Im­ple­men­ta­re lo smart working: lavorare da casa con successo

L'in­tro­du­zio­ne dello smart working è una vera sfida sia per i di­pen­den­ti che per i datori di lavoro. Tuttavia, non è mai stato così facile come ora lasciare che i di­pen­den­ti lavorino da casa. Og­gi­gior­no è possibile lavorare da casa in maniera efficace e or­ga­niz­za­ta. Per fare questo è però ne­ces­sa­ria una buona pre­pa­ra­zio­ne e un ampio know-how per poter or­ga­niz­za­re al meglio il lavoro anche da remoto.

Lo smart working sta di­ven­tan­do sempre più popolare tra le aziende. Ci si risparmia il viaggio in ufficio, si ha la pos­si­bi­li­tà di cucinare pasti freschi durante la pausa pranzo ed è molto più facile con­ci­lia­re lavoro e famiglia. Inoltre, molte persone lavorano più li­be­ra­men­te e in modo più pro­dut­ti­vo, grazie alla pace e alla tran­quil­li­tà della propria casa.

In linea di principio, quindi, im­ple­men­ta­re lo smart working può essere anche un vantaggio per il datore di lavoro: molti di­pen­den­ti sono più pro­dut­ti­vi, poiché meno distratti, possono con­cen­trar­si meglio e si ammalano di meno. Lo smart working può avere un impatto molto forte su un'a­zien­da: i di­pen­den­ti sono ge­ne­ral­men­te più sod­di­sfat­ti e leali.

Qualunque azienda voglia im­ple­men­ta­re lo smart working deve tenere conto degli aspetti tecnici e personali associati a questo cam­bia­men­to. I requisiti tecnici possono essere sod­di­sfat­ti in bre­vis­si­mo tempo e possono essere mantenuti con poco sforzo. La com­po­nen­te personale, tuttavia, richiede un'at­ten­zio­ne costante. Proprio come in ufficio, si dovrebbe cercare una di­scus­sio­ne aperta con i di­pen­den­ti, che è im­por­tan­te siano sempre sup­por­ta­ti e motivati quando ne­ces­sa­rio.

I re­spon­sa­bi­li e i capi do­vreb­be­ro evitare di lasciarsi prendere dalla mania del controllo. Durante lo smart working, il più grande svan­tag­gio per l'azienda è che non si ha un controllo esatto se e per quanto tempo il di­pen­den­te lavora realmente sul compito as­se­gna­to­gli. Tuttavia, ci sono vari strumenti che possono essere uti­liz­za­ti per re­gi­stra­re meglio le attività dei di­pen­den­ti. Questo è utile non solo per vedere quanto sono pro­dut­ti­vi i di­pen­den­ti che lavorano in smart working, ma anche per valutare meglio la quantità di lavoro svolto. Sapendo esat­ta­men­te quanto tempo richiede lo svol­gi­men­to di un compito, è possibile scrivere offerte ed emettere fatture in maniera precisa. A loro volta, i di­pen­den­ti possono as­si­cu­rar­si di non lavorare più del dovuto: cosa che può accadere più fa­cil­men­te di quanto si possa pensare, a causa della so­vrap­po­si­zio­ne tra lavoro e vita privata.

Anche il lavoro da casa richiede un accesso rapido a tutti i dati che sono im­por­tan­ti per svolgere i propri compiti, proprio come in ufficio. Un modo ef­fi­cien­te per me­mo­riz­za­re, con­di­vi­de­re ed eseguire il backup dei dati è grazie a un cloud storage. Nel cloud tutti i col­la­bo­ra­to­ri possono accedere ai dati me­mo­riz­za­ti e con­di­vi­der­li con i colleghi, di­ret­ta­men­te via Internet. Inoltre, è possibile impostare una sin­cro­niz­za­zio­ne au­to­ma­ti­ca dei dati con Cloud Backup, per evitare di perdere documenti im­por­tan­ti.

Anche quando si lavora da casa, è meglio che i di­pen­den­ti uti­liz­zi­no solo di­spo­si­ti­vi di proprietà del­l'a­zien­da. I computer privati sono spesso troppo vul­ne­ra­bi­li ai malware e quindi non sono al sicuro dal furto di dati.

