PEC obbligatoria: cosa prevede la legge e chi deve averla

Introdotta per semplificare e velocizzare lo scambio di documenti con valore legale, la PEC è oggi obbligatoria per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni, mentre per i privati cittadini rappresenta uno strumento sempre più utile per gestire in modo sicuro e tracciabile le proprie comunicazioni digitali. In questo articolo analizziamo la situazione giuridica della PEC in Italia, le leggi che ne disciplinano l’obbligatorietà, i soggetti tenuti ad averla e le conseguenze previste in caso di mancata attivazione.

Cos’è la PEC e perché è diventata obbligatoria

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di posta elettronica che conferisce valore legale alle comunicazioni digitali, equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Grazie alla sua tracciabilità e alla certezza della consegna, la PEC è oggi uno strumento indispensabile per garantire la trasparenza e l’efficienza nei rapporti tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni.

In Italia, la PEC è obbligatoria per determinate categorie di soggetti, in virtù di diverse leggi che regolano la digitalizzazione dei rapporti giuridici ed economici.

Il quadro giuridico che disciplina la PEC obbligatoria

L’obbligo di PEC è stato introdotto progressivamente da più normative:

• D.L. 185/2008 - Decreto Anticrisi: ha imposto alle società di capitali (Srl, Spa, Sapa) di dotarsi di un indirizzo PEC da comunicare al Registro delle Imprese.
• D.L. 179/2012 - Decreto Crescita 2.0: ha esteso l’obbligo anche alle imprese individuali e ai professionisti iscritti a un ordine o albo.
• Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD, D.Lgs. 82/2005: sancisce la validità giuridica delle comunicazioni PEC verso la Pubblica Amministrazione.

Con l’introduzione della REM (Registered Electronic Mail), la futura evoluzione europea della PEC, l’Italia si allinea agli standard dell’UE previsti dal regolamento eIDAS 2.0, che uniforma i servizi di recapito certificato in tutta Europa.

Chi è obbligato ad avere la PEC

L’obbligo di dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) è stato introdotto in Italia in modo graduale attraverso una serie di leggi che hanno esteso progressivamente l’utilizzo di questo strumento a un numero sempre maggiore di soggetti. Oggi la PEC obbligatoria riguarda non solo le aziende e i professionisti, ma anche le pubbliche amministrazioni e, dal 2025, devono dotarsi di PEC anche gli amministratori di società.

Imprese e società

Il primo obbligo di possedere una PEC è stato stabilito dal Decreto Anticrisi (D.L. 185/2008), che impone alle società di capitali, come Srl, Spa e Sapa, di dotarsi di un indirizzo PEC e di comunicarlo al Registro delle Imprese. Senza una PEC valida, non è possibile completare l’iscrizione o aggiornare i dati societari.

Successivamente, il Decreto Crescita 2.0 (D.L. 179/2012) ha esteso l’obbligo anche alle società di persone (SNC, SAS) e alle imprese individuali, comprese le ditte artigiane. Anche per loro, l’indirizzo PEC deve essere attivo e comunicato alla Camera di Commercio competente.

Dal 1° gennaio 2025, secondo la Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), l’obbligo sarà ulteriormente esteso anche agli amministratori di società, che dovranno dotarsi di una PEC personale registrata come domicilio digitale.

Professionisti iscritti ad albi

La PEC è obbligatoria anche per tutti i professionisti iscritti a un ordine o albo professionale, come avvocati, commercialisti, architetti, ingegneri, notai, geometri, consulenti del lavoro e medici.

Ogni ordine professionale è tenuto a creare un indice pubblico dei domicili digitali (INI-PEC), dove vengono raccolti e aggiornati gli indirizzi PEC dei propri iscritti. In caso di mancata comunicazione dell’indirizzo, il professionista può incorrere in sanzioni disciplinari o nella sospensione temporanea dall’albo.

Pubbliche amministrazioni ed enti

Tutte le pubbliche amministrazioni e gli enti pubblici devono utilizzare la PEC per le comunicazioni ufficiali, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Ogni amministrazione è tenuta ad avere una o più caselle PEC per l’invio e la ricezione di atti, notifiche e richieste dei cittadini o di altre amministrazioni. La PEC rappresenta quindi lo strumento principale di scambio di documenti tra enti pubblici e privati.

