesso tutte le persone au­to­riz­za­te.

In caso di scambio di dati e di utilizzo di ap­pli­ca­zio­ni web interne sono in­di­spen­sa­bi­li elevati standard di sicurezza. Ci sono varie tec­no­lo­gie che possono essere uti­liz­za­te per pro­teg­ge­re una rete intranet. Ad esempio ci si potrebbe servire di un server proxy: solo il server centrale della rete, il co­sid­det­to server proxy, infatti, ha accesso a Internet. Potrebbe trattarsi ad esempio di un PC. Se gli utenti di altri PC de­si­de­ra­no accedere a Internet a partire dalla rete, possono farlo solo at­tra­ver­so una con­nes­sio­ne sicura al server proxy.

Il più delle volte, tuttavia, gli esperti ricorrono ai firewall per pro­teg­ge­re una rete intranet. Un firewall serve a pro­teg­ge­re la rete aziendale da accessi esterni in­de­si­de­ra­ti e a scher­mar­la in modo sicuro. È in­te­res­san­te notare che, per fun­zio­na­re, una rete intranet non deve ne­ces­sa­ria­men­te essere collegata a Internet.

Se gli utenti del­l'in­tra­net hanno bisogno di accedere a Internet, possono farlo in qualsiasi momento tramite una con­nes­sio­ne sicura. L'accesso alla rete interna dal­l'e­ster­no, invece, non è possibile per gli utenti che si trovano su Internet. I firewall intermedi de­ter­mi­na­no quali utenti abbiano l’accesso e a quali sia negato.

Un'altra tec­no­lo­gia uti­liz­za­ta per pro­teg­ge­re una rete intranet è la co­sid­det­ta zona de­mi­li­ta­riz­za­ta (DMZ). Se in­stal­la­ta cor­ret­ta­men­te da uno spe­cia­li­sta, offre con­di­zio­ni di sicurezza ottimali. Serve a creare una co­sid­det­ta zona cu­sci­net­to tra la LAN e Internet. Le zone de­mi­li­ta­riz­za­te sono a loro volta dotate di firewall agli ingressi e alle uscite che regolano ri­go­ro­sa­men­te l'accesso ai dati al­l'in­ter­no della rete.

In genere nelle zone de­mi­li­ta­riz­za­te vengono uti­liz­za­ti due firewall: un firewall è collegato tra la rete pubblica (cioè Internet) e la zona buffer de­mi­li­ta­riz­za­ta, mentre l’altro si trova tra la DMZ e l'in­tra­net, cioè la LAN e le ap­pli­ca­zio­ni Internet con­fi­gu­ra­te in­ter­na­men­te.

I di­pen­den­ti che de­si­de­ra­no accedere al­l'in­tra­net al di fuori del­l'e­di­fi­cio aziendale come al­ter­na­ti­va possono creare una virtual private network, ovvero una con­nes­sio­ne VPN. Grazie al­l'In­ter­net pubblico viene creata una rete virtuale sotto forma di canale isolato at­tra­ver­so il quale i di­pen­den­ti possono accedere alla rete interna aziendale per mezzo di un accesso sicuro.

Tutte le in­for­ma­zio­ni trasmesse sono crit­to­gra­fa­te in modo che non vi siano falle di sicurezza. Ad ogni accesso l'utente deve inoltre au­ten­ti­car­si inserendo la password pre­ce­den­te­men­te definita. Si può im­ma­gi­na­re una con­nes­sio­ne sicura come un tunnel at­tra­ver­so il quale è possibile pro­teg­ger­si dagli altri utenti della rete pubblica.

L'in­stal­la­zio­ne e la rea­liz­za­zio­ne tecnica di una rete intranet richiede l'in­ter­ven­to di una persona con com­pe­ten­ze adeguate. È im­por­tan­te in­stal­lar­la cor­ret­ta­men­te per evitare falle di sicurezza o accessi non au­to­riz­za­ti alla rete interna. Sono possibili due tipi di portali basati su una rete intranet: gli En­ter­pri­se Portal (EP) e quelli orientati al processo. Essi mettono a di­spo­si­zio­ne tutte le ap­pli­ca­zio­ni richieste all’interno dell’azienda.

• Gli EP (En­ter­pri­se Portal) con­qui­sta­no gli utenti grazie al­l'in­ter­fac­cia uniforme in cui si può accedere alle varie ap­pli­ca­zio­ni intranet. In par­ti­co­la­re se una rete intranet contiene molte ap­pli­ca­zio­ni per gli utenti, la versione En­ter­pri­se è la migliore perché molto chiara. I di­pen­den­ti di un'a­zien­da possono vedere tutte le ap­pli­ca­zio­ni integrate in un batter d’occhio. Nella maggior parte dei casi l'utente accede alla piat­ta­for­ma tramite un browser. Il vantaggio è che gli utenti devono accedere una sola volta al portale intranet se­le­zio­na­to invece di dover accedere a ogni singola ap­pli­ca­zio­ne.
   
• I portali spe­cia­liz­za­ti in processi aziendali si con­cen­tra­no prin­ci­pal­men­te su processi che vengono gestiti re­go­lar­men­te. Ciò include, ad esempio, il pagamento delle spese di viaggio o di ordini. I processi sono di solito im­ple­men­ta­ti tramite ap­pli­ca­zio­ni separate. A dif­fe­ren­za del portale aziendale, non sono integrati nel portale stesso.