Chi decide di in­tro­dur­re lo smart working nella propria azienda, o in generale lavora con dati aziendali sensibili, dovrebbe prevenire il rischio di perdita di dati as­si­cu­ran­do­si sempre di avere un alto livello di sicurezza. A tale scopo gioca un ruolo fon­da­men­ta­le scegliere sempre la migliore crit­to­gra­fia possibile per il proprio disco rigido, che in caso di furto esenta anche l'utente dal de­nun­cia­re il furto alle autorità di pro­te­zio­ne dei dati.

Non appena i di­pen­den­ti iniziano a lavorare in smart working, è ne­ces­sa­rio che l'azienda organizzi una for­ma­zio­ne intensiva in materia di pro­te­zio­ne dei dati. Ciò dovrebbe includere l'aiuto ai di­pen­den­ti per quanto riguarda la sicurezza della loro rete privata. In par­ti­co­la­re, l'im­ple­men­ta­zio­ne di procedure o strumenti in grado di generare una password sicura dovrebbe essere al­l'or­di­ne del giorno.

Inoltre, i di­pen­den­ti devono essere informati che i dati aziendali non devono essere me­mo­riz­za­ti su supporti di me­mo­riz­za­zio­ne esterni, come chiavette USB o dischi rigidi. L'azienda deve piuttosto definire una soluzione sicura per la me­mo­riz­za­zio­ne, l'invio e il backup dei dati, e con­fi­gu­rar­la di con­se­guen­za.

Occorre af­fron­ta­re anche argomenti come il phishing e il pharming: la mancanza di pro­to­col­li per quanto riguarda il trat­ta­men­to delle mail e dei siti sospetti può portare a una gestione incauta delle in­for­ma­zio­ni su Internet. In generale, è sempre buona norma prestare at­ten­zio­ne ai cer­ti­fi­ca­ti SSL dei siti web.

L'u­ti­liz­zo di una VPN (Virtual Private Network) è in­di­spen­sa­bi­le per lo smart working in molte aziende. Le reti virtuali sono ac­ces­si­bi­li da qualsiasi luogo, ma per farlo è ne­ces­sa­rio disporre dei permessi necessari. In questo modo, anche quando si è casa sarà possibile accedere grazie a Internet alla rete VPN interna del­l'a­zien­da. Così si ga­ran­ti­sce che solo i di­pen­den­ti au­to­riz­za­ti o i partner com­mer­cia­li abbiano accesso ai file o alle in­for­ma­zio­ni nella rete Intranet o sul server aziendale.

Per le aziende l'u­ti­liz­zo di una rete Intranet è ge­ne­ral­men­te una buona idea. Questa può essere usata per rendere di­spo­ni­bi­li ai di­pen­den­ti i file presenti negli archivi, oltre che per creare pagine Wiki aziendali sui processi e i metodi di lavoro. L'or­ga­niz­za­zio­ne e la co­mu­ni­ca­zio­ne vengono sempre al primo posto in una rete Intranet, il che rende questa rete interna uno strumento quasi in­di­spen­sa­bi­le per lo smart working.

Con i giusti tool per la co­mu­ni­ca­zio­ne aziendale, è possibile co­mu­ni­ca­re ed ef­fet­tua­re meeting e riunioni fa­cil­men­te anche in home office. Con strumenti come Slack, Google Hangouts o WebEx è possibile impostare e tenere fa­cil­men­te vi­deo­con­fe­ren­ze e pre­sen­ta­zio­ni in buona qualità. La maggior parte delle soluzioni software può essere in­stal­la­ta mul­ti­piat­ta­for­ma su computer portatili, tablet e smart­pho­ne. Inoltre, è possibile anche ef­fet­tua­re te­le­fo­na­te classiche: con un software è possibile uti­liz­za­re la propria linea te­le­fo­ni­ca anche sul computer, e ricevere ed ef­fet­tua­re chiamate at­tra­ver­so il proprio numero fisso.

Se avete bisogno di fissare traguardi e dare ag­gior­na­men­ti costanti sui progetti, non è ne­ces­sa­rio perdere tempo ri­chie­den­do in con­ti­nua­zio­ne report e feedback ai propri colleghi. Con i giusti strumenti di project ma­na­ge­ment ogni di­pen­den­te può inserire au­to­no­ma­men­te nuovi ag­gior­na­men­ti sui progetti, anche lavorando in smart working, e con­tri­bui­re così al buon fun­zio­na­men­to del­l'a­zien­da. Esistono molte offerte per piccole e grandi aziende, con diverse funzioni, alcune delle quali com­ple­ta­men­te gratuite.