Privati cittadini

Per quanto riguarda i privati cittadini, al momento la PEC non è obbligatoria, ma è fortemente consigliata. Disporre di una PEC personale consente di ricevere comunicazioni ufficiali da enti pubblici, banche, assicurazioni e fornitori di servizi con piena validità legale.

Con la progressiva digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e l’introduzione della REM (Registered Electronic Mail), è probabile che in futuro l’obbligo si estenda anche ai cittadini, rendendo la PEC o la REM il principale canale di comunicazione digitale riconosciuto in tutta l’Unione Europea.

Riepilogando, la PEC è obbligatoria per i soggetti seguenti:

• Società di capitali (Srl, Spa, Sapa)
• Società di persone (Snc, Sas)
• Cooperative e consorzi
• Imprese individuali e ditte artigiane
• Professionisti iscritti ad albi o ordini
• Pubbliche amministrazioni ed enti pubblici
• Amministratori di società (dal 1° gennaio 2025)

Cosa succede se non si attiva la PEC obbligatoria?

Non attivare la PEC obbligatoria comporta una serie di conseguenze legali, economiche e operative, che variano in base al tipo di soggetto interessato (impresa, professionista o ente). Poiché la PEC rappresenta oggi il domicilio digitale ufficiale per tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione e con gli organi di controllo, la sua assenza può generare gravi disservizi e sanzioni.

Conseguenze per imprese e società

Le società di capitali e di persone, così come le imprese individuali, che non attivano o non mantengono attiva la propria casella PEC, rischiano la sospensione dal Registro delle Imprese fino alla regolarizzazione.

Inoltre, la Camera di Commercio può applicare sanzioni pecuniarie previste dal Codice Civile, che vanno da 30 a 2.064 euro, in base alla gravità dell’inadempienza e alla forma giuridica dell’impresa.

Un’altra conseguenza pratica è l’impossibilità di completare operazioni amministrative o commerciali, come l’iscrizione di una nuova sede, la variazione dei soci o la presentazione di pratiche telematiche: senza un indirizzo PEC valido, il sistema camerale rifiuta l’invio delle pratiche.

Conseguenze per i professionisti

Per i professionisti iscritti ad albi o ordini, la mancata attivazione della PEC comporta sanzioni disciplinari da parte del rispettivo ordine professionale.

A seconda del regolamento interno, il professionista può essere richiamato, multato o sospeso temporaneamente dall’albo fino alla regolarizzazione della posizione. Inoltre, la mancanza di PEC può impedire la ricezione di notifiche importanti da parte di tribunali, clienti o pubbliche amministrazioni, con potenziali ripercussioni legali o reputazionali.

Impatti operativi e amministrativi

Oltre alle sanzioni, la mancanza di una PEC attiva può generare gravi disagi nella gestione quotidiana dell’attività.

Molti enti e istituzioni, infatti, utilizzano esclusivamente la PEC per comunicazioni ufficiali, come:

• notifiche di atti giudiziari o fiscali (Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL);
• bandi pubblici e gare d’appalto, per cui la PEC è un requisito obbligatorio;
• comunicazioni da parte di banche, assicurazioni e fornitori di servizi digitali.

Senza un indirizzo PEC, queste comunicazioni potrebbero non arrivare, con il rischio di mancate scadenze, contenziosi o esclusione da procedure pubbliche.

Conseguenze per le pubbliche amministrazioni

Anche le pubbliche amministrazioni sono soggette all’obbligo di mantenere attive le proprie caselle PEC.

Un’amministrazione che non gestisce correttamente il proprio domicilio digitale può essere oggetto di sanzioni amministrative e segnalazioni da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Inoltre, l’assenza di PEC impedisce la ricezione di documenti protocollati e rallenta la gestione delle pratiche digitali, in contrasto con gli obblighi di efficienza e trasparenza previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Vantaggi di attivare la PEC anche se non obbligatoria

Anche quando la PEC non è obbligatoria, attivarla comporta diversi vantaggi, tra cui:

• Ricezione di comunicazioni legali e amministrative in formato digitale.
• Tracciabilità e prova di consegna con validità giuridica.
• Maggiore sicurezza e riservatezza rispetto alla posta elettronica tradizionale.
• Possibilità di gestire pratiche online senza dover ricorrere a documenti cartacei.