Pertanto chiunque intenda creare una intranet per la propria azienda deve con­tat­ta­re un esperto, a meno che non sia in grado di crearne una au­to­no­ma­men­te. Oltre alla con­fi­gu­ra­zio­ne tecnica è anche im­por­tan­te che l'am­mi­ni­stra­to­re assegni i permessi di accesso necessari. Per l'in­tro­du­zio­ne di una rete intranet occorre ri­spon­de­re alle seguenti domande:

• Quali persone do­vreb­be­ro essere coinvolte?
• Chi sarà re­spon­sa­bi­le del­l'im­po­sta­zio­ne dei documenti e della di­stri­bu­zio­ne dei permessi di accesso in­di­vi­dua­li?
• Come dovranno essere il layout e il design?
• Qual è lo scopo del­l'in­tra­net (ad esempio scambio di dati, bacheca, ca­len­da­rio condiviso, liste, ecc.)?

Il notevole risparmio di tempo è un fattore im­por­tan­te a favore dell'uso di una rete intranet. Invece di inviare e-mail a ogni singola persona, una intranet offre, tra le molte altre funzioni, una piat­ta­for­ma ottimale per lo scambio di dati. Ciò aumenta la pro­dut­ti­vi­tà dei di­pen­den­ti, poiché non bisogna più sprecare inu­til­men­te il tempo di lavoro in percorsi di tra­smis­sio­ne complessi.

Oltre a ciò una rete intranet non solo accorcia e sem­pli­fi­ca i canali di co­mu­ni­ca­zio­ne, ma ga­ran­ti­sce anche che ciò avvenga in modo sicuro: le zone de­mi­li­ta­riz­za­te e i firewall intermedi ga­ran­ti­sco­no elevati standard di sicurezza. Poiché una intranet è per de­fi­ni­zio­ne una LAN o WAN che fornisce ap­pli­ca­zio­ni spe­ci­fi­che per Internet al­l'in­ter­no di un'a­zien­da, lo scambio di dati avviene esclu­si­va­men­te in modo sicuro, a dif­fe­ren­za di quanto avviene nella rete Internet pubblica.

Con ap­pli­ca­zio­ni intranet se­le­zio­na­te i di­pen­den­ti rendono di­spo­ni­bi­li con pochi clic del mouse cartelle, messaggi, ap­pun­ta­men­ti o altre in­for­ma­zio­ni al­l'in­te­ra azienda o a gruppi specifici di persone nel­l'a­zien­da. Una rete intranet consente quindi di ot­ti­miz­za­re alcuni processi interni del­l'a­zien­da.

A seconda della soluzione software scelta, una intranet può portare una mol­ti­tu­di­ne di ulteriori vantaggi:

• scambio rapido di dati;
• aumento della pro­dut­ti­vi­tà;
• maggiore risparmio di tempo;
• archivio dati ca­te­go­riz­za­to in modo chiaro e logico;
• canali di co­mu­ni­ca­zio­ne semplici, ad esempio at­tra­ver­so chat o blog integrati;
• pub­bli­ca­zio­ne interna delle regole aziendali, in­for­ma­zio­ni sui benefici per i di­pen­den­ti e molto altro ancora;
• risparmio di risorse nel rispetto del­l'am­bien­te grazie all'uso di documenti digitali al posto delle stampe;
• lavoro di gruppo facile da im­ple­men­ta­re;
• in­te­gra­zio­ne di forum e sondaggi per coin­vol­ge­re i di­pen­den­ti nelle decisioni.

L'altra faccia della medaglia è rap­pre­sen­ta­ta sia dai costi di ac­qui­si­zio­ne sia da quelli suc­ces­si­vi, entrambi svan­tag­gio­si. Del resto la creazione della rete e i costi del software da soli non sono suf­fi­cien­ti. Affinché una rete intranet funzioni senza problemi ri­spet­tan­do tutti gli standard di sicurezza è es­sen­zia­le un regolare dispendio di tempo, ad esempio per ag­gior­na­re il software o ag­gior­na­re il server. Uno spe­cia­li­sta IT esterno o interno assicura che la rete sia re­go­lar­men­te mantenuta, sup­por­ta­ta e che eventuali problemi vengano risolti il più ra­pi­da­men­te possibile.

In aggiunta gli stessi utenti della rete intranet possono rap­pre­sen­ta­re una minaccia alla sicurezza. Spesso (come succede anche per molti altri accessi a Internet) vengono infatti uti­liz­za­te password poco sicure e troppo semplici, che ali­men­ta­no il rischio che persone non au­to­riz­za­te riescano ad accedere alla rete con facilità.

Al fine di garantire standard di sicurezza lato client, gli utenti do­vreb­be­ro sempre scegliere una password sicura, in modo che i dati sensibili non possano cadere nelle mani sbagliate. Se si accede al server tramite una con­nes­sio­ne VPN da un computer privato, c'è anche il rischio che qualche malware riesca a in­tru­fo­lar­si all’interno della rete intranet. Per questo motivo è ne­ces­sa­rio ricorrere a un efficace software an­ti­mal­ware.