Ciò che è par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te quando si lavora in smart working è la mo­ti­va­zio­ne dei di­pen­den­ti. Non tutti pre­fe­ri­sco­no lavorare da casa. Tuttavia, in qualità di su­per­vi­so­re o manager, è possibile uti­liz­za­re de­ter­mi­na­ti metodi per aumentare il morale dei di­pen­den­ti e la pro­dut­ti­vi­tà.

Senza vedersi re­go­lar­men­te, è difficile sapere se il lavoro viene svolto cor­ret­ta­men­te. Regolari incontri di feedback sono molto im­por­tan­ti per chi lavora in home office. Lo scambio costante aiuta a stabilire gli obiettivi e a com­pren­de­re lo stato dei progetti.

Molte aziende ricorrono a stand up meeting a inizio giornata, per dare o ricevere una breve pa­no­ra­mi­ca dei traguardi raggiunti e dei progetti. I di­pen­den­ti e i manager co­mu­ni­ca­no tra loro in modo tale da or­ga­niz­za­re il lavoro anche se non ci si trova nello stesso posto.

Le con­fe­ren­ce call set­ti­ma­na­li do­vreb­be­ro essere uti­liz­za­te per dare un feedback generale al team, ad esempio per informare sui risultati ottenuti durante la settimana. Potete anche uti­liz­za­re queste chiamate per con­di­vi­de­re espe­rien­ze personali dal vostro ufficio di casa. In questo modo i col­la­bo­ra­to­ri possono darsi consigli e motivarsi a vicenda. Questo rafforza lo spirito di squadra anche a distanza.

Sta­bi­len­do in anticipo l'orario di lavoro prin­ci­pa­le e gli orari delle pause è possibile strut­tu­ra­re al meglio la giornata anche per i di­pen­den­ti che lavorano in smart working. A prima vista può sembrare una cosa di poco conto, ma in realtà la strut­tu­ra­zio­ne della giornata la­vo­ra­ti­va può avere risvolti psi­co­lo­gi­ci positivi per molti di­pen­den­ti.

Prima di im­ple­men­ta­re lo smart working nella propria azienda, si dovrebbe ve­ri­fi­ca­re che i di­pen­den­ti abbiano tutti i materiali ap­pro­pria­ti. Una sedia er­go­no­mi­ca e una buona at­trez­za­tu­ra tecnica non sono solo im­por­tan­ti per lo svol­gi­men­to del lavoro, ma hanno anche un grande valore psi­co­lo­gi­co. L'ideale è una stanza propria con una scrivania e una sedia da ufficio, in grado di garantire il giusto livello di privacy. Per i re­spon­sa­bi­li è semplice valutare se una po­sta­zio­ne per smart working è ap­pro­pria­ta, o se sono ne­ces­sa­rie ulteriori at­trez­za­tu­re.

La co­mu­ni­ca­zio­ne tra colleghi è im­por­tan­te per il morale dei la­vo­ra­to­ri e per il man­te­ni­men­to dello spirito di squadra. Lavorando da casa vengono meno tutte le occasioni di so­cia­liz­za­zio­ne tipiche del­l'uf­fi­cio, e molte persone soffrono quindi la so­li­tu­di­ne. È im­por­tan­te quindi che i su­per­vi­so­ri sta­bi­li­sca­no e pro­muo­va­no la co­mu­ni­ca­zio­ne tra colleghi at­tra­ver­so software per la chat. Favorire la co­mu­ni­ca­zio­ne e lo scambio di in­for­ma­zio­ni anche durante lo smart working, consente ai di­pen­den­ti di sentirsi più a loro agio e lavorare in modo più pro­dut­ti­vo.

Chi lavora per la prima volta in home office, è facile che si senta smarrito. Per evitare questo è par­ti­co­lar­men­te im­por­tan­te strut­tu­ra­re i compiti. Stilare una lista delle cose da fare aiuta enor­me­men­te a stabilire le normali strutture e i processi, anche quando si lavora da casa.

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