Cos’è Microsoft Exchange Server?

In molte aziende i processi di lavoro interni si basano su soluzioni groupware che consentono una gestione centrale di e-mail, appuntamenti, contatti e compiti. Microsoft mette a disposizione un software standard con relative funzioni per sistemi server basati su Windows: Exchange Server. Il suo software di collaborazione è disponibile in due versioni con una gamma graduata di funzioni e richiede l’acquisizione di licenze a pagamento. Le aziende hanno la possibilità di utilizzare la soluzione groupware hostata su un cloud o come software on premises nei propri centri di elaborazione dati. Vi offriamo una panoramica del funzionamento di Microsoft Exchange presentando le caratteristiche del programma e indicando quale modello si adatti maggiormente alle vostre esigenze.

Potete utilizzare Microsoft Exchange Server o come Software as a service (in italiano “software come servizio” e abbreviato in “SaaS”) o come programma installato con licenza sul vostro server.

• On premises: se volete integrare la soluzione groupware di Microsoft nella vostra infrastruttura IT, avete bisogno di una licenza per il server che vi autorizzi all’installazione del software sul vostro hardware. Inoltre l’utilizzo di Microsoft Exchange presuppone i cosiddetti CAL (Client Access Licenses) che potete assegnare a un dispositivo disponibile per diversi utenti; in alternativa potete autorizzare un determinato utente ad accedere all’Exchange Server tramite diversi dispositivi. È bene osservare che questi CAL non comprendono il diritto di utilizzo per il client necessario.
   
• Exchange Online: nell’ambito del servizio online Office 365 Microsoft offre il groupware anche come servizio cloud. In questo caso Exchange Server non viene gestito sul vostro computer aziendale, ma hostato sul cloud di Microsoft. L’accesso alle funzionalità del software richiede un abbonamento utente, la cosiddetta User Subscription License (USL), che vi autorizza a utilizzare Microsoft Exchange Server come SaaS e vi consente inoltre l’uso in parallelo nel vostro centro di elaborazione dati. Pertanto con Exchange Online è possibile realizzare anche diverse soluzioni di hosting ibrido.
   
• Hosting per Exchange Server: questa terza opzione vi consente l’utilizzo di tutta la gamma di funzioni di Microsoft Exchange Server rivolgendovi a provider esterni. Di regola si tratta di un provider di web hosting che ha ottenuto le relative licenze per Microsoft, che comprendono l’utilizzo a pagamento del groupware. In questo modo gli utenti hanno la possibilità di utilizzare le funzioni indispensabili per le loro esigenze.

Quale tipo di utilizzo fa più al caso vostro dipende soprattutto dal tipo di attività che svolgete. Soluzioni basate su cloud sono pensate soprattutto per aziende di medie dimensioni che non dispongono né di strumenti né del personale adatto per l’installazione e la manutenzione di un’infrastruttura IT professionale. La messa in atto di misure per la protezione dei dati e di lunghe procedure di backup richiedono un impegno piuttosto elevato. Invece nei grandi centri di elaborazione dati il rispetto degli standard necessari viene assicurato dai fornitori del servizio.

Un hosting Exchange in outsourcing ha anche il vantaggio che il volume di servizi richiesti si possono adattare facilmente all’attuale situazione aziendale. Se la vostra azienda cresce imprevedibilmente avete la possibilità di ottenere indirizzi di posta elettronica aggiuntivi senza che dobbiate investire in hardware a pagamento o altre licenze per il server.

L’utilizzo di soluzioni on premises al contrario è pensato per grandi aziende i cui dipartimenti IT dispongono del budget per realizzare un’architettura Exchange sicura nei propri uffici. Rispetto a opzioni come Exchange Online o l’hosting su un altro provider, l’acquisto di proprie licenze server offre libertà di ampia portata, che abbinano perfettamente le funzionalità di un server Microsoft Exchange alle esigenze dell’azienda. Inoltre con questo modello di utilizzo mantenete il controllo sui vostri dati. Infatti, con Microsoft Exchange sui vostri computer aziendali, avete sempre tutti i vostri dati nelle vostre mani.

Se decidete di noleggiare un Server Exchange da un provider, sarà suo compito mettervi a disposizione l’hosting inclusivo di assistenza per l’hardware e per gli aggiornamenti. Dovete soltanto installare in locale il client necessario (di regola Microsoft Outlook). In alternativa avete la possibilità di utilizzare l’applicazione web Outlook on the web integrata nell’Exchange Server per consentire l’accesso dal browser.

Se invece volete configurare l’Exchange Server da soli, questo significa per la vostra azienda un significativo aumento delle spese di gestione. Requisito per un’integrazione di Microsoft Exchange 2016 nel vostro centro di elaborazione dati è l’uso di sistemi operativi Windows Server 2012 o Windows Server 2012 R2. Inoltre la rete deve mettere a disposizione il servizio di directory Active Directory di Microsoft, poiché Exchange ha bisogno di quest’ultimo per memorizzare e rilasciare informazioni contenute nella directory per Windows. Per Exchange 2019, tuttavia, sono richiesti anche Windows Server 2019 e almeno la versione 4.7.2. del Framework .NET.

Alternative popolari di Exchange Server con una gamma di funzionalità simili sono: Open XChange, IBM Notes, Zimbra, Zafara e Scalix.

A ottobre 2018 Microsoft ha introdotto la nuova versione di Exchange: la versione 2019 è migliorata soprattutto in termini di sicurezza e prestazioni. Ora, ad esempio, Exchange supporta Windows Server Core. L’installazione minimalista del server limita il terreno d’azione agli hacker. Inoltre, in un ambiente così snello gli amministratori corrono meno rischi di commettere errori che i cybercriminali potrebbero sfruttare a proprio vantaggio. Infine vi è un’altra importante innovazione in materia di sicurezza: d’ora in poi l’accesso alla gestione di Exchange dall'esterno può essere bloccato direttamente.

Microsoft ha migliorato le prestazioni, ad esempio ottimizzando notevolmente le ricerche. Questo va di pari passo con un failover molto più veloce. In più Microsoft Exchange ora supporta anche un hardware moderno: 256 GB possono essere utilizzati come RAM e 48 core di processore possono essere utilizzati in parallelo.

Anche per gli utenti finali sono state introdotte nuove funzioni, seppur poche, ma comunque utili. Allo stesso tempo alcune caratteristiche importante per alcune aziende sono andate perdute:

Microsoft Exchange Server è disponibile in due versioni: Standard e Enterprise. Queste si riferiscono sia alla licenza per il server sia alla licenza per accesso dal client. Mentre le edizioni della licenza per il server si riferiscono alla soluzione groupware, le versioni delle licenze CAL si differenziano per quanto riguarda le funzionalità.

Con una licenza CAL acquisite una licenza per un determinato dispositivo o un singolo utente. Per poter acquistare una licenza Enterprise CAL è necessario possedere già quella Standard CAL. Mentre le licenze standard sono pensate per piccole imprese, la versione Enterprise Microsoft si rivolge soprattutto a grandi aziende.